¿Qué es un presupuesto operativo? Componentes clave y plantilla incluidos.

Un presupuesto operativo es una herramienta que ayuda tanto a los propietarios de negocios como a los gerentes de proyectos a analizar las necesidades financieras a largo plazo de su organización o proyecto. Es fundamental para pronosticar el presupuesto necesario para ejecutar su negocio o proyecto.

Eso solo debería hacer que desee comprender la definición y las razones para usar un presupuesto operativo. Explicaremos eso y entraremos en lo que debe incluirse en su presupuesto operativo. Como beneficio adicional, también incluiremos una plantilla de presupuesto operativo gratuita para Excel.

¿Qué es un presupuesto operativo?

Un presupuesto operativo es una herramienta que le permite estimar los ingresos y gastos que espera tener para el próximo año. Proporciona una estimación más detallada y precisa al desglosar sus gastos. Este proceso generalmente se realiza en el cuarto trimestre o al final del año para tener una idea de qué esperar financieramente en el próximo año.

Pronosticar sus ingresos y gastos hace más que ayudar a crear un presupuesto preciso para el nuevo año, por importante que sea. También se utiliza para establecer objetivos para las empresas para que tengan expectativas y objetivos realistas. Esto hace posible alcanzar los objetivos y aun así lograr la rentabilidad. Para los gerentes de proyecto, un presupuesto operativo es una excelente herramienta para realizar un seguimiento del progreso financiero y mantenerse dentro del presupuesto al garantizar que los costos reales coincidan con los costos planificados.

Un presupuesto operativo no tiene que ser un esfuerzo anual. Como se usa en la gestión de proyectos, se puede revisar mensualmente y se sabe que las empresas elaboran informes trimestrales. Revisar y revisar el presupuesto operativo también es importante, ya que siempre habrá gastos inesperados que impacten el pronóstico. Ser capaz de utilizar el presupuesto operativo como un documento vivo significa que las empresas y los proyectos pueden responder a la presión del mercado y los cambios en el alcance y ajustarse en consecuencia para evitar gastos excesivos.

Para revisar y modificar su presupuesto operativo, necesita un software de gestión de proyectos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado con paneles en tiempo real que le brindan una descripción general de alto nivel de su proyecto. Nuestro tablero en vivo recopila automáticamente datos sobre costos y otras métricas, que luego se muestran en gráficos y cuadros fáciles de leer. Puede ver su presupuesto en cualquier momento y, lo mejor de todo, no se requiere una configuración que consume mucho tiempo como con las alternativas ligeras. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Por qué debería usar un presupuesto operativo?

Los presupuestos operativos son utilizados por todos, desde empresarios hasta gerentes de proyectos, para estimar los ingresos y gastos futuros. Pero también son una gran herramienta, como hemos señalado, para capturar si se mantiene dentro de ese presupuesto. Pueden ayudar a realizar un seguimiento de las operaciones diarias para mantenerlo dentro de su presupuesto mientras revisa sus gastos reales en comparación con lo que esperaba gastar durante un período determinado.

El uso de presupuestos operativos también es fundamental para que su empresa o proyecto sea financieramente responsable. Al realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos, puede descubrir más fácilmente las áreas de su presupuesto que son un desperdicio y pueden reducirse para aumentar la rentabilidad. Más allá de la importante rentabilidad que esto proporciona, un presupuesto operativo es un gran activo para planificar y administrar sus recursos en un proyecto. Puede ver cuánto puede gastar durante el próximo año y planificar en consecuencia.

Cuando planifica su próximo presupuesto operativo, el presupuesto operativo anterior es valioso. Le proporciona datos históricos para comprender mejor a dónde se fue su dinero, lo que le permite tomar decisiones más informadas al planificar su nuevo presupuesto operativo. Usar ese presupuesto operativo anterior con el conocimiento que tiene de cómo se desarrolló realmente el año le permite editar su presupuesto operativo para ajustarlo a esos problemas. A medida que continúa haciendo ajustes, su presupuesto operativo se vuelve más preciso.

¿Qué debe incluirse en un presupuesto operativo?

Un presupuesto operativo lo ayuda a crear estrategias y es parte de lo que hace que un negocio sea rentable o un proyecto exitoso. Configura su negocio o proyecto para el próximo año y le brinda los datos que necesita para realizar un seguimiento de si se está manteniendo dentro de su presupuesto.

Esto requiere que haga un presupuesto operativo detallado. Hay una serie de secciones que le permiten estimar los ingresos y los gastos para el próximo año y poder realizar un seguimiento de ellos para ajustarse a su presupuesto. Estas secciones incluyen el presupuesto de ventas, costos, gastos operativos y gastos inesperados.

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Presupuesto de ventas

Si está realizando un proyecto o un servicio, debe comenzar con un presupuesto de ventas. Esta es una estimación mensual de cuántos productos o servicios venderá y qué ingresos generarán esas ventas en el negocio. Al hacer esto mensualmente, puede adaptarse mejor a los cambios estacionales.

Para hacer una estimación precisa de su presupuesto de ventas, debe enumerar los productos o servicios, incluidas las variaciones, como el tamaño, el color, etc., que también podría estar produciendo durante el año. Querrá revisar las ventas del año pasado, ya que los datos financieros anteriores lo ayudan a crear un presupuesto de ventas más preciso.

Algunas cosas en las que debe pensar al determinar qué incluirá su presupuesto de ventas son cómo se ven sus ventas mensuales, si su producto o servicio se ve afectado por la estacionalidad, si habrá un lanzamiento de un nuevo producto o servicio para el próximo año y cómo la comercialización afectará las ventas.

Costos

Los costos son los gastos directos de la venta de su producto o servicio. Estos costos directos pueden incluir cualquier material que utilice para fabricar su producto. El costo de la mano de obra involucrada en la fabricación de su producto o servicio también es parte de su costo presupuestario, incluso si subcontrata su mano de obra. Cualquier mercancía que revenda también debe agregarse a los costos de su presupuesto.

Todos estos costos que están relacionados con su producto o servicio durante el año ascenderán a los costos de su presupuesto. Querrá calcular cuánto es el costo por unidad y luego multiplicarlo por cuántas unidades ha vendido, que es el costo total. Esta cantidad se determina para cada elemento de línea en los costos del presupuesto y debe agregarse para obtener el costo total del mes.

Los gastos de explotación

Aquí querrá enumerar todos sus gastos, incluidos los costos variables y los costos fijos. Por ejemplo, los costos variables son aquellos que cambian de un mes a otro, como los costos de marketing, una compra única de software, salarios por hora, costos de envío, suministros y más. Los costos fijos son aquellos que no cambian de un mes a otro, que incluyen el alquiler, las suscripciones de software, los salarios, los seguros, etc. Agregará cada uno de estos como un elemento de línea y luego sumará los costos fijos y variables para obtener un total mensual.

Gastos inesperados

La última parte de su presupuesto operativo son los gastos inesperados. Siempre habrá algo que surja que afecte su presupuesto. Para no distraerse con estos gastos inesperados, debe proporcionar un poco de protección en su presupuesto para absorberlos. Hay dos formas de prepararse para gastos inesperados; una es apartar fondos que cree que cubrirán esos gastos y la segunda es aumentar sus gastos mensuales en un porcentaje, tal vez un 10 por ciento.

Estos datos ayudan a determinar su ingreso neto siguiendo esta ecuación:

Ingresos – Costos – Gastos – Gastos inesperados = Ingreso neto

Ejemplo de presupuesto operativo

Toda esta información puede ser difícil de procesar, por eso tenemos un ejemplo de presupuesto operativo. En él, hemos completado algunos ejemplos con el widget genérico, agregando precios de venta, costos, gastos operativos y gastos inesperados. Puede verlo todo en nuestra plantilla de presupuesto operativo gratuita para Excel, que puede descargar y usar para su próximo presupuesto operativo. Es una de las docenas de plantillas de administración de proyectos gratuitas para Excel y Word que puede usar para estimar, planificar y administrar sus proyectos.

ProjectManager lo ayuda a realizar un seguimiento de los presupuestos operativos

Una plantilla de presupuesto operativo puede ayudarlo a determinar su presupuesto, pero no le permitirá administrarlo fácilmente. El software de gestión de proyectos le brinda las herramientas que necesita para realizar un seguimiento de sus gastos y asegurarse de que no está gastando de más. ProjectManager es un software de administración de proyectos galardonado que lo ayuda a planificar, administrar y realizar un seguimiento de su presupuesto en tiempo real.

Planifique y administre presupuestos con diagramas de Gantt robustos

Una vez que tenga un presupuesto, agréguelo a nuestro software y organice esos costos en nuestro diagrama de Gantt. Puede asignar costos a recursos y tareas y filtrar por la ruta crítica para ver cuáles de esas tareas son esenciales para entregar su proyecto. Luego establezca una línea de base para capturar su plan y haga un seguimiento de sus costos planificados contra sus costos reales para identificar cualquier sobregasto y resolverlo antes de que afecte negativamente su presupuesto.

Realice un seguimiento de los recursos con gráficos de carga de trabajo y partes de horas

Los recursos, como mano de obra, materiales, etc., deben administrarse. Nuestras funciones de administración de recursos lo ayudan a realizar un seguimiento de todos sus recursos en tiempo real. El diagrama de Gantt rastrea los recursos humanos y no humanos, pero ese es solo el punto de partida. Cambie al gráfico de carga de trabajo codificado por colores para ver quién está sobreasignado y equilibre los recursos de su equipo directamente desde ese gráfico para mantenerlos trabajando a plena capacidad. Otra forma de realizar un seguimiento de los costos es con nuestras hojas de tiempo seguras, que se actualizan automáticamente para mostrar las horas registradas de cada miembro del equipo.

Si desea obtener más información, utilice nuestras herramientas de informes. Cada informe se puede personalizar para que pueda filtrar los resultados y mostrar solo lo que desea ver para las hojas de tiempo, la carga de trabajo, el estado del proyecto y más. Los informes también se pueden compartir en una variedad de formatos para mantener informadas a las partes interesadas. Nuestro software le ayuda a evitar que su presupuesto se salga de control.

ProjectManager es un software de administración de proyectos en línea que lo ayuda a crear presupuestos realistas y administrarlos para que no gaste de más. Utilice nuestras funciones de gestión de tareas para mantener la productividad de los equipos y nuestras herramientas de gestión de riesgos para evitar problemas potencialmente dañinos que le quiten el presupuesto. Únase a los equipos de Avis, Nestlé y Siemens que utilizan nuestro software para lograr el éxito. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.