Qué es la previsión de ventas: definición, métodos, mejores prácticas

La previsión de ventas es una de las cosas más importantes que hace una empresa. Impulsa la planificación de ventas y se utiliza en toda la empresa para la dotación de personal y la elaboración de presupuestos. A pesar de su importancia, muchas organizaciones utilizan prácticas obsoletas que producen malos pronósticos.

Se podría hacer una comparación con tiempos pasados, cuando los granjeros dependían de señales como los gatos que se lavan detrás de las orejas o el dolor en la rodilla de un anciano para pronosticar el clima. Con la llegada de las supercomputadoras, la predicción del tiempo ha mejorado enormemente. Pero en las grandes empresas, las herramientas utilizadas para prever las ventas siguen siendo algo más fiables que una rodilla artrítica.

¿Qué tan dudosas son las previsiones de ventas? Según Gartner, un 55 % de los líderes de ventas y un 57 % de los vendedores que llevan cuotas no confían en la precisión de los pronósticos.

Si bien podría pensar que este estado de cosas mejorará con el tiempo, Gartner estima que incluso para 2025, “el 90 % de las organizaciones de ventas empresariales B2B seguirán confiando en la intuición en lugar del análisis de datos avanzado o su CRM B2B, lo que dará como resultado pronósticos, ventas y pronósticos inexactos. oleoductos y cumplimiento de cuotas”.

¿Qué es la previsión de ventas?

La previsión de ventas es el proceso de estimar los ingresos por ventas de una empresa durante un período de tiempo específico, normalmente un mes, un trimestre o un año. Un pronóstico de ventas es una predicción de cuánto venderá una empresa en el futuro.

Producir un pronóstico de ventas preciso es vital para el éxito comercial. La contratación, la nómina, la compensación, la gestión de inventario y el marketing dependen de ello. Las empresas públicas pueden perder credibilidad rápidamente si no cumplen un pronóstico.

La previsión va de la mano con la gestión del pipeline de ventas. Obtener una imagen precisa de la calificación, el compromiso y la velocidad de cada trato ayuda a los representantes y gerentes de ventas a proporcionar datos para un pronóstico de ventas confiable.

Un pronóstico es diferente a los objetivos de ventas, que son las ventas que una empresa espera lograr. Un pronóstico de ventas utiliza una variedad de puntos de datos para proporcionar una predicción precisa del desempeño futuro de las ventas.

Métodos y técnicas de previsión de ventas.

Aunque diferentes organizaciones pueden tener estructuras y procesos de ventas muy diferentes, la mayoría tiende a utilizar uno o una combinación de los siguientes enfoques principales para la previsión de ventas:

1. Uso de datos históricos para pronosticar resultados futuros. Mirar los datos históricos es quizás el enfoque más común y sencillo. Los datos están fácilmente disponibles y tiene sentido que las variaciones basadas en factores como la estacionalidad y la introducción de nuevos productos proporcionen información direccional. La limitación, por supuesto, es que las macrotendencias externas que impactan en las ventas no necesariamente se consideran, al menos no de manera sistemática.
2. Pronóstico basado en embudo. Para muchas empresas, el estado actual del embudo de ventas se considera el predictor más preciso de los posibles resultados de ventas. Siempre que los vendedores brinden información precisa y actualizada con frecuencia sobre el estado de determinadas actividades, el uso del embudo puede ser un medio razonablemente confiable para hacer pronósticos.
3. Pronóstico basado en múltiples variables. Dado que los dos enfoques anteriores tienen limitaciones inherentes, algunas organizaciones están buscando construir modelos de pronóstico más complejos que incorporen técnicas como la puntuación inteligente de clientes potenciales junto con factores macro que probablemente afecten el cierre de acuerdos. El truco consiste en implementar un enfoque que sea lo suficientemente sofisticado como para ser significativo sin que sea demasiado complejo de administrar y mantener.

Errores comunes de pronóstico

Los equipos de ventas están bajo presión para cumplir, poniendo el foco en la previsión. Al enfrentarse a una dura competencia y un mercado incierto, las expectativas de los vendedores siguen aumentando, y los pronósticos son el medio por el cual la actividad de ventas y, por extensión, la salud del negocio, se monitorean más fácilmente.

1. Los datos de ventas no brindan información sobre el estado del acuerdo. Una limitación de los enfoques de previsión existentes es que dependen en gran medida de los vendedores para proporcionar información precisa sobre el estado de oportunidades específicas. Dada la presión sobre los vendedores, no sorprende que la información que brindan sea a menudo más optimista que la realidad.

4. Los procesos manuales que consumen mucho tiempo reducen el valioso tiempo de venta. Se estima que los representantes de ventas dedican 2,5 horas a la semana a realizar pronósticos, mientras que sus gerentes dedican un promedio de 1,5 horas. Cada hora que se dedique a estas actividades manuales y que consumen mucho tiempo se invertiría mejor en ventas reales.
5. En el impulso para comprometer los ingresos, a menudo se sacrifica la precisión. Bajo la presión de proporcionar números positivos, los vendedores suelen sobrestimar la cantidad de tratos que se cerrarán. Tal vez no sea sorprendente que el 79 % de las organizaciones de ventas informen que, por lo general, no cumplen sus pronósticos en más del 10 %. Mientras tanto, el 54 % de las transacciones pronosticadas por los representantes nunca se cierran.

Volver a lo básico

Afortunadamente, hay formas en que las organizaciones de ventas pueden crear un proceso de pronóstico que ayude a lograr una mayor precisión y, en última instancia, mejores resultados de ventas.

En el nivel más fundamental, mejorar la previsión de ventas significa utilizar datos para predecir con mayor precisión el rendimiento y gestionar la planificación para garantizar el éxito de las ventas. Esto incluye pasos como:

1. Asegurar el acuerdo común sobre el proceso de ventas. Parece una obviedad, ¿verdad? Sus equipos de ventas operan a partir de un léxico común sobre el embudo de ventas y las etapas que emplea su organización. En realidad, con frecuencia hay una verdadera desconexión.
2. Establezca metas o cuotas de ventas realistas y comuníquelas. Una vez más, esto puede parecer obvio. Pero muchas empresas establecen cuotas de ventas poco realistas o no logran comunicar de manera efectiva los objetivos individuales y cómo escalan hacia el plan más amplio.
3. Compare sus métricas de ventas básicas. La previsión implica el uso de datos históricos para estimar de manera efectiva los resultados futuros. La evaluación comparativa garantiza que haya una base sólida para la comparación con resultados anteriores.
4. Comprenda su canal de ventas actual. Si desea lograr mejores pronósticos, la precisión comienza ahora. Las nuevas tecnologías brindan a los equipos de ventas inteligencia que les permite eliminar clientes potenciales que no son realmente viables, evaluar de manera realista aquellos que lo son, rescatar a los que están en riesgo y comprometerse con un mayor grado de precisión en el futuro.

Una característica común de estos puntos es que ilustran la necesidad de un cambio cultural en la organización de ventas. En otras palabras, solo puede impulsar la precisión en el pronóstico si los vendedores no sienten la presión de inflar el pronóstico.

Y, por extensión, necesitan sentirse cómodos compartiendo información sobre ofertas incluso cuando no son favorables.

Integración de datos: clave para la precisión

Dados todos los beneficios de un pronóstico de ventas preciso, ¿qué impide que las empresas busquen enfoques más modernos?

Por un lado, independientemente del enfoque, la calidad de los pronósticos está indisolublemente ligada a la calidad de los datos en los que se basan. Y no basta con tener todos los datos disponibles; debe integrarse de tal manera que pueda analizarse fácilmente en tiempo real.

Desafortunadamente, este tipo de integración de datos es cualquier cosa menos común. Según el Benchmark de planificación y contabilidad de gestión de APQC, solo el 14 % de las organizaciones alberga actualmente datos operativos y financieros en un único sistema integrado. Esto significa que para la mayoría de las empresas, la previsión requiere la recopilación de datos a través de silos organizacionales y sistemas dispares, lo que consume mucho tiempo y es costoso.

Sin embargo, la buena noticia es que la integración de datos permite a las organizaciones aprovechar mejor las tecnologías como la IA y el aprendizaje automático, que son ideales para detectar los tipos de tendencias que pueden revelar los datos.

Al incorporar herramientas de última generación en un enfoque integrado para el análisis de datos, las organizaciones pueden transformar la previsión de ventas en una ventaja estratégica.