¿Qué es el ERP y sus Beneficios que toda Empresa Debe Aprovechar?

Introducción

La planificación de recursos empresariales, que también se abrevia como ERP, es un tipo de solución de software que permite a cualquier empresa integrar y administrar sus procesos comerciales principales en una única plataforma centralizada. Este sistema permite a las organizaciones automatizar y optimizar los procesos, reducir la intervención manual y mejorar la eficiencia en varias áreas del negocio, como contabilidad, recursos humanos, gestión de la cadena de suministro, gestión de relaciones con los clientes, fabricación y muchos otros departamentos. ERP tiene un módulo dedicado que puede ayudar a todos y cada uno de los departamentos.

El software ERP ofrece varias funciones y módulos que se pueden personalizar según las necesidades específicas de una empresa. El objetivo principal de implementar un sistema ERP es facilitar el flujo de datos y la comunicación dentro de una organización al proporcionar una vista unificada de todas las operaciones comerciales.

En los últimos años, ha habido un cambio en la forma en que se lleva a cabo el trabajo. Anteriormente, el trabajo se realizaba en una ráfaga de momentos y durante ese tiempo no era fácil hacer un seguimiento de lo que estaba sucediendo y en cuánto tiempo se realizó el trabajo. Sin embargo, con el uso de grabadoras y otras herramientas, los empleadores de hoy en día pueden realizar fácilmente un seguimiento de sus gerentes, directores y otros líderes. Esto significa que el trabajo puede ser consistente y las personas pueden concentrarse más en sus objetivos individuales. Además, los métodos digitales de comunicación se pueden utilizar para reducir la necesidad de una comunicación específica entre los gerentes y los empleados, que puede ser una forma de comunicación lenta y lenta.

La evolución del ERP

Los sistemas ERP han evolucionado con el tiempo, desde principios de la década de 1960, cuando las empresas comenzaron a utilizar computadoras centrales para administrar sus operaciones. En la década de 1980, las empresas comenzaron a darse cuenta de los beneficios de usar una solución de software integrada y los sistemas ERP comenzaron a surgir. Fue en este momento que ERP como sistema comenzó a ganar reconocimiento. El primer sistema ERP, Planificación de necesidades de materiales (MRP), se diseñó para gestionar el inventario y la planificación de la producción en las empresas de fabricación.

Con los años, los sistemas ERP evolucionaron para incluir más características y funcionalidades. Hoy en día, los sistemas de software ERP se pueden personalizar para satisfacer las necesidades específicas de diferentes industrias, incluidas la venta minorista, la atención médica, las finanzas, la logística y muchas más.

En este momento, se están produciendo algunos cambios importantes en el mundo de ERP, y todos tienen una cosa en común: todos se basan en la idea de que más es mejor.

El primer cambio es que las empresas son cada vez más exigentes con las personas que compran y venden a través de un sistema ERP. La demanda de software ha ido aumentando año tras año durante los últimos años, y aunque todavía hay muchas personas que no entienden o no usan ERP, hoy en día está creciendo de manera impresionante.

El segundo cambio es que la industria se está volviendo cada vez más diversa. Lo que alguna vez se consideró un área "candente" en ERP ahora parece ser un área de interés más general para las empresas. Esto se debe a la creciente demanda de software y a un área de interés más general para las empresas que entienden ERP.

El tercer y último cambio es que la industria se está volviendo más competitiva. Esta es la razón por la que ERP se actualiza con más frecuencia y por la que hay tantas nuevas empresas emergentes y empresas existentes que amplían sus servicios para proporcionar sus propias versiones de ERP.

Todos estos cambios son simplemente el resultado de comprender que ERP está en constante evolución y seguirá evolucionando para mantenerse por delante de la competencia. Como resultado, es importante tener esto en cuenta al trabajar con este campo de ERP en constante crecimiento.

Tipos de sistemas ERP

Los sistemas ERP se pueden clasificar en dos categorías principales, que son locales y basados ​​en la nube.

1. ERP en las instalaciones:

Este tipo de sistema ERP generalmente se instala y aloja localmente en los servidores de la organización. Solo se puede acceder al software dentro de la red de la empresa, y las empresas tienen control total sobre la personalización de sus datos y sistemas. Sin embargo, los sistemas ERP locales requieren una inversión significativa en hardware, infraestructura y mantenimiento.

Este tipo de sistema ERP está alojado en la nube y las empresas pueden acceder a él de forma remota a través de Internet. Los sistemas ERP basados ​​en la nube ofrecen varios beneficios, que incluyen escalabilidad, rentabilidad y flexibilidad. Las empresas pueden elegir un modelo de precios basado en suscripciones, lo que elimina la necesidad de realizar importantes inversiones iniciales.

Hay tres tipos principales de planificación de recursos ERP:

1. Tipos de datos:

Los datos son un activo muy importante de cualquier negocio, cualquier información que se necesite para planificar y administrar el negocio es extremadamente importante. Esto incluye los datos que se necesitan para satisfacer las necesidades comerciales, como los datos que se necesitan para el servicio al cliente, los artículos enviados al cliente o los datos que se necesitan para el control de crédito.

2. Conceptos o diseños de datos:

Este es el enfoque que se adopta con respecto a cómo se crean, acceden, clasifican los datos u otra combinación de datos se utiliza para tomar una decisión. Este es el enfoque que se adopta con respecto a los datos de luz, como lo que se necesita para el análisis.

3. Uso programado/oficial:

Este es el enfoque que se adopta con respecto a cuándo se utilizan los datos, durante cuánto tiempo se utilizan y cuándo deben eliminarse del sistema.

Beneficios de los sistemas ERP

1. Mayor eficiencia y productividad:

Los sistemas ERP no solo automatizan y optimizan los procesos comerciales, sino que también reducen la intervención manual y mejoran la precisión. Esto conduce a una mayor eficiencia y productividad, lo que se traduce en ahorros de costos y una mejor asignación de recursos, lo que aumenta la eficiencia y la productividad general de todos los empleados.

2. Mejora de la toma de decisiones:

Los sistemas ERP proporcionan información y datos en tiempo real, lo que permite a las empresas tomar mejores decisiones basadas en información precisa y actualizada. El sistema ERP ayudará a las empresas a identificar tendencias, realizar un seguimiento del rendimiento y oportunidades de crecimiento. Debido a los datos precisos y la previsión casi perfecta basada en los datos de entrada, mejora la toma de decisiones dentro de la organización.

3. Servicio al cliente mejorado:

Los sistemas ERP ayudan a las empresas a administrar los datos y las interacciones de los clientes muy bien y de manera organizada, lo que les permite brindar servicios personalizados y mejorar los niveles de satisfacción del cliente. Al integrar los datos de los clientes con otras operaciones comerciales, las empresas pueden ofrecer una experiencia de cliente perfecta y pueden dirigirse a un grupo de audiencias relevantes con un producto que es muy útil para una mejor conversión.

4. Mejor gestión de inventario:

Los sistemas ERP ayudan a las empresas a administrar los niveles de inventario, lo que reduce las posibilidades de desabastecimiento y exceso de existencias. Esto conduce a ahorros de costos, un mejor servicio al cliente y una mejor utilización de los recursos en comparación con aquellos que no tienen un sistema ERP.

5. Gestión financiera mejorada:

Los sistemas ERP ayudan a las empresas a administrar los datos financieros, incluidas las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar y el libro mayor; toda la parte financiera se puede administrar en un solo lugar. Esto conduce a informes financieros precisos, una mejor gestión del flujo de efectivo y una mejor toma de decisiones financieras a través de la organización y entre departamentos.

6. Mejor gestión de la cadena de suministro:

Los sistemas ERP ayudan a las empresas a administrar toda la cadena de suministro, desde la adquisición hasta la producción y la entrega. Esto conduce a una mejor gestión de proveedores, una mejor planificación de la producción y mejores tiempos de entrega.

7. Gestión mejorada de proyectos:

Los sistemas ERP ayudan a las empresas a administrar proyectos, incluida la programación, el presupuesto y la asignación de recursos. Esto conduce a una mejor planificación del proyecto, una mejor ejecución del proyecto y mejores resultados del proyecto.

8. Mayor colaboración:

Los sistemas ERP permiten que diferentes departamentos dentro de una organización trabajen juntos sin problemas al proporcionar una plataforma compartida para datos y comunicación. Esto aumenta la colaboración, mejora la comunicación y reduce los silos.

9. Mejor cumplimiento:

Los sistemas ERP ayudan a las empresas a cumplir con los requisitos reglamentarios y los estándares de la industria, como Sarbanes-Oxley, HIPAA e ISO. Esto conduce a una reducción del riesgo y un mejor cumplimiento. Esto también significa que al implementar ERP se pueden mejorar los estándares de toda la industria, ya que todas y cada una de las organizaciones tendrían un sistema que cumple con los estándares globales.

10. Calidad de datos mejorada:

Los sistemas ERP ayudan a las empresas a mantener la precisión y la seguridad de los datos al proporcionar herramientas de validación y verificación de datos. Esto conduce a una mejor calidad de los datos, una mejor toma de decisiones y una reducción de errores.

11. Mayor escalabilidad:

Los sistemas ERP se pueden personalizar y escalar para satisfacer las necesidades cambiantes de las empresas, desde pequeñas empresas emergentes hasta grandes empresas. Todas y cada una de las empresas pueden aprovechar el sistema ERP sin importar el nivel de implementación. ERP conduce a una mayor flexibilidad, costos de TI reducidos y agilidad comercial mejorada.

12. Mejor inteligencia empresarial:

Los sistemas ERP proporcionan análisis de datos y herramientas de generación de informes que permiten a las empresas analizar datos e identificar tendencias. Esto conduce a una mejor inteligencia comercial, mejores pronósticos y una mejor toma de decisiones.

13. Gestión de proveedores mejorada:

Los sistemas ERP ayudan a las empresas a administrar las relaciones con los proveedores, desde el abastecimiento hasta los ciclos de pago. El sistema ERP también conduce a una mejor selección de proveedores, una mejor negociación de contratos y un mejor desempeño de los proveedores.

14. Gestión de empleados mejorada:

Los sistemas ERP ayudan a las empresas a administrar los datos de los empleados, incluida la nómina, los beneficios y el rendimiento. Esto conduce a una mejor participación de los empleados, una mejor retención y menores costos de recursos humanos. Es realmente útil para realizar un seguimiento del rendimiento y la futura asignación de tareas.

15. Mejora de la gestión de riesgos:

Los sistemas ERP ayudan a las empresas a administrar el riesgo al proporcionar datos y análisis en tiempo real. Esto conduce a una mejor evaluación de riesgos, una mejor mitigación de riesgos y un riesgo comercial reducido. El sistema ERP puede alertar a la empresa sobre el riesgo por adelantado, pero no puede ayudar a evitarlo por completo.

16. Mejor gestión de datos:

ERP brinda a las empresas acceso en tiempo real a datos críticos que también están centralizados, lo que permite mejores análisis y toma de decisiones. También permite a las empresas analizar datos en diferentes departamentos, lo que puede revelar nuevos conocimientos y oportunidades de crecimiento.

17. Costos reducidos:

ERP elimina la entrada de datos redundantes y agiliza los procesos comerciales, lo que puede conducir a importantes ahorros de costos. También puede ayudar a las empresas a identificar áreas en las que pueden reducir costos, como reducir los niveles de inventario u optimizar los procesos de la cadena de suministro.

Conclusión

Para concluir, ERP ha evolucionado mucho y seguirá evolucionando para el mejoramiento de las empresas. Hay dos opciones de implementación para elegir, en las instalaciones o en la nube, que dependen totalmente de las preferencias comerciales. Varios beneficios que ofrece un ERP son una mejor gestión de datos, costos reducidos, mejor gestión de empleados, escalabilidad, gestión financiera mejorada y mucho más, que son esenciales para crear una ventaja competitiva sobre los competidores.