¿Qué significa realmente la gobernanza de proyectos?

Los proyectos, como cualquier cosa que involucre a muchas personas trabajando juntas, necesitan gobernanza. No solo debe considerar los detalles importantes que componen un proyecto, sino que también debe considerar cómo se solicita y ejecuta un proyecto para lograr el éxito.

Vamos a explorar los matices de la gobernanza del proyecto y veremos los roles asociados con él, los pilares sobre los que se apoya y mucho más. Considere esta su lección de educación cívica en la gestión de proyectos.

¿Qué es la gobernanza de proyectos?

El término gobernanza del proyecto se refiere al conjunto de actividades y directrices que determinan cómo se planifica, ejecuta y gestiona un proyecto. Puede considerar la gobernanza del proyecto como un marco para ayudar a supervisar el curso correcto para el proyecto. Al tener la gobernanza del proyecto como marco, proporciona la consistencia que se suma a la estabilidad del proyecto.

Pero la gobernanza del proyecto va más allá de la toma de decisiones de un solo proyecto. Define las actividades de una organización y quién es responsable de qué. Esa es una gran porción del pastel e incluye todo, desde políticas, regulaciones, funciones, procesos, procedimientos y responsabilidades.

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Los tres pilares de la gobernanza de proyectos

La gobernanza del proyecto se apoya en tres pilares que describen las tres áreas que la definen. Estos incluyen estructura, personas e información. Tomemos un momento para observar más de cerca cada uno de los tres pilares de la gobernanza del proyecto.

Estructura

Un proyecto debe ser respaldado por la organización que lo ejecuta. Eso significa que la alta gerencia de la organización está involucrada en el proyecto. Deben tomarse el tiempo y la energía necesarios para crear una visión para el proyecto a fin de pasar el proyecto a los gerentes de proyectos que se asegurarán de que siga esa visión. Por lo tanto, la estructura de gobierno del proyecto no se trata tanto del equipo del proyecto como de toda la empresa.

Gente

La gobernanza eficaz del proyecto requiere el administrador de proyecto adecuado. Esto significa que la alta dirección debe comprender plenamente las actividades del proyecto. Aquí es donde la gobernanza del proyecto ayuda al gerente del proyecto a comprender los objetivos del proyecto y las tareas necesarias para llegar allí. Para que esto sea efectivo, esos objetivos deben ser claros, alcanzables y sostenibles.

Información

Aquí es donde entra en juego un proceso sonoro. Si bien la visión y los objetivos son importantes, sin una forma clara y coherente de compartir información, un proyecto está condenado. Los proyectos necesitan comunicaciones abiertas y la capacidad de compartir, preferiblemente en tiempo real, para que la gobernanza del proyecto funcione. Eso significa informes regulares, reuniones y más para mantener el proyecto dirigido hacia un final exitoso.

Funciones de gobernanza del proyecto

Veamos ahora los diferentes roles que hacen que la gobernanza del proyecto funcione. Hay muchos roles en la gobernanza del proyecto, pero tres de los cuales son de suma importancia. Estos incluyen el propietario del proyecto, las partes interesadas clave y el grupo asesor. Ahora definiremos cada uno de estos más completamente.

Propietario del proyecto

El propietario del producto es la persona que representa a la organización. A menudo, no se trata de un director de proyecto, sino de la persona que supervisa al director de proyecto.

Partes interesadas clave

La junta del proyecto está compuesta por las partes interesadas clave en el proyecto. Es decir, aquellos que tienen un interés personal en el proyecto. Pueden ser aquellos que han financiado el proyecto o el usuario final para quien se crea el producto o servicio. Las partes interesadas pueden incluso ser proveedores, pero es mejor mantener estas partes interesadas clave en no más de seis para ejecutar el proceso de manera más eficiente.

Grupo Asesor

Si su proyecto es uno en el que es imposible reducir a sus partes interesadas a un número manejable, entonces probablemente formará un grupo asesor más grande. Esto no es un tablero de proyectos, sino más bien un foro. Mientras que el propietario del proyecto se ocupa de las decisiones del día a día, el grupo asesor es más para cuestiones más importantes.

¿Por qué es importante la gobernanza del proyecto?

La gobernanza del proyecto es importante para cada proyecto, desde el más simple hasta el más complejo. Si bien los proyectos más complicados tienden a hacer que sea más fácil ver por qué la gobernanza del proyecto es fundamental para el éxito del proyecto, cualquier proyecto se beneficiará de cómo la gobernanza del proyecto define, documenta y comunica las prácticas del proyecto para ayudar a controlar el proyecto y lograr el éxito. Echemos un vistazo más de cerca a la importancia de la gobernanza del proyecto.

Ajuste de dirección

¿Por qué fracasan los proyectos? A menudo es por la más simple de las razones: que es el proyecto equivocado en el momento equivocado. Tal vez la organización esté sobrecargada o la tecnología no sea lo suficientemente madura. Cualquiera que sea la razón, la falla a menudo se produce por una falla en la parte superior, para evaluar adecuadamente si este es el proyecto correcto.

Warren Bennis señaló que el rol de un gerente es hacer las cosas bien, pero el rol de los líderes es elegir las cosas correctas para hacer. Esto requiere una visión clara del ajuste estratégico de cada proyecto potencial y una selección de los proyectos que asume la organización, que están impulsados ​​por las prioridades, el equilibrio de riesgos, la disponibilidad de recursos y otros factores.

Hay, por supuesto, herramientas para apoyar este proceso. Pero el papel de la gobernanza no es solo una aplicación ciega de herramientas. Considere los intereses a corto y largo plazo de su organización y evite la 'trampa codiciosa' de asumir un proyecto valioso más a pesar de no tener recursos suficientes para hacerlo, liderarlo o gobernarlo adecuadamente.

Toma de decisiones

La toma de decisiones está recibiendo la atención que merece. Las revistas de negocios y las secciones de gestión de las librerías de los aeropuertos están llenas de artículos y libros sobre el tema. Todos los gerentes de proyecto deben leer una muestra de estos para comprender mejor qué hace una buena decisión y cómo configurar las condiciones que necesita en su proyecto.

El desafío al que nos enfrentamos es que no podemos simplemente definir una buena decisión como la decisión correcta. Cuando tomamos una decisión, no podemos saber si resultará correcta, pero debemos saber si es una decisión “buena” y es más probable que sea correcta. Es imperativo que las estructuras de gobierno del proyecto incorporen las condiciones para una toma de decisiones sólida. Entonces, ¿cuáles son estas condiciones?

• Evidencia

Debe otorgar a cada responsable de la toma de decisiones acceso independiente a los datos. También es importante que los datos que obtengan estén lo más crudos y sin procesar posible. Cualquier procesamiento de datos corre el riesgo de seleccionar qué datos enfatizar e introducir un sesgo en la forma en que se presentan. Si todos los responsables de la toma de decisiones obtienen los mismos datos procesados, todos están sujetos al mismo sesgo.

• Autoridad

El tomador de decisiones o el grupo deben tener la autoridad total necesaria para tomar y comprometerse con sus decisiones. Esto se trata en gran parte de la legitimidad y el estatus, pero también en parte de la autoridad intelectual. ¿Tienen la experiencia y los conocimientos para tomar una decisión acertada?

• Proceso

El proceso de toma de decisiones puede incorporar análisis defectuosos y sesgos o puede contrarrestarlos. La capacitación es vital para ayudar a los tomadores de decisiones a comprender cómo estructurar su proceso. Esto incluye crear la objetividad adecuada y la necesidad de equilibrar la recopilación, el análisis y la exploración de datos con la necesidad de tomar decisiones oportunas.

Supervisión del proyecto

La estructuración y el análisis de los datos del proyecto también son vitales para la función de gobierno de supervisar su proyecto. Se trata de asegurar que un proyecto va por buen camino, satisfaciendo las necesidades de la organización y cumpliendo con las normas, reglamentos y procedimientos.

Si bien hay muchas habilidades importantes que deben aprender las personas involucradas en la gobernanza, quizás su activo más importante es la curiosidad. Esto les llevará a desplegar las principales técnicas: preguntar, escuchar y hacer zoom.

• Interrogatorio

Hay un arte en hacer buenas preguntas. Si es responsable de la gobernanza de un proyecto, debe estar preparado para adoptar un enfoque forense para descubrir las realidades desordenadas. Esto será especialmente importante en las puertas de etapa donde necesita recopilar y probar la evidencia antes de comprometerse con una decisión importante del proyecto.

Este tipo de cuestionamiento a menudo puede volverse contradictorio, razón por la cual muchos procesos de entrada involucran a personas externas al proyecto. Pero esto, a su vez, corre el riesgo de que el director del proyecto y su equipo se sientan aún más bajo un escrutinio hostil. El desafío para todos nosotros es adoptar el buen gobierno como parte de nuestra mentalidad y ver el cuestionamiento, incluso en su forma más forense, como una investigación útil.

• Escuchando

El cuestionamiento es de poca utilidad a menos que vaya acompañado de una escucha de alta calidad. Sin embargo, todos conocemos personas cuyo hábito es hacer preguntas para aclarar un punto o solo hacer preguntas para las que creen que saben la respuesta. Esto, por supuesto, los prepara para una discusión.

Solo puede seguir un curso verdadero si escucha toda la evidencia y evalúa cada opinión. Entonces, después de haber hecho una pregunta, deja de pensar en la siguiente y comienza a prestar atención a la respuesta que obtienes.

• Zoom

Casi todos los gerentes de proyectos han sufrido uno o ambos de estos comportamientos desafiantes por parte de patrocinadores, jefes, clientes o grupos directivos. El comportamiento número uno es una determinación obstinada de entrar en los detalles de todo lo que está haciendo el primer ministro. Tienen una disposición entrometida que te hace sentir como si no tuvieras autonomía ni capacidad práctica para liderar tu propio proyecto. Por otro lado, este comportamiento frecuentemente pasa por alto el panorama general y, por lo tanto, descuida los temas estratégicos más importantes mientras se enfoca exclusivamente en los detalles inmateriales.

El comportamiento número dos es casi todo lo contrario. El detalle parece irrelevante para el panorama estratégico general para algunas personas. Así que eligen ignorar, o no se molestan en involucrarse con los detalles. Esto está bien cuando las cosas van bien, pero a veces el nivel de gobierno necesita sumergirse en los hechos precisos para ver qué se están perdiendo los gerentes de proyecto.

Imagine el objetivo zoom definitivo; puede enfocarse en los detalles como un microscopio pero también puede alejarse para ver el universo del proyecto en una sola vista. Esto es lo que necesitan los patrocinadores de proyectos y las juntas. Es la voluntad de ajustarse a la escala necesaria junto con la percepción de saber en qué es correcto enfocarse en cada momento.

Disciplina

La buena gobernanza de proyectos no es fácil: requiere disciplina. Una organización necesita establecer estructuras de gobierno, capacitar a los patrocinadores y miembros de la junta que las componen, y hacer cumplir los procedimientos básicos que asegurarán la calidad de su trabajo. Para cumplir bien sus roles de gobierno, las personas requieren capacitación en el establecimiento de estrategias, la toma de decisiones y la supervisión.

¿Qué pueden hacer los gerentes de proyecto para que algo de esto suceda? Aquí hay una breve lista de verificación de pasos prácticos a considerar.

• Organice un evento de capacitación de la junta del proyecto para analizar los procesos de toma de decisiones y los requisitos de información.
• Discuta lo mismo con su patrocinador.
• Priorizar un sólido mantenimiento de registros que genere transparencia, rendición de cuentas y una fuente lista de buenos datos para ayudar a que el proceso de supervisión y toma de decisiones funcione con solidez.
• Establezca un proceso de puerta de etapa para su proyecto, independientemente de si su organización lo exige.
• Asigne tiempo en su plan de proyecto para el proceso de gobierno, y también para que los involucrados (incluido usted mismo) se preparen a fondo.
• Establezca criterios para decisiones importantes al comienzo de los proyectos.
• Cree un requisito para que cada decisión de gobierno se pruebe con respecto a si los tomadores de decisiones creen que es lo mejor para su organización.
• Realice análisis de escenarios y ejercicios pre-mortem para asegurarse de que los responsables de la toma de decisiones puedan evaluar los impactos potenciales de sus decisiones.
• Cuando espere una serie de decisiones complejas, establezca un grupo de decisión adecuadamente calificado para tomar las decisiones o asesorar a los responsables de la toma de decisiones.
• Hacer buen uso de las listas de verificación, para reducir el alcance de errores y omisiones en procesos vitales.

Dos cosas frenan las fuerzas del caos que amenazan constantemente los esfuerzos innovadores que llamamos proyectos: la capacidad del director del proyecto para ejercer control en el entorno complejo y cambiante del proyecto, y la capacidad de la organización para imponer un buen gobierno en las decisiones que él y su director del proyecto toman. .

Contamos con organizaciones profesionales como APM y PMI para capacitar y desarrollar gerentes de proyectos. ¿Dónde está el equivalente para patrocinadores y miembros de la junta del proyecto? Justo ahora, consulté el índice de mi (cuarta edición de la guía) el Cuerpo de conocimiento de gestión de proyectos de PMI . Entre la "conciliación del límite de financiación" y las "regulaciones gubernamentales" no hay nada. La gobernanza ni siquiera merece una entrada en el PMBOK, algo que debe cambiar en el futuro.

La gobernanza sin las herramientas que permitan una visión institucional de los datos del proyecto está preparada para el fracaso. Las funciones de colaboración, junto con los informes del tablero en tiempo real en ProjectManager, permiten múltiples roles dentro de una organización para obtener información sobre el estado y el rendimiento del proyecto. Pruébelo gratis con esta prueba de 30 días.