¿Qué es la automatización del flujo de trabajo? Una guía rápida

Estar "en la zona" es inmensamente valioso. Ser sacado de tu zona para hacer un trabajo rutinario, por otro lado, es molesto. La automatización del flujo de trabajo puede resolver ese problema y permitir que usted y su equipo se mantengan productivos.

El software de automatización del flujo de trabajo permite que los equipos estén al tanto de las cosas importantes, mientras que los elementos de rutina se manejan en segundo plano. El uso de la automatización del flujo de trabajo hace que los procesos comerciales sean más eficientes.

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo agiliza los procesos comerciales a través de disparadores que desencadenan acciones. Funciona entre bastidores en aplicaciones de software para adelantar tareas o cambiar su estado, prioridad, etiquetas, etc.

Puede aplicar la automatización a muchas aplicaciones diferentes. En la gestión de proyectos, puede automatizar tareas aplicando disparadores que se activan cuando se cumplen ciertos parámetros. Un flujo de trabajo es un conjunto de pasos, a menudo repetibles, realizados para completar un proceso comercial.

Para utilizar la automatización del flujo de trabajo, necesita un software de gestión de proyectos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo basado en la nube diseñado para conectar equipos híbridos. Tiene múltiples vistas de proyectos y puede automatizar funciones en cada una de ellas. Puede agregar tantos activadores como necesite. Incluso hay aprobación de tareas para controlar el proceso y garantizar que solo aquellos autorizados puedan cambiar el estado de una tarea. Comience hoy con la automatización del flujo de trabajo de forma gratuita.

¿Por qué la automatización del flujo de trabajo?

Hay muchos beneficios al usar la automatización del flujo de trabajo. La razón principal es que ahorra tiempo al agilizar sus procesos comerciales. Permite que sus equipos se concentren en los aspectos más creativos de su trabajo, mientras que el software automatiza las tareas más pequeñas, necesarias pero tediosas.

La automatización del flujo de trabajo no solo lo ayuda a trabajar más rápido, sino que también reduce los errores que comete. Cuando el trabajo está automatizado, elimina el potencial de error humano. Seamos sinceros; la mayoría de las veces, tenemos que regresar y corregir un error creado por un error tipográfico o algún otro problema menor. La automatización del flujo de trabajo elimina esos errores de la ecuación.

Si está ahorrando tiempo con menos contratiempos, eso significa que puede escalar más fácilmente su negocio, que es otro beneficio de la automatización del flujo de trabajo. Tener la automatización del flujo de trabajo puede hacer que una pequeña empresa sea más competitiva, especialmente cuando compite con grandes empresas. La automatización del flujo de trabajo ayuda a las empresas a trabajar más rápido, cerrar clientes potenciales más rápido y liberar tiempo dedicado al trabajo pesado para que puedan atender mejor a sus clientes.

También es útil si tiene que adherirse al cumplimiento de políticas. Descubrirá que los ciclos de aprobación se acortan y los gerentes tienen mejor visibilidad y control. También encontrará que aumenta la moral del equipo, ya que pueden concentrarse en los talentos para los que los contrató. Gestión de la carga de trabajo, mejora de procesos: las razones para utilizar la automatización del flujo de trabajo pueden seguir y seguir.

¿Qué es el software de automatización del flujo de trabajo?

El propósito del software de automatización del flujo de trabajo es hacer que las operaciones comerciales sean más fáciles de administrar. Esto conduce, como señalamos anteriormente, a una mayor eficiencia, productividad y mejora la experiencia del cliente. Por ejemplo, el diagrama de Gantt de ProjectManager y otras vistas de proyectos tienen funciones de automatización integradas que lo ayudan a administrar mejor el trabajo en menos tiempo.

El software de automatización del flujo de trabajo funciona al estandarizar y automatizar formularios y procesos, incluida la forma en que los datos se transfieren entre los sistemas. En otras palabras, es un movimiento estructurado de datos entre sistemas. Pero todo lo que tienes que saber es que funciona diciendo: “si esto, entonces aquello”.

Los profesionales de diversas industrias pueden usar el software de automatización del flujo de trabajo, como en marketing. Allí puede optimizar la recopilación de clientes potenciales, administrar campañas pagas, reportar métricas y más. Los administradores de redes sociales pueden usarlo para compartir contenido entre plataformas. El departamento de ventas puede hacer un seguimiento de los clientes potenciales, programar demostraciones y realizar un seguimiento del canal de ventas. También puede servir a negocios de contabilidad, comercio electrónico y, por supuesto, gestión de proyectos.

ProjectManager es un software de automatización de flujo de trabajo de este tipo, integrado en el software de gestión de proyectos y trabajos. Eso significa que tiene las funciones que necesita para planificar, monitorear e informar sobre su proyecto, pero también puede automatizar muchos de esos procesos comerciales.

Cómo automatizar un proceso de flujo de trabajo

Al automatizar un proceso de flujo de trabajo, debe establecer reglas para la ruta que tomará una tarea a medida que avanza en su flujo de trabajo. A menudo, también puede identificar a quienes tienen la autoridad para hacer avanzar una tarea y cambiar su estado.

1. Lo primero que debe hacer es configurar las reglas para que el software sepa lo que debe hacer. El valor predeterminado suele ser que cualquier persona que trabaje en la tarea tendrá la autoridad para cambiar su estado. El estado básico fluye de pendiente, haciendo a terminado. Sin embargo, los estados se pueden editar o puede agregar otros nuevos al flujo de trabajo.
2. Ahora, desea crear reglas para cada estado. En la mayoría de los casos, puede agregar varias reglas para cada estado. Elija los permisos que se adapten al proceso. Es decir, tal vez cualquiera en el equipo pueda mover una tarea del estado pendiente al estado en proceso, pero solo desea que un gerente apruebe el cambio al estado terminado. La mayor parte de la automatización del flujo de trabajo le permitirá restringir quién puede cambiar de estado.
3. Esta configuración de aprobación se puede establecer para cualquier etapa del proceso. Por lo tanto, puede decidir quién puede cambiar de estado y quién no cuando configura la automatización de su flujo de trabajo. Esto permite el control de calidad y brinda a los gerentes una sensación de seguridad de que el trabajo se está realizando de acuerdo con los estándares establecidos en el plan del proyecto.
4. Una vez que haya configurado todos sus activadores, acciones y aprobaciones, deberá guardar el flujo de trabajo. Con muchas herramientas de software de automatización de flujos de trabajo, también puede copiar un flujo de trabajo personalizado de un proyecto a otro.

La mayoría de la automatización del flujo de trabajo que tiene aprobaciones de tareas también tendrá activadores que notifican automáticamente a la persona autorizada para cambiar el estado para mantener el proceso en movimiento. Muchas veces el usuario restringido podrá solicitar aprobación para evitar cuellos de botella.

Ejemplo de un flujo de trabajo automatizado en ProjectManager

ProjectManager tiene flujos de trabajo automatizados que siguen una lógica simple "si, entonces". Puede usar tantos disparadores como necesite para establecer acciones dentro de un flujo de trabajo.

Tenemos factores desencadenantes para el estado, la prioridad, el progreso, la eliminación o adición de etiquetas, la aprobación, la adición o eliminación de un asignado, las horas planificadas, las horas reales, las horas restantes, el costo real, el costo planificado, la duración planificada y la duración real.

Esos disparadores pueden crear estas acciones: establecer el estado, asignar un usuario, establecer la prioridad, establecer el progreso, agregar etiquetas y eliminar etiquetas. Estas acciones ocurren automáticamente cuando el usuario activa un disparador, a menos que ese usuario no esté autorizado para cambiar el estado de la tarea. Si ese es el caso, quienquiera que esté autorizado será notificado automáticamente o el usuario puede solicitar aprobación.

Puede agregar reglas de automatización a cualquier flujo de trabajo, incluso si ese flujo de trabajo no está personalizado. Las reglas pueden ser muy simples o muy complejas, según sus necesidades. A continuación se muestra un ejemplo de cómo se ve la automatización del flujo de trabajo en nuestro software.

ProjectManager le ofrece automatización del flujo de trabajo y mucho más

ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo basado en la nube que tiene múltiples vistas de proyectos y es colaborativo hasta la médula para permitir que los equipos híbridos trabajen cuando, donde y como quieran. La automatización es solo el glaseado del pastel.

Plan en diagramas de Gantt interactivos

La automatización del flujo de trabajo, los flujos de trabajo personalizados y las aprobaciones de tareas ayudan a optimizar sus procesos, pero primero debe tener un plan de proyecto. Los gerentes pueden planificar con diagramas de Gantt en línea que facilitan la vinculación de dependencias para evitar demoras, establecer hitos para seguir el progreso y compartir con el equipo y las partes interesadas. Puede filtrar por la ruta crítica y luego establecer su línea de base para realizar un seguimiento de su esfuerzo planificado contra su esfuerzo real en tiempo real.

Vista del progreso y el rendimiento con paneles en tiempo real

Su equipo obtiene sus asignaciones y puede colaborar en múltiples vistas de proyectos, como listas de tareas, tableros kanban y vistas de calendario, todas las cuales se actualizan juntas para que haya una única fuente de información. Pero, ¿cómo monitoreas su actividad, especialmente si no están trabajando en la oficina? Nuestro tablero en tiempo real recopila automáticamente datos en vivo y los traduce en gráficos coloridos que rastrean seis métricas de proyectos. Lo mejor de todo es que no requiere configuración.

Profundice en los datos con informes de un clic

Cuando necesite más que una vista de alto nivel de su proyecto, nuestros informes se pueden generar con solo presionar una tecla para brindarle datos sobre el tiempo, el costo, la carga de trabajo y mucho más. Todos los informes se pueden filtrar para mostrarle solo lo que desea ver. Luego, pueden compartirse como un archivo PDF adjunto o incluso imprimirse si así es como sus partes interesadas prefieren mantenerse actualizadas.

No solo tenemos la automatización del flujo de trabajo, sino que también hay notificaciones automáticas por correo electrónico y alertas en la aplicación para mantenerlo actualizado cuando alguien comenta o actualiza una tarea en la que está trabajando. Los gerentes pueden realizar un seguimiento del progreso de esas tareas con hojas de horas seguras y asegurarse de que las tareas de su equipo estén equilibradas con herramientas de administración de recursos que aseguran que todos estén trabajando a su máxima capacidad. Cubrimos todas las bases en la gestión de proyectos.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo galardonado para equipos híbridos. Con la automatización del flujo de trabajo, múltiples vistas de proyectos y una plataforma colaborativa, los equipos pueden trabajar de manera más eficiente y los gerentes tienen las herramientas para controlar la calidad del proyecto. Únase a los equipos de organizaciones tan variadas como la NASA, Siemens y Nestlé que utilizan nuestra herramienta para alcanzar el éxito. Comience gratis hoy.