Por qué nadie lee sus correos electrónicos (y qué están haciendo en su lugar)

¿Alguna vez has tenido la sensación de que te están ignorando? Eso a pesar de sus mejores esfuerzos para asegurarse de que cada correo electrónico que escriba sea a) altamente relevante; b) sucinto; yc) sin propaganda, ¿su mensaje aún se pasa por alto?

Muchas organizaciones sienten que la sobrecarga de correo electrónico ha alcanzado un nivel de crisis. Entonces, ¿qué pasó? ¿Por qué la caída repentina en las tasas de lectores y qué están leyendo los empleados en su lugar?

El mayor desafío al que se enfrentan los comunicadores internos hoy en día es lograr que su mensaje se destaque entre todas las demás distracciones digitales. Irónicamente, existe aún más presión para comunicarse de manera efectiva, con la legislación que exige que los empleados estén al día en áreas serias como cumplimiento, capacitación en seguridad cibernética y salud y seguridad.

A continuación, se muestran algunas ideas sobre las fuerzas en juego, con consejos para dominar una mejor comunicación en el mundo moderno.

1) El desenfoque de traer su propio dispositivo (BYOD)  

A primera vista, una política BYOD parece ser beneficiosa para todos: los empleadores ahorran en costos de hardware; Los empleados utilizan el producto que prefieren. El investigador de mercado Gartner Inc. predice que el 85% de las empresas contarán con algún tipo de programa BYOD para 2020.

Pero, ¿este movimiento borra la línea entre el trabajo y el uso privado?

Es tentador para los empleados seguir usando su dispositivo en el trabajo de la misma manera que lo hacen en casa, es decir, visitando sitios de redes sociales, enviando mensajes de texto privados, juegos y más. Esta convergencia de comunicaciones privadas y profesionales significa que su correo electrónico se mueve más abajo en la cadena alimentaria.

Propina:

Piense de forma creativa con el formato en el que envía sus comunicaciones. En su vida privada, los empleados se han acostumbrado a consumir mensajes en formatos enriquecidos.

Los videos, las alertas emergentes, los tickers, los protectores de pantalla y los boletines son formatos efectivos dentro de la combinación de comunicaciones internas.

2) Los tamaños de pantalla son más pequeños

La forma en que abrimos e interactuamos con el correo electrónico ha cambiado. Hoy en día, se lee más correo electrónico en dispositivos móviles que en computadoras de escritorio. Las estadísticas dicen que el 56% del correo electrónico ahora se abre en una pantalla pequeña, un aumento del 8% con respecto a hace 12 meses.

El cambio en el tamaño de la pantalla tiene un impacto monumental en las tasas de apertura y lectura de correo electrónico. Los correos electrónicos que están mal formateados, tienen un tipo de letra demasiado pequeño y no están optimizados para dispositivos móviles pueden desanimar instantáneamente a los destinatarios.

Propina:

Diseñe sus comunicaciones pensando en una audiencia móvil. Es probable que estén leyendo su mensaje sobre la marcha, literalmente (¡el 60% de los usuarios de computadoras revisan el correo electrónico en el baño!).

El tiempo es corto, así que asegúrese de que su mensaje vaya directo al grano y de que cualquier llamada a la acción esté claramente marcada.

3) Invasión de comunicación

En estos días, hay muchas otras fuentes de información que pueden distraer a los empleados, poniendo presión sobre la cantidad de información que realmente pueden consumir.

LinkedIn, Twitter y una gran cantidad de fuentes de noticias juegan un papel relevante en la comunidad empresarial, pero la desventaja es que este flujo constante de datos está desviando la atención de los empleados.

Hay señales de que este tipo de sitios colaborativos están ganando, no solo en número, sino también en popularidad. Más ruido digital significa menos atención a la bandeja de entrada.

Propina:

No hay mucho que pueda hacer para detener este movimiento, excepto hacer que sus propias comunicaciones sean sumamente relevantes. Piense como un editor: sea disciplinado con la frecuencia, el mensaje y el formato utilizados. Consiga que otros critiquen sus mensajes de forma objetiva.

Cuanto más atractivos y perspicaces sean sus mensajes, mayor será su número de lectores.

4) La división generacional

Según un estudio reciente de más de 1,000 empleados estadounidenses, los gerentes de la generación del baby boom (de 51 a 69 años) y los empleados millennials (de 18 a 30 años) están en desacuerdo con los estilos de comunicación de los demás.

La generación más joven está inmersa en las herramientas de las redes sociales, feliz de compartir sus opiniones con el mundo y muy rápida en el uso de la mensajería instantánea bidireccional.

Sin embargo, la generación anterior conserva su pensamiento y se siente menos cómoda con la colaboración pública. Están más familiarizados con el estilo de comunicación de arriba hacia abajo y se inclinan a planificar más.

Propina:

El enfoque de talla única para todos no funciona. Considere una combinación de canales de mensajería que atraerá a todas las edades. El contenido no urgente se puede empaquetar y distribuir a través de actualizaciones mensuales. Esto deja un respiro para que las comunicaciones urgentes y esenciales reciban la atención que merecen.

Las herramientas de colaboración son populares, especialmente entre los millennials, pero tenga en cuenta los críticos que afirman que estas herramientas pueden ser una gran pérdida de tiempo.

5) Relevancia para el lector

Una encuesta realizada por 2.300 empleados de Intel reveló que casi un tercio de los mensajes recibidos se consideraron innecesarios. Y por cada seis correos electrónicos que se ignoran durante un día, cinco de ellos se ignoran definitivamente.

El personal puede, sin saberlo, estar saturando los sistemas de correo electrónico, ya que no están seguros de los procesos de toma de decisiones o escalado, por lo que, para estar seguro, incluya a demasiados colegas en su distribución.

Propina:

Desarrolle una carta de "etiqueta de correo electrónico" para los empleados. Se debe hacer hincapié en equilibrar los beneficios del remitente y los costos del destinatario.

Las recomendaciones podrían incluir resistir el impulso de 'responder a todos' (responder al remitente original es a menudo todo lo que se necesita). Elimine los largos hilos de reenvío de correos electrónicos a todos y cada uno, especialmente si una situación compleja es más fácil de explicar en persona.

Y sea disciplinado acerca de a quién incluye en la lista de distribución, es decir, ¿los marcados en el campo 'cc' realmente necesitan recibir el correo electrónico?

En resumen, los individuos son más selectivos en cuanto a lo que merece su atención. La revolución digital ha interrumpido los métodos de comunicación tradicionales, y el correo electrónico es una víctima. Esto ha provocado un cambio de imagen muy necesario para las comunicaciones internas y un llamado a un contenido más creativo, atractivo y memorable.

Sarah Perry es la directora ejecutiva de SnapComms y colaboradora de ClickZ