¿Qué es la gestión del flujo de trabajo? 5 consejos para un mejor sistema de flujo de trabajo

Planear un proyecto, establecer un cronograma y reunir un equipo capacitado solo prepara el escenario para un trabajo productivo. Para asegurarse de que todos trabajen a su máxima capacidad y mantengan las cosas en movimiento, debe implementar la gestión del flujo de trabajo.

Si desea administrar el trabajo de manera efectiva y eficiente, debe comprender las herramientas de flujo de trabajo, como el software de administración de flujo de trabajo, y configurar un sistema de flujo de trabajo que le permita continuar mejorando el proceso de flujo de trabajo.

¿Qué es la gestión del flujo de trabajo?

La gestión del flujo de trabajo es cuando los gerentes identifican, organizan y coordinan tareas que conducen a un resultado específico para optimizar y automatizar procesos. Hacer esto aumenta los resultados, elimina las redundancias y reduce los errores.

Las tareas, las personas, los sistemas y las máquinas se pueden incluir en un flujo de trabajo. La coordinación de estos elementos es crucial para evitar cuellos de botella. Un cuello de botella detiene o ralentiza la producción y respalda todo lo que le precede.

En general, un flujo de trabajo se puede dividir en tres componentes principales:

• Hay pasos o tareas predefinidas, que explican lo que sucede en cada paso del camino hasta el final. Estos pasos pueden ser lineales, ramificados o una combinación de ambos.
• En el contexto de un proceso de flujo de trabajo, las partes interesadas son aquellos en el equipo que son responsables de ejecutar las tareas. Se pueden asignar a una tarea o a todo el flujo de trabajo.
• Finalmente, hay condiciones, que son las reglas para el flujo de trabajo. Definen cuándo una tarea está terminada y otra puede comenzar.

Gestión de flujo de trabajo frente a gestión de proyectos

La gestión del flujo de trabajo es parte de la gestión de proyectos, pero no son términos intercambiables. La gestión de proyectos se realiza durante un período de tiempo específico que finaliza con un entregable, ya sea un producto o servicio. La gestión del flujo de trabajo, por otro lado, está optimizando una secuencia de tareas o procesos necesarios para completar una tarea.

Eso no significa que los dos sean completamente diferentes; de hecho, los dos son complementarios entre sí. Ambos sirven para entregar un resultado específico. El flujo de trabajo es parte de cualquier proyecto, y sin la gestión del flujo de trabajo para mantener ese proceso funcionando sin problemas, los proyectos se retrasarán y los costos se dispararán.

Si bien existen similitudes entre la gestión del flujo de trabajo y la gestión de proyectos, también existen diferencias. Los proyectos terminan, pero el flujo de trabajo se repite, ya que es una función dentro de una organización. Incluso puede ser un proceso independiente, como crear documentación o programar citas.

Los proyectos se tratan de planes, supervisión de procesos y equipos y gestión de tareas, mientras que los flujos de trabajo se centran en el nivel de tareas, conectando tareas para optimizar el proceso y ofrecer una mayor eficiencia. Pero ambos se pueden servir con el software de gestión de proyectos.

ProjectManager es un software de gestión del trabajo basado en la nube que ayuda a gestionar el flujo de trabajo. Cree flujos de trabajo automatizados, cree procesos de aprobación de tareas y asegúrese de que todos sean productivos mientras mantienen procesos de calidad. ¡Pruebe ProjectManager gratis hoy!

Gestión de flujos de trabajo frente a gestión de procesos empresariales (BPM)

Aunque la gestión del flujo de trabajo y la gestión de procesos empresariales (BPM) son similares, existen diferencias en el tipo de gestión de procesos. Un sistema de gestión de flujo de trabajo es una herramienta que le ayuda a configurar y supervisar la ejecución de sus tareas. Por lo general, tiene el formato de un diagrama de flujo. A menudo no es detallado, pero lo suficientemente claro para que los equipos lo sigan.

Piense en la gestión del flujo de trabajo como una forma menos complicada de BPM. La administración del flujo de trabajo captura el proceso del flujo de trabajo y algunas herramientas incluso le permitirán automatizar los flujos de trabajo básicos. Puede usar esto para una variedad de flujos de trabajo, como la incorporación de un equipo o la gestión de documentos. Las herramientas de gestión del flujo de trabajo se centran en las personas y no en los procesos. Las herramientas de BPM están más orientadas a los procesos.

BPM se trata de capturar y mejorar los procesos de negocio. Se utiliza para mejorar la eficiencia de una organización. Primero, debe identificar el estado actual de los procesos comerciales y documentar estas acciones. Una vez que se trazan los procesos completos de la empresa, puede analizar el BPM. Esto debería exponer los cuellos de botella en su proceso y ayudarlo a reducir costos y mejorar los procesos al realizar cambios perspicaces.

La diferencia entre la gestión de flujos de trabajo y BPM es que la primera está más orientada a organizar personas y documentos, siguiendo los pasos adecuados en el momento adecuado. El último trata sobre los procesos comerciales y cómo mejorarlos. La gestión del flujo de trabajo coordina a las personas y los sistemas de software, mientras que BPM coordina cómo interactúan los recursos de una organización. Los sistemas BPM son más complejos y están involucrados en la mejora continua, mientras que las herramientas de gestión del flujo de trabajo simplemente automatizan los pasos de un proceso.

¿Qué es un sistema de gestión de flujo de trabajo (WMS)?

Un sistema de gestión del trabajo es cómo se configura y supervisa un flujo de trabajo en un proyecto u organización. Un WMS se compone de procedimientos y herramientas que utiliza una organización para identificar, ejecutar y mejorar el flujo de trabajo. Involucrará algún tipo de software de flujo de trabajo, pero puede ser más que solo usar una herramienta.

Por lo tanto, WMS organiza las políticas, los procedimientos y las herramientas de software de la empresa para administrar mejor el proceso de flujo de trabajo de la organización o proyecto. Incluye todo, desde modelado de formularios, accesibilidad basada en roles, informes, notificaciones, almacenamiento basado en la nube y más.

¿Qué hace un sistema de gestión de flujo de trabajo?

Un sistema de gestión de flujos de trabajo brinda a las personas la oportunidad de definir los diferentes flujos de trabajo en su proyecto u organización, ya que se aplica a tareas o procesos.

Un WMS también permite automatizar tareas repetitivas para una mayor eficiencia. Algunos también pueden asegurarse de que no se olvide una tarea incompleta en el proceso. Lo hace con notificaciones que mantienen a su equipo informado.

El uso de un sistema de gestión de flujo de trabajo es una buena manera de tener una fuente de verdad. En lugar de que los equipos se comuniquen entre sí en Slack o por correo electrónico, pueden responder a nivel de tarea y mantener las comunicaciones dentro de la aplicación. También permite a las empresas alejarse de las hojas de cálculo estáticas. Cuando se comparten demasiadas hojas de cálculo de Excel, puede ser difícil saber cuál tiene los datos más actualizados.

¿Qué es el software de flujo de trabajo?

El software de flujo de trabajo es parte de un sistema de gestión de flujo de trabajo. Es una herramienta que muestra las tareas que necesita completar, las tareas que se están ejecutando y su estado. También muestra los pasos que ha completado. Un WMS le permite asignar tareas a los miembros del equipo que tienen descripciones detalladas del trabajo.

Brinda transparencia en el proceso de flujo de trabajo, lo que permite a los gerentes detectar problemas antes de que se conviertan en problemas. Luego, pueden reasignar recursos al proyecto y asegurarse de resolver el posible cuello de botella antes de que retrase al equipo.

También hay funciones de informes que recopilan datos y calculan esa información para mostrar las métricas del proyecto, ya sea en herramientas de informes o paneles. Todas estas características están diseñadas para mejorar la productividad y la eficiencia al optimizar los procesos, reducir el papeleo e identificar los cuellos de botella.

Beneficios y características del software de gestión de flujo de trabajo

Los beneficios de usar un software de gestión de flujo de trabajo deberían ser obvios. Cuanto mejor sea su flujo de trabajo, mejor será su proyecto u organización. Una de las formas en que WMS hace esto es reduciendo la cantidad de errores. Incluso si algunos se las arreglan, lo que siempre sucede, el software puede avisarle y usted puede configurar procedimientos para asegurarse de que no vuelva a suceder.

La gestión del flujo de trabajo también es como un tejido conectivo que mantiene productivos a las personas, el software y la cultura laboral. Los equipos pueden comunicarse entre sí, lo que facilita la colaboración. También integra diferentes sistemas de software para ayudarlos a trabajar mejor juntos.

El uso de software de gestión de flujo de trabajo tiene tantas ventajas que es difícil dejar de enumerarlas. Desde ayudarlo a trabajar en varias tareas al mismo tiempo hasta un mayor control y transparencia, los sistemas de gestión del flujo de trabajo también mejoran la cultura laboral en una organización. La desorganización erosiona la moral.

WMS generalmente tiene características que muestran el estado de las tareas, herramientas de informes y notificaciones por correo electrónico para mantener a todos en la misma página. Algunos también tendrán herramientas de administración de recursos para reasignar recursos y mantener a los equipos trabajando a plena capacidad sin sobreasignar su carga de trabajo.

Elegir un sistema de gestión de flujo de trabajo

¿Convencido de que un sistema de gestión de flujo de trabajo lo ayudará a ejecutar un proyecto u organización más eficiente? Primero, hágase esta pregunta: "¿Cómo sé cuál es el sistema de gestión de flujo de trabajo adecuado para mí?"

Bueno, siempre habrá restricciones más allá de la herramienta en sí, como el precio y lo que su organización está dispuesta a invertir para instalar un nuevo software. Fuera de esas cosas, debe buscar un software que tenga las siguientes características.

• Software basado en la nube para obtener datos en tiempo real y tomar decisiones más perspicaces
• Notificaciones para mantenerlo actualizado sobre los cambios en su flujo de trabajo
• Múltiples vistas de proyectos, como Gantt, kanban, listas de tareas, etc., para permitir que todos trabajen como quieran
• Herramientas de monitoreo y generación de informes para analizar datos de flujo de trabajo y tomar mejores decisiones sobre mejoras
• Interfaz fácil de usar y rápida incorporación
• Se integra con otras aplicaciones que usa
• Comunicaciones colaborativas para mantener a los equipos conectados

Prácticas recomendadas de gestión del flujo de trabajo

Finalmente, una vez que haya seleccionado el software de gestión de flujo de trabajo que se adapta a las necesidades de su proyecto u organización, aquí hay cinco consejos para aprovechar al máximo su flujo de trabajo.

1. Primero, tenga un plan de flujo de trabajo. Pero más que eso, tenga uno que esté escrito o, mejor aún, visual. Es mejor prepararse con anticipación y tener una representación visual de ese plan hace que sea más fácil de compartir y comprender.
2. También es una buena idea pensar en las cosas que podrían salir mal en su sistema de flujo de trabajo y cómo responderá a ellas. La mitigación de riesgos siempre es una buena práctica porque es inevitable que algo salga mal. Trate de averiguar dónde puede haber retrasos o cuellos de botella que ralentizarán la producción y cómo resolverlos rápidamente en caso de que aparezcan.
3. Si está utilizando un flujo de trabajo para un proyecto, puede ser útil aplicar la misma gestión de flujo de trabajo a toda la organización. Puede haber problemas en su proyecto que estén fuera de su alcance y que sean parte de un flujo de trabajo mal pensado en la organización de su empresa.
4. Asegúrese de estar utilizando un software de gestión de flujo de trabajo y de que tenga herramientas que se ajusten a su proyecto o estructura organizativa.
5. Además, no se detenga en el flujo de trabajo una vez que tenga uno configurado y funcionando, incluso si todo va bien. Además, tómese el tiempo para hacer una auditoría, revisar el proceso y regresar con formas de mejorarlo. El flujo de trabajo no es un proceso único, sino un sistema continuo y en constante evolución.

Por qué ProjectManager es el mejor sistema de gestión de flujo de trabajo

ProjectManager es un software de gestión de flujo de trabajo basado en la nube que organiza el flujo de trabajo, conecta equipos y le permite desarrollar eficiencias y aumentar la productividad. Los equipos pueden colaborar dondequiera que estén en tiempo real y mantenerse actualizados con las herramientas de automatización del flujo de trabajo, como notificaciones por correo electrónico y alertas en la aplicación.

Trabajar en múltiples vistas de proyecto

Tener múltiples vistas de proyectos significa que los equipos pueden trabajar como quieran, ya sea en forma remota o en diferentes departamentos. Tanto los expertos como los novatos pueden visualizar el flujo de trabajo en la vista de tablero kanban de ProjectManager. Los equipos pueden tomar el control de su cartera de pedidos y administrar esas tareas. Luego, pueden trabajar juntos y planificar sprints, mientras que los gerentes pueden ser transparentes en el flujo de trabajo y pueden reasignar recursos para eliminar los cuellos de botella antes de que retrasen el trabajo.

Seguimiento de problemas en paneles

Vigilar el flujo de trabajo es la forma en que puede detectar problemas y resolverlos antes de que se conviertan en problemas. Usar el tablero en vivo de ProjectManager es como tener un informe de estado instantáneo. Captura los datos del proyecto en tiempo real y luego calcula automáticamente la información en gráficos y cuadros fáciles de leer que muestran la carga de trabajo, las tareas y más. A diferencia de otros programas que requieren una configuración prolongada, el panel de control de ProjectManager está listo cuando usted lo está.

Mejore los procesos a través de informes

Para encontrar formas de mejorar su flujo de trabajo, use las herramientas de generación de informes con un solo clic de ProjectManager. Generan datos detallados sobre tiempo, costo y más. Puede filtrar cada informe para que pueda concentrarse solo en la información que desea analizar. También puede compartir informes para mantener actualizados a sus interesados.

ProjectManager es el mejor software de flujo de trabajo con herramientas de gestión de recursos para ajustar los flujos de trabajo de forma rápida y sencilla. Nuestra herramienta se integra con la mayoría de las aplicaciones y puede ayudar a la gestión del flujo de trabajo empresarial con funciones de gestión de cartera. ¡Organícese y pruebe ProjectManager hoy gratis!