¿Qué es un registro de problemas? Plantillas y consejos

Antes de definir un registro de incidencias, definamos las incidencias del proyecto. Un problema es cualquier obstáculo o impacto no deseado que afecta directamente la línea de tiempo o el rendimiento de su proyecto. Es diferente a un riesgo, que se puede definir como un problema potencial o un problema futuro que podría ocurrir en su proyecto. Un problema es algo que ya ha surgido en su proyecto, y necesita identificar y rastrear ese problema de inmediato.

¿Qué es un registro de problemas?

Un registro de problemas es una lista u hoja de cálculo simple que ayuda a los gerentes a rastrear los problemas que surgen en un proyecto y priorizar una respuesta a ellos. Hemos creado una plantilla de registro de problemas de Excel que puede descargar de forma gratuita. Es una forma sencilla de gestionar los problemas que siempre interrumpen un proyecto y resolverlos antes de que se conviertan en un problema que desvíe el proyecto y lo lleve al fracaso.

Una plantilla de registro de problemas es excelente, pero no está integrada con el resto de su proyecto. ProjectManager tiene múltiples vistas de proyectos que permiten a los equipos usar las herramientas que prefieren para registrar problemas. Por ejemplo, los equipos pueden ver su registro de problemas de una lista de tareas y trabajar en él. Los gerentes pueden agregar prioridades e incluso personalizar el flujo de trabajo y configurar aprobaciones de tareas automatizadas para asegurarse de que solo ellos estén autorizados para cambiar el estado a terminado. ¡Empiece a usar ProjectManager gratis hoy!

¿Cuáles son los componentes de un registro de problemas?

Un registro de problemas es, en su forma más básica, una lista donde los problemas se recopilan como en curso o cerrados. De esta manera, puede realizar un seguimiento del problema desde el momento en que se identifica hasta que lo resuelve.

Pero un registro de problemas puede ser más dinámico. Pueden ordenar y organizar los problemas por tipo y gravedad, lo que puede ayudarlo a priorizarlos y administrarlos, una parte clave de la gestión de problemas. Por lo tanto, desea tener títulos de columna como los siguientes.

• Número de problema: si desea realizar un seguimiento del problema, debe tener una manera fácil de diferenciarlo de los demás, porque siempre habrá más de uno.
• Estado : es importante tener en cuenta si el problema está abierto, en progreso, bloqueado o terminado. Aquí es donde harás un seguimiento de su resolución.
• Descripción del problema : Escriba cuál es el problema, en detalle. Puede sonar obvio, pero no desea que el mismo problema se repita en su registro, y desea que la persona que resuelva el problema pueda comprender claramente lo que sucedió, para que no tenga que perseguir a la gente. y retrasar la respuesta.
• Categoría : es posible que desee categorizar los problemas por departamento o proveedor, o definir el tipo de problema que es. Estos pueden variar según el proyecto o el equipo.
• Prioridad : es posible que no tenga tiempo o recursos para abordar todos los problemas, por lo que es crucial que los priorice. ¿Son de baja, media o alta prioridad? Ahora puede filtrar el registro y trabajar en aquellos temas que son más importantes para el proyecto.
• Asignado a : Esto también es de suma importancia. Si el problema no tiene dueño, es probable que nunca se resuelva. Aquí es donde anota el miembro del equipo que está asignado para seguir ese problema hasta su resolución.
• Planteado por : Esto es diferente al asignado al propietario, quien guiará el problema a través del proyecto y trabajará para resolverlo. Esta persona es la que lo identificó por primera vez, y debe anotarse aquí, ya que podría ser un recurso más adelante en términos de responder preguntas que ayuden a su resolución.
• Fecha de apertura : desea tener un marco de tiempo y, para hacerlo, debe tener un comienzo, que es el día en que se identificó el problema.
• Fecha de cierre : ahora tiene una línea de tiempo firme de principio a fin, lo que puede ayudar cuando y si vuelve a mirar los datos históricos cuando se trata de un problema similar en un proyecto posterior.
• Comentarios : siempre desea espacio para anotar información importante, como cómo se resolvió el problema, si estaba relacionado con otra tarea y la probabilidad de recurrencia, etc.

Prácticas recomendadas del registro de problemas

Al utilizar un registro de problemas, hay una serie de cosas que debe comprender para aprovecharlo al máximo. Una es que desea asegurarse de tocar todos los componentes de un registro de problemas. Puede parecer una pérdida de tiempo, solo desea solucionar el problema, pero describir qué tipo de problema, describirlo, etc., es clave para capturar y resolver el problema.

También es importante tener un plan con hitos. Reúnase con el miembro del equipo responsable del problema y juntos encuentren una manera de erradicar el problema rápidamente. Al agregar hitos al plan, tiene una manera simple y efectiva de seguir su progreso. Si no están cumpliendo con esos hitos, es posible que deba revisar el plan o agregar recursos para mantenerlo encaminado.

Si bien las plantillas de registro de problemas pueden ayudarlo a armar un plan de problemas e incluso realizar un seguimiento del progreso, son documentos estáticos que requieren una actualización manual. Todo eso le quita tiempo a las tareas más esenciales del proyecto, por lo que tener un software de gestión de proyectos basado en la nube que pueda conectar a sus equipos y mantenerlo actualizado en tiempo real es la mejor de todas las mejores prácticas.

Plantilla de registro de problemas gratis (y más)

Si no está utilizando un software de gestión de proyectos, aún puede registrar problemas con nuestras plantillas gratuitas. Tenemos muchas plantillas de administración de proyectos para Excel y Word que lo ayudan a administrar todos los aspectos de su proyecto. Aquí hay algunos que pueden ayudarlo a crear un registro de problemas, realizar un seguimiento del progreso e informar a las partes interesadas para mantenerlos actualizados.

Plantilla de registro de problemas

Nuestra plantilla de registro de problemas gratuita lo ayuda a registrar los problemas a medida que los miembros del equipo los encuentran mientras trabajan en el proyecto. Pero más que una lista de problemas, puede usar esta plantilla gratuita de seguimiento de problemas para Excel para monitorear el progreso mientras su equipo trabaja para resolver el problema. Agregue la fecha de apertura y cierre, prioridad, impacto y más.

Plantilla de panel de proyecto

Nuestra plantilla de panel de proyecto gratuita para Excel mejora su capacidad de monitorear y rastrear el trabajo que realiza su equipo para resolver esos problemas. Si bien no puede monitorear en tiempo real como en el software de administración de proyectos, aún puede configurar métricas para rastrear sus tareas, carga de trabajo, duración de tareas y costos en gráficos coloridos.

Plantilla de informe de estado del proyecto

Otra plantilla gratuita es ideal para las presentaciones de las partes interesadas a medida que las actualiza sobre los problemas del proyecto. Nuestra plantilla de informe de estado de proyecto gratuita para Excel es una instantánea del proyecto que es excelente para comunicar dónde se encuentra y hacia dónde se dirige. Tiene lugares para poner hitos que ha cumplido, enumerar riesgos y problemas clave.

Uso de ProjectManager para la gestión de problemas

Ahora que conoce el marco básico para crear un registro de problemas, ¿cómo usa un registro de problemas al administrar un proyecto? Un registro de problemas es una gran herramienta para tener en su caja de herramientas de gestión de proyectos. Puede ayudarlo a administrar tanto a su equipo como a las partes interesadas.

Esto se debe a que un registro de problemas ofrece más que una simple resolución del problema, sino que genera confianza y satisface a las partes interesadas de que está manejando el proyecto de manera rápida y adecuada. Las partes interesadas y su equipo sentirán que están siendo escuchados y que estos problemas no afectarán el proyecto.

Ya ha creado el registro de problemas, lo cual es excelente. Debería, en el mejor de los casos, ser un documento colaborativo, o mejor aún, integrado con ProjectManager, una herramienta de gestión de proyectos en línea. Si puede compartirlo en línea, para que todos tengan acceso a él. Simplificó el proceso y se aseguró de que no se pierda ningún problema.

Tableros Kanban como registros de problemas

El siguiente paso es registrar un problema una vez que se haya identificado. Puede hacerlo en línea, donde la persona que primero anota el problema tiene la responsabilidad de ponerlo en el registro. ProjectManager tiene tableros kanban que pueden rastrear el problema.

Cuando se identifica por primera vez, puede haber una columna que recopile el problema. Entonces esa tarjeta, que es la emisión, se puede asignar a una persona de punto que sea responsable. Ahora el equipo sabe que debe acudir a ellos y saben que es su responsabilidad registrar los problemas a medida que surgen.

Siga el protocolo del registro de problemas que describimos anteriormente. Después de asignar a alguien para que se haga cargo de ese problema, es responsable de trabajar en una resolución y seguir el progreso de esa acción a lo largo de la resolución del problema.

Es por eso que ProjectManager es mucho más que un registro de problemas. No solo puede asignar un propietario, que puede recopilar documentos directamente a esa tarea, así como comentar y @ miembros del equipo para la colaboración, sino que ofrece transparencia para monitorear el registro de problemas. La responsabilidad final de la resolución de estos problemas no recae sobre los hombros de quienes están asignados a poseerlo, sino sobre usted.

Problemas de monitoreo

Parte del proceso de monitoreo es evaluar el impacto del problema y las acciones implementadas para resolverlo. Tal vez necesite poner todos sus recursos en este tema, pero tal vez ese nivel de atención y esfuerzo sea contraproducente. Por lo tanto, debe saber qué problemas deben escalarse y cuáles no.

En ese sentido, desea asegurarse de que sus acciones sean adecuadas para el problema en cuestión. Quizás este problema pueda esperar. Tal vez necesite atención inmediata. Eso, por supuesto, puede cambiar, razón por la cual el monitoreo y la evaluación continua son importantes. Puede ver cómo el panel de control de ProjectManager le permite monitorear sus tareas en una vista simple, para que pueda asegurarse de que sus problemas estén siendo resueltos.

Si bien un miembro del equipo puede tener la propiedad del problema, una vez que se desarrolla un curso de acción para abordarlo y, con suerte, resolver el problema, ahora depende de usted hacer la aprobación final antes de implementarlo. Luego, debe asegurarse de que el plan sea efectivo y resuelva el problema. Si no es así, entonces vuelve a la mesa de dibujo. Por último, pero no menos importante, la mejor parte es cuando el problema se ha resuelto. Ahora puede eliminar el problema de su registro de problemas. Se siente bien, ¿no?

ProjectManager es un software de administración de proyectos basado en la nube que puede ayudarlo a administrar mejor los problemas de su proyecto. Está en línea y conectado con su equipo, obteniendo datos en tiempo real, lo que lo mantiene más al tanto del problema y mejor equipado para resolverlo. Pruébelo usted mismo y vea lo que puede hacer por usted y sus equipos con esta prueba gratuita de 30 días.