Cómo ejecutar una reunión virtual exitosa para equipos de ventas remotos

Mientras que las reuniones virtuales alguna vez se consideraron un último recurso, hoy se han convertido en la opción preferida para muchos equipos de ventas.

No hay señales de que las cosas cambien pronto. De hecho, investigaciones recientes nos muestran que las ventas de software de conferencias web han aumentado en un 500 % desde el comienzo de la pandemia de coronavirus.

Claramente, las reuniones virtuales son muy diferentes a las reuniones regulares en la oficina. Requieren un nivel de planificación y delicadeza para hacerlos efectivos y garantizar que la falta de contacto cara a cara no le impida alcanzar sus objetivos.

Con eso en mente, aquí le mostramos cómo realizar una reunión virtual exitosa para su equipo de ventas remoto:

¿Qué es una reunión virtual?

En términos generales, una reunión virtual es simplemente cualquier reunión que no se realiza en persona. Las maravillas de la tecnología moderna hacen posible colaborar eficazmente con colegas del otro lado del mundo. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet decente.

Hay cuatro tipos principales de reuniones virtuales:

1. Teleconferencias : reuniones virtuales de solo audio que generalmente involucran a varias personas que marcan usando un número de teléfono y código de acceso específicos.
2. Videoconferencia : reuniones de audio y video. Al igual que las teleconferencias, dependen de que las personas inicien sesión en una interfaz que permite a los participantes verse y escucharse entre sí.
3. Conferencias web : reuniones de audio y video que amplían el alcance de las videoconferencias tradicionales al permitir que los participantes participen y colaboren de formas adicionales, como distribuir documentos y compartir pantallas.
4. Seminario web : un formato de videoconferencia de uno a muchos que proporciona una plataforma unidireccional para que los presentadores o educadores transmitan información a un grupo de personas.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de las reuniones virtuales?

Si bien las reuniones virtuales tienen algunos inconvenientes en comparación con las reuniones en persona, también ofrecen algunas ventajas importantes. Echemos un vistazo a los pros y los contras de las reuniones virtuales aquí:

ventajas

• Gastos reducidos. Si no estás celebrando reuniones presenciales, no necesitas contratar una sala de reuniones. De hecho, si todo su equipo de ventas es remoto, es posible que no necesite una oficina, lo que equivale a grandes ahorros.
• Mayor participación. Las personas pueden asistir y participar independientemente de dónde se encuentren. Y debido a que todos asisten de forma remota, la reunión no estará dominada por personas que están en la oficina.
• sin viajes Su equipo de ventas puede asistir a reuniones en tiempo real sin tener que soportar el desplazamiento.

Contras

• Falta de lenguaje corporal y señales sociales. Este es un grande. Puede ser más difícil discernir lo que las personas realmente quieren decir o cómo se sienten cuando no están en la misma habitación.
• Gastos adicionales de software. Si las reuniones virtuales son una parte clave de su flujo de trabajo, es probable que no pueda arreglárselas con los niveles de productos gratuitos (o freemium).
• Las conexiones de Internet débiles pueden afectar la calidad de la reunión. Si alguien tiene una mala conexión Wi-Fi, no puede contribuir a la reunión. De hecho, es posible que no puedan asistir en absoluto.

Pasos para planificar una reunión virtual

Cualquier reunión requiere preparación. Pero eso es especialmente cierto en las reuniones virtuales; el elemento remoto significa que debe hacer un esfuerzo adicional para que todos se sientan involucrados y comprometidos. Así es como hacerlo bien:

1. Reserve un horario que funcione para todos

Cuando su equipo es remoto, siempre existe la posibilidad de que se basen en varias zonas horarias. Claramente, deberá tener esto en cuenta al reservar su reunión.

Además, asegúrese de evitar conflictos de horarios. Los representantes de ventas trabajan arduamente para generar confianza con sus prospectos, por lo que si esperan una llamada o correo electrónico importante, esa debe ser su prioridad.

Por último, sé estricto con la lista de invitados. ¿Todos necesitan estar allí? Si no es relevante para sus BDR, no les haga perder el tiempo; guárdelo para los SDR y los líderes de ventas.

2. Comparte la agenda con anticipación

Establecer expectativas claras y compartir documentos importantes con anticipación hace que sea más fácil para todos prepararse. A su vez, eso garantiza que su reunión sea más eficiente, reduciendo la cantidad de tiempo que tiene que dedicar a las explicaciones básicas y otros preámbulos.

3. Elija la herramienta de reunión virtual adecuada

Diferentes herramientas de conferencia tienen diferentes fortalezas y debilidades. Por ejemplo, una reunión de ventas trimestral podría funcionar mejor como una conferencia web, especialmente si varias personas necesitan hablar y compartir sus pantallas. Por otro lado, las llamadas de ganancias, que no son particularmente visuales, podrían ser más adecuadas para las teleconferencias.

Independientemente de la herramienta que elija, asegúrese de incluir enlaces, números de acceso telefónico y códigos de acceso en la invitación a la reunión.

4. Ensaya si es necesario

Para reuniones más desafiantes, como cuando se presenta ante la junta directiva o ante un cliente potencial, no asuma que todo estará bien por la noche. En su lugar, absolutamente deberías realizar un ensayo general.

Cuando se requiere que varias personas hablen y contribuyan a las presentaciones de diapositivas, un repaso puede ayudar a resolver cualquier punto débil, evitar repeticiones y garantizar que su contenido esté en el punto.

Cómo ejecutar una reunión virtual exitosa

Obtener la planificación correcta es la primera parte de la batalla; a continuación es hora de ejecutar. Tu preparación debería ayudarte a evitar fallas importantes, pero todavía hay muchas cosas que pueden salir mal. Así es como hacerlo bien:

1. Pruebe su tecnología antes de la reunión

No deje el éxito de su reunión al azar. Pruebe todos los elementos que podrían decepcionarlo:

• Asegúrese de que su cámara de video y micrófono funcionen como se espera.
• Verifique su conexión Wi-Fi ejecutando una prueba de velocidad.
• Asegúrese de poder compartir su pantalla y de tener todos sus documentos y diapositivas clave a mano.
• Asegúrese de poder ver las notas de la reunión cuando esté en el modo de presentación.
• Pruebe la calidad del sonido en el espacio desde el que organizará la reunión para asegurarse de que no tenga demasiado eco y que no haya un ruido de fondo desagradable.

Como paso final, vale la pena suponer que algo saldrá mal. Haga una copia de seguridad de sus documentos, imprima sus notas con anticipación y tenga otra herramienta de reunión virtual en su bolsillo en caso de que su primera opción falle.

2. Elija video cuando sea posible

En lo que respecta a las reuniones de ventas virtuales, el video casi siempre es preferible a las reuniones de solo audio.

Corre el riesgo de perder mucho contexto y matices cuando se comunica por teléfono o por mensaje de texto. Por el contrario, el video activa más sentidos, hace que los asistentes se sientan más comprometidos y, en general, se sienten más profesionales.

Además, con el video, hay menos posibilidades de que las personas hablen unas sobre otras porque es fácil ver cuándo alguien ha terminado de exponer su punto o se detuvo para tomar un sorbo de agua.

Además, es obvio cuando alguien tiene problemas técnicos con el video, lo que significa que puede ajustarlo en consecuencia.

3. Centrarse en el compromiso

Una reunión de ventas no se trata de desgranar cada uno de sus puntos de conversación de la manera más eficiente posible.

Para que sea efectivo, esos puntos deben asimilarse, y eso simplemente no sucederá si su equipo no se siente comprometido.

Para impulsar el compromiso, haga que su reunión de ventas sea una conversación bidireccional en lugar de una presentación unidireccional. Haga preguntas abiertas regulares para alentar el intercambio entre los asistentes; pide a diferentes personas que compartan sus pantallas; y considere segmentar sesiones más grandes en salas de trabajo más pequeñas para que la colaboración sea más efectiva.

4. Aprovecha el tiempo de todos

Recuerde que el tiempo de los representantes de ventas es extremadamente valioso. Es su trabajo asegurarse de que su reunión comience y termine cuando se supone que debe hacerlo.

No permita que las conversaciones paralelas dominen la sesión: si un problema no se puede resolver de manera rápida y eficiente, desconéctelo.

Finalmente, considere dividir su agenda en varias secciones. Permita que las personas con diferentes roles se unan más tarde o se vayan antes si una sección determinada no es relevante para ellos. No se ofenda, tienen otro trabajo que hacer.

Qué hacer después de la reunión

El trabajo de llevar a cabo una reunión de ventas virtual efectiva no termina en el momento en que todos cuelgan. Todavía tiene algunas tareas importantes posteriores a la reunión que llevar a cabo. Por ejemplo:

• Comparta una grabación de la reunión para cualquiera que no haya podido asistir
• Escriba las notas de la reunión, formatéelas en un orden lógico y compártalas
• Asigne acciones de seguimiento a través de la herramienta de gestión de productos elegida
• Asegúrese de que cualquier persona a la que se le haya asignado una acción comprenda lo que se espera de ella
• Archiva todos los documentos asociados en el lugar correspondiente para que todos puedan acceder a ellos
• En su caso, programar la reunión de seguimiento

Invertir en las herramientas adecuadas

Poner en orden su pila de tecnología de reuniones virtuales le permite realizar reuniones más atractivas, colaborativas y eficientes. Entonces, si bien ese software puede costarle un poco de dinero, es probable que le ahorre mucho más al hacer que sus reuniones virtuales sean más efectivas y procesables.

Hay cientos, o quizás miles, de diferentes herramientas que puede elegir. Pero como punto de partida, considere lo siguiente para hacer que algunas de las tareas de su reunión virtual se realicen sin problemas:

• Uso compartido de archivos: Dropbox
• Gestión de proyectos: Asana
• Videoconferencia: Zoom
• Mensajería instantánea: Slack
• Programación de reuniones: Calendly
• Gestión de contraseñas: Nordpass

Conclusión

No hace mucho tiempo, la idea de dirigir un equipo de ventas totalmente remoto y de alto rendimiento habría causado que el líder de ventas promedio comenzara a sudar frío.

Pero ahora que todos los equipos de ventas se han visto obligados a operar de forma remota durante un período prolongado, está claro que el trabajo virtual no tiene por qué ser una barrera para el éxito, siempre que realice las reuniones de ventas correctamente.

Al prepararse de manera efectiva, puede hacer que sus reuniones virtuales sean atractivas, impactantes y procesables, sin obligar a su equipo de ventas a reunirse en un solo espacio. Es lo mejor de ambos mundos.