¿Qué se pierde cuando los eventos en persona quedan en espera y cómo podemos salvarlo?

Este año, hemos visto cómo la industria de los eventos se pone patas arriba. Ya sea que se cancelen, pospongan o conviertan a eventos digitales, los eventos en persona en su conjunto se han suspendido comprensiblemente a la luz del COVID-19.

Más recientemente, Cannes anunció que cancelará por completo su evento presencial de 2020 después de que los organizadores decidieran originalmente posponerlo hasta octubre, mientras que el Festival de Cine SXSW se asoció con Amazon Prime para transmitir películas de forma gratuita en lugar de exhibirlas en persona este año.

Si bien hemos visto grandes ejemplos como estos de empresas que se vuelven creativas con sus estrategias de conferencias en medio de COVID-19, no podemos evitar pensar en lo que se pierde cuando se posponen los eventos en persona.

Como hemos visto los expertos de la industria y los medios de comunicación, la industria de los eventos no está "condenada", pero cambiará. Ahora más que nunca es el momento de considerar cómo los especialistas en marketing y los planificadores de eventos pueden asegurarse de mantener a las personas entretenidas, conectadas y, lo más importante, comprometidas de forma virtual.

Al emplear las estrategias adecuadas, las empresas pueden regresar mejor que nunca para seguir creando la sensación de comunidad que las personas anhelan de los eventos, mientras continúan recopilando datos valiosos sobre la intención que fortalecen las relaciones con sus clientes y prospectos en esta nueva realidad.

En el futuro inmediato, a medida que los especialistas en marketing y los planificadores de eventos reflexionan sobre esto y exploran sus opciones para brindar oportunidades de eventos digitales, se enfrentan tres consideraciones principales: replicar la energía y el impulso en un entorno virtual, comprender el poder de la conexión humana cara a cara. y mantener la autenticidad en las relaciones comerciales.

Replicando la energía de eventos en vivo a través de la pantalla

Con los eventos, tener buen contenido y presentaciones es una cosa, pero un orador poderoso frente a una audiencia que transmite su mensaje es lo que realmente sella el trato y capta la atención.

Más allá del escenario, la energía que las personas obtienen al estar en una habitación con otros profesionales, reconectarse con colegas nuevos y antiguos, probablemente con una canción clásica favorita sonando de fondo, es incomparable.

Si bien escenarios como este no son posibles en este momento con eventos que giran hacia lo digital, los especialistas en marketing de eventos y los planificadores deben considerar cómo sus negocios pueden igualar este impulso en un entorno virtual.

Será útil centrarse en oradores muy atractivos y comprender cómo prepararlos para la pantalla en lugar de una audiencia en vivo. Otras tácticas, como las "horas de networking" virtuales y la gamificación a través de competencias o encuestas en vivo, también pueden ayudar a mantener a la audiencia entusiasmada con lo que sigue.

Para ampliar aún más la participación de la audiencia, los especialistas en marketing de eventos pueden considerar una aplicación móvil como un medio para agregar datos de intención y poder personalizar con mayor precisión el contenido y el seguimiento.

Reconociendo el poder de la conexión humana en los eventos.

Se nos enseña desde una edad temprana que los apretones de manos son el pan y la mantequilla de las primeras impresiones. Si bien es un pequeño gesto, el acto de estrechar la mano de alguien al conocerlo es una de las muchas formas en que el networking y la interacción humana ha cambiado con la cancelación de eventos en persona.

Al final del día, todos los seres humanos anhelan la conexión, y los pequeños actos como este, las interacciones más grandes que conforman las redes como las conocemos, incluidas las conversaciones cara a cara y las reuniones uno a uno, juegan un papel importante en la relación. edificio.

Hemos visto esto respaldado por el hecho de que el uso de herramientas y aplicaciones de videoconferencia ha aumentado drásticamente desde que se implementaron iniciativas para quedarse en casa a la luz de COVID-19.

Si está considerando un evento digital, cree momentos frecuentes para la interacción en vivo, ya sea invitando a los participantes a brindar información sobre una sesión o tema a través de salas de chat, rondas de preguntas rápidas para mantener a la gente en pie o simplemente dando acceso a un utilice una herramienta de trabajo en red, como una aplicación móvil para eventos, donde los asistentes pueden "reunirse" o charlar entre sesiones.

En entornos virtuales, es fácil olvidar que los asistentes no solo quieren ver el contenido, sino que también quieren poder interactuar con él, hablar con los oradores y otros asistentes y proporcionar comentarios.

Mantener la autenticidad en las relaciones comerciales.

Siempre que esté comercializando o vendiendo algo, lo más difícil es demostrar autenticidad en su enfoque, y esto se hace aún más difícil cuando tiene que comunicarse con las personas por correo electrónico y otras alternativas virtuales, en lugar de eventos en persona.

Prepare a su equipo de ventas para la creación de redes en un entorno virtual: ¿cómo debería cambiar su enfoque y cómo lo respaldará su alternativa digital?

Tenga en cuenta los conceptos básicos como la de permitir oportunidades de uno-a-uno de networking durante la reunión virtual, y animando a su equipo de siempre tomar reuniones con video en ofrecer una conversación más agradable.

Además, al igual que con un evento en persona, recopilar la información correcta sobre su público objetivo y clientes potenciales para ofrecer contenido personalizado e interactivo es igual de importante, si no más, en un entorno virtual.

Comprenda qué datos desea recopilar antes de que comience su evento virtual y use esos conocimientos para realizar seguimientos personalizados para mantener a las personas involucradas con su contenido después.

Las alternativas virtuales no pueden reemplazar algunos de los mejores momentos que ofrecen los eventos en persona, pero tenemos que adaptarnos a esta nueva realidad y humanizar la experiencia digital para mantener a nuestras audiencias comprometidas.

Encontrar formas de replicar la energía que brindan los eventos en persona, crear momentos para el compromiso y la interacción cara a cara y mantener una comunicación auténtica con los clientes y prospectos son todas las principales consideraciones para los especialistas en marketing y planificación de eventos a medida que avanzan hacia los eventos digitales.

Al final del día, las personas ahora más que nunca buscan razones para reunirse (virtualmente), aprender unos de otros y construir conexiones significativas.

Kathy Isola es la directora de atención al cliente de Certain . Tiene más de 20 años de experiencia en roles de atención al cliente global, liderando el éxito del cliente, equipos de soporte y servicios profesionales, y equipos de escalado para satisfacer la demanda global de los clientes.