Dominar el programa Workback: 5 consejos esenciales

¿Alguna vez te has quedado atascado tratando de programar un proyecto? Si eres como la mayoría de nosotros, la respuesta es sí. Es el equivalente en gestión de proyectos al bloqueo del escritor, y puede ralentizar en gran medida su planificación.

La buena noticia es que no hay escasez de métodos diseñados para situaciones complicadas de programación, ya sea por falta de información, inspiración o cualquier otra cosa. Una de esas soluciones es el calendario de trabajo.

¿Qué es un cronograma de trabajo?

Un cronograma de trabajo retroactivo es un método de programación en el que el planificador asigna recursos a las tareas en orden inverso, comenzando desde la última tarea y yendo a la primera. Esto se ejecuta mejor con la ayuda de un software de programación de proyectos. ProjectManager le permite programar proyectos, administrar recursos, colaborar en el trabajo y realizar un seguimiento del progreso a lo largo del camino con paneles en tiempo real. Comience hoy de forma gratuita.

Cuándo usar un cronograma de trabajo

El uso de un cronograma retrospectivo es especialmente ventajoso cuando no hay muchos detalles específicos sobre el proyecto. De hecho, a veces solo hay entregas y una fecha de vencimiento. En este caso, la planificación de principio a fin puede ser un verdadero desafío, y un plan de trabajo es la respuesta.

Además, si el proyecto tiene una fecha límite inamovible, el uso de un cronograma retrospectivo garantiza que todo esté programado para llevarse a cabo dentro del ciclo de vida del proyecto. El proyecto está planeado específicamente para que no se exceda en el cronograma.

Cuando cumplir con una fecha límite no es el aspecto más importante de un proyecto, puede ser más apropiado usar un método diferente de programación. Dicho esto, un cronograma de trabajo retroactivo se puede usar con la frecuencia o la frecuencia que desee el gerente del proyecto.

Los beneficios de un cronograma de trabajo

Un cronograma retrospectivo opera a modo de sujetalibros: la fecha de inicio del proyecto y la fecha de vencimiento del proyecto. Entre estas fechas, el gerente del proyecto tiene la libertad de programar tareas y asignar recursos como mejor le parezca, siempre que estas tareas se realicen dentro del cronograma establecido.

El principal beneficio de usar un cronograma retrospectivo es la seguridad de que sus proyectos no superarán las fechas de vencimiento críticas. Para muchos clientes y equipos, esto es lo más importante, y el proyecto no puede ser un éxito si las cosas se alargan. Cuando cumplir con una fecha límite es tan importante como los propios entregables, los cronogramas de trabajo retroactivo permiten estructurar todo el proyecto en consecuencia.

Los riesgos de un cronograma de trabajo

Un cronograma de trabajo viene con su parte de riesgos. Incluso los gerentes de proyectos más capacitados han experimentado los desafíos de este método, y comprender estos desafíos puede marcar la diferencia entre una programación precisa o imprecisa.

Todo parece más simple en el papel. Al crear un cronograma retrospectivo, estamos programando desde una fecha de vencimiento hacia atrás y asignando recursos a las tareas en orden inverso. Esto abre la puerta a la posibilidad de que los recursos no se distribuyan de manera suficientemente uniforme. Por ejemplo, es posible asignar tantos recursos al final de la programación que no quede disponibilidad de recursos al principio. Cuando esto sucede, es necesario ajustar todo el cronograma.

Un programa de trabajo retroactivo también puede verse afectado por los proyectos de "hipo" que se enfrentan en el camino. Debido a que este tipo de cronograma es mejor para proyectos con una fecha de vencimiento firme, también significa que el cronograma completo es extremadamente sensible a los retrasos. Si, por ejemplo, una tarea al comienzo del proyecto toma una semana más de lo previsto, el resto del cronograma debe adaptarse manteniendo la fecha de vencimiento firme.

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Cómo crear un cronograma de trabajo

Según el tamaño y el alcance del proyecto, los cronogramas varían en complejidad. Dicho esto, hay pasos que los gerentes de proyectos pueden usar para crear cualquier cronograma de trabajo retroactivo. Comience completando cada uno de estos pasos y desarrolle su programa a partir de ahí.

1. Establecer fechas de vencimiento y dependencias

Para crear un plan de trabajo, debe tomar las tareas de su lista de tareas y colocarlas en el calendario. Pero, ¿en qué orden deben entrar y qué tan juntos deben estar? Tenga en cuenta que estos factores pueden cambiar a medida que avanza, pero el mejor lugar para sumergirse es establecer fechas de vencimiento y determinar qué tareas dependen unas de otras. Con esta información, poner las tareas en un calendario de trabajo es mucho más simple.

2. Asignar recursos

Ahora que tiene una idea general del orden de las tareas y las dependencias, es hora de decidir qué recursos se necesitarán para completar estas tareas. Esto puede incluir cuántos miembros del equipo requerirá cada tarea, cuánto dinero y horas de trabajo requerirán, etc. Algunas tareas requerirán más recursos que otras, y asignarlas tarea por tarea es una excelente manera de garantizar que cada una tenga suficientes recursos sin "matar de hambre" otras tareas. Tenga en cuenta que estos recursos están sujetos a ajustes y cambios a medida que el cronograma de trabajo continúa tomando forma.

3. Programar y asignar tareas

En este punto, es hora de trazar tareas en su plan de trabajo, teniendo en cuenta los recursos y las dependencias de cada tarea. Tener esta información a mano hace que programar las tareas en sí sea mucho más fácil, ya que ahora conoce las limitaciones y los detalles de cada una. También informa las decisiones sobre cuánta mano de obra requiere cada tarea. Algunas tareas pueden requerir solo un miembro del equipo, mientras que otras necesitan tres o cuatro. Estos miembros del equipo están entonces menos disponibles para otras tareas. Al igual que con los recursos, las tareas deben asignarse de la manera más uniforme posible para evitar el agotamiento.

Programar y asignar tareas se simplifica mucho con la ayuda del software de programación de proyectos. Obtenga más información sobre los beneficios del software de programación en el siguiente video.

Cinco consejos esenciales para crear un cronograma de trabajo

Entonces comprende el concepto de un plan de trabajo y cómo comenzar. Pero todavía hay más que aprender. La creación de un cronograma de trabajo retroactivo es un proceso matizado que a menudo requiere prueba y error. Dicho esto, estos cinco consejos esenciales lo pondrán en el camino hacia el éxito.

1. Recuerda las fechas de vencimiento de las tareas

Debido al énfasis en la fecha de vencimiento final del proyecto, puede ser fácil dar por sentadas las fechas de vencimiento de las tareas o no establecerlas en absoluto. Después de todo, ¿por qué importa, siempre y cuando todo el proyecto esté terminado a tiempo? Esta línea de pensamiento puede conducir al desastre.

La creación de tareas con trayectorias firmes y fechas de vencimiento es la base para terminar el proyecto como un todo. Y, si una tarea se atrasa, conocer su fecha de vencimiento original muestra exactamente cómo ajustar las próximas tareas para compensar.

2. Distribuya los recursos de manera inteligente

Cuando se trabaja de atrás hacia adelante, existe el riesgo de asignar demasiados recursos al final del proyecto y no dejar suficientes para el comienzo. Cuando esto sucede, el comienzo del proyecto sufre y puede presentar muchos desafíos para el resto del proyecto.

En cambio, comience por dividir los recursos de manera uniforme y asígnelos de la manera más equitativa posible. Si quedan recursos al final de las tareas, siempre se pueden reasignar a otras tareas en el futuro.

3. Crea planes de contingencia

Considere el peor de los casos. Las cosas han salido mal y existe el riesgo de pasar la fecha de vencimiento. De esa manera, algunas tareas fallidas o atrasadas pueden hundir todo el proyecto. El truco para evitar esto es crear varios planes de contingencia que reaccionen ante ciertas cosas que van mal.

Si X sucede, entonces Y debe suceder también. En un cronograma retrospectivo, esto significa tener un plan para adaptar el cronograma manteniendo la misma fecha de vencimiento. Imagine que la fecha de inicio y la fecha de vencimiento son sujetalibros. Todo entre ellos debe ser adaptable.

4. Pruebe diferentes versiones de Workback Schedule

Uno de los errores más grandes que puede cometer un gerente de proyecto al crear un cronograma de trabajo retroactivo es tratarlo como si fuera inamovible. El primer borrador es solo eso, y los mejores gerentes de proyectos consideran muchas opciones diferentes antes de solidificar un cronograma. En un cronograma retrospectivo, esto significa repartir las tareas y asignar los recursos de diferentes maneras hasta encontrar la solución perfecta.

Sin este período de "juego", es demasiado fácil ir con un horario menos que perfecto. En su lugar, cree una serie de maquetas y compárelas. Este proceso se facilita con las modernas herramientas de programación.

5. Utilice herramientas de software de programación

Como dijimos, es crucial “jugar” con un horario hasta que sea lo mejor posible. Desafortunadamente, las herramientas de programación anticuadas hacen que esto sea una molestia y evitan que los usuarios creen diferentes versiones de un programa. Es como si los usuarios estuvieran escribiendo con marcador permanente, en lugar de lápiz, y esta falta de libertad creativa lleva a errores fáciles de prevenir.

En su lugar, elija un software de gestión de proyectos con herramientas de programación hechas para la creatividad y la flexibilidad. Las mejores herramientas guardan todos los cambios y ajustes que realiza en la nube, automáticamente, por lo que no hay temor de perder datos importantes al realizar cambios. Busque características como diagramas de Gantt, escalas de tiempo y calendarios para asegurarse de que puede crear un plan de trabajo sólido.

Cómo ProjectManager facilita la programación

ProjectManager es el software que necesita para adaptarse a cualquier método de programación. A medida que comience a trabajar hacia atrás, use la lista de tareas para crear tareas y asignar miembros del equipo, hacer comentarios, adjuntar documentos, establecer prioridades, crear listas de tareas pendientes y más. Tener toda esta información al alcance de la mano hace que sea más fácil determinar dónde trazar las tareas en el plan de trabajo.

Cree líneas de tiempo dinámicas en varias vistas

Cuando esté satisfecho con sus tareas, use una variedad de herramientas de programación para comenzar a trabajar de nuevo. No se encasille con una sola herramienta de programación. En su lugar, elija entre el diagrama de Gantt, la vista de calendario y el tablero kanban para construir su horario a su manera.

ProjectManager es una herramienta galardonada que lo ayuda a crear cronogramas de trabajo y le brinda las herramientas necesarias para mantenerlo al día. Desde compilar una lista de sus tareas hasta colocarlas en un diagrama de Gantt, tiene control total sobre todo su trabajo. Organice tareas, asigne recursos y controle todo en tiempo real probando ProjectManager gratis durante 30 días.