¿Qué es una parte interesada? Definiciones, tipos y ejemplos

Ya sean inversores o clientes, las partes interesadas son importantes para cada proyecto. Pero, ¿qué es un interesado? Hay más de una respuesta a esa pregunta. Tomemos un tiempo para definir qué es una parte interesada, ejemplos de partes interesadas y plantillas gratuitas de partes interesadas que pueden ayudar con la gestión de partes interesadas.

¿Qué es una parte interesada?

Una parte interesada es un individuo, grupo u organización que se ve afectada por el resultado de un proyecto o una empresa comercial. Las partes interesadas tienen interés en el éxito del proyecto y pueden estar dentro o fuera de la organización que patrocina el proyecto. Las partes interesadas son importantes porque pueden tener una influencia positiva o negativa en el proyecto con sus decisiones. También hay partes interesadas críticas o clave, cuyo apoyo es necesario para que el proyecto exista.

Un interesado es una persona, como cualquier otro miembro del proyecto, y algunos son más fáciles de gestionar que otros. Tendrá que aprender a usar técnicas de mapeo de partes interesadas para identificar quiénes son sus partes interesadas clave y asegurarse de cumplir con sus requisitos.

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La parte interesada tiene un interés personal en el proyecto, lo que significa que querrá mantenerlos actualizados con regularidad. ProjectManager es un software de gestión de trabajo y proyectos que tiene paneles en tiempo real que monitorean seis métricas de proyectos. Los tableros no requieren configuración y muestran automáticamente el progreso y el rendimiento en gráficos y cuadros coloridos. Se pueden compartir fácilmente para gestionar las expectativas de las partes interesadas. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Parte interesada frente a accionista

Las partes interesadas no son lo mismo que los accionistas. Una parte interesada puede ser una amplia variedad de personas afectadas o involucradas en el proyecto. Por ejemplo, una parte interesada puede ser el propietario o incluso el accionista. Pero las partes interesadas también pueden ser empleados, tenedores de bonos, clientes, proveedores y vendedores.

Un accionista puede ser un accionista. Sin embargo, un accionista es alguien que ha invertido en una corporación. Esa corporación podría iniciar proyectos en los que el accionista también es una parte interesada. En pocas palabras, los accionistas también son partes interesadas, pero las partes interesadas no siempre son accionistas. Eso es porque un accionista posee parte de una empresa pública a través de la compra de acciones. Una parte interesada tiene interés en el desempeño general de la corporación, no en el desempeño de las acciones.

Tipos de partes interesadas

Las partes interesadas pueden ser cualquier persona con influencia o cualquier persona que pueda ser influenciada por el proyecto. Ya hemos visto que puede haber muchas partes interesadas, algo que discutiremos a continuación. Todas las partes interesadas se pueden dividir en dos grupos: partes interesadas internas y partes interesadas externas. Echemos un vistazo a ambos.

1. Partes Interesadas Internas

Las partes interesadas internas están dentro de la organización. El proyecto los impacta directamente ya que sirven y son empleados por la organización que lo administra. Las partes interesadas internas pueden incluir empleados, propietarios, la junta directiva, gerentes de proyectos, inversionistas y más.

2. Partes interesadas externas

Las partes interesadas externas están fuera de la organización y se ven afectadas indirectamente por el proyecto. Están influenciados por el trabajo de la organización, pero no son empleados de la organización. Estas personas pueden ser proveedores, clientes, acreedores, clientes, intermediarios, competidores, sociedad, gobierno y más.

Ejemplos de partes interesadas

Como mencionamos, hay muchos tipos de partes interesadas, muchas de las cuales pertenecen a las categorías de partes interesadas internas o externas. Echemos un vistazo a algunos de los ejemplos de partes interesadas más comunes.

• Inversores: Son interesados ​​que buscan un rendimiento económico y pueden ser accionistas y tenedores de deuda. Han invertido capital en el negocio y quieren un retorno de esa inversión.
• Empleados: estas partes interesadas dependen de su empleo y seguridad laboral. Tienen una participación directa en la organización, ya que los apoya y les brinda beneficios.
• Clientes: estas partes interesadas quieren el producto o servicio que entrega el proyecto y esperan que sea de calidad y contenga valor.
• Proveedores y vendedores: estas partes interesadas tienen sus ingresos vinculados con el proyecto, ya que venden bienes y servicios a la empresa que administra el proyecto. El éxito del proyecto significa más negocios para ellos.
• Comunidades: Estas partes interesadas no quieren que el proyecto tenga un impacto negativo en su salud, seguridad o desarrollo económico. Las organizaciones que están alojadas en sus comunidades o que trabajan en proyectos en sus comunidades pueden impactar la creación de empleo, el gasto y más.
• Gobierno: estas partes interesadas obtienen impuestos y el producto interno bruto de un proyecto. Son las principales partes interesadas, ya que recaudan impuestos tanto de la empresa a nivel corporativo como individualmente de aquellos a quienes emplea.

Un interesado es una persona, como cualquier otro miembro del proyecto, y algunos serán más fáciles de gestionar que otros. Vas a tener que aprender a tratar con una variedad de personalidades y asegurarte de tener un diálogo productivo para conocer los objetivos del proyecto para los que te contrataron. Pero primero, ¿quién es el interesado?

Cómo gestionar las partes interesadas del proyecto

La gestión de las partes interesadas es fácil si sigue los pasos correctos de gestión de partes interesadas. Estos son los pasos que cualquier gerente de proyecto debe seguir al administrar las relaciones con las partes interesadas.

1. Identificación de las partes interesadas

Identificar a las partes interesadas en su proyecto es clave ya que el éxito del proyecto depende de ello. Si su parte interesada no está contenta, el proyecto no es un éxito completo. Querrá comenzar este proceso tan pronto como se cree el acta de constitución del proyecto.

Un buen lugar para comenzar a averiguar quiénes son sus partes interesadas es revisar el acta de constitución del proyecto, que documenta el motivo del proyecto y designa al gerente del proyecto. Entre la información sobre objetos, presupuesto, cronograma, supuestos, restricciones, patrocinadores del proyecto y alta dirección, puede discernir las partes interesadas.

Asegúrese de revisar los contratos, ya que las partes interesadas pueden mencionarse en estos documentos. ¿Existen factores ambientales u otras organizaciones con vínculos clave con el proyecto? Revíselos, ya que podrían proporcionarle los nombres de las partes interesadas. Por ejemplo, si hay factores ambientales dictados por el gobierno, entonces el gobierno es una parte interesada. Revise sus reglamentos y normas para mantenerse en buenos términos con ellos.

2. Análisis de las partes interesadas

Una vez que identifique a las partes interesadas de su proyecto, es el momento de la fase de análisis de las partes interesadas. Aquí es cuando recopilará información y requisitos de ellos. También deberá comenzar a estimar su nivel de participación e influencia en su proyecto para preparar estrategias de comunicación con las partes interesadas y priorizarlas.

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3. Priorización de las partes interesadas

Una pregunta clave para cualquiera que administre un proyecto es ¿cómo debe administrar a una parte interesada en el proyecto? Para complicar las cosas, puede haber muchas partes interesadas, y debe tratarlas como lo haría con cualquier otra tarea en su lista de tareas pendientes: priorizándolas.

En el transcurso de un proyecto, una parte interesada puede ser más valiosa en términos de las objeciones del proyecto y algunas pueden exigir más atención que otras. Cuando esté elaborando el cronograma de su proyecto, asegúrese de definir quiénes son esas personas y en qué punto de la fase del proyecto podría necesitar atenderlas más.

4. Participación de las partes interesadas

Ahora hemos llegado a la segunda parte de nuestra pregunta. Cuando hablamos de gestión de partes interesadas, lo que queremos decir es crear una relación positiva con sus partes interesadas al cumplir con sus expectativas y los objetivos que acordaron en el proyecto. Sin embargo, esta relación no solo se concede. Debe ser ganado. Puede ganarse la confianza y construir una relación positiva con las partes interesadas a través de una comunicación proactiva y escuchando sus necesidades.

Una forma de hacerlo es entrevistando a las partes interesadas del proyecto, no a todas, pero sin duda a las más importantes. Es posible que necesite hablar con expertos para obtener información básica sobre campos o grupos particulares, de modo que cuando tenga conversaciones individuales con las partes interesadas, esté bien informado y sea productivo.

Como todo en la gestión de proyectos, hay un proceso para esto:

• Documente las comunicaciones con las partes interesadas . Hágalo formalmente mediante la creación de un plan de comunicación con las partes interesadas. Anote sus nombres y roles en la organización que representan. Documente cada conversación que tenga con estos socios clave del proyecto, tanto para registrar sus intereses y solicitudes, como para poder revisar su información más adelante para verificar su precisión.
• Hacer cumplir el proceso. A continuación, desea mantener un proceso de comunicación con las partes interesadas y asegurarse de que ese proceso sea transparente para que todos sepan qué esperar. Esto incluye solicitudes de proyectos o comentarios. La forma en que documentará y responderá a esas solicitudes debe estar sujeta a un proceso formal de revisión y aprobación. Esto permite que las partes interesadas sepan que las solicitudes están sujetas a revisión y que tiene un proceso al que se adhiere para las solicitudes formales.
• Proporcionar informes de estado frecuentes. Proporcionar informes de estado regulares y oportunos para las partes interesadas es crucial, pero asegúrese de adaptar los informes a la audiencia. Puede entrar en detalles con los miembros del equipo, mientras que los ejecutivos normalmente quieren más información general. No olvide hacer un seguimiento con las partes interesadas y hacer preguntas para ver si tienen algún comentario.
• Disipar Mitos. Es posible que su parte interesada esté trabajando en varios proyectos, lo que significa que no tendrá la misma cercanía con el proyecto que usted. Pero eso no significa que no obtengan otra información sobre su proyecto de otras fuentes. No querrás que sean objeto de chismes o que obtengan información incorrecta que pueda influir en sus opiniones sobre el proyecto.

Plantillas de gestión de partes interesadas

La gestión de las partes interesadas y sus expectativas es una parte importante de la gestión de proyectos. Debe mantener actualizados a los interesados, pero no quiere que interrumpan el importante trabajo de administrar el proyecto. ProjectManager no solo ofrece software, sino también plantillas gratuitas para cada etapa de su proyecto. Aquí hay algunas plantillas que se ocupan de la gestión de las partes interesadas.

Plantilla de análisis de partes interesadas

Antes de que pueda gestionar a sus partes interesadas, debe comprenderlas en el contexto de su proyecto. Nuestra plantilla gratuita de análisis de partes interesadas para Excel lo ayuda a identificar a las partes interesadas del proyecto con una matriz de análisis de partes interesadas. Puede recopilar las partes interesadas clave por grupo y determinar su nivel de participación, interés y poder.

Plantilla de mapa de partes interesadas

Nuestra plantilla de mapa de partes interesadas gratuita para Excel lo ayuda a ver el nivel de interés e influencia de cada parte interesada. Sus respuestas lo ayudan a determinar si deben administrarse de cerca, mantenerse satisfechos, mantenerse informados o monitorearse. También hay una clave de color para que sea fácil de leer; el verde significa que brindan apoyo, el amarillo significa que son neutrales y el rojo significa que bloquean.

Plantilla de plan de comunicación

Finalmente, una vez que comprenda a sus partes interesadas, es hora de establecer una forma de mantenerlos informados. Nuestra plantilla de plan de comunicación gratuita para Word es la herramienta ideal para definir tus objetivos, canales y la periodicidad con la que tus stakeholders esperan ser actualizados. La plantilla de plan de comunicación gratuita funciona para todas las necesidades de comunicación de su proyecto, no solo para comunicarse con las partes interesadas.

Utilice ProjectManager para la gestión de partes interesadas

Ahora que sabe qué es una parte interesada y por qué es importante mantenerlos informados durante el ciclo de vida de su proyecto, asegúrese de tener las herramientas adecuadas disponibles para ayudar. ProjectManager es un software de gestión de trabajo y proyectos que lo ayuda a administrar las expectativas de las partes interesadas y actualizarlas con datos en tiempo real.

Informes detallados para presentaciones de partes interesadas

Hemos mostrado cómo nuestro tablero en tiempo real ofrece una visión general del proyecto, pero las partes interesadas a menudo quieren profundizar en los datos. Con un solo clic, puede generar los informes que las partes interesadas desean ver, ya sea el estado del proyecto, el tiempo o el costo. Si las partes interesadas tienen preguntas, sepa que cada informe se puede filtrar para mostrar datos seleccionados. Los informes se pueden compartir fácilmente para que las partes interesadas estén siempre al tanto.

Cree transparencia con planes compartidos

El plan del proyecto es la hoja de ruta que traza la dirección del proyecto. Es un documento crítico y que cambia a lo largo del proyecto. Las partes interesadas necesitan el plan del proyecto para mantener el progreso del proyecto en contexto, por lo que los gerentes de proyecto quieren un plan de proyecto fácil de compartir. Puede importar y exportar planes de proyectos y compartirlos con cualquier persona. A medida que cambia el plan del proyecto, simplemente envíe uno actualizado a sus partes interesadas y manténgalos informados.

Nuestra herramienta puede automatizar su trabajo ocupado, como las notificaciones por correo electrónico, para mantener a las partes interesadas actualizadas sobre los informes de estado. Brindamos a las partes interesadas la transparencia que desean para mantenerse informados, lo que permite que el gerente del proyecto y el equipo del proyecto tengan el espacio que necesitan para completar el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y con las expectativas de calidad de las partes interesadas.

Cuando informa a las partes interesadas, desea asegurarse de que el proceso sea a la vez optimizado y preciso. ProjectManager hace que compartir informes sea tan fácil como hacer clic en un botón. Nuestro software de gestión de proyectos basado en la nube se actualiza en tiempo real, para que siempre tenga los datos de proyectos más precisos y actualizados para usted y sus partes interesadas. Pruebe nuestro galardonado software hoy con esta prueba gratuita de 30 días.