Diccionario WBS: una guía rápida con ejemplos

Un diccionario WBS es un complemento de su WBS que transmite información detallada sobre cada componente. Es uno de los tres pilares que respaldan la gestión del alcance del proyecto en su proyecto: los otros dos son una estructura de desglose del trabajo (EDT) y una declaración del alcance del proyecto.

Estos tres componentes le darán la línea de base del alcance de su proyecto. Sin una línea de base del alcance del proyecto, no puede medir el rendimiento de manera efectiva, lo que pone a su proyecto en peligro de salirse del cronograma y del presupuesto.

Exploremos qué es un diccionario WBS, cómo crear uno y las mejores prácticas para garantizar que lo haga correctamente. El software de gestión de proyectos como ProjectManager puede ser de gran ayuda al crear un diccionario WBS.

¿Qué es un diccionario WBS?

Un diccionario WBS es donde se encuentran los detalles de las tareas, actividades y entregables de la estructura de desglose del trabajo. El contenido incluye los hitos relacionados, el alcance del proyecto y, en algunos casos, las fechas, los recursos, el costo y la cantidad.

El diccionario de la EDT le permite definir cada uno de los pasos de la EDT y cómo ejecutarlos para llegar al entregable final del proyecto. El documento incluye un paquete de trabajo, que define las tareas relacionadas, y cuentas de control, que integran el alcance, el presupuesto, el costo real y el cronograma de esas tareas.

Sin embargo, las definiciones en el diccionario WBS no son largas. Son un breve alcance o declaración de trabajo. Esto hace que un pie esté en el trípode de la línea de base de su alcance. Los otros dos pies son la declaración del alcance de todo el proyecto y la EDT que está desarrollando con el diccionario de la EDT. Los tres son esenciales para medir y monitorear el alcance de un proyecto.

¿Cuál es el propósito de un diccionario WBS?

Una estructura de desglose del trabajo es una herramienta visual y, debido a su naturaleza gráfica, no tiene espacio para explicar los detalles de cada paso. Agregar esta información a la EDT sería dificultar su lectura y uso. El propósito del diccionario de la EDT, entonces, es agregar contexto adicional a la EDT y aumentar su facilidad de uso.

Esta es la razón por la que las estructuras de desglose del trabajo tienen un título y, a menudo, un número que indica cada paso individual. Estas etiquetas corresponden al diccionario WBS, donde se detalla la explicación del propósito y ejecución del paso. Esto brinda a los miembros del equipo que consultan el diccionario WBS una comprensión más profunda de lo que se necesita para completar el proyecto con éxito.

El diccionario WBS también puede ayudar a garantizar que el proyecto cumpla con cualquier problema normativo o de cumplimiento que rija el trabajo. También puede asegurarse de que los entregables cumplan con las expectativas de calidad de las partes interesadas del proyecto. El uso de un diccionario WBS es una forma de asegurarse de que el trabajo del proyecto se realice correctamente la primera vez y evitar revisiones costosas y oportunas.

¿Quién crea el diccionario WBS?

El diccionario WBS lo crea el director del proyecto, pero no se hace de forma aislada. El gerente del proyecto organizará las actividades necesarias para completarlo y asegurarse de que el diccionario WBS se haga correctamente, pero también entrevistará y buscará la ayuda de otros para asegurarse de que sus descripciones sean exhaustivas y completas.

Mientras el director del proyecto coordina la recopilación del material que definirá y dirigirá los pasos en la EDT, recopila información de una variedad de fuentes. Por ejemplo, entrevistarán a expertos en la materia para asegurarse de que respondan todas las preguntas relacionadas con la tarea y lo hagan correctamente.

Otro gran recurso son los propios miembros del equipo. Estas son personas que se han reunido para trabajar en el proyecto debido a su nivel de habilidades, conocimientos y experiencia con el trabajo. Son invaluables, ya que su conocimiento del mundo real proporcionará una perspectiva que podría faltar en otras vías.

Cómo crear un diccionario WBS

Una vez que haya hecho la investigación y esté listo para hacer su diccionario WBS, recuerde mantener los detalles de cada elemento en la WBS breves y directos. La razón principal de la utilidad de un diccionario WBS es que el equipo del proyecto lo entiende fácilmente.

Si bien no existe un formato establecido para un diccionario WBS, estos doce pasos son un hilo común que une la mayoría de los documentos:

1. Identificar artículo

Cada paso en su WBS debe tener un código o identificador de cuenta. Esto le permite enumerar los pasos en su diccionario WBS para que correspondan al elemento correcto en el WBS.

2. Descríbelo

Aquí es donde se detalla la tarea. Debe comunicarse de manera sucinta y clara.

3. Tenga en cuenta los supuestos y restricciones

Tenga en cuenta cualquier suposición y/o restricción sobre la tarea, como las dependencias con otras tareas, el equipo necesario, etc. De esa manera, puede planificarlas y evitar posibles demoras.

4. Asignar propietario

Cada tarea se asignará a un miembro del equipo que se encargará de la ejecución y finalización exitosa de esa tarea. Aquí es donde se identifica a esa persona.

5. Establecer hito

Un hito es una fecha importante en su proyecto, que generalmente indica el final de una fase y el comienzo de otra. Deben estar indicados en el diccionario WBS.

6. Haz un horario

Ya sea que su WBS se desglose en tareas o entregas, deberán programarse, como determinar sus fechas de inicio y finalización.

7. Lista de recursos

Tenga en cuenta las herramientas, materiales, equipos, etc. en su plan de recursos que se requieren para ejecutar la tarea.

8. Calcular Costo

Cada tarea tendrá costos relacionados para ejecutar, ya sean materiales, suministros o tiempo. Esa estimación de costos debe incluirse aquí.

9. Definir calidad

Tenga en cuenta las expectativas de calidad que sus partes interesadas tienen para cada paso de la EDT.

10. Conocer los criterios de aceptación

Es necesario que haya una persona con autoridad para decir que cada tarea se ha completado correctamente. Debe haber criterios para determinar esto. Aquí es donde puede anotar a esa persona y los criterios utilizados.

11. Recopilar referencias técnicas

Si existen lineamientos, manuales, estándares, etc. necesarios para guiar la ejecución de las tareas, se deben recopilar aquí.

12. Liquidar acuerdos

Finalmente, enumere los contratos, acuerdos corporativos y otros documentos que forman parte del proyecto.

Ejemplo de diccionario WBS

Para darle una mejor idea de lo que es un diccionario WBS, veamos una plantilla de estructura de desglose de trabajo gratuita que puede descargar desde ProjectManager. Las cinco fases del proyecto se describen en la plantilla, con la primera fase de iniciación esbozada como ejemplo.

Llenando la Plantilla

Usando esto, podemos ver que la primera tarea es configurar el hardware. Siguiendo el formato anterior, creamos una hoja de cálculo simple que enumera los 12 pasos de un diccionario WBS. Primero está el número de artículo, luego la descripción, que detallará dónde se debe configurar el hardware.

Si hay suposiciones o restricciones, se enumerarán. En nuestro ejemplo, los terminales deben estar de espaldas a las ventanas de la oficina para evitar el deslumbramiento. El propietario, la persona responsable de la configuración, aparece en la lista.

También se indica la fecha en que debe completarse la instalación, seguida del programa que muestra la duración de principio a fin. Los recursos incluyen las herramientas e instrucciones necesarias.

El costo es la tarifa por hora de la persona que realiza la instalación. La cualidad es que el hardware debe estar operativo. El director del proyecto aprobará el trabajo. Las referencias técnicas incluyen el plano de planta y el plano eléctrico para mostrar dónde están los enchufes eléctricos y, finalmente, la instalación debe cumplir con las pautas para el espacio de la oficina.

Cómo ProjectManager lo ayuda a crear un diccionario WBS

ProjectManager es una herramienta basada en la nube que organiza sus tareas y equipo para una mayor eficiencia. Una vez que tenga su gestión de alcance en su lugar, incluidos su WBS y el diccionario WBS, debe incluir esas tareas en un plan.

Administrar todas esas tareas puede parecer abrumador, pero se pueden controlar con nuestro diagrama de Gantt en línea. Simplemente ingrese sus tareas y aparecerán en la vista del proyecto del diagrama de Gantt. Asigne a cada tarea una fecha de inicio y finalización y luego completan una línea de tiempo. Ahora puedes ver todo tu proyecto en un solo lugar.

Es probable que algunas de sus tareas no puedan comenzar o terminar hasta que otra haya comenzado o terminado. Estas tareas dependientes pueden crear cuellos de botella más adelante en el proyecto si no las identifica en su plan, lo cual es fácil en nuestro diagrama de Gantt. Simplemente arrastre la tarea dependiente a las otras tareas de las que depende y se vincularán.

Los hitos que describió en su diccionario WBS también se pueden agregar al diagrama de Gantt. Se insertan fácilmente y se muestran como íconos en forma de diamante. Esto divide su proyecto más grande en fases más pequeñas, lo que lo hace más fácil de administrar.

ProjectManager es un software basado en la nube que le brinda todas las herramientas que necesita para ejecutar su WBS de manera más eficiente. Puede monitorear y realizar un seguimiento del progreso y el rendimiento, luego generar informes filtrables con un solo clic para facilitar la actualización de las partes interesadas. Únase a las decenas de miles de equipos que ya utilizan nuestra herramienta participando hoy en esta prueba gratuita de 30 días.