Gestión de hojas de horas: cómo crear y administrar hojas de horas

La gestión de hojas de tiempo es una parte esencial de los recursos humanos y la gestión empresarial. La gestión del tiempo también es fundamental para la gestión de proyectos. Independientemente del tipo de trabajo que realice, si hay equipos o empleados, entonces necesita una hoja de tiempo para el seguimiento del tiempo y el seguimiento de los gastos.

El uso de una hoja de tiempo del empleado es solo una parte de la administración de la hoja de tiempo. Antes de analizar cómo administrar las hojas de horas y el software de administración de hojas de horas que puede ayudarlo a hacerlo de manera más eficiente, definamos algunos de los términos para comprender mejor la administración de las hojas de horas.

¿Qué es una hoja de tiempo?

Una hoja de tiempo es un documento físico o electrónico que utiliza un empleador para realizar un seguimiento del tiempo de un empleado durante un período de tiempo. Por lo general, se presenta en una tabla de datos que registra el tiempo que un empleado ha dedicado a tareas, proyectos o clientes. Si bien las hojas de tiempo se originaron como documentos en papel, ahora se usan casi exclusivamente en hojas de cálculo o herramientas de dígitos.

Las hojas de tiempo sirven para varios propósitos. Permiten que una empresa calcule con precisión el tiempo que sus trabajadores dedican a sus tareas. Las hojas de tiempo también instruyen a la nómina en el proceso de compensar a esos trabajadores por su trabajo. Pero las empresas también se benefician de las hojas de tiempo, ya que les ayudan a cumplir con los plazos, mantenerse dentro del presupuesto y administrar el tiempo de manera más eficiente.

¿Qué es la gestión de hojas de tiempo?

Las hojas de horas registran las horas de trabajo que los empleados han dedicado a sus tareas. Pero las hojas de tiempo por sí mismas son tan poderosas en términos de ayudar a que un negocio funcione mejor. Para que esto suceda, las hojas de horas deben incorporarse a la gestión de hojas de horas.

La gestión de hojas de tiempo es la supervisión de las hojas de tiempo de los empleados y el análisis de esas hojas de tiempo con fines de seguimiento del tiempo. Esto se logra a través del software de hoja de tiempo digitalizado y automatizado que aumenta la eficiencia al conectar equipos con gerentes.

ProjectManager es un software de administración de hojas de tiempo galardonado con hojas de tiempo seguras que agilizan el proceso de nómina y permiten a los gerentes realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo que sus equipos dedican a las tareas. Configurar hojas de tiempo es fácil. Puede agregar tareas directamente desde diferentes proyectos, copiar la hoja de tiempo de la semana anterior o autocompletar hojas de tiempo. Las hojas de tiempo se bloquean de forma segura cuando se envían para su aprobación por parte de los administradores, quienes pueden aprobar y también realizar un seguimiento del tiempo para asegurarse de que el trabajo se realice según lo programado. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Por qué es importante la gestión de hojas de tiempo?

La gestión de hojas de tiempo es importante tanto para los empleados como para los empleadores. Los empleados reciben un cheque de pago preciso y regular. Si están utilizando una herramienta de gestión de hojas de tiempo digitales, también están ganando eficiencia, ya que no tienen que perder un tiempo valioso completando manualmente sus hojas de tiempo.

Para los empleadores, los beneficios son muchos. Por un lado, la gestión de hojas de tiempo puede ayudar a reducir el tiempo perdido al permitir que los empleadores identifiquen dónde los empleados no están trabajando de manera productiva. Luego pueden ser más selectivos sobre qué tareas asignar y cómo garantizar que las tareas asignadas estén optimizadas.

A los empleados les gusta la sencillez de la gestión de hojas de tiempo y el sentimiento es compartido por recursos humanos (HR). El departamento de recursos humanos obtiene la información que necesita para calcular rápida y fácilmente el salario de los empleados y administrar el PTO.

Cuando una empresa cobra por hora, la gestión de hojas de tiempo garantiza que su facturación sea precisa. Si no está registrando las horas trabajadas, entonces es imposible facturar a los clientes, especialmente si está utilizando trabajadores independientes. La administración de hojas de tiempo no solo realiza un seguimiento de esas horas, sino que le brinda responsabilidad al mostrar a los clientes a dónde se fue su dinero.

En términos de gestión de proyectos, la importancia también es múltiple. Por ejemplo, puede realizar un seguimiento del rendimiento e identificar quién está trabajando de manera más eficiente, lo que puede ayudar a realizar tareas para los miembros más productivos de su equipo. Además, puede ver quién está trabajando en qué, quién está disponible y qué tan lejos están los miembros del equipo para completar sus tareas.

La gestión de partes de horas también ayuda a administrar los costos estimados en los proyectos. El uso de la información anterior sobre el desempeño del equipo permite a los gerentes hacer estimaciones de costos más precisas al comenzar un presupuesto para un nuevo proyecto.

Pasos de administración de hojas de tiempo

Hay un proceso para administrar las hojas de tiempo. Estos pasos de administración de hojas de tiempo son aplicables a hojas de tiempo en papel, hojas de tiempo electrónicas y software de hojas de tiempo. Independientemente del tipo de hoja de tiempo que utilice, la gestión de hojas de tiempo le permite aprovechar al máximo sus hojas de tiempo. Comience siguiendo estos pasos.

1. Asigne trabajo a los miembros de su equipo

Comience mirando su horario y las horas disponibles de su equipo. Si tiene perfiles de cada miembro del equipo, eso lo ayudará a identificar rápidamente a la mejor persona para el trabajo y, si están libres, asignarles tareas para la semana. Asegúrese de calcular las horas asignadas para evitar horas extras.

2. Mantenga un registro del tiempo que dedican a las tareas

Una vez que todos tengan sus tareas, querrá comenzar a realizar un seguimiento del tiempo de sus actividades. Esto permite a los gerentes monitorear su trabajo y asegurarse de que están avanzando según lo programado. Según el tipo de hoja de horas que esté usando, esto se puede hacer automáticamente o tendrá que agregarse manualmente a la hoja de horas.

3. Revise sus envíos de hojas de tiempo

Las hojas de tiempo deben ser seguras, por lo que se prefiere el software de gestión de hojas de tiempo. Tiene las herramientas para bloquear una hoja de horas una vez enviada, que luego solo puede abrir un aprobador de hojas de horas autorizado. Esta persona revisará la hoja de asistencia y se asegurará de que se haya completado correctamente.

4. Aprobar hojas de tiempo para procesamiento de nómina

Si la hoja de tiempo es correcta, se enviará a la nómina. Nuevamente, si está utilizando un software de administración de hojas de horas, esa hoja de horas individual que está aprobando se bloqueará para garantizar la seguridad a medida que se transfiere a la nómina para evitar cualquier manipulación. Nómina luego procesará la hoja de tiempo.

5. Guarde las hojas de tiempo para futuras referencias

Todas las hojas de tiempo deben archivarse por un par de razones. Primero, la gerencia querrá tener un registro del pago de sus empleados en caso de que haya una disputa, luego la hoja de tiempo se puede recuperar y revisar para resolver cualquier problema. En segundo lugar, como se señaló, las hojas de tiempo antiguas son valiosas como datos históricos cuando se investigan costos para proyectos futuros.

¿Qué es el software de gestión de hojas de tiempo?

Hemos mencionado el software de administración de hojas de horas varias veces, pero no lo hemos definido. El software de gestión de hojas de horas es una herramienta digital que controla el proceso de las hojas de horas, al mismo tiempo que lo monitorea y analiza para encontrar formas de trabajar de manera más eficiente.

A diferencia de las hojas de tiempo en papel o incluso las hojas de cálculo electrónicas, el software de gestión de hojas de tiempo les brinda a los empleados más tiempo libre para concentrarse en su trabajo y no tener que hacer tanto papeleo. Si bien les brinda a sus empleadores una ventana a su productividad para ayudarlos a administrar mejor a los trabajadores.

Eso es solo los trazos generales. El software de gestión de hojas de horas mejora el procesamiento de nóminas mediante el seguimiento del flujo de trabajo para la aprobación de nóminas. También garantiza la precisión de los datos para evitar errores en la nómina y, al mismo tiempo, mantiene el proceso de nómina en movimiento sin problemas.

Puede ser una herramienta de gestión del trabajo al ayudar a los gerentes a registrar las fechas de inicio y finalización de las tareas que asignan a sus equipos. Esto permite a los gerentes ver qué tareas tardan más tiempo en completarse que otras. A partir de esa información, pueden identificar cuellos de botella y otros problemas que están retrasando el trabajo y resolverlos.

El software de gestión de partes de horas también actúa como seguimiento del tiempo de los empleados, como se indicó anteriormente. Una vez que haya realizado un horario de empleados, puede usar el software de administración de hojas de horas para realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo que les lleva completar sus tareas. Esto ayudará a los gerentes a realizar un seguimiento del progreso y asignar recursos según sea necesario para mantenerse al día.

Si su tiempo está distribuido y está administrando empleados remotos, el software de administración de hojas de tiempo es esencial ya que brinda responsabilidad. Cuando los gerentes no están en la misma oficina que sus empleados, aún pueden monitorear el trabajo de su equipo a través de hojas de tiempo. Eso garantiza que todos estén trabajando a su máxima capacidad y se mantengan al día con el cronograma del proyecto.

ProjectManager es una herramienta de gestión de partes de horas

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado con características de gestión de hojas de tiempo que tiene seguimiento de hojas de tiempo. Nuestro software de hoja de tiempo en línea lo ayuda a realizar un seguimiento de las tareas del proyecto de su equipo, ya sea que estén en el mismo edificio, en el lugar de trabajo o trabajando desde casa. Utilice nuestras hojas de tiempo seguras para agregar eficiencia a su proceso de nómina y obtenga funciones de seguimiento de tiempo para mantener su proyecto en marcha. Nuestras hojas de tiempo se integran a la perfección con todas nuestras otras funciones de gestión de proyectos para proporcionar a los usuarios todas las herramientas que necesitan para gestionar la nómina y los proyectos.

Usar herramientas de administración de tareas múltiples

Las hojas de tiempo también son una herramienta de administración de tareas, pero solo una de las muchas que se incluyen en nuestro software. Tenemos múltiples vistas de proyectos, como diagramas de Gantt, tableros kanban, listas de tareas y más, todos los cuales usan tarjetas de tareas sólidas. Cada tarjeta de tarea realiza un seguimiento del progreso, establece prioridades y agrega etiquetas para que sean más fáciles de descubrir. Puede comentar y agregar archivos para fomentar la colaboración. Otra característica es la automatización del flujo de trabajo para liberar el trabajo pesado, mientras que la configuración de aprobación de tareas garantiza que solo avancen los entregables de calidad. Una página de resumen muestra todas sus tareas en un solo lugar, incluido un gráfico de carga de trabajo y más.

Obtenga seguimiento en tiempo real con paneles e informes de proyectos

Las hojas de tiempo brindan una ventana a las tareas de su equipo y qué porcentaje están completas. Pero esa es solo una de las herramientas de seguimiento de nuestro software. Utilice el panel de control en tiempo real para obtener una descripción general de alto nivel. Es como un informe de estado siempre que lo desee, que muestra el tiempo, el costo, la carga de trabajo y más en gráficos y cuadros fáciles de leer. A diferencia de las herramientas livianas, no hay una configuración que consuma mucho tiempo. Está listo cuando tú lo estés. Cuando desee obtener datos más detallados, utilice nuestros informes personalizables. Puede generar rápidamente informes sobre las hojas de tiempo, el estado de la cartera y más. Cada uno puede filtrarse para mostrar solo los datos que desea ver y luego compartirse en una variedad de formatos para actualizar a las partes interesadas.

Nuestra herramienta va mucho más allá de ofrecer una gestión dinámica de hojas de tiempo. Existen herramientas de gestión de riesgos para identificar y rastrear problemas y funciones de gestión de recursos que lo ayudan a establecer la disponibilidad del equipo y equilibrar su carga de trabajo para mantenerlos productivos. Nuestra plataforma colaborativa conecta a los equipos donde sea o cuando sea que trabajen y permite a los gerentes realizar un seguimiento de su progreso y rendimiento en tiempo real. ¿Por qué simplemente obtener una herramienta de administración de hojas de tiempo cuando puede tener una solución de administración de proyectos completamente equipada?

ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que ayuda a los equipos a planificar, gestionar y realizar un seguimiento de su trabajo en tiempo real. Obtenga todas las funciones que necesita para administrar su proyecto y las herramientas de administración de hojas de tiempo que hacen que sus procesos de nómina avancen sin problemas. Únase a equipos de empresas tan variadas como Avis, Nestlé y Siemens que utilizan nuestro software para lograr el éxito. Comience hoy con ProjectManager de forma gratuita.