¿Qué es la administración de contratos? Prácticas y procesos clave

Si alguna vez ha trabajado en un proyecto a gran escala, especialmente en un proyecto de construcción, está familiarizado con el concepto de administración de contratos. Un empleador contrata a un contratista para hacer el trabajo. Las dos partes llegan a un acuerdo sobre cuál será el trabajo, cuánto tiempo llevará y cuánto vale. Estos detalles se describen y solidifican en un documento oficial; un contrato.

Pero, ¿qué implica exactamente la creación de estos documentos? Redactar un contrato no es tan simple como que dos partes se sienten y tengan una conversación. La administración de contratos requiere tanta atención y cuidado como cualquier otro aspecto del trabajo.

¿Qué es la Administración de Contratos?

La administración de contratos es el proceso de creación de un contrato entre el empleador y el contratista. El proceso termina cuando se acuerda el contrato y todos han firmado la línea punteada. Estos documentos se crean para proteger a ambos lados del acuerdo en caso de que algo salga mal o deba cambiarse.

Esos son el principio y el final de la administración de contratos, pero en el medio hay mucho trabajo por hacer, como planificación, estimación y licitación de contratos. El primer paso es entender los deseos y necesidades de cada parte. Esta no es una tarea sencilla, e implica tiempo y esfuerzo. Luego, el administrador del contrato pone estos deseos, necesidades, expectativas, etc. en un formato escrito que es fácil de entender y consultar.

La administración de contratos puede ser un proceso largo, especialmente si es la primera vez que un empleador y un contratista trabajan juntos. También se puede alargar, ya que el proceso de planificación del proyecto puede requerir cambios en el contrato. Todos estos cambios y ajustes, así como las negociaciones iniciales, reuniones y más, caen bajo el paraguas de la administración de contratos.

¿Qué es un administrador de contratos?

Un administrador de contratos suele ser un tercero con un amplio conocimiento de las finanzas comerciales y el derecho contractual. En ocasiones, un cliente o alguien del equipo del cliente puede actuar como administrador del contrato, pero esto no se recomienda. Cuando este es el caso, la administración de contratos puede convertirse rápidamente en unilateral y sesgada. Esto puede generar animosidad entre el propietario y el constructor.

Los administradores de contratos son contratados para actuar como "intermediarios" para los propietarios de proyectos, contratistas o subcontratistas para representar y comunicar sus expectativas. Estos individuos determinan las mejores maneras de hacer felices a ambas partes e incluso negocian por cada parte, si es necesario.

Los deberes de un administrador de contratos varían según el contrato y el tipo de proyecto de construcción. Cada contrato tendrá un conjunto único de demandas. El factor consistente es definir claramente los términos del contrato y garantizar la comunicación y las buenas relaciones entre el empleador y el contratista.

¿Cuál es el papel del administrador del contrato?

Piense en el administrador del contrato como un mediador imparcial. Mientras se crea un contrato, puede haber errores, disputas y falta de comunicación. El trabajo del administrador del contrato es supervisar lo que está sucediendo y producir la mejor versión posible del contrato.

En muchos sentidos, un administrador de contratos es como un consejero de pareja. No necesariamente tiene que haber un problema para que la pareja se beneficie de la consejería. Pero, la mayoría de las veces, los empleadores y los contratistas van y vienen en cuanto a los términos, adquisiciones, precios y otras cosas hasta que ambas partes estén contentas. Tener a alguien dedicado a gestionar estas discusiones hace que el proceso sea más fluido.

Algunos ejemplos de factores de los que será responsable un administrador de contratos son:

• Gestión de disputas
• Proporcionar actualizaciones de contratos
• Coordinación con diferentes departamentos, como el equipo legal.
• Tomar decisiones justas e imparciales
• Análisis de riesgos
• Estableciendo estándares de calidad
• Comunicar expectativas
• Configuración de reuniones

Un administrador de contratos está ahí para hacer la vida más fácil, crear un documento más sólido e iniciar una relación sólida entre empleador y contratista. Este contrato puede hacer o deshacer el proyecto, como un todo. La falta de comunicación y los malentendidos son las principales causas del fracaso del proyecto, y un buen administrador de contratos puede evitarlo.

Administración de contratos frente a gestión de contratos

La administración de contratos se confunde comúnmente con la gestión de contratos, pero los dos no son sinónimos. La administración del contrato es un proceso que solo tiene lugar antes de que se haya finalizado el contrato. Una vez finalizado el contrato, comienza la gestión del contrato.

Un administrador de contratos es responsable de garantizar que ambas partes estén satisfechas con el contrato que crean juntos. Un administrador de contratos, por otro lado, se ocupa de los contratos durante el proyecto en sí. Esto toma la forma de responder preguntas, hacer cambios y mediar conflictos. Estos dos roles requieren diferentes conjuntos de habilidades y, por lo tanto, son dos roles distintos.

Mejores prácticas para la administración de contratos

La administración de contratos se verá diferente de un proyecto a otro, ya que cada contrato tendrá diferentes términos, acuerdos, objetivos, etc. Aún así, existen algunas reglas básicas que se aplican a todos los tipos de administración de contratos:

• Familiarícese con el Proyecto: Para administrar el contrato, el administrador del contrato debe entenderlo en el contexto del proyecto. Al hacerlo, pueden responder preguntas que puedan surgir y ajustar sus estrategias según el tipo de proyecto, el tamaño, etc. También están más equipados para responder preguntas de cualquiera de las partes dentro del contrato.
• Prepárese para resultados inesperados: hay algunas precauciones adicionales que un administrador de contratos puede tomar para estar un paso adelante. Un administrador de construcción debe prepararse para una situación en la que un empleador o contratista desee realizar cambios significativos en un contrato. Cuando y si esto sucede, un administrador de contratos, idealmente, ya tendrá una respuesta al riesgo para proceder.
• Manténgase objetivo: generalmente, el administrador del contrato es un tercero, por lo que puede permanecer totalmente neutral, pero hay casos en los que forma parte del equipo del cliente o del comprador. Cuando este es el caso, el administrador del contrato debe hacer un esfuerzo adicional para permanecer totalmente objetivo.

Cómo ayuda ProjectManager con la administración de contratos

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Almacenar archivos

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Plan

Cuando todos sus documentos se encuentran en un solo lugar, también puede consultar los planes del proyecto, los cronogramas y más a medida que se redacta el contrato. Un plan de proyecto, especialmente, contendrá información pertinente para incluir en el documento final. Supervise el progreso de su proyecto en nuestros robustos diagramas de Gantt y actualice los contratos en consecuencia, todo desde una sola herramienta.

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Los paneles en tiempo real de ProjectManager brindan a los gerentes de proyectos de construcción una vista panorámica del desempeño del proyecto para garantizar que los contratistas cumplan con los términos y condiciones de los contratos. Con nosotros, obtiene funciones que facilitan tanto la administración de contratos como la gestión de proyectos de construcción.

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La administración de contratos es muy importante en diferentes industrias. Siempre que haya propietarios de proyectos, contratistas y subcontratistas, necesitará contratos para administrar los proyectos con éxito. Estos son algunos ejemplos de contratos de uso común para la gestión de proyectos.

• Contrato de Reembolso de Costos
• Contrato de tiempo y materiales
• Contrato de Costo Más
• Contrato de precio fijo
• Fabricación por contrato

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