¿Qué es la gestión de TI? ¿Por qué es importante TI para las empresas?

Es difícil imaginar trabajar sin computadoras. Esa tecnología toca todos los sectores del mundo de los negocios. La tecnología de la información (TI) es lo que mantiene el mundo moderno en funcionamiento, razón por la cual la gestión de TI es tan crucial para los negocios.

Para muchos, TI es un misterio y la administración de TI ni siquiera está en su vocabulario. Explicaremos estos dos términos, exploraremos los diversos aspectos de la gestión de TI y por qué es tan importante para las empresas.

¿Qué es la tecnología de la información (TI)?

La tecnología de la información, más comúnmente conocida como TI, usa hardware, software y la infraestructura de soporte para administrar y entregar datos a través de diversos medios, como voz, video, etc. Por lo tanto, TI no es solo digital, sino que puede incluir equipos utilizados para telecomunicaciones y radio, videoconferencia e informática.

Hay muchos profesionales que tienen la tarea de trabajar en TI. Incluyen programadores informáticos, desarrolladores web, especialistas en soporte, técnicos de TI, ingenieros de redes, administradores de bases de datos, ingenieros de software, informáticos, científicos de datos y especialistas en seguridad de TI. Eso es sólo unos pocos.

En términos de negocios, TI puede afectar a casi todos los departamentos de una empresa. TI trabaja con producción, gestión de recursos humanos, compras, investigación y desarrollo (I+D), contabilidad y finanzas, marketing y muchos más.

¿Qué es la gestión de TI?

La TI está involucrada en tantas cosas que debe haber un proceso para garantizar que esas diferentes actividades se desarrollen sin problemas. La gestión de TI es cómo se supervisan, administran y controlan los sistemas de TI, como el hardware, el software y las redes. El objetivo de la administración de TI es hacer que todos estos sistemas funcionen de manera más eficiente para que las personas puedan trabajar mejor.

A medida que las empresas continúan forjando huellas digitales cada vez más grandes, la gestión de TI se vuelve cada vez más central en sus estrategias. El entorno de TI también está creciendo para incluir más componentes de hardware, red y software, computadoras, servidores, enrutadores, aplicaciones, dispositivos móviles, etc.

La gestión de TI requiere un software que pueda recibir tickets, programar el trabajo y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real. ProjectManager es un software de administración de proyectos que lo ayuda a crear planes de proyectos y carteras, como diagramas de Gantt que organizan tareas en una línea de tiempo. Puede priorizar, establecer la duración y vincular las cuatro dependencias de tareas para evitar retrasos costosos. Además, cuando establece una línea de base, puede realizar un seguimiento de su trabajo en tiempo real para detectar problemas antes de que interrumpan los sistemas. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Áreas clave de la gestión de TI

La administración de TI es un gran esfuerzo que involucra muchas áreas diferentes que requieren supervisión. Hay cinco áreas esenciales de la gestión de TI: gobierno, gestión de operaciones, gestión de proyectos, seguridad de la infraestructura de TI y mesa de servicio. Para comprender mejor de qué está hecha la gestión de TI, dediquemos un momento a definir cada una de estas áreas clave.

Gobernanza de TI

El gobierno de TI es un marco para alinear la estrategia de TI con la estrategia comercial de la organización. Esta estructura permite a las organizaciones lograr resultados medibles mientras trabajan para alcanzar sus metas y objetivos generales. Sin embargo, la organización no es el único foco del gobierno de TI. Los intereses de las partes interesadas, las necesidades del personal y los procesos que siguen son también una parte integral del gobierno de TI.

Gestión de operaciones de TI

La gestión de operaciones de TI se ocupa de la planificación y gestión de los recursos de TI. Esto incluye servicios digitales, redes, servidores, solución de problemas de hardware y software, etc. Todos los procedimientos y servicios que administra un departamento de TI se incluyen en las operaciones y pueden ser para clientes internos o externos. Las operaciones de TI se esfuerzan por lograr la eficiencia y el rendimiento de los procesos y servicios de la organización para mejorar la satisfacción del usuario final.

Gestión de proyectos de TI

La gestión de proyectos de TI implica cuando el departamento de TI encarga cambios o nuevas iniciativas. Por ejemplo, realizar cambios en la arquitectura de TI de la organización probablemente implique la instalación de nuevos servidores, computadoras cliente, redes, software y otras tareas de TI relacionadas. Implica planificar, programar, ejecutar, monitorear y controlar, además de informar sobre cualquier proyecto de TI.

Seguridad de la infraestructura de TI

La seguridad de la infraestructura de TI es un proceso para mantener la infraestructura de red a salvo de ataques, corrupción, etc. Esto requiere la instalación de medidas preventivas que restrinjan el acceso no autorizado, la modificación, la eliminación y el robo de recursos y datos. Algunos métodos de control incluyen control de acceso, seguridad de aplicaciones, firewalls, redes privadas virtuales (VPN), análisis de comportamiento, sistemas de prevención de intrusiones y seguridad inalámbrica.

Servicio de mesa

Una mesa de servicio es donde se producen todos los informes de incidentes, solicitudes de servicio, notificaciones de cambio y otras comunicaciones críticas entre el servicio y los usuarios. Fuera de la comunicación, la mesa de servicio se encarga de la gestión de incidentes y el cumplimiento de solicitudes. Hay diferentes mesas de servicio para empresas de diferentes tamaños, pero todas funcionan esencialmente de la misma manera. Son el único punto de contacto entre el departamento de TI y los usuarios de TI.

¿Por qué es importante la gestión de TI para las empresas?

Si una empresa confía en su tecnología, entonces la administración de TI es el proceso detrás de escena que garantiza que su equipo funcione correctamente cuando sea necesario. Sólo por eso la gestión de TI es importante para las empresas. Pero es la razón más obvia y no la única para tener administración de TI. Aquí hay algunas otras razones por las que la administración de TI es importante para las empresas.

TI ayuda con la planificación de recursos empresariales (ERP)

La planificación de recursos empresariales (ERP) gestiona las actividades comerciales diarias. Esto incluye contabilidad, adquisiciones, gestión de proyectos, gestión de riesgos, cumplimiento y más. La administración de TI agrupa estas diversas operaciones en un solo sistema y se asegura de que funcione correctamente, administrando esas operaciones comerciales para optimizar sus actividades.

TI ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de los objetivos estratégicos

Para saber si está cumpliendo con sus objetivos estratégicos, debe realizar un seguimiento de su progreso y rendimiento. La administración de TI tiene herramientas para rastrear qué sistemas y software se están utilizando en la organización. También puede rastrear suscripciones y licencias para renovarlas antes de que caduquen. El seguimiento de los datos y quién tiene acceso a esa información es otro aspecto de la gestión de TI, que garantiza que sea seguro y esté actualizado.

TI ayuda a las empresas a comprender a sus clientes

La gestión de TI está involucrada en varios medios para comprender a los clientes y mantenerlos satisfechos. Existen servicios de correo electrónico automatizados y formularios de envío web que recopilan comentarios y preguntas, pero requieren un software para funcionar. La gestión de TI es más barata y rápida en términos de gestión de la comunicación entre clientes y empresas. Agrega valor a la experiencia del cliente, lo que a su vez genera lealtad.

Funciones clave de gestión de TI

Hemos discutido qué es la gestión de TI, por qué es importante y la hemos dividido en sus componentes principales. Si bien esto ha brindado una visión general de la administración de TI y cómo encaja en un negocio, hemos olvidado detallar las diversas posiciones dentro de la administración de TI.

Gerente de TI

Un administrador de TI tiene la tarea de planificar, implementar y mantener el sistema informático y la infraestructura de red de una organización. Deben mantener el hardware y el software, asegurándose de que se actualice cuando sea necesario. Los administradores de TI también son responsables de administrar las cuentas y los permisos de los usuarios, brindar soporte técnico, planificar el presupuesto de TI y negociar con los proveedores. Otras responsabilidades incluyen garantizar la seguridad de los datos, supervisar el desarrollo y mantenimiento del sitio web, crear políticas y procedimientos relacionados con TI y capacitar al personal.

Gerente de Proyectos TI

Un gerente de proyectos de TI es responsable de la planificación, organización, presupuestación y asignación de recursos para proyectos de TI, como desarrollo de software y aplicaciones, instalación de hardware y actualizaciones de red, solo por nombrar algunos. El gerente de proyecto de TI liderará un equipo a través de todas las fases del proyecto de TI, monitoreando el progreso y el desempeño para garantizar que el proyecto se entregue a tiempo y dentro del presupuesto. También responderán a los problemas y se asegurarán de que el proyecto se mantenga encaminado.

Director de información

El individuo de nivel ejecutivo de la empresa que supervisa la gestión de TI, la implementación y la usabilidad de la tecnología se denomina Director de Información (CIO). A medida que la tecnología ha crecido y se ha expandido en el mundo de los negocios, también lo ha hecho esta posición. El CIO es responsable de integrar sistemas que beneficien o mejoren las operaciones de la empresa. Deben conocer y responder rápidamente a las tendencias y cambios tecnológicos en lo que se refiere a la organización, su gente y a quién sirve.

ProjectManager ayuda con la gestión de TI

Si su organización usa TI en cualquier capacidad, entonces necesita tener las herramientas adecuadas para planificar, administrar y rastrear esos esfuerzos. ProjectManager es una solución todo en uno galardonada para la gestión de proyectos de TI, la asignación de recursos y la gestión de cambios en sus sistemas de TI. Nuestras características de planificación detallada lo ayudan a instalar software o hardware y actualizar o implementar nuevas redes. Obtenga datos detallados sobre la carga de trabajo para equipos globales y remotos para ayudar con la planificación de la capacidad. Nuestros datos le permiten brindar a las partes interesadas informes detallados que se centran en la información que desean ver.

Realice un seguimiento de los proyectos de TI con paneles en tiempo real

Una vez que haya planificado uno o más proyectos en nuestro diagrama de Gantt, establezca una línea de base y podrá realizar un seguimiento del progreso en tiempo real en todo el software. Cambie a nuestro panel de control en tiempo real para obtener una descripción general en vivo de todo, desde los costos hasta la carga de trabajo y el progreso planificado frente al real. Nuestro tablero no requiere una configuración prolongada como con el software de TI liviano. Está listo para una vista de alto nivel cuando usted lo esté. Si está realizando un seguimiento de varios proyectos, utilice nuestro panel de control de cartera en vivo. Para una mirada más profunda a los datos, puede generar rápidamente informes sobre el tiempo, el costo, las hojas de tiempo y mucho más. Todos los informes se pueden personalizar para mostrar solo los datos que desea ver. Se pueden compartir en una variedad de formatos para mantener actualizados a los interesados.

Administrar los recursos y la disponibilidad del equipo

Los administradores de TI pueden usar nuestros calendarios de recursos codificados por colores para asignar recursos en todos sus proyectos. El gráfico de carga de trabajo facilita ver quién en su equipo está sobreasignado y le permite equilibrar su carga de trabajo directamente desde el gráfico. Esto mantiene a todos trabajando a plena capacidad, sin sobrecargarlos, lo que conduce a una mayor productividad. Los administradores de TI también tienen herramientas para rastrear la disponibilidad de su equipo con vacaciones globales, PTO y horas de trabajo, todo planeado para que la asignación sea simple y rápida. Además, las hojas de tiempo seguras se sincronizan con las tareas asignadas y permiten a los administradores de TI ver dónde se encuentra el miembro del equipo en términos de completar sus tareas.

Nuestro software en línea brinda a los administradores de TI visibilidad de su trabajo para que puedan administrarlo en cualquier lugar. No hay una curva de aprendizaje pronunciada ni altos costos de implementación. Haga que sus equipos de TI trabajen de inmediato con asignaciones de tareas con un solo clic. Incluso hay automatización de la carga de trabajo, aprobación de tareas y múltiples vistas de proyectos para optimizar el trabajo y permitir que los equipos elijan trabajar con tableros kanban, listas de tareas u otras vistas de proyectos.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos de TI creado para la colaboración entre equipos en todos los departamentos de TI. Cree planes para proyectos de hardware y software, realice un seguimiento del progreso y colabore con equipos multifuncionales. Supervise su trabajo con paneles en tiempo real y utilice informes personalizables para mantener actualizados a los interesados. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.