Guía y beneficios de integración de WooCommerce QuickBooks

WooCommerce es un popular complemento de compras de WordPress que le permite configurar rápidamente una poderosa tienda en línea con muchas funciones listas para usar. QuickBooks es uno de los programas de contabilidad para pequeñas empresas más populares. En este artículo de integración de WooCommerce QuickBooks, le mostraré cómo conectar WooCommerce y QuickBooks.

La contabilidad y la teneduría de libros son esenciales para administrar un negocio, aunque generalmente no son las tareas más agradables. Ver números de ganancias e ingresos puede ser emocionante. Determinar esos datos mediante el análisis de la información de ventas y gastos puede ser bastante tedioso y llevar mucho tiempo, especialmente para los propietarios de pequeñas empresas que tienen que abordar todas sus responsabilidades contables por sí mismos.

Conectar QuickBooks Online (QBO) u otro software similar con su sitio WooCommerce puede ahorrarle mucho tiempo . Puede reducir significativamente la ansiedad y el estrés y permitirle concentrarse en hacer crecer su negocio.

¿Cómo piensa en la integración de su tienda WooCommerce con QuickBooks? Esa es una combinación perfecta para cualquiera que desee administrar una tienda en línea con éxito.

QuickBooks es una herramienta conveniente para los propietarios de tiendas en línea. Les permite realizar un seguimiento de los ingresos, gastos, pagos y facturas . La integración de su sitio web WooCommerce con QuickBooks es una manera aún mejor de estar al tanto de las cosas. La vinculación de los dos sistemas proporciona un mayor control. También reduce la cantidad de papeleo que debe hacerse a mano.

¿Qué es QuickBooks?

Cuando escuche “software de contabilidad para pequeñas empresas”, probablemente piense en QuickBooks. Desde que Intuit lanzó su producto estrella hace más de 20 años, la plataforma de gestión financiera ha dominado el mercado de software de contabilidad. Xero es su rival más cercano (consulte la guía de integración de WooCommerce Xero).

Actualmente, el software QuickBooks tiene una gran parte de la cuota de mercado de las pequeñas empresas. Si está investigando soluciones de contabilidad para pequeñas empresas, QuickBooks estará en su lista.

Además de las capacidades básicas de contabilidad, facturación e informes , QuickBooks también ofrece servicios complementarios que le permiten manejar cosas como la nómina, el seguimiento de inventario y el procesamiento de tarjetas de crédito. También se puede integrar con Revolut y Wise (ver la comparación de Wise vs Revolut).

Beneficios de la integración de WooCommerce QuickBooks

QuickBooks es la plataforma de contabilidad preferida por muchas empresas. Conectar QuickBooks con su sitio WooCommerce es una excelente manera de simplificar y organizar su información contable .

Es hora de utilizar un programa de contabilidad confiable si aún no lo ha hecho. Esto debe hacerse sin importar cuántos pedidos procese cada mes. QuickBooks es un excelente lugar para comenzar para empresas de todos los tamaños:

1. Exportación sencilla de datos: puede buscar y hacer coincidir fácilmente los registros que tiene con sus cuentas existentes.
2. Contabilidad completamente automatizada: puede automatizar y programar la contabilidad conectando los datos de ventas de WooCommerce directamente a QuickBooks . Realice un seguimiento instantáneo de sus ingresos por ventas en QuickBooks Online. Cuando un cliente toma un pedido en su tienda WooCommerce, la factura con impuestos y cualquier descuento se agrega automáticamente en QuickBooks Online.
3. Información precisa del cliente: cuando los clientes realizan un pedido, la información del cliente se crea automáticamente en QuickBooks Online. Y si los detalles cambian, se actualizarán automáticamente.
4. Administre sin esfuerzo los niveles de existencias: los niveles de existencias están actualizados en QuickBooks Online cuando se realiza un pedido en su tienda WooCommerce. Si actualiza los niveles de existencias en QuickBooks Online, se actualizan automáticamente en WooCommerce.
5. Mantenga los productos actualizados automáticamente: agregar un producto en WooCommerce agrega automáticamente un producto en QuickBooks Online. Todas las actualizaciones del producto también se transfieren a QuickBooks Online.
6. Errores reducidos: gracias a QuickBooks, la información se actualiza automáticamente, lo que reduce o casi no produce errores.

¿Cómo integrar WooCommerce y QuickBooks?

La integración de QuickBooks con su sitio WooCommerce permite la transferencia de datos en tiempo real . Ya no es necesario que ingrese información a mano.

La conexión se puede lograr mediante MyWorks, Zapier u otro complemento de terceros . La integración puede abarcar desde tareas como transferencias de datos simples hasta actualizar el inventario en vivo a medida que cambia. El complemento que seleccione debe depender de las características y funciones que necesita.

Antes de que pueda integrarse con su sitio WooCommerce, debe tener una cuenta QuickBooks existente. QuickBooks Online es una solución atractiva y asequible para muchas pequeñas empresas.

A partir de $ 25 por mes, este recurso centrado en la nube se puede utilizar para controlar las ventas, el inventario y las facturas . También puede ayudarlo a estar al tanto de los ingresos y gastos, sus clientes y las transacciones de ventas.

Solo tenga en cuenta el hecho de que QuickBooks y WooCommerce no pueden integrarse directamente entre sí de inmediato. Esa síntesis solo se puede lograr a través de una herramienta o complemento de terceros. Afortunadamente, hay muchas opciones que pueden hacer el trabajo.

Cuando esté examinando estos recursos, preste atención a cómo cada opción envía información entre WooCommerce y QuickBooks. Hay dos formas en las que QuickBooks y WooCommerce se integran y se transmiten datos entre sí:

1. Integraciones de transferencia unidireccional : son transacciones simples que envían información de un sistema a otro. Un ejemplo de una integración de transferencia unidireccional es cuando un pedido en WooCommerce se registra automáticamente como un recibo de venta en QuickBooks. Hay una tarifa única para este tipo de interacciones. Son una buena forma de gestionar el procesamiento de pedidos y recibos y otras tareas habituales.
2. Integraciones de sincronización bidireccional : estas conexiones suelen ser un poco más complicadas. A menudo involucran diferentes flujos de datos entre WooCommerce y QuickBooks. Estas transacciones también ocurren en tiempo real. Ejemplos de integraciones de sincronización bidireccional son las actualizaciones del sistema cuando cambian los niveles de inventario, los datos del cliente, los datos de impuestos y pedidos y la información del producto. Estas interacciones también suelen ser más caras que las integraciones de transferencia unidireccionales.

El tipo correcto de integración de información dependerá de las necesidades de su organización. Las empresas unipersonales y las empresas emergentes solo pueden decidir utilizar la integración de WooCommerce y QuickBooks para actualizar la información del pedido. Esto se puede hacer a través de una transferencia de ida por una tarifa única nominal.

Las empresas más grandes que se ocupan de mayores volúmenes de ventas probablemente se beneficiarían del uso de una conexión de sincronización bidireccional. Esto puede ayudarlos a mantenerse al tanto de la información del cliente, el pedido y la factura a medida que cambia. Este tipo de operaciones también serán más costosas que las integraciones unidireccionales.

Las mejores herramientas gratuitas y de pago para la integración de QuickBooks de WooCommerce

Aquí hay varias formas, herramientas y complementos con los que puede conectar QuickBooks con WooCommerce:

1. Integración de Quickbooks para WooCommerce : desde $ 99 al año

La integración de Quickbooks para WooCommerce es una solución poderosa pero fácil para conectar su tienda WooCommerce con Quickbooks.

Desarrollada por MakeWebBetter, con esta integración, puede conectar y sincronizar los datos de su tienda con Quickbooks y facilitar el seguimiento y la administración de sus gastos. Con esta integración, puede sincronizar tanto los datos históricos como los nuevos de su tienda.

Junto con eso, esta integración de Quickbooks le proporciona algunos feeds que puede usar para sincronizar los datos de un objeto específico como pedidos, clientes y productos .

Puede configurar cada feed según sus preferencias. Por ejemplo, puede cambiar el evento que desencadena el proceso de sincronización de los datos de Productos.

Además, obtiene un registro de sincronización completo que lo ayuda a identificar el error que ocurre al sincronizar los datos. También puede establecer el límite de tiempo para almacenar ese registro. Si desea conservarlo durante 30 días, establezca el límite en 30 días y todos los registros se eliminarán después de esa duración.

Puede comenzar a usar este conector Quickbooks WooCommerce del mercado WooCommerce pagando $ 99 al año .

2. Zapier : gratis y de pago

Zapier ofrece conexiones unidireccionales económicas, a diferencia de las sincronizaciones bidireccionales más caras que ofrecen otros servicios. Utiliza conexiones más pequeñas llamadas Zaps para vincular WooCommerce y QuickBooks.

Cada Zap tiene un disparador y una acción en cada integración. Un disparador puede ser un nuevo pedido de WooCommerce. La Acción correspondiente podría ser un recibo de venta con toda la información relevante para ese pedido creado en QuickBooks.

Puede utilizar hasta cinco conexiones Zapier de forma gratuita. Si necesita más, deberá comprar uno de los planes pagos de Zapier.

Algunos ejemplos de la conexión unidireccional de Zapier que se pueden utilizar:

• Cree recibos de ventas de QuickBooks Online automáticamente cada vez que reciba un nuevo pedido de WooCommerce.
• Agregue un nuevo perfil de cliente en QuickBooks Online para cada nuevo pedido que reciba en WooCommerce.
• Utilice las renovaciones de sus suscripciones mensuales en WooCommerce para crear automáticamente recibos de ventas en QuickBooks Online.

Las cuentas Zapier gratuitas tienen permitido un máximo de cinco Zaps por cuenta. Puede usar esa cuenta para configurar conexiones simples sin tener que pagar tarifas mensuales. También puede utilizar los activadores de WooCommerce para crear Zaps personalizados .

Zapier es una de las formas más simples y económicas de conectar sus transacciones de WooCommerce y los datos de los clientes con su cuenta de QuickBooks. Un inconveniente es el hecho de que Zapier no puede enviar información desde QuickBooks a WooCommerce .

Si desea sincronizar toda la información del cliente, artículos de línea de pedidos, inventario de productos y otros datos, probablemente una conexión bidireccional sea más adecuada para usted. En ese caso, MyWorks sería una solución eficaz.

3. MyWorks QuickBooks Sync para WooCommerce : gratis y de pago

MyWorks QuickBooks Sync para WooCommerce le permite integrar fácilmente su plataforma de contabilidad y la tienda en línea WooCommerce. Puede sincronizar información de productos, datos de pedidos, pagos, niveles de inventario y mucho más.

El complemento agregará una conexión directa a QuickBooks desde su sitio. La extensión brinda la opción de sincronizar los detalles del cliente, el inventario, el producto, los precios y el pago con su sistema de contabilidad sin esfuerzo. Funciona con QuickBooks Desktop, POS y Online.

La conexión que crea con QuickBooks y WooCommerce facilita la sincronización de sus depósitos bancarios, información de clientes, pagos, productos, pedidos, inventario y otros datos relevantes. La conexión en tiempo real es automática y funciona en ambos sentidos. Le ayuda a mantener niveles adecuados de inventario e información contable.

Una vez que haya configurado la extensión, la sincronización en tiempo real comenzará a funcionar. Su sistema QuickBooks comenzará a recibir su inventario, nuevos clientes, productos y datos de pedidos de WooCommerce de inmediato. Tienes control total sobre estas funciones.

Puede decidir qué información está vinculada y cuál no. También puede optar por activar o desactivar la sincronización de diferentes tipos de datos. La extensión simplifica la transferencia de datos de productos, información de pedidos y otros detalles entre WooCommerce y QuickBooks.

Puede descargar e instalar QuickBooks Sync para WooCommerce de forma gratuita. Sin embargo, necesitará una cuenta MySync gratuita o de pago para poder conectar QuickBooks con WooCommerce.

4. Conector Quickbooks de WooCommerce - $ 79

El complemento WooCommerce QuickBooks Connector es otra solución de integración simple. Sincroniza automáticamente sus depósitos bancarios, clientes, inventario, pedidos, pagos y productos de WooCommerce con QuickBooks Online.

Los disparadores surtidos causan conexiones para sus pedidos de WooCommerce a medida que ocurren en QuickBooks. También lo ayuda a administrar las responsabilidades contables de su negocio en línea.

Características:

• • Puede sincronizar tantos pedidos en línea como desee sin tener que pagar una tarifa mensual.
  • La información del pedido se transmite desde WooCommerce a QuickBooks automáticamente en tiempo real, lo que le ahorra tiempo y esfuerzo.
  • Puede crear reglas para que los nuevos pedidos se sincronicen automáticamente con QuickBooks.
  • Es una sincronización automática bidireccional del inventario de productos. Los datos se pueden importar cada hora, diariamente, dos veces al día y en tiempo real.
  • Cualquier información de pedido, como datos de clientes, impuestos de pedidos, información de envío, etc., se crea en QuickBooks automáticamente.
  • Puede optar por importar y exportar datos manualmente si lo desea.

• La capacidad de exportar gastos de envío, descuentos, cupones e impuestos con cada pedido.
• Puede permitir que sus clientes usen sus cuentas de cliente de WooCommerce para ver y descargar sus propias facturas de QuickBooks Online.
• Compatibilidad total con Currency Switcher y Multi Currency para WooCommerce.
• Admite tener más de un proveedor a la vez. La aplicación se integra con Multivendor Marketplace para WooCommerce.
• Compatibilidad con WPML (consulte la revisión de WPML).
• Funciona con el complemento multilingüe.
• Se puede asignar un estado personalizado para definir cómo se exportan pedidos particulares.
• Se integra con las suscripciones de WooCommerce.
• Puede usar su área de administración de WordPress para actualizar la información de clientes, pedidos y productos y tener todos esos datos actualizados en QuickBooks Online automáticamente.
• Puede asignar sus métodos de pago para cualquier cuenta de depósito o transacciones de cuenta bancaria. Esto facilita el registro y el seguimiento de sus pedidos de WooCommerce en QuickBooks.
• También puede sincronizar información para clientes, pedidos y productos específicos.

5. Integración para WooCommerce y QuickBooks : gratis y de pago

Puede usar este complemento para determinar cómo se sincronizan sus memorandos de crédito, datos de clientes, facturas, recibos de ventas y otra información entre WooCommerce y QuickBooks.

El proceso puede tardar un poco más en configurarse. Sin embargo, siempre que asigne datos para todos los campos posibles de QuickBooks Online, podrá utilizar este complemento por completo. Puede establecer configuraciones de contabilidad e impuestos más sofisticadas, e incluso crear nuevos productos en QuickBooks en línea para nuevos pedidos integrados.

Puede descargar una versión gratuita del repositorio de WordPress o comprar la versión pro en el sitio oficial.

6. InfinitySync : desde $ 69 / mes

InfintySync es un recurso de contabilidad muy confiable para empresas en línea. Es un complemento de WooCommerce QuickBooks que integra automáticamente su sitio web WooCommerce con QuickBooks Desktop . Hace que sus tareas de contabilidad sean mucho más fáciles de administrar y le da más tiempo para concentrarse en hacer crecer su negocio.

La información del pedido se sincroniza en tiempo real para que su información contable esté actualizada. Todos sus pedidos en WooCommerce se conectan a QuickBooks Desktop de inmediato. Esta sencilla solución elimina cualquier posible error contable asociado con sus pedidos en línea. También ayuda a que su empresa tenga éxito.

Los datos de sus clientes y la información del pedido se transmiten automáticamente desde su sitio WooCommerce a QuickBooks. Hay campos personalizables para la información de seguimiento de pedidos y los detalles de envío que se pueden agregar y editar. Estos datos pueden ayudarlo a mantenerse al tanto de las tasas impositivas, los términos y los precios al por mayor actuales.

7. Webgility : desde $ 39 / mes

Webgility le permite sincronizar la información de WooCommerce con QuickBooks Enterprise, QuickBooks Online o QuickBooks Point of Sale en cuestión de momentos. Ya no necesita ingresar datos manualmente.

Webgility es una de las herramientas de contabilidad automatizadas más flexibles que existen. Sus opciones de personalización pueden ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo en sus métodos contables.

Todas las tarifas e ingresos se registran para cada artículo. Esto simplifica la reconciliación y mejora la precisión. Puede decidir si desea publicar cada transacción a medida que se produce, o si solo desea un resumen diario, semanal o mensual.

Se puede registrar información como el nombre del consumidor, la dirección, el método de pago, el impuesto sobre las ventas, los códigos de promoción o descuentos, el método de envío y otros datos pertinentes. Estos detalles también se mapearán en su sistema de contabilidad a nivel de campo.

Webgility también integra sus niveles de inventario con QuickBooks y WooCommerce. Esto significa que no tiene que preocuparse por quedarse sin existencias o vender en exceso un producto en particular.

Las tarifas de pago de WooCommerce se registran y la información de envío se conserva de sus aplicaciones de envío. Esta información puede ayudarlo a manejar mejor sus costos de envío y sus ingresos generales.

Conclusión de QuickBooks con WooCommerce

Conectar el sitio de WooCommerce a QuickBooks puede ser un gran ahorro de tiempo para sus necesidades de contabilidad de WooCommerce. Puede ser especialmente importante cuando tiene una empresa en crecimiento y ya no puede ingresar información contable a mano. Si necesita un software más potente y robusto, le recomiendo que consulte la revisión de NetSuite y las mejores herramientas de conector de WooCommerce NetSuite.

Y si necesita un complemento simple y básico para las necesidades de contabilidad que brinde la opción de administrar la contabilidad desde el panel de WordPress y no esté conectado a ningún software de terceros, le sugiero que consulte la revisión de Finpose.

Hay muchos complementos y extensiones que pueden ayudarlo. Los mejores recursos no son gratuitos, pero pueden proporcionar una gran cantidad de características y funciones para ayudarlo a lograr sus objetivos.

Los complementos, productos y aplicaciones de integración de WooCommerce QuickBooks se han vuelto cada vez más populares. La mayoría de ellos son muy fáciles de configurar e instalar y son increíblemente intuitivos.