Cómo planificar un evento virtual: Lista de verificación de planificación de eventos virtuales

Los empresarios tienden a preferir reunirse en persona. Pero después de un período de eventos virtuales, es difícil dejar de lado ese lujo digital. La planificación de eventos virtuales se ha convertido en un lugar común incluso cuando los eventos regresan a IRL u ofrecen opciones híbridas.

El deseo de permanecer virtual en algunos casos es comprensible. La planificación de eventos virtuales significa que más personas pueden asistir sin importar dónde se encuentren. Pero cómo planificar un evento virtual todavía es relativamente nuevo y algunos ni siquiera saben qué es un evento virtual. Estamos aquí para ayudarlo a planificar un evento virtual, lo que incluye proporcionarle una lista de verificación para que no se pierda ningún paso clave.

¿Qué es un evento virtual?

Los eventos virtuales tienen lugar en línea. Esto se puede lograr a través de una variedad de medios, como la transmisión en vivo del evento, la reproducción de una presentación de video grabada que se puede ver cuando un participante lo desee o incluso a través de llamadas de audio.

La principal diferencia entre un evento virtual y un evento en persona es que los eventos virtuales no son reuniones físicas cara a cara. Cualquiera que pueda acceder a Internet es un candidato potencial para asistir a un evento virtual.

No hace falta agregar que esto amplía significativamente la red tanto para oradores como para asistentes. Sin embargo, los eventos virtuales requieren una planificación tal como lo haría con la variedad tradicional. Pero no es lo mismo. Puede transmitir en vivo en Facebook o en alguna otra plataforma social cuando lo desee, pero un evento más grande y complicado requiere planificación.

Piense en una convención o evento relacionado con la industria que podría durar varios días, estos definitivamente requerirán la planificación de eventos virtuales. ProjectManager es un software en línea que le brinda las herramientas para conectarse con personas en cualquier lugar y en cualquier momento para que pueda coordinar cómo planificar un evento virtual. Nuestros diagramas de Gantt en línea pueden organizar sus tareas, costos y recursos. Son fáciles de compartir y actualizar en tiempo real para mantener a todos alineados. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Tipos de eventos virtuales

Ya hemos mencionado algunos tipos de eventos virtuales de pasada, pero el tema merece más atención. Hay muchos tipos diferentes de eventos virtuales y cada uno requiere la planificación de eventos virtuales para asegurarse de que sean un éxito para todos los involucrados. Probablemente hayas asistido a uno o dos de estos.

seminarios web

Un seminario web suele ser un evento único que se utiliza para proporcionar contenido educativo o promocional. Se presenta en tiempo real, aunque a menudo también se graba para que la gente pueda verlo más tarde. Después de la presentación, suele haber un período abierto para preguntas y respuestas.

Conferencias Virtuales

Como su nombre lo indica, esta conferencia es en línea. Por lo general, es un evento en tiempo real que atrae a personas con intereses similares, ya sea relacionado con los negocios o algún tipo de pasatiempo. Pueden incluir paneles de discusión, oradores principales, puestos de proveedores en línea e incluso cócteles virtuales.

Eventos Corporativos Virtuales

Similar a una conferencia virtual, los eventos corporativos virtuales están más enfocados. Los asistentes son todos parte de la corporación más grande, pero el evento en sí podría ser por una variedad de razones. Podría ser una reunión o un retiro de todos, un evento de cata de vinos o cualquier otra cantidad de reuniones de negocios o más informales. El único denominador común es que el evento está abierto solo para aquellos en la corporación.

Eventos virtuales de formación de equipos

Un evento virtual de creación de equipos podría ser parte de un evento corporativo más grande. No es diferente a la creación de equipos en persona, excepto que ocurre en línea. Las actividades pueden ser las mismas, como rompehielos, ejercicios grupales y más. Algunos eventos deberán modificarse para que funcionen en línea, pero el objetivo de crear vínculos más fuertes entre los miembros del equipo sigue siendo el mismo.

Eventos de contratación virtual

Una de las formas más innovadoras de utilizar los eventos virtuales es como plataforma de contratación. Un evento de contratación virtual ofrece a los empleados la oportunidad de entrevistar a candidatos para puestos vacantes. A medida que más empresas están abiertas al trabajo remoto, la contratación virtual les permite buscar talento de todo el mundo en lugar de solo a una distancia de viaje.

Eventos sociales virtuales

Reunirse virtualmente también ha ganado popularidad. Muchas familias que están dispersas geográficamente pueden reunirse en línea, las fiestas de matrimonio pueden incluir a aquellos que no pueden asistir físicamente a la boda y los amigos que ya no están en el mismo lugar pueden reunirse para tomar una copa y ponerse al día.

Lista de verificación de planificación de eventos virtuales

Ahora que sabemos qué es un evento virtual y cuántos tipos diferentes hay, está listo para aprender a planificar eventos virtuales. De hecho, probablemente ya hayas asistido a algún tipo de evento virtual, incluso si se trata de hablar con alguien en Zoom.

Sin embargo, la planificación de eventos virtuales es más complicada. Para asegurarnos de que está marcando todas las casillas, hemos creado una lista de verificación que se puede usar para casi cualquiera de los tipos de eventos virtuales que describimos anteriormente.

1. Establece objetivos para tu evento virtual

No puede medir el éxito hasta que tenga un conjunto de métricas. Cualquiera que sea su evento virtual, debe decidir de antemano qué espera lograr. ¿Quiere recopilar correos electrónicos, distribuir libros electrónicos, promocionar su marca, establecer contactos con profesionales de la industria, mostrar cómo usar un nuevo producto, etc.? Cualquiera que sea el objetivo que decidas, informará al resto del evento, así que no empieces sin uno.

2. Defina su público objetivo

Para lograr tus objetivos, debes conocer a tu público objetivo. Estos son sus clientes potenciales para un producto, compañeros profesionales para una conferencia, etc. Este paso requiere una gran cantidad de investigación. Cuanto mejor pueda definir el público objetivo para el evento virtual, más podrá personalizar el evento virtual para satisfacer sus necesidades.

3. Elija su tipo de evento

Todo el trabajo que ha realizado en los primeros dos pasos informará su elección del lugar. Aquí decidirá si el evento se transmitirá en vivo o se grabará (o ambos), determinará si un seminario web se adapta mejor a su propósito, etc. El tipo de evento virtual lo ayudará a elegir un socio o servicio de transmisión para entregar su evento a los asistentes.

4. Cree una campaña de marketing digital

Una vez resuelto lo anterior, hay que correr la voz. Eso significa crear un plan de marketing. Dado que está planificando eventos virtuales, es probable que también desee comercializar en línea. Aunque también podría crear postales para correo postal y otras herramientas de promoción de la vieja escuela. Para nuestros propósitos, nos ceñiremos al marketing digital.

Promocionar en las redes sociales

Las redes sociales son un buen lugar para comenzar a correr la voz. Use hashtags que su público objetivo podría estar siguiendo para que vean sus publicaciones. Además, intente determinar qué plataformas utilizan; los empresarios tienden a estar en LinkedIn, mientras que otros prefieren Twitter, Facebook, Instagram, TikTok, Reddit, etc.

Crear una página web

Si tiene un sitio web, ese es el lugar obvio para comenzar a comercializar. Cree una página dedicada para el evento y anuncios publicitarios para mostrar en todo su sitio, con un llamado a la acción para asistir. Querrá que el sitio aparezca lo más alto posible en los resultados de búsqueda. Esto requiere investigar las palabras clave que usa su público objetivo cuando busca en línea. La optimización de motores de búsqueda (SEO) es una herramienta clave para atraer a las personas adecuadas a su sitio.

Usar anuncios en línea

Las dos sugerencias anteriores están bajo el paraguas del marketing orgánico. La otra cara de la moneda son los medios pagados, que incluyen la compra de anuncios en otros sitios. El marketing de motores de búsqueda (SEM) es una técnica para mejorar su marketing en línea.

5. Encuentre oradores, moderadores y otros participantes clave

Nuevamente, según el tipo de evento virtual que esté planeando, es posible que necesite oradores principales, un moderador para los paneles de discusión y otras personas que estén allí para informar a la audiencia. Si es así, debe encontrarlos y tener fondos para pagar su apariencia, pero también alojamiento, como hoteles, comida y viajes si el evento es híbrido (es decir, tanto en línea como en persona).

6. Crear una agenda de eventos virtuales

Las agendas son documentos importantes que mantienen todas las reuniones al día y evitan pérdidas de tiempo. Esto es doblemente cierto para los eventos virtuales. Necesita coordinar sus oradores y cualquier otra presentación. Por lo general, hay una introducción, un descanso para el desayuno o el almuerzo, etc. La creación de una agenda de eventos virtuales organiza el evento, pero también proporciona una guía para los asistentes.

7. Elija una fecha y una zona horaria

Incluso si graba el evento para verlo en el futuro, necesita una fecha y hora para iniciar el evento virtual. Recuerde, que esto es un acontecimiento global. Cualquier persona, desde cualquier lugar, puede asistir. Eso significa que debe elegir una zona horaria en la que se llevará a cabo para que las personas que asistan en otras zonas horarias sepan cuándo iniciar sesión en el evento virtual.

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8. Elija una plataforma de eventos virtuales

Hay muchos servicios que pueden albergar su evento en línea, pero necesita contratar estos servicios más temprano que tarde. Lo último que desea es no poder transmitir su evento a los asistentes porque no contrató a un proveedor. Aquí hay algunas plataformas de eventos diferentes para transmisión en vivo o videos pregrabados.

• Zoom
• Reunión de Google
• Equipos de Microsoft
• Eventos de Webex

9. Elige un lugar

Un evento virtual debe tener lugar en un espacio físico. Ya sea que esté planeando un evento virtual o híbrido, necesita alquilar un lugar. Sí, es posible que todos los oradores solo llamen por teléfono para sus presentaciones desde su casa u oficina, pero eso solo complica aún más las cosas y no siempre se ve como profesional. Querrá alquilar un estudio o algún otro lugar que tenga cámaras, buenos micrófonos, etc., para tener una presentación profesional.

10. Graba tu evento virtual

Es una buena idea grabar su evento para que perdure más allá del evento virtual real y pueda seguir sirviendo a sus objetivos durante un período prolongado. La mayoría de las plataformas tienen una opción para grabar y luego puede compartir el enlace o alojar la grabación en su sitio web.

11. Recopile comentarios después de su evento virtual

Querrás tener algún tipo de seguimiento con la audiencia. Siempre es una buena estrategia de marketing recopilar sus correos electrónicos no solo para seguir promocionando a estas personas, sino también para obtener sus comentarios sobre el evento. Estos son datos valiosos para ayudarlo a desarrollar y administrar mejor la próxima reunión virtual que está planeando.

ProjectManager lo ayuda a planificar eventos virtuales

La planificación de eventos virtuales requiere una herramienta flexible que pueda conectar a las personas en cualquier lugar y en cualquier momento, así como entre departamentos para fomentar la colaboración. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea con las funciones que necesita para la planificación de eventos virtuales, así como para gestionar la ejecución de ese plan.

Planificar con múltiples vistas de proyecto

La planificación de eventos virtuales involucra a muchas personas diferentes, especialmente cuando la planifica una corporación. Eso significa que diferentes departamentos tienen que trabajar juntos, desde marketing hasta ventas. Pero cada departamento funciona de manera diferente. Les damos las herramientas con las que se sienten cómodos trabajando. Los diagramas de Gantt son excelentes para la organización en general, pero las vistas de lista recopilan tareas y los tableros kanban muestran el flujo de trabajo en un entorno visual. Algunos prefieren la vista de calendario para realizar un seguimiento de las fechas importantes. Independientemente, todas las vistas se actualizan juntas en tiempo real para que todos trabajen siempre con los datos más actualizados.

Colaborar en tiempo real

Hacer que todos en el equipo usen las herramientas con las que se sienten más cómodos es solo el comienzo. Para que puedan colaborar, esas herramientas deben entregar datos en tiempo real. Nuestra plataforma colaborativa no solo actualiza todas las vistas del proyecto al mismo tiempo, sino que brinda a todos la capacidad de compartir archivos, comentar a nivel de tarea y etiquetar a otros si es necesario. Nuestro almacenamiento de archivos ilimitado significa que todos los activos de su evento se pueden compartir en un centro centralizado para facilitar el acceso. Todo lo que necesitarán para hacer su trabajo está en la herramienta.

Los gerentes obtienen visibilidad de lo que todos están haciendo. Pueden verificar el progreso y el rendimiento a un alto nivel cuando lo deseen con nuestros paneles en tiempo real o generar informes personalizables para profundizar en los datos. Funciones de administración de tareas para aumentar la productividad para mantenerlo al día y ofrecer un evento virtual exitoso.

ProjectManager es un software galardonado que lo ayuda a planificar, programar y realizar un seguimiento de los eventos en tiempo real. Con funciones que abarcan toda la gama, desde la gestión de recursos hasta la gestión de riesgos y más, tiene todas las herramientas que necesita para la planificación de eventos virtuales. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.