¿Qué es el análisis alternativo en la gestión de proyectos?

Hay más de una forma de despellejar a un gato. Es decir, puedes llegar al mismo resultado a través de diferentes medios. Para descubrir esos medios, puede utilizar un análisis alternativo. Un análisis alternativo es cómo los gerentes de proyecto eligen cómo abordarán un proyecto.

Siempre hay opciones, y saber cuál es la mejor para su proyecto requiere tiempo, investigación y comprensión de los posibles escenarios. Se requiere un análisis de alternativas, y el blog de hoy lo guiará a través de las herramientas y los métodos que debe usar para obtener los datos que necesita.

¿Qué es el Análisis Alternativo?

Un análisis alternativo es la evaluación de las diversas rutas que puede seguir para lograr la meta de un proyecto o un objetivo particular de gestión de proyectos. Mira más allá del statu quo para comparar diferentes formas de hacer el trabajo.

Estos factores pueden ser operativos, como el costo, el riesgo y la eficacia, así como las deficiencias potenciales de esos factores operativos. Para realizar un análisis alternativo, utiliza herramientas como el costeo del ciclo de vida, el análisis de sensibilidad, el análisis de flujo de caja y el análisis de costes y beneficios.

El análisis de alternativas, también llamado AOA, es parte del proceso de toma de decisiones cuando se analizan carteras, programas y proyectos existentes o al iniciar un nuevo proyecto. Este proceso de toma de decisiones lo ayuda a encontrar acciones rentables y evitar la duplicación innecesaria de esfuerzos. El uso de AOA ayudará a reducir el riesgo de fracaso del proyecto.

¿Cuándo se debe utilizar el análisis alternativo en la gestión de proyectos?

El análisis alternativo se utiliza siempre que se necesita una solución. Cuando los tomadores de decisiones están en el proceso de toma de decisiones, quieren saber cuál es el mejor camino para seguir adelante. Un análisis alternativo les mostrará el camino.

Un AOA generalmente se realiza al inicio de un proyecto, pero también se utiliza a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Es una forma de determinar si el proceso de toma de decisiones es sólido. Hacer actualizaciones a lo largo del proceso refinará la solución y reafirmará los criterios de evaluación.

Sin embargo, un AOA no es algo fácil de hacer. El análisis suele llevar mucho tiempo. Debido al tiempo y trabajo que implica un AOA, es más probable que lo aplique a carteras o programas. Estas carteras o programas son más una preocupación constante que un solo proyecto, y los gerentes buscan constantemente formas de importar la rentabilidad del trabajo.

Independientemente de la forma en que utilice el análisis alternativo, necesitará un software de gestión de proyectos para evaluar y elegir el mejor curso de acción entre una variedad de opciones. ProjectManager ofrece datos detallados en tiempo real para ayudar en la comparación analítica. Los paneles en tiempo real capturan datos para proyectos y calculan automáticamente esa información en gráficos y cuadros fáciles de leer. ¡Pruebe ProjectManager hoy gratis!

Beneficios del Análisis de Alternativas (AOA)

El uso de un análisis de alternativas (AOA) ayudará a los gerentes de proyectos, carteras y programas a identificar, comprender y evaluar las alternativas que se les abren al administrar un proyecto. También les ayudará a seleccionar el mejor curso de acción en lo que respecta a los costos y riesgos del proyecto.

Al buscar alternativas, los tomadores de decisiones tienen más datos para tomar una decisión informada. Ser capaz de identificar, definir y comprender un problema es la mejor manera de resolverlo y es esencial para cualquier análisis que valga la pena.

Cuando los tomadores de decisiones tienen muchas alternativas para elegir, tienen más poder para controlar el resultado. Pero los datos deben ser buenos. Evitar prejuicios, como prestar más atención a la información de fácil acceso, también es importante.

Cómo ejecutar un análisis alternativo

Un análisis alternativo proporciona un marco para observar su proceso y buscar mejoras que sean de mayor beneficio para usted. Siga estos pasos para ayudarlo a determinar cuál de estas rutas sería la más ventajosa.

1. Haz un plan

Lo primero que debe hacer es hacer un plan. Esto significa definir las diversas decisiones que puede tomar para cumplir su objetivo y lograr la eficacia operativa. Querrá incluir a las partes interesadas, pero también definir el tiempo, el esfuerzo o los costos involucrados. Habrá que reunir un equipo de estudio y un plan de estudio para dirigir sus actividades.

2. Organizar el marco analítico

El siguiente paso es definir el enunciado del problema de análisis, el contexto del problema, el alcance y un marco para comparaciones alternativas. Esto incluye los criterios de comparación que utilizará. Enmarque el análisis con las reglas básicas que utilizará, incluidas las suposiciones que pueda tener. Antes y durante el estudio, querrá acceder a las necesidades de datos, la recopilación y las fuentes utilizadas.

3. Identificar y definir alternativas

Ahora identifica las diversas rutas alternativas que puede tomar desde las fuentes de datos. Habrá muchos, pero asegúrese de mantener uno como el statu quo. Estas alternativas abordarán el problema que estableció en su plan dentro del contexto y el alcance que ya definió. Las alternativas que evalúe deben surgir de una investigación, verificación y filtrado exhaustivos antes de que pueda comenzar el proceso de toma de decisiones.

4. Evaluar las alternativas

Revisa cada una de las alternativas que se te han ocurrido. Evalúelos frente a sus criterios establecidos, como costo, riesgo, rentabilidad del ciclo de vida, beneficios y análisis de probabilidad. También deberá realizar un análisis de sensibilidad, que es un modelo financiero que analiza una variable objetivo y cómo se ve afectada por los cambios de las variables de entrada.

5. Compara las alternativas

Aquí sopesará los pros y los contras de las diversas alternativas que ha identificado. Determine cuáles son los méritos de cada uno, como se muestra en el análisis que ha realizado.

6. Informe de los resultados

Finalmente, querrá documentar los resultados del AOA para mostrar el costo del ciclo de vida que respalda la alternativa o el statu quo que eligió, y cómo eso respaldará las necesidades de los tomadores de decisiones y/o las partes interesadas del proyecto.

Consejos de análisis alternativos

Al administrar un proyecto, el análisis de alternativas debe ser parte de su toma de decisiones. Te permite encontrar el mejor camino a seguir. Para hacer esto, necesitarás crear un plan de estudio. Actuará como una hoja de ruta sobre cómo debe proceder su análisis y explicará quién es responsable de qué.

No se puede hacer un análisis alternativo sin antes dedicar el tiempo y los recursos necesarios. Debe darse suficiente tiempo para analizar las alternativas y determinar los riesgos involucrados con cada una.

Asegúrese de tener siempre una línea de base de su status quo para tener algo con lo que comparar sus alternativas. También podría probar que el statu quo es el mejor enfoque. A menudo, la recopilación de datos de línea de base lleva mucho tiempo, así que asegúrese de haber programado suficiente tiempo y recursos para hacerlo.

Administrar partes interesadas

También es importante comprender a las partes interesadas y sus necesidades y gestionar sus expectativas. Esto informará el alcance y la ejecución de su análisis.

Las partes interesadas también informarán sus criterios de comparación. Así como es importante conocer a las partes interesadas, también lo es reunir un equipo adecuado con las habilidades y la experiencia adecuadas.

Esté abierto a muchas perspectivas y utilice los métodos, las herramientas y los datos apropiados para respaldar el proceso de toma de decisiones. Los datos deben funcionar con la metodología utilizada, o tendrá datos incorrectos dentro y fuera de datos incorrectos.

Cómo ayuda ProjectManager con el análisis alternativo y la evaluación de proyectos

ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajos basado en la nube que lo ayuda a organizar mejor su análisis alternativo, ya sea para un solo proyecto, programa o cartera de proyectos. Obtiene datos en tiempo real que conducen a una mejor toma de decisiones y facilitan la conexión de equipos híbridos y el intercambio de resultados con las partes interesadas.

Planificar análisis alternativos en un diagrama de Gantt

Planifique su análisis alternativo con la vista de diagrama de Gantt de ProjectManager. Puede organizar todas sus tareas y luego filtrar una línea de base para capturar el status quo. Puede realizar asignaciones y compartir el plan con las partes interesadas. Si está trabajando en más de un proyecto, la hoja de ruta de la cartera es un diagrama de Gantt que coloca todos sus proyectos en una línea de tiempo compartida.

Diferentes vistas de trabajo para equipos híbridos

Una vez que su equipo se ponga a trabajar en la determinación de alternativas, pueden trabajar como quieran con las múltiples vistas de proyectos de ProjectManager. Ya sea que prefieran una lista de tareas, un calendario o un tablero kanban, todos los datos se comparten en las múltiples vistas del proyecto. Cada vista muestra el estado del trabajo. Puede establecer prioridades, agregar etiquetas y comentarios para fomentar la colaboración sin importar dónde o cuándo esté trabajando su equipo.

Genere informes de estado frecuentes para realizar un seguimiento del progreso

Una vez que tenga todos los datos recopilados de su equipo, puede generar informes con un solo clic para informes de estado, informes de estado de cartera y mucho más. Todos los datos se pueden filtrar para mostrar solo la información que desea ver. Luego, comparta el informe como PDF, Excel o imprímalo para presentarlo a las partes interesadas.

ProjectManager es un software galardonado que organiza el trabajo de equipos híbridos. Puede planificar, monitorear e informar sobre proyectos y generar análisis alternativos para que los tomadores de decisiones tengan datos más perspicaces con los que trabajar. Únase a las decenas de miles de usuarios en todo el mundo, desde la NASA hasta Siemens y Nestlé, que utilizan nuestro producto para gestionar mejor sus proyectos. ¡Pruebe ProjectManager hoy gratis!