¿Qué es un presupuesto empresarial? Conceptos básicos de presupuesto empresarial

Toda empresa, incluso una empresa sin fines de lucro, necesita un presupuesto. Un presupuesto comercial puede verse como el combustible que impulsa el negocio. Para entender lo que eso significa, primero tenemos que definir qué es un presupuesto comercial, lo cual haremos en un momento.

Este blog también explica la importancia del presupuesto comercial y detalla cómo crear un presupuesto comercial. Hay más de un tipo de presupuesto comercial y describiremos brevemente los más comunes. Finalmente, le mostraremos cómo administrar un presupuesto comercial para mantener su negocio viable.

¿Qué es un presupuesto empresarial?

Un presupuesto empresarial es el plan de gastos de una empresa basado en sus ingresos y gastos. Uno de los principales objetivos de un presupuesto empresarial es identificar los fondos disponibles de la empresa y estimar cuánto se gastará durante un período de tiempo. Esto permite que la empresa calcule cuáles serán sus ingresos durante ese período de tiempo.

Un presupuesto comercial generalmente cubre el período de un año, ya sea el año calendario o un año fiscal. Sienta las bases para todo lo que hará la empresa durante el próximo año, como la cantidad de ventas que generará la empresa o la cantidad que la empresa debe reservar para inversión.

Todas esas preguntas son difíciles de responder e imposibles de responder con precisión si la empresa no elabora primero un presupuesto empresarial para pronosticar los fondos de la empresa con un alto grado de claridad. Otro término para el presupuesto empresarial es un plan financiero. Lo llames como lo llames, esto identifica los recursos disponibles y ayuda a calcular el gasto y la facturación.

Estos datos se utilizarán en la planificación del próximo año. Otras preguntas que responde son cuántos ingresos debe generar la empresa, qué se asigna a los gastos para generar ingresos, cuánto se gastó y qué sobra. Un presupuesto comercial también lo ayudará a comprender cuánto dinero necesita para el futuro en términos de ventas, ganancias y su posición de efectivo.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos que ayuda a las empresas a crear un presupuesto viable y realizar un seguimiento de ese presupuesto con respecto a su plan financiero en tiempo real. Puede crear un presupuesto, administrar los recursos, incluidos los recursos humanos y no humanos, y monitorear esos costos en tiempo real para asegurarse de cumplir con su plan financiero. Una vez que haya planificado su presupuesto en nuestro diagrama de Gantt, puede establecer una línea de base y realizar un seguimiento de su presupuesto planificado frente a su presupuesto real en tiempo real en nuestro panel en vivo o en el panel de cartera en vivo, si está administrando varios proyectos. No se requiere configuración. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Por qué es importante el presupuesto empresarial?

Además de las ventajas obvias de pronosticar costos e ingresos, hay muchas razones para hacer un presupuesto comercial. Por un lado, permite que una empresa se prepare para emergencias. Ya sea que se trate de riesgos imprevistos o probables, puede reservar fondos como contingencia contra gastos inesperados.

Tener un presupuesto empresarial también es atractivo para los inversores. No están jugando con sus fondos, sino colocando cuidadosamente el dinero en empresas que creen que generarán un retorno de su inversión. Cuando los inversionistas ven una empresa que tiene un presupuesto comercial bien pensado, les muestra un negocio organizado y comprometido, lo que hace que el inversionista tenga más confianza para invertir.

Un presupuesto comercial ayuda a la empresa a alcanzar sus objetivos de ventas al definir cuánto espera vender durante el año. También puede ayudar a una empresa a alcanzar sus objetivos financieros, lo que significa que volverá a estar disponible para hacer negocios en el futuro. Además, si la empresa tiene alguna deuda, el presupuesto empresarial puede incluirla en sus gastos y así saldar la deuda.

Luego están los impuestos. Tener un presupuesto comercial hace que sea más fácil para usted o su contador procesar sus impuestos e incluso podría ahorrarle dinero. Cualquier gran decisión financiera en el horizonte también se beneficiará del trabajo que ha realizado en su presupuesto empresarial. Estará en una mejor posición para saber si puede permitírselo o no.

Cómo crear un presupuesto comercial

Es momento de hablar de crear un presupuesto empresarial para que puedas aprovechar sus beneficios. Esto incluye maximizar la eficiencia, alcanzar sus objetivos e incluso identificar fondos que puedan reinvertirse o predecir meses lentos para evitar gastos excesivos. Se pueden obtener todas estas recompensas, pero solo si sigue estos pasos para crear un presupuesto comercial.

1. Calcule sus ingresos

Primero, revise sus ingresos, mire todas sus fuentes de ingresos y determine cuánto dinero gana mensualmente. Los datos históricos que analizan lo que trajo el año anterior ayudarán a hacer un pronóstico más preciso de lo que espera hacer el próximo año.

2. Estimar costos fijos y variables

A continuación, querrá reunir sus costos fijos y variables para estimar mejor cuáles serán el próximo año. Los costos fijos son aquellos que son constantes y no cambian con frecuencia, como el alquiler, los pagos de deudas, los salarios de los empleados, etc. Los costos variables son aquellos que sí cambian, que pueden incluir salarios por hora, materias primas, costos de servicios públicos que fluctúan debido a los negocios. actividad, etc

3. Estimar costos directos e indirectos

Los costos directos son aquellos gastos comerciales que provienen de un proyecto, servicio, etc. específico. Mientras que los costos indirectos, a menudo denominados costos generales, son gastos operativos que no se atribuyen a un solo proyecto, servicio, etc. Los costos indirectos se calculan multiplicando la tasa de gastos generales del patrocinador por la base de costos directos. Los costos indirectos se calculan dividiéndolos por el número de unidades.

4. Crear un Fondo de Contingencia

Ningún presupuesto comercial es perfecto, por lo que deberá tener en cuenta los costos para gastos inesperados. Eso se llama un fondo de contingencia. Este debe ser un porcentaje del presupuesto comercial, suficiente para reparar equipos averiados, reemplazar inventario, etc.

5. Cree su presupuesto basado en ingresos y costos

Ahora que tiene una estimación de sus ingresos y costos, o gastos para el próximo año, el siguiente paso es crear el presupuesto comercial. Querrá mirar el mercado para ajustar sus cifras para reflejar la demanda que espera para su negocio.

6. Calcule su beneficio

Una vez que haya sumado todos sus ingresos y costos proyectados para el próximo año, reste los gastos de los ingresos para calcular cuáles serán sus ganancias. Esto se puede configurar como objetivos mensuales, así que asegúrese de que sean realistas.

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Tipos de presupuestos comerciales

Hay muchos presupuestos comerciales diferentes y cada uno se enfoca en varios aspectos financieros del negocio. Saber qué presupuesto comercial es el adecuado para su negocio es fundamental. Estos son algunos de los tipos más comunes de presupuestos comerciales.

Presupuesto maestro

Como su nombre indica, este es el presupuesto que recoge todos los demás presupuestos. Es el panorama financiero completo de un negocio y muestra dónde encajan los ingresos y gastos específicos en el negocio en general. Estos son comunes con las empresas más grandes, pero no son desconocidos para las más pequeñas que desean desglosar las finanzas por departamentos o categorías.

Presupuesto operativo

Este presupuesto son los gastos e ingresos relacionados con las operaciones de un negocio. Esos son los fondos utilizados para operar el negocio. Aquí es donde se ocupa de los costos fijos y variables, los ingresos y cualquier otro gasto. Es probable que este presupuesto incluya presupuestos de ventas, producción, materiales directos y mano de obra, gastos generales y administrativos.

Presupuesto de flujo de efectivo

El flujo de efectivo es el dinero que entra o sale de un negocio durante un período específico. Por lo tanto, el presupuesto de flujo de caja se utiliza para tomar decisiones acertadas sobre el flujo de caja, identificar cualquier problema y evitar que la empresa gaste en exceso. El presupuesto de flujo de efectivo ayuda a una empresa a garantizar que tenga suficiente efectivo para cubrir lo que sale y evitar un flujo de efectivo negativo.

Presupuesto financiero

Este presupuesto se usa para comprender cuánto dinero se necesita para alcanzar las metas a corto y largo plazo. Incluye factores tales como activos, pasivos y patrimonio del balance de una empresa. Es un presupuesto que mide la salud de una empresa y qué tan estable es, y se usa a menudo cuando se busca financiación o se piensa en cotizar en bolsa.

Presupuesto Laboral

Un presupuesto de mano de obra se utiliza para calcular cuántos empleados necesita para lograr sus objetivos comerciales. También se utiliza para pagar a los empleados que tiene bajo su empleo y planificar los costos de nómina. Si su empresa utiliza empleados de temporada, entonces el presupuesto laboral también ayudará a asignar los gastos para eso.

Presupuesto estático

Este presupuesto se utiliza para recopilar aquellas ventas y gastos que son predecibles y no cambian a lo largo del año. Algunos ejemplos incluyen software, tarifas de contratistas, alquiler de almacenes, etc. Dado que estos elementos no se ven afectados por el volumen de ventas o los cambios en el negocio, pueden ayudarlo a evaluar el rendimiento de las ventas.

Cómo administrar un presupuesto comercial

Crear un presupuesto comercial, cualquiera que sea el tipo que necesite, es solo el punto de partida. Una vez hecho esto, entonces tienes que administrarlo. La gestión presupuestaria es el proceso de supervisión y seguimiento de los ingresos y gastos a lo largo del año. Hay varias maneras diferentes de hacer esto. Aquí hay tres.

Pronóstico de presupuesto

También llamado pronóstico financiero, es una herramienta para evaluar el desempeño financiero actual de una empresa y las condiciones económicas en las que opera para estimar cuáles serán las tendencias futuras de ingresos y gastos de la empresa.

Planificación presupuestaria

Un plan presupuestario es un proceso utilizado para desarrollar un presupuesto y luego utilizar ese presupuesto para controlar las operaciones comerciales. Al planificar un presupuesto, puede reducir el riesgo que podría afectar negativamente las operaciones comerciales.

Seguimiento del presupuesto

Para cumplir con el presupuesto de su empresa, debe realizar un seguimiento de los gastos, los recibos y las facturas para asegurarse de no exceder el presupuesto asignado. El software puede ayudarlo a realizar un seguimiento de sus costos en tiempo real para realizar los ajustes necesarios para mantenerse alineado con su presupuesto.

ProjectManager tiene funciones de presupuesto

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado con herramientas sólidas para administrar presupuestos y costos. Puede crear un presupuesto en cualquier momento o cambiarlo a través de la configuración del producto. Hay dos tipos de costos, costos de recursos (tanto humanos como no humanos) y costos generales. Nuestros poderosos diagramas de Gantt lo ayudan a organizar sus costos y luego, una vez que establece una línea de base, esos costos planificados se pueden comparar con sus costos reales para asegurarse de que se mantiene dentro de su presupuesto.

Planificar y administrar los costos de los recursos

Los recursos, tanto humanos como no humanos, pueden hacer o deshacer el presupuesto de su empresa. Nuestro software tiene las herramientas para ayudarlo a planificar esos recursos y los costos asociados en nuestro diagrama de Gantt. Puede comparar los costos planificados con los costos reales después de realizar las asignaciones. Para monitorear esos recursos y asegurarse de que estén trabajando a su máxima capacidad, cambie a nuestro gráfico de carga de trabajo. Está codificado por colores, lo que facilita ver la asignación de todos y puede equilibrar su carga de trabajo desde el gráfico para mantener la productividad del equipo.

Genere informes de costos detallados

Los gerentes y las partes interesadas deben realizar un seguimiento de los datos de costos y presupuestos. Hay varios tipos de informes que se pueden crear rápidamente para mostrar esta información de costos. El informe de estado de la cartera muestra una columna de costos codificada por colores que facilita ver si su proyecto está por encima o por debajo del presupuesto. Del mismo modo, existe un informe de estado del proyecto que brinda la misma información, pero para un solo proyecto. El informe del plan del proyecto indica los costos gastados hasta la fecha. El informe de tareas muestra los costos planificados y reales, los costos de recursos planificados y reales. Todos estos informes se pueden filtrar para mostrar solo los datos que desea ver y compartir en varios formatos diferentes para que se puedan presentar a las partes interesadas para mantenerlos actualizados.

Nuestro software puede configurar y realizar un seguimiento de su presupuesto en tiempo real, pero también tenemos funciones de gestión de tareas, riesgos y recursos para controlar su costo y ayudarlo a evitar gastos excesivos. Los flujos de trabajo automatizados agregan eficiencia a sus procesos y la aprobación de tareas garantiza que mantenga las expectativas de calidad a lo largo de ese proceso.

ProjectManager es un software de administración de proyectos en línea que lo ayuda a planificar, administrar y realizar un seguimiento de su presupuesto en tiempo real. Nuestra plataforma colaborativa le permite compartir archivos, comentar y conectarse con todos los miembros de su equipo, en cualquier lugar y en cualquier momento. Únase a equipos de empresas tan variadas como Avis, Nestlé y Siemens que utilizan nuestro software. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.