¿Qué es la colaboración en proyectos? Herramientas y consejos para la colaboración en equipo

¿Qué es la colaboración en proyectos?

La colaboración en proyectos es un método mediante el cual los equipos y los líderes de equipo planifican, coordinan, controlan y supervisan el proyecto en el que están trabajando. Este proceso colaborativo de gestión de proyectos funciona a través de los límites departamentales, corporativos y nacionales y ayuda especialmente con los proyectos a medida que crecen en complejidad.

Con la tendencia hacia equipos remotos y la transferencia de datos a servidores en la nube, la colaboración en proyectos, que siempre ha sido fundamental para la gestión eficaz de proyectos, se ha convertido aún más en una palabra de moda. Pero, ¿qué significa colaboración en proyectos? Simplemente, colaborar significa trabajar juntos hacia un objetivo común. Suena como un trabajo de proyecto, ¿verdad? Bueno, no del todo.

La colaboración ha sido una gran palabra de moda en los últimos años, ya que las organizaciones se dan cuenta de que la colaboración eficaz en equipo es clave para la innovación. Han surgido nuevos métodos de gestión de proyectos para ampliar el significado de la colaboración en equipo desde el simple acto de trabajar juntos hasta una función más compleja de interrelacionar diversos equipos de proyectos para lograr nuevas ideas, prácticas innovadoras y producir resultados superiores. Estos métodos incluyen prácticas y herramientas de colaboración de proyectos que promueven la comunicación, el intercambio de ideas y la transparencia para los equipos locales y remotos.

¿Por qué es importante la colaboración en proyectos para la gestión de proyectos?

Para comprender la colaboración en proyectos en lo que se refiere a la gestión de proyectos, primero debemos tener una idea clara de lo que es la gestión de proyectos. La gestión de proyectos tradicional es el proceso mediante el cual un director de proyecto, junto con su equipo de proyecto, planifica, supervisa e informa sobre la realización de un proyecto durante un período de tiempo determinado conocido como cronograma del proyecto.

Como director de proyecto, desea fomentar la colaboración entre los miembros de su equipo porque es bueno para el proyecto y para su equipo de proyecto. Sí, usted es quien tiene el control del proceso de toma de decisiones, pero también es importante crear un entorno de proyecto colaborativo para los miembros de su equipo para que puedan trabajar juntos para completar tareas y entregas.

Para ello, los gestores de proyectos utilizan un software de gestión de proyectos equipado con funciones de gestión de tareas y colaboración en equipo. Veamos las herramientas de colaboración de proyectos más populares y cómo usarlas para administrar sus equipos.

ProjectManager es un software basado en la nube que conecta equipos en tiempo real. Con múltiples vistas de proyectos, los miembros del equipo pueden trabajar como quieran y los gerentes de proyectos obtienen la transparencia que necesitan para evitar que se bloqueen. Los tableros Kanban son herramientas de flujo de trabajo visual que permiten a los miembros del equipo administrar su trabajo y a los gerentes de proyecto mantenerlos trabajando sin costosas demoras. Pruebe ProjectManager hoy de forma gratuita.

Herramientas de colaboración de proyectos

Las herramientas de colaboración de proyectos podrían definirse simplemente como todas las funciones, aplicaciones y plataformas de software de gestión de tareas, comunicación de equipos y gestión de recursos que permiten a los directores de proyectos gestionar el flujo de trabajo de sus equipos.

Tableros Kanban

Los tableros Kanban son herramientas de gestión de tareas que permiten la colaboración en equipo al visualizar el flujo de trabajo. Esta herramienta de colaboración en línea divide el ciclo del proyecto en columnas bajo las cuales las tareas se representan como carritos.

El software de gestión de proyectos basado en la nube brinda a los gerentes una ventana en tiempo real al trabajo de los miembros de su equipo sin importar dónde se encuentren y los ayuda a detectar cuellos de botella, que luego pueden resolver rápidamente mediante la reasignación de recursos. Mientras tanto, los equipos pueden administrar su acumulación y colaborar al planificar sprints ágiles.

Diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt son la base de la gestión de proyectos tradicional. Los gerentes de proyecto los usan para organizar tareas, vincular dependencias y establecer hitos al crear el cronograma del proyecto. Algunos programas de gestión de proyectos van incluso más allá, ya que permiten filtrar la ruta crítica y establecer una línea de base para realizar un seguimiento de la variación del proyecto al ejecutar el plan del proyecto.

Tener múltiples vistas de proyectos que permiten a los gerentes de proyectos planificar con anticipación con diagramas de Gantt y luego permitir que los equipos trabajen como quieran, ya sea en tableros kanban, listas de tareas o calendarios, crea un puente que conecta equipos híbridos y brinda a todos las herramientas que necesitan para obtener su trabajo hecho.

Calendario del proyecto

Un calendario de proyecto destaca todas las fechas importantes de un proyecto. También se puede utilizar para gestionar el propio trabajo y los plazos personales. Cuando se comparte el calendario del proyecto, todos pueden ver el panorama general y permanecer en la misma página sin reuniones, correos electrónicos y otras distracciones que les impidan ser productivos.

Funciones de colaboración en equipo

Hay otras funciones de colaboración en equipo que conectan a un miembro del equipo con otro, ya sea que estén en la misma oficina, departamento o incluso en el mismo nivel de habilidades. La gestión de documentos permite que los equipos híbridos compartan documentos y trabajen en ellos de forma colaborativa. También deberían poder compartir archivos, idealmente adjuntándolos a la tarea en la que están trabajando.

La comunicación es clave para la colaboración. Las videollamadas, el chat y los comentarios sobre las tareas entregadas en tiempo real crean una plataforma colaborativa virtual que conecta equipos híbridos y promueve una mayor productividad. Tener correo electrónico o, mejor aún, notificaciones en la aplicación para mantenerlo actualizado sin tener que dejar sus herramientas de administración de proyectos también es una ventaja.

Consejos para mejorar la colaboración en equipo

La colaboración no sucede por casualidad. Ya sea que los miembros de su equipo estén todos juntos en la misma oficina o trabajando de forma remota en diferentes zonas horarias, lograr que un grupo trabaje como uno solo requiere tiempo y práctica. Hay formas de facilitar la colaboración en equipo. Aquí hay algunas cosas que puedes probar.

1. Actividades de trabajo en equipo

Hay actividades de formación de equipos que aceleran la vinculación entre los miembros del equipo. Estos pueden ser tan simples como llevar a todos a almorzar a participar en juegos más estructurados, como charadas, deportes, etc. Independientemente de lo que elija hacer, debe ser anterior al proyecto para comenzar a construir equipos más colaborativos.

2. Centrarse en la comunicación del equipo

La comunicación es el pegamento que mantiene unido cualquier entorno colaborativo. Ya sea que se trate de reuniones periódicas, la configuración de una herramienta de chat en tiempo real o incluso un tablero de mensajes, debe haber una manera de difundir información a todos rápidamente y también capturar los comentarios de los miembros del equipo.

3. Equipe a su equipo con las herramientas de gestión de tareas adecuadas

Administrar tareas es cómo hacer que los equipos trabajen no solo en colaboración sino de manera más productiva. Es mejor tener una multitud de herramientas que su equipo pueda usar, como tableros kanban, listas de tareas, etc. Si todas estas vistas del proyecto se actualizan con los mismos datos en tiempo real, entonces todos pueden trabajar mejor con las herramientas. se sienten más cómodos.

4. Administre el flujo de trabajo de los miembros de su equipo

El flujo de trabajo es esencial para la productividad y funciona de la mano con las herramientas de gestión de tareas. Tener una herramienta de gestión de tareas como un tablero kanban fomenta la colaboración en equipo y brinda a los gerentes de proyecto transparencia en su proceso. Esto permite que los miembros del equipo trabajen como quieran, administrando su flujo de trabajo, mientras que los gerentes de proyecto obtienen visibilidad de su trabajo para asegurarse de que tengan los recursos que necesitan para trabajar a plena capacidad.

¿Dónde se realiza la colaboración de proyectos?

¿Dónde tiene lugar la colaboración en proyectos? La respuesta corta está en cualquier lugar. Siempre que haya más de una persona en el equipo del proyecto, la gestión colaborativa de proyectos puede existir e incluso florecer. Pero dado que los equipos de proyectos se distribuyen cada vez más a través de las fronteras, las herramientas de colaboración de proyectos en línea son fundamentales para los equipos remotos.

Ahora los equipos pueden compartir fácilmente archivos en tiempo real, reunirse, chatear e incluso trabajar para tachar elementos de sus listas de tareas, todo en un espacio virtual compartido. Pero es importante recordar que sus herramientas de gestión colaborativa de proyectos son tan buenas como su estilo de gestión. La colaboración en equipo no se puede automatizar.

¿Por qué necesita un software de gestión colaborativa de proyectos?

Piense en la colaboración como un todo mejor que la suma de sus partes. Si ha reunido un equipo de proyecto sólido, un entorno de gestión de proyectos colaborativo solo mejorará su productividad. Algunos de los beneficios del software de colaboración de proyectos se incluyen a continuación.

• Aumenta la productividad: las herramientas de colaboración de proyectos permiten a los administradores de proyectos distribuir uniformemente las tareas entre los miembros del equipo, en lugar de sobrecargar a un miembro del equipo con demasiado trabajo. La gestión adecuada de tareas les da a los equipos más tiempo, lo que facilita la colaboración en equipo.
• Mejor resolución de problemas: Brindar a los miembros del equipo las herramientas de colaboración del proyecto para compartir archivos y comunicarse en tiempo real les permite trabajar juntos para resolver problemas.
• Impulsa la comunicación del equipo: las líneas de comunicación que necesitan un mantenimiento constante o que se desvían pueden desviar un proyecto. Las herramientas de colaboración de proyectos facilitan una comunicación clara entre los miembros de su equipo de proyecto y brindan una solución para comunicarse de manera efectiva incluso entre equipos remotos.
• Excelente para equipos remotos: uno de los costos más grandes en cualquier organización es alquilar o comprar una oficina física en la que todos puedan trabajar. Sin embargo, con las herramientas de colaboración de proyectos en línea, los equipos remotos pueden colaborar en tiempo real.
• Facilita la creación de equipos: al fomentar la colaboración en equipo, no solo está construyendo relaciones, sino también creando lealtad que ayuda a construir un entorno de gestión de proyectos colaborativo.

Cómo crear un entorno de gestión de proyectos colaborativos

Está bien, estás en el carro de la colaboración en equipo. Pero en lugar de solo hablar de la boca para afuera, ¿qué puede hacer para cultivar un clima de gestión de proyectos colaborativos en su empresa? Si bien los beneficios de la colaboración en proyectos son claros, implementarlos puede ser difícil, especialmente si está administrando equipos remotos. Aquí hay algunas cosas que puede hacer para que la colaboración en proyectos sea un comienzo saludable en su organización.

• Use herramientas de colaboración de proyectos: los viejos hábitos son difíciles de conseguir, pero necesita que su equipo se aleje de los viejos métodos de comunicación, como los correos electrónicos, y se sienta cómodo con un software de gestión de proyectos más interactivo y colaborativo.
• Comunicar: como gerente de proyecto, sabes que la buena comunicación es la base de todo, por lo que va con la instalación de un entorno colaborativo. No solo debe comunicarse adecuadamente, sino también brindarle a su equipo de proyecto las herramientas de colaboración para hacerlo.
• Capacite a su equipo de proyecto: al igual que aprender algo nuevo, necesita orientación y dirección. Organice una sesión de capacitación para su equipo para enseñarles cómo usar y por qué necesitan herramientas de gestión de proyectos en línea que hacen posible la colaboración en proyectos.
• Compartir: De eso se trata la colaboración, y no funcionará a menos que rompa las paredes virtuales que han separado a los miembros del equipo en el pasado. Por ejemplo, comparta sus calendarios, de esa manera todos están en la misma página con fechas límite, reuniones, etc.
• Check-in: cuando lideras un proyecto, no estableces el camino y dejas que siga su curso. Lo mismo ocurre con la implementación de la colaboración en equipo. Es por eso que debe monitorear y tener reuniones periódicas con ellos para responder preguntas y seguir su progreso.

Bueno, ahí lo tienes. La colaboración en proyectos es algo real y funciona de la mano con la gestión de proyectos. Si está liderando un proyecto, quiere tener todas las herramientas de colaboración en equipo que pueda tener a mano. Cuando se trata de planificar, monitorear e informar en tiempo real en una red colaborativa en línea, querrá usar ProjectManager. Para ver cómo puede ayudarlo a hacer mejor su trabajo, realice nuestra prueba gratuita de 30 días.