¿Qué es el diseño de la organización? Tipos, principios y más

La mayoría de la gente piensa que la integridad significa ser honesto. Si bien esto es cierto, la palabra tiene otro significado que es importante para la gestión de proyectos: el estado de ser completo e indiviso. En cierto sentido, podría llamar diseño organizacional al enfoque para crear integridad en su organización.

Por ejemplo, un edificio que no tiene integridad no puede mantenerse en pie. De la misma manera, un proyecto que no forma parte del diseño de una organización más grande puede tener dificultades para tener éxito. Definamos el diseño organizacional y sus diferentes tipos y principios.

¿Qué es el diseño de la organización?

El diseño organizacional es un proceso para estructurar y administrar organizaciones. Se necesita un enfoque holístico del trabajo realizado en una organización que incluye formaciones de equipos, patrones de turnos, informes, toma de decisiones, métodos de comunicación y mucho más. El propósito del diseño de la organización es ayudar a una organización a sobresalir en lo que hace y ayudar a alcanzar sus objetivos. Eso puede significar todo, desde una reorganización a gran escala hasta cambios sutiles en estructuras y sistemas.

El diseño de la organización a menudo entra en juego cuando una organización está creciendo o, por el contrario, si se está reduciendo. Cualquiera de estos cambios requiere que una empresa vuelva a examinar cómo hace negocios. Otras razones que impulsan el diseño de la organización incluyen un cambio en el liderazgo, la estrategia o el mercado en el que opera la organización.

La razón por la que se implementa el diseño organizacional es simplemente para mejorar el funcionamiento de la organización. Eso puede significar todo, desde identificar ineficiencias hasta tomar decisiones mejores y más rápidas. El diseño de la organización puede mejorar la calidad de los bienes o servicios que produce una organización, aumentar las ganancias y fortalecer las relaciones con su base de clientes. Internamente, puede generar condiciones de trabajo más seguras, una fuerza laboral más feliz y motivada y preparar mejor a la empresa para los desafíos futuros.

La creación e implementación del diseño de la organización se considera un proyecto, algo que tiene más éxito con el software de gestión de proyectos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos que ayuda a organizar, supervisar e informar sobre la planificación de proyectos. Nuestros diagramas de Gantt recopilan todas sus tareas, vinculan dependencias para evitar cuellos de botella e incluso filtros para la ruta crítica. Puede establecer una línea de base para realizar un seguimiento de su progreso real frente a su progreso planificado en tiempo real para cumplir con el cronograma. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Principios del diseño organizacional

Solo tiene una oportunidad en el diseño de la organización y requiere mucho tiempo y esfuerzo. Si no lo hace bien, no cosechará las recompensas y es probable que no tenga una segunda oportunidad. Esto hace que sea importante conocer los principios del diseño de la organización y cómo avanzar correctamente en el proceso.

Cada organización es diferente, por supuesto, pero todas comparten ciertas cosas en común. Si bien estos 10 principios rectores pueden cambiar ligeramente dependiendo de quién los aplique, siguen siendo una hoja de ruta justa para los líderes que buscan recalibrar sus organizaciones para obtener algunos de los muchos beneficios posibles del diseño organizacional.

1. Libérese del pasado: la organización tiene que mirar reflexivamente a sí misma, su propósito y cómo los cambios en esos pilares fundamentales afectarán a los clientes, empleados e inversores. A medida que comience a explorar los cambios, piense en cómo pueden diferenciarlo de la competencia y cómo se desarrollarán estos cambios en los próximos años.
2. Diseñe con el conocimiento de su ADN: para saber qué priorizar en el diseño organizacional, dé un paso atrás e identifique los componentes básicos universales de su organización. Todas las organizaciones se pueden dividir en elementos tangibles o formales, como la forma en que se toman las decisiones, cómo se procesan los datos y cómo se divide el trabajo. Las empresas también tienen elementos intangibles o informales, como la forma en que las personas actúan y se inspiran para contribuir.
3. Arregle su estructura al final: el organigrama de la empresa puede parecer el primer paso lógico, pero desea crear un puente que lleve a la organización de las viejas formas a las nuevas formas. Es un error común pensar que simplemente se puede saltar de una estructura a otra. Esa estructura es el paso final después de haber hecho todo lo posible para respaldarla y los cambios que iniciará.
4. Use su mejor talento: usted hace un cambio al empoderar a las personas de su organización, por lo que no importa qué cambios estructurales planee realizar, desea identificar las fortalezas de sus empleados clave y asegurarse de que estén capacitados para colaborar y facilitar esos cambios. . El equipo de liderazgo es responsable del diseño exitoso de la organización.
5. Sepa lo que puede controlar: es importante enumerar las limitaciones que lo están ralentizando como organización y los sacrificios que siempre está haciendo. Conozca sus limitaciones antes de cualquier intento de ejecutar un nuevo diseño de organización. También debe ser consciente de las regulaciones, la escasez de suministros y la demanda de los clientes que están fuera de su control, pero no dedique demasiado tiempo a concentrarse en las cosas que puede cambiar.
6. Promover la rendición de cuentas: desea que todos rindan cuentas por sus trabajos, lo que requiere transparencia y comunicaciones claras, no microgestión. Este es probablemente el cambio más importante que puede realizar en su organización. Si la comunicación fluye sin obstrucciones y todos asumen la responsabilidad de su trabajo, la estructura que diseñe funcionará mejor.
7. La evaluación comparativa no es tan importante como cree: puede haber problemas con el seguimiento de lo que están haciendo los competidores. Si bien puede ayudar a optimizar su diseño y exponer problemas ocultos, también reduce sus capacidades únicas. No es productivo comparar su organización con otras que podrían tener una propuesta de valor o capacidades diferentes. Si debe comparar, concéntrese en elementos seleccionados en lugar de en toda la organización.
8. El diseño de la organización debe ajustarse al propósito de la empresa: cada organización es diferente y es probable que la estructura correcta para su organización no se ajuste a otra. Al diseñar la organización, asegúrese de que se alinee con su propósito y sea consistente en toda la organización.
9. No descuide los elementos intangibles: es fácil concentrarse en los elementos tangibles del diseño de la organización, como los derechos de decisión y el organigrama, pero no obtendrá los resultados que desea. En su lugar, equilibre lo tangible con lo intangible si quiere hacer las cosas. Lo tangible es importante, pero sin abordar cómo piensan y actúan las personas en esa estructura, no cambiará nada.
10. Aproveche sus fortalezas: una de las mejores maneras de implementar un diseño organizacional exitoso es aprovechar sus fortalezas. A menudo, el diseño de la organización está tan lejos de los valores y fortalezas centrales de la organización que está destinada al fracaso. Asegúrese de encontrar las fortalezas de la organización y construya sobre esa base.

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Tipos de diseño de organización

Así como no hay un tipo de organización, no hay un tipo de diseño de organización. Estas diversas estructuras organizacionales son un marco para que la organización distinga el poder y la autoridad, los roles y las responsabilidades y determine cómo fluirá la información a través de la organización. Echemos un vistazo a algunas de las estructuras de diseño de organizaciones más comunes que respaldan el diseño de organizaciones.

Estructura jerarquica

Este es un organigrama compartido en forma de pirámide con el director ejecutivo o gerente en la parte superior y cada nivel desciende en la cadena de mando hasta que la base son los empleados de nivel de entrada. Esto define la autoridad, muestra a todos a quienes reportan y aclara la trayectoria profesional. Sin embargo, una estructura jerárquica puede ralentizar la innovación y hacer que los que están en la base de la pirámide se sientan fuera del proceso.

Estructura funcional

Al igual que en la estructura jerárquica, los que tienen más autoridad y responsabilidad se colocan en la parte superior de la tabla y luego desciende por responsabilidad. Sin embargo, la organización está determinada por el conjunto de habilidades y la función en la empresa, y cada departamento se gestiona de forma independiente. Esto le da a los departamentos un sentido de autodeterminación y la estructura se puede escalar fácilmente. Pero una estructura funcional también puede crear silos en la organización y bloquear las comunicaciones interdepartamentales.

Estructura Horizontal o Plana

Al contrario de una estructura jerárquica, la estructura horizontal es popular entre las nuevas empresas y otras organizaciones en las que no hay mucha distancia entre la dirección y los empleados. Fomenta menos supervisión y más participación de todos en la organización. Los empleados se sienten dueños y asumen más responsabilidad. Fomenta la comunicación y acelera la entrega de nuevas ideas. Sin embargo, puede haber una falta de supervisión que cause confusión y sea difícil de mantener a escala.

Estructura divisional

Como su nombre lo indica, cada división de la organización controla sus propios recursos como si fuera una empresa independiente dentro de una organización más grande. Cada división tiene sus propios equipos de marketing, ventas y TI. La estructura se presta a organizaciones más grandes y les permite ser más flexibles, respondiendo rápidamente a los cambios del mercado y las necesidades de los clientes con un enfoque personalizado. También puede crear recursos duplicados, perdiendo tiempo y energía. La comunicación también puede ser difícil entre divisiones, lo que lleva a una competencia interna dentro de la organización más grande.

Estructura de matriz

Esta estructura en forma de cuadrícula es ideal para equipos multifuncionales que se crean para servir proyectos especiales. Esta estructura ayuda a conectar partes que de otro modo estarían dispares. La estructura matricial también ayuda a los gerentes a encontrar fácilmente miembros del equipo para cualquier proyecto que estén liderando y proporciona una visión más dinámica de la organización. Se alienta a los empleados a utilizar sus habilidades más allá de las aplicadas a su rol original. Puede crear conflictos entre gerentes en diferentes departamentos.

Estructura basada en equipos

Como sugiere el nombre, esta estructura organiza a los empleados por equipos. Esto va en contra de lo que se considera una estructura jerárquica tradicional y es ideal para un entorno más colaborativo y de resolución de problemas donde los empleados tienen más control. Esto puede impulsar la productividad y el rendimiento, eliminando la mentalidad de silo en favor de una mayor transparencia. También permite movimientos laterales en toda la organización y proporciona menos supervisión gerencial. Es ideal para la gestión ágil de proyectos y los equipos Scrum. Tiende a hacer que los caminos promocionales sean menos claros.

Estructura de red

Esta estructura funciona bien para organizaciones que no tienen sus servicios centralizados. Trabajan con proveedores, subcontratistas, autónomos, ubicaciones externas y oficinas satélite. Para poner algo de orden en esta mezcla aparentemente caótica, una estructura de red ayuda a abrir las comunicaciones entre los involucrados en una jerarquía anticuada. Visualiza las diversas relaciones internas y externas de la organización, fomenta un entorno más flexible y ayuda a todos a comprender el flujo de trabajo para que puedan colaborar con mayor libertad. Sin embargo, aún puede ser complejo y dificulta saber quién tiene autoridad sobre qué.

Cómo ProjectManager ayuda después del diseño de la organización

Independientemente del tipo de diseño de organización que aplique en su empresa, ProjectManager es la única herramienta de gestión de proyectos y trabajo que necesitará para conectar sus equipos híbridos y ayudarlos a aumentar la productividad. Nuestras múltiples vistas de proyectos significan que puede trabajar como desee, ya sea en una estructura jerárquica más tradicional, una estructura plana y ágil o una versión híbrida.

Visualice el flujo de trabajo con tableros Kanban

Ya le mostramos el diagrama de Gantt, que es excelente para una estructura jerárquica, pero esa es solo una de nuestras múltiples vistas de proyectos. Para una estructura plana o basada en equipos, querrá usar tableros kanban para administrar los trabajos pendientes y planificar colaborativamente los sprints. Los gerentes obtienen transparencia en el proceso y pueden reasignar recursos según sea necesario para evitar cuellos de botella y mantener a los equipos trabajando a plena capacidad.

Siga el progreso y el rendimiento en tiempo real

No es suficiente tener las herramientas para cumplir con los dictados del diseño de la organización que tiene, necesita monitorear su trabajo para asegurarse de que cumpla con sus expectativas. Nuestro software ofrece datos en tiempo real para una toma de decisiones más perspicaz. Obtenga una vista de alto nivel con nuestro tablero en vivo que rastrea seis métricas de proyectos. No se requiere configuración y el tablero calcula automáticamente los datos por usted. Para una inmersión más profunda en los datos, hay informes de un clic, que se pueden filtrar para mostrar solo la información que desea ver. Luego, compártalo con las partes interesadas para mantenerlos actualizados.

Independientemente del diseño de organización que utilice, la comunicación es clave. Nuestro software es colaborativo hasta la médula, lo que facilita compartir planes, archivos y más. Puede comentar las tareas y recibir notificaciones por correo electrónico y en la aplicación cuando se actualice algo. Hay una única fuente de verdad que mantiene a todos trabajando juntos y de manera productiva.

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