Cómo organizar un webinar exitoso desde cero

Sin duda, 2020 marcó el cambio de offline a online para el mundo de las compras, el trabajo, la formación y, aún más, los eventos. Convenciones, seminarios y conferencias se han adaptado a las restricciones, legitimando irreversiblemente el webinar como una nueva forma de comunicarse con el público.

Durante la emergencia sanitaria COVID-19, nos vimos obligados a repensar las formas en las que interactuamos con los clientes, transformando los eventos físicos en conferencias virtuales.

En este escenario, los seminarios web han venido a nuestro rescate. De hecho, una herramienta de este tipo nunca había revelado todo su compromiso y potencial de generación de leads como lo hizo en 2020. Estas reuniones virtuales permitieron a las empresas dialogar constantemente con el público y no renunciar a la agenda de sus eventos. No es una coincidencia que los datos del Observatorio 2021 de MailUp revelen cómo "webinar" fue la palabra clave más utilizada en las campañas de correo electrónico del año pasado.

En 2020, muchas empresas se vieron obligadas a trasladar sus eventos de fuera de línea a en línea por primera vez, organizando sus primeros seminarios web sin mucha preparación. En esta publicación de blog, veamos cómo 8 sencillos pasos pueden crear un evento virtual desde cero.

Comencemos con lo básico: ¿qué es un seminario web?

La palabra "webinar" proviene de la unión de dos términos en inglés: "web" y "seminar". De hecho, es un seminario en línea. Su etimología implica un concepto de formación. Podríamos definir un webinar como una sesión educativa o informativa, a la que se puede acceder desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

Webinar: todos los beneficios

Antes de comprender cómo se organiza un webinar y los pasos fundamentales para crear un evento exitoso, veamos sus fortalezas y por qué este tipo de plataforma puede ser una herramienta de integración útil para sus estrategias de marketing:

• Marketing de contenido inmersivo : como una de las pocas herramientas de marketing de contenido que puede captar la atención del usuario durante un largo período de tiempo, el seminario web se destaca de otros tipos y formatos (piense, por ejemplo, en un video publicado en las redes sociales).
• Experiencia basada en datos: la experiencia del seminario web comienza y termina con los datos. Garantiza información profunda y confiable sobre el sentimiento y el compromiso de los participantes basada en cifras concretas.
• Solución eficaz y de bajo costo : ya sea gratis o de pago, el seminario web es ciertamente menos costoso que un evento físico.

Mini guía simple de 8 pasos para crear un seminario web

Si es nuevo en la organización de seminarios web y esta actividad no le era familiar antes de 2020, aquí hay algunos pasos simples para crear un evento exitoso.

De nuestra propia experiencia, hemos recopilado lo que creemos que es la estrategia de lanzamiento más efectiva y simple para principiantes.

1. Elija el objetivo y el objetivo

¿Por qué quieres organizar este evento online?

Esto es lo primero que debe preguntarse. Esto arrojará una luz sobre cómo configurar todo su seminario web y cómo tener éxito en su promoción.

De hecho, el primer paso para crear un webinar requiere definir su objetivo principal. Será difícil entender cómo establecer una estrategia sin una idea clara y precisa del propósito.

Una vez que tenga el objetivo principal, pregúntese esto para profundizar en sus ideas: ¿el evento está dirigido a sus clientes o está buscando captar nuevos clientes y promocionar su oferta?

Definir el público objetivo es el segundo paso fundamental para configurar toda su estrategia. Si su respuesta fue "sí" a ambos, elija el objetivo prioritario entre los dos.

2. Defina la métrica de éxito

Establezca su métrica de éxito después de delinear el objetivo y el objetivo del evento. Se trata del KPI para monitorear si el evento fue exitoso o no. Definir el punto de referencia puede llevar un tiempo y parecer difícil las primeras veces. Sin embargo, es la única forma de determinar si sus esfuerzos están dando sus frutos, comprender si necesita mejorar algo o incluso optar por una estrategia totalmente diferente.

A continuación, se incluyen algunas métricas de éxito que pueden ser adecuadas para usted:

• número de contactos nuevos generados
• número de contactos existentes involucrados
• número de solicitudes de activación para una nueva función o producto
• número de nuevas oportunidades (prospectos)
• creación de nuevas oportunidades (ofertas) para vendedores

3. Encuentre la plataforma de seminarios web adecuada

Lo más probable es que desee seleccionar la plataforma que albergará su primer seminario web.

De lo que hay por ahí, recomendamos lo siguiente:

• Ir a
• Demio
• Livestorm
• WebinarGeek
• ClickMeeting

Una oportunidad adicional, más inmediata y simple también le permitiría aprovechar su audiencia: explote sus perfiles de redes sociales iniciando una transmisión en vivo en canales como LinkedIn, YouTube o Facebook.

El lado positivo de esta solución es que todos sus seguidores tienen la oportunidad de conectarse, seguir en vivo, hacer preguntas e interactuar. Además, la transmisión en vivo se promocionaría directamente a su audiencia a través de notificaciones en la aplicación.

4. Crea el evento: elige los ponentes y el cartel

Has elegido la herramienta: ahora es el momento de crear el evento. Evidentemente, este paso debe adaptarse a la herramienta que hayas elegido. Sin embargo, asegúrese de elegir un título cautivador, proporcione una descripción precisa y asegúrese de que la duración del seminario web sea clara. Esta es la clave.

Ahora, si aún no lo ha hecho, es importante establecer los oradores para que pueda ingresar sus nombres y puestos de trabajo en la descripción del evento.

Luego, decida la lista de temas y el horario. A menudo, los seminarios web son demasiado largos o demasiado cortos: crear una programación detallada lo ayudará a respetar el horario establecido.

5. Promocionar el evento

¡Ha llegado el momento de promocionar su primer seminario web!

Construya una estrategia promocional basada en su objetivo establecido desde la primera fase:

• Si se dirige a clientes o contactos anteriores, cree una serie de correos electrónicos automáticos. El primero tendrá invitación. Otro seguirá unos días antes del webinar para aquellos que no se hayan registrado.

Descubra cómo configurar un flujo de trabajo automático con MailUp: ¡descubra más sobre la automatización de marketing!

• Si, por otro lado, su objetivo es externo, aproveche todo el potencial de las redes sociales. Cree campañas publicitarias dirigidas dirigiéndose a sus clientes potenciales.

6. Prepárate bien y pruébalo

Empiece a prepararse para el seminario web mientras recopila suscriptores.

Configure su presentación y defina un discurso de apoyo para el material que mostrará durante el evento. Revise minuciosamente el contenido para detectar errores o inexactitudes. Di tu discurso varias veces en voz alta para evitar parecer desprevenido.

Un pequeño consejo: haz una pequeña prueba con otros oradores el día antes de la transmisión en vivo.

Familiarícese con la herramienta para aprender cómo iniciar la transmisión en vivo, cómo pasar la presentación de un orador a otro y cómo administrar el chat y las muchas preguntas que recibirá durante el seminario web.

7. El gran día: llegue temprano para evitar sorpresas de última hora

El día de la transmisión en vivo es muy importante. Preséntese un poco antes para las comprobaciones preliminares esenciales:

• asegúrate de estar en un lugar tranquilo
• comprobar que la conexión sea estable
• compruebe que el PC está conectado a la fuente de alimentación
• haga una revisión final de su presentación para asegurarse de que todo esté correcto y funcionando

Este consejo puede parecer obvio y trivial. Sin embargo, la agitación de la transmisión en vivo puede fácilmente llevarlos a subestimarlos, comprometiendo el éxito de su seminario web.

8. Después del evento, recuerde el seguimiento

Luego, recuerde comenzar las actividades de seguimiento para volver a contactar a los participantes: envíe materiales de seminarios web, obtenga comentarios del evento para mejoras futuras o simplemente agradezca a su audiencia por su participación y estar en contacto.

Paso adicional: grabe sus seminarios web y cree un archivo para usarlo a pedido

Si quieres ir más allá y ser aún más profesional, ofreciendo así un servicio completo a tu público, entonces registra tus shows en vivo y crea un repositorio de todos tus eventos virtuales.

Este paso adicional puede ser de gran ayuda para quienes no puedan asistir a sus seminarios web en vivo.

Para cualquiera que esté interesado, les permitirá acceder a sus eventos a pedido y promover el contenido de sus reuniones virtuales, incluso después de que la cámara esté apagada.

Mida el rendimiento de su seminario web e identifique el margen de mejora

Una vez finalizado el evento, una actividad fundamental es medir el objetivo planteado desde la fase inicial de organización. Analice las métricas que ha seleccionado como indicadores del éxito de su seminario web. Este es un paso clave. Omitirlo obstaculizaría las mejoras futuras.

Cuidado con la sobrecarga

Hemos visto todas las ventajas y los pasos básicos de un evento eficaz. Ahora, le damos un último consejo: utilice el seminario web cuando su objetivo realmente se ajuste a este método de comunicación. No lo uses en exceso.

La emergencia sanitaria y la cancelación de eventos físicos han provocado una explosión de webinars. Las invitaciones a reuniones virtuales bombardean constantemente a los usuarios. No caiga en la trampa de la sobrecarga. Utilice este recurso con moderación e inteligencia para no ser repetitivo y molesto en las relaciones con los clientes.

¡Ahora depende de ti!

En nuestra experiencia, estos pasos no se pueden perder al organizar y crear un seminario web eficaz y exitoso.

¡Ahora te toca a ti empezar a ponerlos en práctica y dar un toque personal a tus shows en vivo!