¿Qué es un paquete de trabajo en la gestión de proyectos? Una guía rápida

Para que un proyecto tenga éxito, necesita una gestión del trabajo eficaz. Al proporcionar estructura al alcance de su proyecto, obtiene cierto control sobre el trabajo del proyecto y aumenta las posibilidades de que tenga éxito.

Antes de comenzar, debe averiguar cada paso en el alcance del proyecto. Ahí es donde entra un paquete de trabajo .

¿Qué es un paquete de trabajo?

Un paquete de trabajo es una secuencia de actividades que conduce a un entregable cuando se utiliza una estructura de descomposición del trabajo (EDT). para mapear el alcance de su proyecto. En cierto sentido, es un subproyecto del proyecto más grande.

Sin embargo, existe una diferencia entre un paquete de trabajo y una actividad en un proyecto. Un paquete de trabajo está en un nivel más alto en la jerarquía de la EDT que una actividad.

Esta distinción es importante para los gerentes de proyecto, pero no crítica para el éxito de un proyecto. Cualquiera que sea el idioma que utilice para definir estos componentes básicos a medida que completa su WBS, todos conducen al mismo destino: la finalización de su proyecto.

Los paquetes de trabajo se utilizan en proyectos de gestión de valor ganado para integrar datos de gestión de cronograma, costo y alcance para medir el desempeño del proyecto.

Los beneficios de los paquetes de trabajo

El principal beneficio de los paquetes de trabajo es que, como parte de una estructura de descomposición del trabajo, dividen los proyectos más grandes en un trabajo más manejable. Los proyectos a menudo fallan porque no representan todo el trabajo necesario para entregar un producto o servicio, lo cual es un error común en la gestión del alcance del proyecto que luego afecta el cronograma y el presupuesto del proyecto.

Dividir el trabajo en estos segmentos más pequeños conocidos como paquetes de trabajo le permite asignar trabajo a varios miembros del equipo. Este trabajo se puede hacer al mismo tiempo o secuencialmente. Seguir los pasos y completar el trabajo antes de un plazo establecido permite que los equipos trabajen en varias partes del proyecto.

Para ir aún más granular, los paquetes de trabajo ayudan con el desarrollo de la EDT. Los gerentes de proyecto pueden mantener la consistencia del proyecto y hacer asignaciones más efectivas. Muestran si el trabajo conduce a un hito, identifican riesgos y cómo mitigarlos, ayudan a estimar costos y mucho más.

Una vez que haya descubierto eso, deberá asignar y monitorear el trabajo. ProjectManager es un software basado en la nube que hace esto en tiempo real. El tablero en vivo proporciona informes de estado instantáneos para una vista de alto nivel del progreso y el rendimiento de su proyecto. Pruebe ProjectManager hoy de forma gratuita.

Qué está incluido en un paquete de trabajo

Cada uno de los paquetes de trabajo tiene una pequeña parte de los datos de gestión de proyectos más grandes asociados con ellos:

• Un presupuesto: Es necesario un presupuesto para mostrar cuánto dinero se asigna a este paquete en particular. También es esencial realizar un seguimiento de los precios y asegurarse de que el proyecto no supere el presupuesto.
• Plazos: esto les da a los gerentes de proyecto una línea base del cronograma para medir el progreso del trabajo.
• Riesgos: Debe identificar los riesgos y crear un plan de mitigación. También debe monitorear el progreso, para que los problemas puedan identificarse y tratarse rápidamente.
• Prioridad de tareas: Tu estructura de desglose de trabajo te permitirá establecer el nivel de prioridad de cada tarea en tus paquetes de trabajo. Esta jerarquía de WBS les permite a los equipos saber qué se debe hacer y dónde deben enfocarse. Las partes interesadas no necesitan conocer los detalles, pero también deben mantenerse actualizados sobre el panorama general.

¿Cuáles son las características de un paquete de trabajo?

Los paquetes de trabajo generalmente comparten un cierto número de características. Esto incluye el tipo de trabajo que estás haciendo, ya sea marketing, programación o alguna otra disciplina.

Naturalmente, desea definir el resultado de las tareas asociadas con el paquete de trabajo, dónde se llevan a cabo esas tareas y cuánto tiempo se debe proporcionar para completarlas. También están los recursos necesarios para ejecutar las tareas, que pueden ser tecnológicos o materiales.

Cada paquete de trabajo debe tener un líder de equipo asignado. También habrá partes interesadas que tengan un interés personal en la ejecución de ese paquete de trabajo en particular. Es necesario identificarlos y mantenerlos actualizados sobre el progreso del trabajo.

5 consejos esenciales para los paquetes de trabajo en la gestión de proyectos

Los siguientes son algunos consejos de gestión de proyectos para ayudar con los paquetes de trabajo:

1. Al definir la estructura de desglose del trabajo, no se olvide de incluir a los miembros del equipo en el proceso. Su equipo está en primera línea de trabajo. Son su recurso más valioso al trazar el alcance de su proyecto e identificar los riesgos.
2. Los paquetes de trabajo son una excelente manera de tener una idea de los costos generales y el tiempo requerido para ejecutar el proyecto. Sumar todos los paquetes en su estructura de desglose de trabajo le brinda estimaciones más precisas.
3. Lo mejor es tener una persona responsable de cada paquete de trabajo. Serán los propietarios de la gestión del paquete de trabajo y serán responsables de informar al director del proyecto.
4. Los paquetes de trabajo deben ser únicos. Conducen a un entregable y, por lo tanto, no deben repetirse en otros lugares de la EDT.
5. Mantenga su paquete de trabajo factible dentro de un marco de tiempo específico. Debe estar terminado en no menos de una semana y media. Desea ejecutarlos dentro del marco de tiempo de su programación de informes.

Cómo ayuda ProjectManager con los paquetes de trabajo

Un paquete de trabajo es un miniproyecto, por lo que necesita un software de gestión de proyectos para gestionarlo. ProjectManager es un software basado en la nube que le brinda datos en tiempo real para tomar decisiones más perspicaces mientras administra el alcance de su proyecto.

Cree su paquete de trabajo en un diagrama de Gantt

A los gerentes de proyecto les encantará la vista de diagrama de Gantt, que organiza todos los paquetes en una línea de tiempo, vincula dependencias y establece hitos. Puede asignar, adjuntar archivos e incluso establecer una línea base de programación. Ahora puede comparar su esfuerzo real con el planificado para mantenerse al día y ajustarse a su presupuesto.

Seguimiento del progreso del paquete de trabajo

Supervisar su progreso y rendimiento es la forma en que se mantiene encaminado. Utilice nuestro panel de control en tiempo real para obtener una vista de alto nivel de lo que está haciendo su equipo. A diferencia de otros programas, no se necesita configuración. El tablero de ProjectManager calcula automáticamente los datos del estado del proyecto y los muestra.

Mantenga a las partes interesadas informadas

Las partes interesadas también deben mantenerse actualizadas sobre lo que está sucediendo. Las funciones de generación de informes con un solo clic facilitan el intercambio de datos con ellos, ya sea que deseen imprimirlos o adjuntarlos en formato PDF. Todos los informes se pueden filtrar para centrarse solo en lo que les interesa a las partes interesadas.

ProjectManager es un software galardonado que organiza el trabajo para una mayor productividad. Utilice nuestro software para obtener datos en tiempo real, mantenga a su equipo conectado y conozca siempre su esfuerzo real y planificado. Únase a miles de equipos que ya utilizan ProjectManager. ¡Pruébalo gratis hoy!