Uso de la gestión del valor ganado para medir el rendimiento del proyecto

La gestión de proyectos comienza con un plan, que es abstracto hasta que se ejecuta. Pero la ejecución del proyecto es ciega sin una forma de medir el progreso y el desempeño. Primero necesita una línea de base del proyecto para capturar ese plan y compararlo con su progreso real. Esto le permite ver dónde se encuentra.

Una vez que haya establecido una línea de base, existen muchas técnicas que pueden ayudar con la gestión del rendimiento. La gestión del valor ganado (EVM) es una de esas técnicas que, en un solo sistema integrado, puede pronosticar con precisión los problemas para que pueda administrar mejor el rendimiento del proyecto.

¿Qué es la gestión del valor ganado (EVM)?

Como se señaló, EVM es una técnica que los gerentes de proyecto usan para rastrear el desempeño de sus proyectos contra las líneas base del proyecto. A menudo, se piensa que el progreso de un proyecto está adelantado o atrasado y por encima o por debajo del presupuesto. Sin embargo, ¿qué sucede si está adelantado en el cronograma, pero los costos son más altos que su presupuesto planificado? O, ¿qué sucede si está atrasado, pero los costos son más bajos de lo que calculó en un principio?

El software de gestión de proyectos puede ayudarlo con el análisis de variaciones. ProjectManager tiene paneles en tiempo real que recopilan datos en vivo y calculan automáticamente los análisis de variación para usted. Luego, los resultados se muestran en gráficos coloridos que representan la variación del costo, la variación del cronograma y más. Además, ¡no se requiere configuración! Monitorear las seis métricas del proyecto que se muestran en el tablero en tiempo real es la forma en que realiza un seguimiento de su proyecto a medida que se desarrolla. Comience con ProjectManager gratis hoy.

Conocer el valor ganado ayuda a proporcionar información más profunda sobre su proyecto. Y al aprender sobre el valor ganado, es importante recordar que hay tres términos asociados con él, cada uno de los cuales es ligeramente diferente.

1. Análisis del valor ganado (EVA): esta técnica de gestión de proyectos es cuantitativa. Evalúa el desempeño del proyecto determinando los resultados probables del proyecto. Lo hace comparando el progreso y el presupuesto del trabajo planificado con los costos reales.
2. Gestión del valor ganado (EVM): esta metodología mide el rendimiento del proyecto con un cronograma y un presupuesto integrados, que se basan en la estructura de desglose del trabajo del proyecto (WBS).
3. Sistema de gestión de valor ganado (EVMS): esta es la colección de herramientas, plantillas, procesos y procedimientos que utiliza una organización para hacer EVM.

Conceptos básicos de la gestión del valor ganado

El análisis del valor ganado basado en una línea de base de medición del rendimiento es la forma en que puede comparar su plan de proyecto con la ejecución de su proyecto. Esto permite a los gerentes de proyecto responder tres preguntas: ¿Dónde estábamos, dónde estamos ahora y hacia dónde vamos? Esto requiere acceder a los siguientes puntos de datos.

Valor planificado (VP)

El valor planificado es donde deben estar las tareas de su proyecto en un punto específico en el cronograma del proyecto y la estimación de costos. Estos dos valores son el valor planificado de dónde espera estar dentro del período de informe actual. Este valor puede ser acumulativo o actual. El primero es el presupuesto aprobado para las actividades planificadas que deben realizarse de manera general a lo largo de todo el proyecto. Este último es el presupuesto aprobado para aquellas actividades planificadas que se realizan durante un período específico del proyecto, ya sean días, semanas o meses.

Valor planificado (PV) = % del proyecto completado (planificado) * Presupuesto del proyecto

Costo real (CA)

Este es el costo real del trabajo que se completó durante un período de proyecto específico. El valor se refiere a lo que se ha gastado, ya sea acumulativamente o actualmente. Es decir, ya sea el costo real del trabajo realizado hasta el momento en que se calcula o durante un período determinado de días, semanas o meses.

Costo real (AC) = Costos reales hasta la fecha

Valor ganado (EV)

Es la cuantificación del valor del trabajo que se ha realizado hasta una fecha determinada en el proyecto. El valor acumulado acumulado es la suma del presupuesto de todo el proyecto hasta la fecha del cálculo, mientras que el valor acumulado actual solo se lleva a cabo durante un período determinado.

Valor ganado = % del trabajo completado * BAC (Presupuesto al finalizar)

¿Cómo se calcula la gestión del valor ganado?

Ahora que hemos aprendido sobre los conceptos fundamentales de EVM, aprendamos a calcular la gestión del valor ganado. Para ello, utilizaremos fórmulas sencillas de gestión del valor ganado, que se explican a continuación.

Fórmulas de gestión del valor ganado

Hay cálculos que se pueden hacer rápida y fácilmente para ejecutar EVM. Las fórmulas de EVM se pueden dividir en dos grupos: índices de rendimiento y fórmulas de análisis de varianza. Aquí están:

Variación de horario (SV)

La variación del cronograma es una forma para que los gerentes de proyecto calculen qué tan adelantados o atrasados ​​están en el proyecto. La fórmula para resolver esto es la siguiente.

Variación del cronograma (SV) = Valor ganado (EV) – Valor planificado (PV)

Variación de costo (CV)

La variación del costo es la diferencia entre el costo real del proyecto en el momento en que se calcula en comparación con el costo del presupuesto planificado para ese período de tiempo en el plan del proyecto. La fórmula está abajo.

Variación de costo (CV) = Valor ganado (EV) - Costo real (AC)

Índice de rendimiento del cronograma (SPI)

El índice de rendimiento del cronograma es un subconjunto de EVM, que muestra si un proyecto está adelantado o atrasado. Calcula la relación entre el trabajo realizado y el trabajo programado. La fórmula para esto es la siguiente.

Índice de rendimiento del cronograma (SPI) = Valor ganado (EV) / Valor planificado (PV)

Calcular el índice de rendimiento del cronograma implica dividir el EV por el PV para medir el progreso logrado frente a donde esperaba progresar en un punto determinado. Si ha obtenido un valor inferior a 1,0, significa que ha realizado menos trabajo del previsto para este punto. Mientras que un valor superior a 1,0 significa que ha completado más de lo previsto.

Índice de rendimiento de costos (IPC)

El índice de desempeño de costos mide qué tan eficientes son los costos en el proyecto. Se muestra en una relación entre el valor ganado y los costos reales.

Índice de rendimiento de costos (CPI) = Valor ganado (EV) / Costo real (AC)

Para este cálculo, divide EV por AC para medir el valor del trabajo completado contra su costo real. De nuevo, si alcanza una cifra inferior a 1,0, sus costes son superiores a los presupuestados. Un número superior a 1,0 significa que los costes son inferiores a los presupuestados.

Estimado al finalizar (EAC)

Al finalizar, se estima la expectativa actual de cuáles serán los costos totales del proyecto cuando esté terminado.

Estimado al finalizar (EAC) = Presupuesto al finalizar (BAC) / Índice de desempeño de costos (CPI)

Con este cálculo, divides el presupuesto total del proyecto por el valor de CPI que calculaste anteriormente.

EVM es genial, con algunas advertencias

EVM es una técnica que puede usar para administrar y controlar su proyecto, pero EVM no resolverá todo. No siempre funciona en su proyecto y no es una bala mágica que pueda atravesar todos los problemas del proyecto. De hecho, tiene algunas trampas.

No puede confiar únicamente en la gestión del valor ganado. Recuerde, se trata simplemente de calcular un único punto de datos objetivo. El valor ganado de su proyecto puede cambiar y puede cambiar rápidamente. Naturalmente, el costo y el progreso rara vez se reflejan en el proyecto real como lo son cuando se está ejecutando el proyecto. Por lo tanto, EVM actúa como salvaguarda y proporciona datos útiles. Es mejor hacer estos cálculos mensualmente o con mayor frecuencia si su proyecto tiene una duración más corta.

EVM no garantiza la calidad

Hay algunas cosas que EVM no ofrece una ventana para ver, como la satisfacción del cliente y la calidad del proyecto. El rendimiento del proyecto en relación con factores importantes como el cronograma y el presupuesto se rastrea con EVM. Pero un proyecto exitoso no es simplemente uno que se lleva a cabo a tiempo y dentro del presupuesto. Si su cliente no está satisfecho o la calidad del proyecto o del servicio es deficiente, existe un gran problema, independientemente de cumplir con el cronograma y las demandas presupuestarias.

Sin datos precisos, EVM es inútil

Si no incluye todos los costos reales en sus cálculos, sus resultados no reflejarán con precisión el progreso o el desempeño del proyecto. Si está utilizando un software que realiza estos cálculos automáticamente, debe ser doblemente cauteloso, ya que podría pasar por alto datos críticos y brindarle un resultado engañoso.

EVM necesita contexto

Por último, no se limite a entregar los números a los clientes, las partes interesadas o cualquier persona a la que esté informando: ellos necesitan saber qué significan esos números y cómo los está utilizando. Sea claro en su idioma y evite la jerga. Usted sabe de lo que está hablando, pero es importante que la persona con la que está hablando lo entienda también. No lo simplifiques, por supuesto; simplemente hable clara y simplemente. Poder comunicar EVM de manera efectiva es tan importante como poder calcularlo.

Medir el rendimiento con ProjectManager

Calcular el rendimiento es crucial para mantener los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, pero ¿qué sucede si no tiene una calculadora? En serio, es mucho trabajo recopilar todos esos datos y calcular cada ecuación. Si bien es importante, lo está alejando de otros asuntos importantes, ¡y es muy fácil de automatizar!

ProjectManager es un software galardonado que analiza automáticamente los datos en tiempo real para entregar la información que necesita y realizar un seguimiento del rendimiento de su proyecto. Cada vez que un miembro del equipo actualiza su estado, esos datos se comparten en todo nuestro software, lo que le permite tomar decisiones basadas en datos fácilmente.

Realice un seguimiento de su trabajo con informes de un clic

Para obtener una visión más profunda de los datos de la que puede proporcionar el tablero en tiempo real, use informes de un clic. Puede generar rápidamente informes de estado y de cartera, así como informes sobre costos, tiempo, carga de trabajo y más. Además, puede filtrar fácilmente cada informe para mostrar solo la información que le interesa. Luego, comparta los informes como archivos adjuntos en PDF o incluso imprímalos para las presentaciones de las partes interesadas y mantenga a todos actualizados.

Si nota una discrepancia y desea profundizar más para descubrir cuál es el problema, tenemos una función de informes que se vuelve granular. Puede filtrar los resultados del informe para mostrar solo los datos que desea. Estos informes también se pueden compartir, por lo que si solo está realizando un seguimiento del progreso para presentarlo a sus partes interesadas, lo tenemos cubierto.

Visualiza el progreso del proyecto

Debido a que nuestro software se actualiza constantemente, puede realizar un seguimiento de su proyecto desde muchos puntos. Por ejemplo, nuestro diagrama de Gantt en línea es excelente para planificar y programar su proyecto, pero también tiene una función de monitoreo. La barra de duración que vincula la fecha de inicio y finalización con una tarea en el cronograma del proyecto reflejará el progreso de su equipo con el uso compartido para indicar qué tan cerca está la tarea de completarse.

Nuestro software funciona con sus otras herramientas de valor ganado para brindarle una imagen completa del rendimiento de su proyecto. No solo eso, ofrecemos un plato completo de herramientas de gestión de proyectos que funcionan en conjunto para garantizar que sus proyectos funcionen y cumplan con las expectativas de las partes interesadas. Nuestro software hace que conocer su valor ganado sea más simple.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que facilita la medición del progreso y la realización de EVM. Con su tablero en tiempo real, las métricas del proyecto se calculan instantáneamente con datos en vivo y se entregan en cuadros y gráficos fáciles de leer que se pueden compartir con solo presionar una tecla. Pruébelo usted mismo con esta prueba gratuita de 30 días.