¿Qué es el control de cambios en la gestión de proyectos?

No todos los cambios son iguales en un proyecto. Algunos cambios le suceden, como retrasos por el clima, enfermedades, pero otros se solicitan. Cualquiera que sea el cambio, debe gestionarse y analizarse, luego aceptarse o rechazarse. Si se acepta el cambio, es necesario responder a él, lo que abre un conjunto completamente nuevo de procedimientos de control de cambios para garantizar que se mantenga al día y dentro del presupuesto.

El control de cambios es el proceso utilizado para gestionar todas estas variables. Si ocurre un cambio (que siempre ocurre), entonces es crucial que tenga un mecanismo para controlar ese proceso. Pero, ¿qué es el control de cambios en la gestión de proyectos y cuáles son los pasos necesarios para implementarlo?

¿Qué es el control de cambios?

El control de cambios es una metodología utilizada para administrar cualquier solicitud de cambio que afecte la línea de base de su proyecto. Es una forma de capturar ese cambio desde el punto en que se identificó en cada paso del ciclo del proyecto. Eso incluye evaluar la solicitud y luego aprobarla, rechazarla o aplazarla.

El propósito de este proceso es asegurarse de que no está cambiando cosas en el proyecto que no necesitan cambiarse. Lo último que desea hacer es interrumpir el proyecto sin una buena razón, desperdiciando tiempo y recursos valiosos. A continuación, se documentan todos los cambios que se aprueban. El proceso de control de cambios es parte del plan de gestión de cambios más amplio.

Elementos clave del control de cambios

Hay algunos elementos clave que construyen un marco de control de cambios para la gestión de proyectos. He aquí una breve descripción de ellos.

• Junta de control de cambios: una junta de control de cambios es un grupo de representantes del equipo del proyecto que se reúne periódicamente para aprobar o desaprobar las solicitudes de cambio. Si aprueban una solicitud de cambio, puede convertirse en una orden de cambio.
• Solicitudes de cambio: Una solicitud de cambio es una petición formal de cambio en un proyecto. Es un documento que explica cuáles son los cambios a realizar y las principales razones por las que se deben implementar.

  Las solicitudes de cambio pueden ser enviadas por partes interesadas internas o externas del proyecto. Nuestra plantilla de solicitud de cambio gratuita puede ayudarlo a simplificar este proceso.

• Órdenes de cambio: una vez que la junta de control de cambios ha aprobado una solicitud de cambio, la junta y los clientes o partes interesadas firman una orden de cambio.

  Este es un acuerdo de ambas partes para cambiar las condiciones que se redactaron por primera vez en el contrato original. Nuestra plantilla de orden de cambio gratuita es una excelente herramienta para crear sus órdenes de cambio.

• Registro de cambios: un registro de cambios es una herramienta de gestión de cambios que se utiliza para documentar todos los cambios realizados en un plan de proyecto o cualquier contrato. Es una herramienta imprescindible para cualquier director de proyecto.

El papel de la solicitud de cambio

Una solicitud de cambio suele ser el desencadenante que inicia el proceso de control de cambios. La solicitud de cambio puede provenir de partes interesadas que solicitan nuevas funciones, la necesidad de reparar algo que resultó defectuoso durante la fase de ejecución, actualizaciones o cualquier otra causa. Sea cual sea o de donde provenga el cambio, el control de cambios determina su valor y cómo implementarlo de manera factible.

Los procedimientos de gestión de cambios pueden variar según la industria. Por ejemplo, las empresas de construcción utilizan formularios de órdenes de cambio para realizar cambios en el alcance de un proyecto de construcción.

El control de cambios se presenta de muchas formas, pero el proceso de control de cambios es más eficaz cuando se ejecuta con un software de gestión de proyectos. ProjectManager le permite capturar el cambio en su proyecto cuando lo descubre en una lista de tareas, un tablero kanban, un diagrama de Gantt o una hoja de cálculo. Luego administre ese cambio con paneles en tiempo real e informes instantáneos. Comience gratis.

¿Cuáles son los beneficios de un control de cambios bien ejecutado?

Si sabe que llegará un punto (o muchos puntos) en su proyecto que requerirá una decisión sobre algún cambio grande o pequeño, entonces es seguro decir que, como gerente de proyecto, querrá tener un proceso asociado con esta situación para asegurarse de que el cambio vale la pena el esfuerzo. Luego, querrá tener una forma de administrar el cambio para asegurarse de que no afecte negativamente el cronograma y los costos de su proyecto.

Gestionar el cambio de forma eficaz es fundamental para llevar a cabo su proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Pero también hay beneficios inesperados que provienen del control de cambios. Por un lado, mejora el trabajo en equipo. El cambio es una oportunidad para que su equipo trabaje en conjunto para descubrir cómo responder a la solicitud de cambio. El trabajo en equipo involucrado en el control de cambios puede ser una gran ayuda para la productividad de todo el proyecto.

El control de cambios no solo refuerza la capacidad de su equipo para trabajar mejor juntos, sino que los efectos positivos se filtran en la eficiencia general. Funciona de la mano con el trabajo en equipo, por supuesto. Pero cuanto más involucre a su equipo en el control de cambios, más hábiles se volverán para resolver problemas rápidamente. Esto ayuda con el cambio, naturalmente, pero también hará que su equipo sea más efectivo en todas sus funciones.

El equipo no es el único beneficiario de los aspectos positivos relacionados con un buen control de cambios; también se ayuda a los gerentes. El control de cambios informa al director del proyecto durante la fase de planificación del proyecto. Comenzarán a pensar en el cambio y cómo responder mejor a él y aprenderán de su experiencia con el control de cambios para poner más salvaguardas por adelantado en su planificación de proyectos futuros.

5 pasos para el proceso de control de cambios

Al conocer las cinco etapas del control de cambios y lo que implican, puede asegurarse de que su proyecto y organización puedan cosechar los beneficios y evitar las trampas de un mal proceso de control de cambios. Mientras realiza este proceso, tenga en cuenta estos dos documentos clave (¡para los que proporcionamos plantillas!) para ayudarlo a administrar su control de cambios: su registro de cambios y formularios de solicitud de cambios.

1. Proponer Cambio

Lo primero que hay que hacer es identificar el cambio. Esto puede provenir de cualquier miembro del equipo del proyecto, una parte interesada o incluso un cliente. Debe haber un canal abierto para que estas sugerencias fluyan. La propuesta de cambio describiría el cambio y cómo beneficiaría al proyecto u organización. Si hay otras razones para el cambio, descríbalas en el formulario de solicitud de cambio. Eso luego se agregaría al registro de cambios.

2. Resumen de impacto

Una vez que se ha propuesto el cambio, ahora depende del gerente del proyecto considerarlo en el contexto más amplio del proyecto. ¿Cómo afectará ese cambio a una serie de variables? Algunas de las cosas a considerar son los costos y si se ahorraría o se requeriría un desembolso mayor de dinero. ¿Cuáles son los beneficios de esos problemas de costos? ¿Existen restricciones legales o reglamentarias? ¿Cómo afectará el cambio a su horario? ¿Necesitará emplear más recursos? ¿Qué pasa con otros proyectos y el negocio en general? ¿El cambio traerá nuevos riesgos o problemas al proyecto? Una vez que el gerente del proyecto ha realizado la debida diligencia, recomienda que el cambio sea aprobado o denegado.

3. Tomar una decisión

El director del proyecto hace la recomendación, pero no siempre es la autoridad para tomar la decisión final sobre el cambio. Quienquiera que sea esa persona o esas personas, el director del proyecto les presentará sus hallazgos. Entonces, la persona o personas autorizadas para tomar la decisión aceptarán el cambio; aceptar el cambio, pero con notas y condiciones; rechazar el cambio; o aplazar, lo que significa que el cambio no se llevará a cabo en este momento, sino que se debatirá más en una fecha posterior.

4. Haz el cambio

Si el cambio no se aprueba, entonces ese es el statu quo en cuanto a la gestión del proyecto. Sin embargo, un cambio que ha sido aceptado pasa a la etapa de planificación. Desarrollará un plan de acción, incluido un cronograma con fechas de inicio y finalización, todo lo cual debe contar con la aprobación de las partes interesadas del proyecto. El plan debe incluir una prueba de regresión en caso de que el cambio resulte demasiado problemático para seguir hasta el final y el proyecto deba volver a su intención original. Una vez que se completa el plan de cambio, generalmente le sigue una autopsia para revisar cualquier percance y éxito.

5. Cierre

Al igual que en cualquier proyecto, la fase final de su plan de control de cambios es cerrarlo. Esto incluye que la persona que solicitó el cambio supervise el resultado final y se asegure de que esté de acuerdo con él. Una vez que hayan firmado el cambio, se debe completar cualquier papeleo pendiente, como el registro de cambios, y archivarlo para uso futuro.

Ejemplo de proceso de control de cambios

Echemos un vistazo a un cambio hipotético en un proyecto y repasemos los cinco pasos que forman parte del proceso de control de cambios. Tome algo tan simple como pintar una casa. El cliente propone un cambio de color del blanco acordado a un verde claro.

1. El cambio se realiza durante una reunión con el gerente del proyecto de construcción, quien crea una propuesta de cambio para capturar el cambio.
2. Luego, el equipo de construcción analiza qué impacto tendrá el cambio de color en el proyecto. ¿Ya compraron la pintura blanca, la pintura verde es más cara, etc.?
3. Después de investigar su impacto, el director del proyecto tomará una decisión. Si seguir adelante tendrá un impacto en el presupuesto, entonces se consultará al cliente.
4. Una vez que todos están de acuerdo, se realiza el cambio. La pintura nueva se compra y se aplica a la construcción.
5. El cliente aprueba el trabajo de pintura y cualquier cambio de costo, lo que cierra este proceso de control de cambios.

Plantillas gratuitas de control de cambios

El control de cambios requiere mucho trabajo. Las plantillas pueden codificar el proceso de control de cambios para asegurarse de que ha cubierto todas las bases. ProjectManager es la principal fuente en línea de plantillas de gestión de proyectos, que abordan todos los aspectos de la gestión de su trabajo. Lo mejor de todo es que las descargas son todas gratuitas. Aquí hay algunas plantillas gratuitas relacionadas con el control de cambios para probar.

Plantilla de formulario de pedido de cambio

La plantilla de formulario de pedido de cambio gratuita para Excel lo ayuda no solo a identificar el cambio en su proyecto, sino también a proporcionar información detallada para ponerlo en contexto. Por ejemplo, puede anotar la oportunidad que el cambio brindará al trabajo, describir el motivo del cambio, cuánto tiempo llevará y obtener la aprobación de quién lo solicitó y lo autorizó.

Cambiar plantilla de registro

Una vez que haya identificado el cambio y tenga la aprobación para continuar, necesita una plantilla que pueda realizar un seguimiento de ese cambio para asegurarse de cumplir con el cronograma. Nuestra plantilla de registro de cambios gratuita para Excel tiene todos los detalles que necesita para monitorear el cambio. Desde el tipo de solicitud hasta la fecha identificada, desde la prioridad hasta su estado, todo está aquí para su proceso de control de cambios.

Plantilla de panel de proyecto

Los gerentes y las partes interesadas están interesados ​​en ese cambio que está realizando en el proyecto. Quieren asegurarse de que avance según lo planeado y que no afecte negativamente al proyecto. Con nuestra plantilla de tablero de proyecto gratuita para Excel, puede mantener a todos actualizados. La plantilla gratuita crea gráficos que muestran la carga de trabajo, los costos y las métricas de tareas una vez que ingresa los datos manualmente.

¿Cómo puede ProjectManager ayudar a su control de cambios?

Las plantillas son una excelente manera de iniciar su proceso de control de cambios, pero el software ofrece mucho más. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajos galardonado que organiza riesgos, problemas y cambios dentro de un proyecto. El control de cambios es realmente un subproyecto del proyecto más grande que está administrando. Necesita un software con características para capturar lo que podría beneficiarse de un cambio, planificar ese cambio y luego monitorearlo e informar sobre él. Podemos hacer todo eso y más, sin que tengas que abandonar nuestra herramienta.

Seguimiento del progreso de sus cambios

El cambio ocurre por muchas razones, pero la mayoría de ellas son iniciadas por fuerzas externas. Vigilar su proyecto es una forma de detectar problemas y responder a ellos antes de que se conviertan en problemas. Nuestro tablero en tiempo real rastrea varias métricas del proyecto, calcula los datos automáticamente y muestra los resultados en gráficos y cuadros coloridos. El uso adecuado del tablero podría brindarle señales tempranas sobre cualquier problema de su proyecto.

Colaborar en el cambio y adjuntar documentos

Una vez que haya identificado el cambio, el siguiente paso es hacer el trabajo para determinar si vale la pena buscar ese cambio o no. Si bien el gerente del proyecto recopilará datos y hará una recomendación, nuestra plataforma colaborativa puede facilitar el proceso. Todo el equipo tiene un espacio para comentar e incluso adjuntar documentos e imágenes relacionadas con el cambio. Cuando el gerente del proyecto tiene una recomendación, puede respaldarla con las partes interesadas.

Hacer planes de gestión de cambios

Si su cambio es aprobado, entonces viene la planificación. Tenemos un diagrama de Gantt interactivo que recopila todas sus tareas y las ubica en una línea de tiempo una vez que haya determinado la duración de cada una. Luego puede vincular tareas dependientes, configurar hitos para dividir el proyecto en fases e incluso asignar desde el Gantt. Los equipos pueden colaborar en sus tareas y el progreso se indica mediante el sombreado en la barra de duración.

ProjectManager es un software basado en la nube que administra los cambios del proyecto con funciones que lo ayudan en cada paso del control de su proyecto en general. Identifique lo que necesita cambiar, planifique el cambio y luego realice un seguimiento de su progreso, todo con la misma herramienta que ya tiene a bordo para administrar el proyecto más grande. Asuma el control total de los cambios del proyecto realizando esta prueba gratuita de 30 días.