Gestión de proveedores: una guía rápida

Las organizaciones requieren recursos para completar proyectos, fabricar productos o prestar servicios. La mayoría de las empresas, si no todas, no pueden producir todas sus materias primas, equipos o maquinaria, por lo que deben obtenerlos de los proveedores. Los proveedores se definen como proveedores externos que proporcionan bienes y servicios esenciales. Dependiendo de con cuántos proveedores esté trabajando, administrarlos puede ser muy complejo. Ahí es cuando entra en juego la gestión de proveedores.

¿Qué es la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores es el proceso de gestionar la relación con los proveedores de los que una organización obtiene sus materias primas, equipos y otros suministros esenciales para sus operaciones. El objetivo principal de la gestión de proveedores es seleccionar los proveedores y los términos de contrato correctos para que las empresas puedan garantizar la calidad del producto, minimizar los costos y mantener la cadena de suministro y las actividades logísticas funcionando con normalidad.

La gestión de proveedores cubre tareas tales como investigar y buscar proveedores, obtener cotizaciones de precios, capacidades, calidad y tiempos de entrega. También cubre las negociaciones de contratos, la gestión de relaciones, las asignaciones de trabajo, la evaluación del desempeño y la distribución de pagos.

Administrar la relación con los proveedores es un proceso comercial importante que deberá observar de cerca. ProjectManager tiene herramientas de planificación, programación y seguimiento para que pueda asignar trabajo a su equipo y asegurarse de que nada se pierda durante el proceso de compra, recepción y almacenamiento de los bienes que su negocio necesita para prosperar. Use listas de tareas, tableros kanban, diagramas de Gantt y otras herramientas para asegurarse de que todo salga según lo planeado. Comience gratis hoy.

Proceso de gestión de proveedores

El proceso de gestión de proveedores se puede dividir en cuatro pasos:

1. Establecer objetivos comerciales

Defina claramente sus objetivos comerciales y sea lo más específico posible (considere establecer objetivos SMART). Para obtener con éxito la ayuda de un proveedor, necesita saber exactamente qué es lo que está tratando de lograr. La gestión de proveedores también es más sencilla cuando se han definido parámetros de rendimiento para comparar.

2. Elija el mejor proveedor

¿Quién se adapta a sus necesidades y coincide con sus características de rendimiento? Tendrá que sopesar los pros y los contras de todos los proveedores, y tendrán ambos, por lo que este paso debe tomarse después de una investigación minuciosa. Debe utilizar una orden de compra para documentar el precio, la cantidad, el plazo de entrega y las condiciones de pago de los bienes/servicios que solicita. Es un documento legalmente vinculante que garantiza que usted y su proveedor estén en la misma página.

3. Administrar proveedores

Esta es la actividad diaria de monitorear el desempeño y la producción. Es la mejor manera de asegurarse de que se cumplan los términos del contrato. Este paso implica mucha comunicación para ofrecer aprobaciones, desaprobaciones, cambios, comentarios y todo lo que sea necesario para profundizar la relación.

4. Cumplir los objetivos de forma constante

Desea alcanzar sus objetivos no una o dos veces, sino de manera constante a lo largo de su relación con el proveedor. Esto significa administrar al proveedor con regularidad para influir mejor en ellos para cumplir con los objetivos de rendimiento de manera regular.

¿Por qué es importante la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores es un aspecto crítico de la gestión de un negocio. Estas son las áreas clave que se ven afectadas por la gestión de proveedores.

• Gestión de la cadena de suministro: La cadena de suministro de una empresa es el proceso que va desde la compra de materias primas hasta la entrega de un producto final a los clientes. La gestión de proveedores es un paso crítico en este proceso, ya que los proveedores suministran los insumos de producción necesarios que una empresa necesita para operar y producir bienes.
• Planificación de la producción: para fabricar productos, una empresa necesita planificar cómo coordinar los esfuerzos de sus empleados y maximizar la eficiencia de una línea de producción. Este proceso se conoce como planificación de la producción y la gestión de proveedores juega un papel importante en la obtención de los suministros correctos en el momento adecuado.
• Aseguramiento y Control de Calidad: Los insumos que son utilizados por las empresas para la producción de bienes tienen un impacto directo en la calidad del producto final. La gestión de proveedores juega un papel importante en la obtención de suministros de calidad.
• Gestión de costes: la gestión eficaz de proveedores ayuda a las empresas a ahorrar costes de producción, lo que tiene un impacto directo en su rentabilidad general. El proveedor adecuado ayudará a las empresas a ahorrar costos mientras ofrece suministros de calidad.
• Gestión logística: La gestión logística es uno de los aspectos más importantes de la gestión de una empresa. Implica el transporte, embalaje y almacenamiento de productos. En la mayoría de los casos, las empresas confían en los proveedores para esos procesos.
• Satisfacción del cliente: la gestión de proveedores es importante para mantener altos niveles de satisfacción del cliente, porque los suministros que se utilizan para la producción de bienes tienen un impacto directo en el producto final.

Contratación interna frente a subcontratación

Establecer una relación con un proveedor externo también se denomina gestión de proveedores. Pero, ¿cómo saber cuándo es preferible subcontratar el trabajo o mantenerlo internamente? Debe evaluar las necesidades de su organización y qué recursos debe aplicar al proyecto.

Esto no es necesariamente una elección fácil de hacer. Comience por observar las habilidades básicas de su organización. ¿Cumplen con las necesidades de su proyecto? ¿Tiene los recursos de sobra para el trabajo? Si es así, entonces la tarea podría realizarse mejor en la empresa en lugar de hacerlo a través de la granja.

Sin embargo, si el trabajo gira en torno a una disciplina que no está en la timonera de su empresa o representa una habilidad que podría estar presente pero no está completamente desarrollada, la inversión en la contratación de un proveedor se vuelve más atractiva.

Definiciones de gestión de proveedores

Hemos esbozado que un proveedor es una persona u organización que vende un servicio, producto o mano de obra. Pueden ser consultores independientes, una empresa de consultoría o una empresa de personal, a la que generalmente se hace referencia como proveedor.

También hay algo llamado Proveedor en las instalaciones (VOP), que es un proveedor que instala su tienda en el lugar de trabajo del cliente. Pueden obtener mano de obra ellos mismos o de proveedores externos, pero en última instancia administran y coordinan el trabajo para el cliente.

Un proveedor de servicios administrados (MSP) administra proveedores y mide su trabajo para cumplir con los estándares y requisitos de su cliente. Por lo general, no reclutan, sino que investigan y refieren a los mejores proveedores de acuerdo con las necesidades del cliente.

Otro término utilizado en la gestión de proveedores es Empleador de registro (EOR). Esta es una forma de facilitar la gestión de los contratistas independientes. Esto incluye auditorías, revisiones y otras cuestiones de gestión.

Herramientas de gestión de proveedores

Existen herramientas para administrar proveedores, como un Sistema de administración de proveedores (VMS), que es un programa informático que distribuye los requisitos de trabajo a las empresas de personal, reclutadores, empresas de consultoría y otros proveedores. Ayuda con la contratación, el proceso de entrevista y el proceso de pago.

Otra herramienta se denomina sistema de gestión de servicios contratados (CSM), que funciona con el software de grandes instalaciones de fabricación para capturar datos en tiempo real entre proveedores y clientes. Este esfuerzo colaborativo ayuda a simplificar el proceso de cronometraje y mejora la visibilidad de los costos del proyecto.

El papel de los gerentes de proveedores

Entonces, ¿qué hace el responsable de la gestión de proveedores? Primero, trabajan con las oficinas de administración y presupuesto para administrar y controlar los suministros y asegurarse de que los costos estén al valor de mercado o por debajo de este.

También trabajan con los proveedores para negociar precios que estén dentro del alcance del presupuesto de la empresa manteniendo la calidad. Eso significa buscar ofertas de múltiples proveedores para asegurarse de que están contratando al proveedor correcto. El proveedor adecuado se define no solo por el producto o servicio que ofrece, sino también por su trayectoria e historial financiero.

Una vez que se liquida el contrato, el gerente debe mantenerse en comunicación con el proveedor, así como con su propio departamento de finanzas y equipos de gestión que se comunicarán con los proveedores. También realizan un seguimiento de los niveles de existencias y tienen registros detallados para realizar un seguimiento de la entrega de suministros y confirmar su llegada.

Trabajar con proveedores puede ser necesario para el éxito de su proyecto, pero también agrega otra capa de complejidades para administrarlo. Lo que debe tener es un software de gestión de proyectos que pueda manejar todos estos datos. ProjectManager es una herramienta basada en la nube que cuenta con un tablero en tiempo real para obtener la información más precisa para asegurarse de que siempre esté al tanto del trabajo de su proveedor mientras lo está haciendo. Pruébelo usted mismo y vea cómo puede ayudar con la gestión de proveedores al realizar esta prueba gratuita de 30 días.