¿Qué es un histograma de recursos en la gestión de proyectos?

En la gestión de proyectos, los recursos son las personas, las herramientas y los materiales necesarios para realizar el proyecto. En otras palabras, los recursos son importantes, al igual que la gestión de recursos.

Un histograma de recursos es una herramienta estadística utilizada para gestionar recursos. Es un diagrama de gráfico de barras histórico que define un cronograma de asignación de recursos. Los histogramas de recursos ayudan a los directores de proyectos con la planificación de recursos y la gestión de calidad.

El software de gestión de proyectos ha vuelto un poco obsoletos los histogramas de recursos, pero aún pueden aparecer en el examen de certificación PMP. Por lo tanto, no está de más tener una idea de los histogramas de recursos.

¿Qué es un histograma de recursos?

Un histograma de recursos es un gráfico de barras apiladas que se utiliza para la asignación de recursos en la gestión de proyectos. Es básicamente un gráfico de planificación de recursos que muestra la cantidad de tiempo que un recurso está programado para funcionar durante un período de tiempo. También se puede utilizar para determinar la disponibilidad de recursos.

Tener los recursos que necesita, cuando los necesita, es la forma en que las tareas del proyecto se ejecutan de manera eficiente. Los gerentes de proyecto usan histogramas de recursos mientras monitorean el proyecto y siguen su progreso. La información que extraen de un histograma de recursos les da una idea de dónde están sus recursos y cómo se utilizan.

Los histogramas de recursos tienen un eje horizontal que muestra el rango o el valor de las brechas entre las variables y el eje vertical, que representa la cantidad de veces que ocurrió el intervalo. Las barras representan el recurso. También hay una leyenda que identifica cada barra.

Según la Sociedad Estadounidense de Calidad (ASQ), el histograma es la herramienta de calidad más utilizada.

¿Por qué usar un histograma de recursos?

Los gerentes de proyecto usan un histograma de recursos para asegurarse de que sus recursos se asignen correctamente. Ofrecen una manera rápida y fácil de echar un vistazo a la utilización de recursos. Según la Sociedad Estadounidense de Calidad (ASQ), el histograma es la herramienta de calidad más utilizada.

Los recursos capturados en el histograma de recursos son específicos de un período de tiempo, ya sea actual o posterior en el proyecto. Esto puede ayudar al director del proyecto a planificar la distribución de los recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

El histograma de recursos muestra la cantidad de recursos utilizados en cada período de tiempo, similar a un gráfico de Gantt (que también es un gráfico de barras apiladas). Sin embargo, un diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos más robusta que también se puede usar para programar, asignar y rastrear recursos, tareas y más.

El software de administración de proyectos casi siempre tiene un diagrama de Gantt, que es una de las herramientas clave de planificación de recursos y programación de proyectos que utilizan los administradores de proyectos. ProjectManager es un software basado en la nube que lleva los diagramas de Gantt más allá de las herramientas tradicionales de gestión de proyectos. Realiza un seguimiento de los recursos humanos y no humanos y puede establecer una línea de base para realizar un seguimiento del esfuerzo real frente a lo que planeó. Pruebe ProjectManager hoy de forma gratuita.

¿Por qué es importante un histograma de recursos?

Si no está utilizando un software de gestión de proyectos, entonces necesita algún tipo de herramienta de gestión de recursos. El histograma de recursos no es perfecto, pero es mejor que nada.

Nuevamente, el histograma de recursos le permite ver los recursos individuales utilizados en su proyecto contra el cronograma del proyecto y la línea base de recursos. Ayuda a los gerentes de proyecto a tomar mejores decisiones sobre cómo asignar esos recursos para completar esas actividades.

Por supuesto, los histogramas de recursos no son la mejor herramienta para obtener información estadística. Son estáticos y deben generarse cada vez para ver dónde están sus recursos. Eso implica mucho tiempo y esfuerzo, que no todos los equipos de proyecto pueden proporcionar.

Cuándo usar un histograma de recursos

El director del proyecto puede utilizar un histograma de recursos a lo largo del proyecto. Puede ser una herramienta muy útil, incluso si se necesita tiempo y esfuerzo para crear una en Excel. Pero los datos que analiza son importantes para la asignación de recursos en un proyecto.

El histograma de recursos puede ayudar al director del proyecto a determinar qué tan rentable es una actividad en particular. También pueden monitorear diferentes procesos en su gestión de recursos y analizarlos. Luego pueden determinar qué parte del proyecto podría beneficiarse de recursos adicionales o sobreasignada.

Los histogramas de recursos se utilizan a menudo con diagramas de Gantt. Esto ayuda a los gerentes de proyectos a comprender mejor el alcance del proyecto y cómo y cuándo usar sus recursos. Por supuesto, el software de gestión de proyectos es una herramienta más dinámica.

Ventajas y desventajas de un histograma de recursos

Es bastante obvio que un histograma de recursos es una herramienta que tiene sus pros y sus contras. En cierto sentido, se siente anticuado, parte de una caja de herramientas más antigua que ya no se usa. Pero los histogramas de recursos tienen un propósito y la gente continúa usándolos para la gestión de proyectos. Echemos un vistazo a las ventajas y desventajas de usar un histograma de recursos:

Ventajas del histograma de recursos

• Gráficos de uso común para mostrar datos
• Datos fáciles de comparar
• Trabajar bien con grandes rangos de información.

Contras del histograma de recursos

• Difícil de extraer la cantidad exacta de entrada
• Inconveniente al comparar múltiples categorías
• Usar mucho espacio para mostrar poca información
• Puede presentar datos engañosos

Ejemplo de histograma de recursos

Los histogramas de recursos se componen de:

• Un título , que es una breve descripción de los datos que se muestran.
• El eje horizontal, que muestra el período de tiempo
• El eje vertical, que representa los recursos

Las barras representan el recurso y hay una leyenda que identifica cada barra.

En el ejemplo anterior, los recursos son personas que trabajan en el transcurso de seis meses. Como puede ver, el gráfico de barras apiladas utilizado está codificado por colores para mostrar a los gerentes, analistas comerciales, programadores y escritores técnicos.

Esta instantánea de los recursos muestra que los gerentes son constantes, pero la necesidad de analistas comerciales disminuye después de tres meses y los programadores aumentan de marzo a mayo.

Toda esta información de administración de recursos es útil mientras trabaja en su proyecto. Le ayuda a determinar la nómina y a quién incorporar y retirar del equipo (y cuándo). Estos datos estadísticos son importantes para la gestión de proyectos.

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Cómo ProjectManager funciona mejor que un histograma de recursos

Está claro que un histograma de recursos tiene un propósito, pero también está claro que no es la mejor manera de obtener datos del proyecto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que gestiona los recursos y realiza un seguimiento de su uso en tiempo real. De esa manera, siempre puede realizar un seguimiento de los recursos de su proyecto y asegurarse de haber asignado suficientes para completar las tareas.

Seguimiento de recursos en tiempo real

Cuando está creando un histograma de recursos, necesita datos y luego crea manualmente el gráfico en Excel. Con ProjectManager, simplemente vaya al gráfico de carga de trabajo y encuentre una vista codificada por colores de todas las tareas de su equipo. Vea al instante quién está sobreasignado y reasigne el trabajo directamente desde esa página para equilibrar su carga de trabajo y mantener a los equipos trabajando de manera más productiva.

Administre su equipo en la página del equipo

También hay una página de equipo que muestra una descripción general del proyecto. Puede ver el estado de cada miembro del equipo, la cantidad de tareas que tiene asignadas y la prioridad de sus tareas. También puede profundizar en el perfil del equipo para ver su disponibilidad, habilidades y más. Un gráfico le permite ver rápidamente las tareas asignadas y las que se han completado y las que aún están activas.

Crear planes en diagramas de Gantt

Con el diagrama de Gantt de ProjectManager, puede realizar un seguimiento de los recursos que no sean sus recursos humanos. Puede configurar la disponibilidad, luego configurar notificaciones para mantenerlo alertado automáticamente sobre los cambios en el proyecto. El tablero en tiempo real le brinda una vista de alto nivel del proyecto, y los informes le permiten profundizar más para obtener más datos. Además, los informes se pueden filtrar y compartir para mantener a las partes interesadas actualizadas sobre lo que quieren saber.

ProjectManager es un software galardonado que planifica, rastrea e informa sobre los recursos de su proyecto. Obtenga datos en tiempo real para tomar decisiones más perspicaces. Únase a las decenas de miles de equipos que ya utilizan nuestra herramienta para alcanzar el éxito. Pruebe ProjectManager hoy de forma gratuita.