La guía definitiva para recepcionistas virtuales: mejores soluciones, beneficios, costos y más

El 80% de los clientes afirman que es probable que se conviertan en clientes habituales después de una buena experiencia.

Sin embargo, si bien la experiencia del cliente es el diferenciador de marca número uno, muchas empresas no brindan un soporte excepcional.

Sin embargo, contratar a una recepcionista virtual puede marcar la diferencia.

En esta guía, descubrirás:

• Los roles de estos agentes capacitados en la industria
• Su costo y beneficios
• Cómo elegir el mejor socio para sus necesidades
• ¡Y mucho más!

Empecemos.

¿Qué es una recepcionista virtual?

Una recepcionista virtual es un experto capacitado en la industria que realiza las mismas o similares tareas que una recepcionista tradicional, pero trabaja de forma remota en lugar de la recepción de una oficina tradicional.

Estos profesionales sirven como una extensión de su equipo y hacen mucho más que contestar sus llamadas telefónicas.

También pueden ayudarlo con diversas tareas relacionadas con el servicio al cliente y, al mismo tiempo, agregar una capa de profesionalismo a todas las comunicaciones con el cliente.

Los mejores proveedores de servicios de recepcionista virtual de 2021

# 1: Smith.ai

Fundado por un equipo de Google, Apple e Intuit, Smith.ai es un proveedor de servicios de recepcionista virtual con sede en California que ayuda a las empresas a capturar, filtrar y convertir clientes potenciales web.

Sirven a una variedad de pequeñas y medianas empresas en diversas industrias como comercio electrónico, hotelería, bienes raíces y legal.

La agencia ofrece una gama de servicios amigables y profesionales, que incluyen:

• Disponibilidad 24/7
• Generación líder
• Configuración de citas y programación de devolución de llamadas
• Seguimiento de formularios web, actualizaciones del estado del trabajo y recordatorios de citas
• Bloqueo de llamadas de ventas y spam
• Respuesta de texto

Smith.ai emplea a más de 100 agentes cuyo trabajo es ayudar a los clientes a brindar un servicio al cliente excepcional.

Precios :

Smith.ai tiene tres opciones de precios:

• Entrante ($ 210 / mes)
• Básico ($ 360 / mes)
• Pro ($ 750 / mes)

# 2: AnswerConnect

AnswerConnect es una red de recepción y servicio al cliente virtual con sede en Oregón cuyos agentes están certificados para administrar información compatible con HIPAA para empresas que manejan información confidencial.

Sus fortalezas principales incluyen cobertura 24/7, soporte multicanal y son bilingües, pudiendo ofrecer sus servicios en español.

La agencia maneja una variedad de tareas de servicio al cliente como:

• Contestación de llamadas en vivo
• Soporte de chat en vivo
• Programación de citas
• Las videollamadas se conectan

Los agentes de AnswerConnect también son expertos en descubrir y dirigir clientes potenciales de ventas.

Precios :

Para ver los planes y precios de la agencia, debe enviar una solicitud en su sitio web.

# 3: Atención de los servicios de contestador

Answering Services Care tiene su sede en Florida. La agencia se compromete a atender sus llamadas telefónicas con eficacia y profesionalismo.

Tienen agentes bilingües y ofrecen cobertura telefónica 24 horas al día, 7 días a la semana. La agencia ofrece opciones de mes a mes, por lo que no tendrá que firmar un contrato anual.

Sus servicios incluyen:

• Asistencia por teléfono, mensajes de texto, correo electrónico y chat web
• Programación de citas
• Recuperación ante emergencias y desastres
• Grabacion de llamada
• Personalización

Answering Service Care se asocia con pequeñas empresas en los sectores inmobiliario, legal y médico.

Precios :

La agencia ofrece varias estructuras de precios:

• Entrante ($ 49 / mes)
• Pequeña empresa ($ 149 / mes)
• Negocios ($ 229 / mes)
• Corporativo ($ 449 / mes)
• Enterprise ($ 859 / mes)
• Supremo ($ 3,899 / mes)

También se encuentran disponibles planes personalizados.

# 4: Abby Connect

Abby Connect es una agencia de recepcionistas en vivo con sede en Las Vegas que presta servicios a pequeñas y medianas empresas en diversas industrias, incluidas las legales, dentales y contables.

Su trabajo es ayudar a las organizaciones a convertir a más personas que llaman en clientes facilitando las comunicaciones con los clientes.

Los servicios de la agencia incluyen:

• Anuncio de llamada y transferencia
• Programación de citas
• Calificar, priorizar y ayudar a las personas que llaman

Abby Connect tiene agentes bilingües y ofrece cobertura 24 horas al día, 7 días a la semana.

Precios :

El precio de la agencia se basa en los minutos que los agentes pasan hablando con los clientes:

• $ 279 por 100 minutos / mes
• $ 499 por 200 minutos / mes
• $ 1,089 por 500 minutos / mes

# 5: Nexa

Con sede en Phoenix, Nexa ofrece servicios de recepcionista virtual y contestadora comercial 24 horas al día, 7 días a la semana. La agencia emplea a más de 400 agentes, altamente capacitados para abordar las necesidades específicas de la industria.

Prestan servicios a clientes en una amplia gama de industrias, que incluyen servicios legales, de seguros, inmobiliarios y para el hogar.

La agencia se compromete a ayudar a las empresas a crecer ayudándolas a mejorar la experiencia de sus clientes.

Sus servicios clave incorporan:

• Respuesta de llamada
• Seguimiento y llamadas salientes
• Informe de llamadas
• Calificación de clientes potenciales
• Programación de citas
• Despacho de emergencia
• Gestión de CRM

Precios :

Nexa ofrece dos opciones de precios:

• Nexa Go ($ 99 / mes)
• Enterprise (precios personalizados)

# 6: Responder primero

AnswerFirst es una empresa de telecomunicaciones con sede en Florida dedicada a brindar un excelente servicio al cliente para empresas de casi todos los sectores, incluidos los de salud, bienes raíces, TI y finanzas.

Sus servicios clave incorporan:

• Grabacion de llamada
• Reenvío de llamadas
• Mensajería rápida
• Respuesta de correo electrónico
• Retirar y programar reservas
• Mensaje de voz

La agencia ofrece cobertura las 24 horas del día, los 7 días de la semana y no requiere la firma de un contrato.

Precios :

Las tarifas de AnswerFirst comienzan desde $ 0,80 a $ 1,25 por minuto.

Sin embargo, la empresa también tiene planes personalizados para cada tipo de negocio.

# 7: rubí

Ruby es un proveedor de servicios de recepcionista virtual con sede en Oregón que tiene empresas cubiertas las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año.

La compañía apoya a más de 10,000 empresas, ayudándolas a cultivar excelentes relaciones con los clientes. Desde la primera impresión hasta la lealtad duradera, brindan a los clientes interacciones personalizadas para ayudarlo a establecer conexiones significativas.

Tienen recepcionistas bilingües y pueden brindar asistencia con:

• Buzón de voz personalizado
• Reenvío de llamadas
• Programación de citas

Precios :

Los paquetes de precios de Ruby se basan en los minutos dedicados a las llamadas de los clientes. Las empresas pueden elegir entre:

• Llame a Ruby 100 ($ 319 / mes)
• Llame a Ruby 200 ($ 599 / mes)
• Llame a Ruby 350 ($ 999 al mes)
• Llame a Ruby 500 ($ 1,399 / mes)

# 8: Asistentes digitales de cuello de botella

Bottleneck Digital Assistants es una empresa con sede en Missouri que ayuda a las empresas a crear, construir y fomentar relaciones profesionales con los clientes.

Proporcionan a las pequeñas empresas una variedad de servicios, que incluyen:

• Programación de citas
• Gestión de correo electrónico
• Seguimiento de ingresos y costos
• Evento planeado
• Arreglo de viaje
• Soporte CRM
• Soporte telefónico
• Investigar

Precios :

Los precios de Bottleneck Digital Assistants comienzan en $ 13.00 por hora.

# 9: PATLive

PATLive es un proveedor de servicios de voz con sede en Florida dedicado a ofrecer respuestas rápidas y servicios amigables.

Su equipo está altamente capacitado y equipado para servir como una extensión de su organización mientras brinda beneficios que impulsarán su negocio.

Sus servicios incluyen:

• Recolección de plomo
• Transferencia de llamadas
• Programación de citas
• Procesando orden
• Entrada de datos
• Registro de eventos
• Mensajería
• Videollamadas
• Guiones personalizables

PATLive ofrece cobertura 24 horas al día, 7 días a la semana.

Precios :

La agencia ofrece cinco planes de precios:

• Básico ($ 39 / mes)
• Entrante ($ 149 / mes)
• Estándar ($ 269 / mes)
• Pro ($ 629 / mes)
• Pro + ($ 999 / mes)

# 10: Gabbyville

Gabbyville es un proveedor de servicios de recepción virtual con sede en Tennessee. La agencia presta servicios a empresas de una variedad de industrias, que incluyen contabilidad, finanzas, seguros y entretenimiento.

El horario de cobertura de la agencia es de lunes a viernes de 8 am a 11 pm EST.

Algunos de sus servicios clave incluyen:

• Proyección de llamadas
• Reenvío de llamadas
• Mensaje de voz
• Recordatorios de citas
• Programación en línea
• Llamadas salientes
• Gestión de correo electrónico
• Mensaje de texto

Precios :

Gabbyville ofrece cuatro planes de precios según la cantidad de llamadas:

• Entrante ($ 250 / mes)
• Básico ($ 500 / mes)
• Premium ($ 800 / mes)
• Ejecutivo ($ 1,200 / mes)

¿Qué hacen los proveedores de servicios de recepcionista virtual?

Dependiendo de su industria y necesidades comerciales específicas, los proveedores de servicios de recepcionista virtual pueden realizar varias tareas, que incluyen:

• Responder llamadas telefónicas o transferirlas a la persona adecuada
• Comunicarse con los clientes a través de mensajes de texto.
• Tomando mensajes
• Mandando correos electrónicos
• Responder a los visitantes del sitio web en el chat en vivo
• Gestionar sus citas y enviar recordatorios
• Aceptación de reservas para seminarios, talleres o eventos.
• Responder preguntas frecuentes sobre sus productos y servicios
• Informar a los clientes sobre promociones y ofertas especiales.
• Brindar soporte al cliente
• Procesamiento de pedidos
• Recopilar información de las personas que llaman
• Captura y fomento de clientes potenciales
• Apoyo a la entrada de datos

¿Cuál es la diferencia entre un recepcionista virtual y un contestador automático?

Un servicio de contestador es una agencia especializada que responde llamadas telefónicas en nombre de organizaciones.

Reciben las llamadas y envían mensajes cuando la empresa no está disponible para realizar estas tareas, con mayor frecuencia después del horario comercial habitual, durante los fines de semana o feriados. O, según las preferencias comerciales, pueden brindar asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año.

Los clientes pueden hablar con una persona real: un agente de servicio al cliente, cuyo trabajo es mostrar su negocio de la mejor manera posible, creando una imagen de marca impactante para usted.

Un asistente virtual , por otro lado, atiende llamadas, pero también está capacitado para realizar otras tareas, como programar citas, procesar pedidos y recopilar clientes potenciales.

Estos expertos suelen estar más conectados con su negocio y su función requiere mucha más interacción con su equipo interno.

Están más preocupados por el éxito de su negocio, por lo que su trabajo es aumentar la satisfacción del cliente y las tasas de retención.

¿Cuánto cobran los proveedores de servicios de recepcionista virtual?

Antes de proporcionar los precios del servicio de recepcionista virtual, echemos un vistazo a cuánto le costaría una recepcionista interna.

El salario promedio de los recepcionistas con sede en los EE. UU. Varía entre $ 33,628 y $ 41,984, al 29 de marzo de 2021. La amplia diferencia en el rango salarial se reduce a varios factores como:

• Educación
• Certificaciones
• Pericia
• Habilidades adicionales

En base a esto, tener una recepcionista interna le costaría entre $ 2.800 y $ 3.500 por mes.

Los proveedores de servicios de recepcionista virtual, por otro lado, cobran a sus clientes según la cantidad de llamadas que hacen o los mensajes que envían.

Entonces, dependiendo de sus necesidades, ofrecerán varios planes de precios que pueden comenzar en $ 20 y subir hasta unos pocos cientos de dólares por mes.

Los factores adicionales pueden influir en el costo, como:

• Cobertura de tiempo
• Diversidad de canales de comunicación
• Saludo personalizado
• Transferencias de llamadas
• Acceso a expertos bilingües
• Y más

Beneficios de contratar a un recepcionista virtual

Los beneficios clave de contratar a una recepcionista virtual son:

Beneficio n. ° 1: ahorro de costos

Curiosamente, el empleador estadounidense promedio gasta alrededor de $ 4,000 y 24 horas en contratar a un nuevo trabajador.

Esto indica que contratar a un proveedor de servicios de recepcionista virtual profesional es más asequible que contratar a una recepcionista interna que necesita capacitar.

Sin embargo, el costo de contratar a un nuevo trabajador va más allá de la capacitación y también incorpora factores como:

• Proporcionar un salario competitivo a tiempo completo
• Pagar vacaciones y días de enfermedad
• Establecer una oficina con equipo especial.

Además, a diferencia de los empleados regulares que normalmente trabajan ocho horas al día y cinco días a la semana, los recepcionistas en vivo están disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana.

Teniendo en cuenta que los clientes pueden llamar a su empresa en cualquier momento o cualquier día, debe asegurarse de que alguien pueda manejar la comunicación en todo momento.

En otras palabras, debe contratar a tres recepcionistas para que se encarguen de cada turno.

Los proveedores de servicios de recepcionista virtual no requieren equipo especial. Son profesionales totalmente capacitados y están disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Por lo tanto, pueden ahorrarle dinero que puede ser especialmente valioso al hacer crecer un negocio.

Beneficio n. ° 2: servicio al cliente de alta calidad

La garantía de calidad para todas las consultas entrantes puede ser una pérdida de tiempo. Pero es una función vital del servicio al cliente que requiere un enfoque cuidadoso.

Cuando utiliza los servicios de un proveedor de recepcionista virtual, accede a una red de agentes totalmente capacitados y dedicados que pueden mejorar las tasas de satisfacción de sus clientes.

Teniendo en cuenta que el 58% de los consumidores estadounidenses dejarán de hacer negocios con una empresa debido a un servicio al cliente deficiente, debe asegurarse de que sus clientes obtengan el mayor nivel de soporte posible.

Estos agentes pueden garantizar una experiencia de cliente consistente y hacer felices a sus clientes al:

• Nunca te pierdas una llamada o un correo electrónico
• Intentando solucionar los problemas de los clientes durante el primer contacto
• Estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, incluso fuera del horario comercial
• Tratar con los clientes enojados con diplomacia
• Evitando barreras comunicativas gracias al talento bilingüe

Estos expertos están comprometidos a brindar asistencia y apoyo que fomenten el crecimiento y la lealtad a la marca de su negocio.

En última instancia, esto impulsará la retención de clientes y generará más clientes que regresan.

Beneficio n. ° 3: productividad y eficiencia mejoradas

Los dueños de negocios y los empleados generalmente usan muchos sombreros y tienen que realizar muchas tareas diferentes.

Si bien responder correos electrónicos y llamadas telefónicas puede ser abrumador y consumir mucho tiempo, la subcontratación de la comunicación con el cliente a un proveedor de servicios de recepcionista virtual le permitirá concentrarse en su visión, los procesos comerciales centrales y los impulsores de ventas más importantes.

Estos expertos pueden eliminar la carga del servicio al cliente de su plato al tiempo que reducen su carga de trabajo y aumentan su productividad y eficiencia.

Beneficio n. ° 4: aumento de las ventas

El informe de Salesforce sobre el estado del cliente conectado muestra que, según el 92% de los consumidores, las experiencias positivas de servicio al cliente los hacen más propensos a realizar otra compra.

Cuando subcontratas la comunicación de tu cliente a una recepcionista virtual, trabajas con un experto altamente calificado cuyo trabajo es hacer que tus clientes estén satisfechos brindándoles respuestas rápidas y resolución de problemas eficiente.

Un excelente soporte al cliente puede marcar la diferencia, ayudándolo a establecer relaciones significativas con sus clientes, impulsando la lealtad y compras más repetidas.

En última instancia, esto resultará en un aumento de las ventas.

¿Cuándo deben las empresas contratar proveedores de servicios de recepcionista virtual?

Ya sea una pequeña empresa o una empresa bien establecida, puede beneficiarse de la experiencia de los proveedores de servicios de recepcionista virtual.

Con demasiados balones en el aire, incluido el trato con el servicio al cliente, es posible que tenga dificultades con la productividad y la administración de su tiempo.

Dicho esto, debe invertir en este tipo de servicios cuando:

• Quieres usar tu tiempo de manera más productiva
• Dedica demasiado tiempo a tareas administrativas en lugar de a tareas de generación de ventas.
• Luchas con una gran carga de trabajo
• Tiene tareas repetitivas de administración de clientes no esenciales
• Tiene una acumulación de correos electrónicos y llamadas para responder
• No tiene tiempo para sus tareas relacionadas con la entrada de datos
• Sabes que alguien más puede gestionar mejor la comunicación con tu cliente.

¿Por qué elegir Human Over Software Virtual Receptionist?

Hoy en día, los recepcionistas virtuales también pueden ser reemplazados por sistemas de recepcionistas automatizados que pueden manejar sus llamadas entrantes como lo haría un recepcionista humano en vivo.

Estos sistemas pueden:

• Conecte a los clientes con el departamento adecuado de forma automática
• Grabar llamadas
• Responde a las necesidades de sus clientes 24 horas al día, 7 días a la semana, sin intervención humana
• Rastree y monitoree las llamadas para brindar una experiencia superior al cliente
• Crea informes semanales o mensuales
• Y más

Esto puede ahorrarle costes operativos y de formación del personal.

Sin embargo, la pregunta es qué opción es mejor para su negocio: ¿un software de recepcionista humano o virtual?

La realidad es que la tecnología y la inteligencia artificial pueden resolver los problemas de los equipos de servicio al cliente. Al menos, eso es lo que parece.

Pero los estudios proporcionan hallazgos interesantes.

Un informe de NICE inContact sobre la experiencia del cliente muestra que, a pesar de las mejoras tecnológicas, los consumidores prefieren conectarse con un ser humano.

De hecho, los métodos asistidos por agentes son la mejor opción que las empresas pueden aprovechar para brindar servicio al cliente.

La razón detrás de esto es que los recepcionistas humanos vivos pueden:

• Permitir un alto nivel de personalización
• Brinde a los clientes excelentes primeras impresiones

El resultado final : el servicio al cliente humano es invaluable cuando se trata de la satisfacción y retención del cliente.

Cómo elegir el mejor proveedor de servicios de recepcionista virtual para sus necesidades comerciales

Para seleccionar la mejor empresa para su negocio, considere los siguientes factores:

• Capacidades de comunicación : un excelente servicio al cliente depende de una comunicación adecuada. Requiere trabajar con agentes que puedan escuchar las necesidades de sus clientes y comprender sus luchas. Estos expertos deben poder comunicarse en un tono claro, conciso y profesional que deje una impresión positiva sobre su marca y genere confianza. Por lo tanto, asegúrese de evaluar las habilidades de comunicación de cada posible agente antes de tomar una decisión.
• Experiencia en la industria : los agentes que contrate deben estar capacitados para manejar la comunicación con sus clientes de una manera profesional, amigable y útil. Sin embargo, junto con la actitud amable y servicial, también deben tener experiencia previa en la atención a clientes de su sector. La experiencia en la industria es importante porque los agentes comprenderán mejor los problemas o preguntas de sus clientes y los abordarán de manera más eficaz y eficiente.
• Alcance de los servicios : algunas empresas de recepción en vivo se centran solo en responder llamadas. Sin embargo, hay agencias que pueden ofrecer una gama completa de servicios, incluida la gestión del correo electrónico y la entrada de datos. Se recomienda elegir un socio que pueda hacer mucho más que contestar teléfonos y ocuparse de todas las tareas de comunicación de sus clientes. De esa manera, puede reducir su carga de trabajo y concentrarse en tareas más importantes para impulsar las ventas.
• Reseñas y testimonios : los comentarios de los clientes mostrarán las capacidades y el profesionalismo de cada agencia potencial. Ellos mostrarán si sus servicios valen la pena y qué tan satisfechos están los clientes con su trabajo. Consulte los sitios de terceros para obtener detalles sobre sus procesos, habilidades de comunicación, cultura de la empresa y resultados.
• Personalización : la personalización genera resultados comerciales positivos. Los datos respaldan este hecho, y el 97% de los especialistas en marketing informan un aumento medible de sus esfuerzos de personalización. Para brindar a sus clientes un servicio excelente, debe contratar agentes que puedan crear soluciones a medida. Deben poder proporcionar saludos y respuestas personalizados para cada cliente individual.

10 preguntas que debe hacer antes de contratar a un recepcionista virtual

1. ¿Qué tan familiarizados están sus agentes con mi industria?
2. ¿Todas las llamadas y mensajes serán respondidos en vivo?
3. ¿Qué idiomas hablan sus agentes con fluidez?
4. ¿Qué nivel de experiencia tienen?
5. ¿Su servicio incluye comunicación personalizada?
6. ¿Sus agentes pueden gestionar citas y enviar recordatorios?
7. ¿Qué sucede si sus sistemas fallan?
8. ¿Cómo nos comunicaremos? ¿Quién será la persona de contacto asignada?
9. ¿Cuál es su disponibilidad? ¿Podemos utilizar sus servicios 24 horas al día, 7 días a la semana?
10. ¿Qué pasa con los precios? ¿Cuánto cobra usted?

Conclusiones sobre los proveedores de servicios de recepcionista virtual

Los proveedores de servicios de recepcionista virtual pueden ayudarlo a mejorar su servicio al cliente y establecer relaciones significativas con sus clientes.

Estas agencias especializadas pueden costarle aproximadamente entre $ 20 y algunos cientos de dólares por mes.

Los principales beneficios de contratar a una recepcionista en vivo son:

• Ahorro de costes
• Servicio al cliente de alta calidad
• Productividad y eficiencia mejoradas
• Ventas incrementadas

Para elegir el mejor socio para sus necesidades comerciales, considere los siguientes factores clave:

• Capacidades de comunicación
• Experiencia industrial
• Alcance de los servicios
• Reseñas y testimonios
• Personalización