Reunión de lanzamiento del proyecto: cómo escribir una agenda de reunión de lanzamiento

Los gerentes de proyecto dedican mucho tiempo y esfuerzo a investigar la viabilidad de su proyecto. Pero todo ese trabajo no tiene sentido si no comunican el propósito del proyecto a su equipo y clientes. Es por eso que una reunión inicial es tan importante.

Una reunión inicial pone a todos en la misma página. El equipo y el cliente conocen la declaración de la misión, la declaración de la visión y el plan del proyecto. Todo es parte de la agenda de la reunión y asegura que el equipo del proyecto comience con el pie derecho.

¿Qué es una reunión de inicio de proyecto?

La reunión inicial del proyecto comunica las metas y objetivos del proyecto para garantizar que el equipo del proyecto y el cliente tengan claro lo que deben hacer en el proyecto.

Esta actividad forma parte de la fase de inicio del proyecto. Una reunión inicial suele estar dirigida por el director del proyecto. A menudo, hay una reunión de inicio interna con solo el equipo del proyecto, con una reunión de inicio externa posterior que incluye al cliente del proyecto, el patrocinador del proyecto o la parte interesada.

En la reunión, el gerente del proyecto explica el alcance del proyecto, la información de antecedentes y el cronograma del proyecto al equipo. Una reunión inicial debe establecer el tono correcto para el proyecto a medida que avanza hacia las fases de ejecución, seguimiento y control. Una reunión inicial bien dirigida podría conducir a la finalización exitosa del proyecto.

¿Cuál es el propósito de una reunión inicial?

Una reunión inicial se utiliza principalmente para que el equipo del proyecto esté en sintonía. En la reunión, los gerentes de proyecto explican los objetivos comunes a tener en cuenta a medida que el equipo ejecuta sus tareas. Establece el éxito del proyecto.

La reunión inicial también permite que el gerente del proyecto presente al equipo del proyecto. Es importante que todos sepan con quién están trabajando y cuáles son sus funciones y responsabilidades. Esto evita conflictos más adelante en el proyecto que pueden retrasar el trabajo y amenazar la línea de tiempo del proyecto.

El equipo puede hacer preguntas al gerente del proyecto hasta que tengan una comprensión firme del proyecto y su parte en él. Debido a que esta reunión se lleva a cabo en persona, y no por correo electrónico o documentos compartidos, reduce la posibilidad de una falta de comunicación. Esto ayuda a evitar que el alcance se arrastre por la línea.

Se comparte mucha información durante la reunión inicial, incluido el software de gestión de proyectos que usará el equipo. ProjectManager es una herramienta de administración de proyectos basada en la nube que tiene almacenamiento de archivos ilimitado para mantener los documentos en un centro centralizado al que el equipo puede acceder fácilmente. Pueden usar múltiples vistas de proyectos para adjuntar documentos relevantes a sus tareas para mantenerlas al día. ¡Pruebe ProjectManager hoy gratis!

Ejemplo de agenda de reunión inicial

Una reunión inicial es diferente según el tipo de proyecto. Algunas son más estructuradas y formales, en las que el director del proyecto se prepara mucho antes de celebrar la reunión inicial. Los proyectos más pequeños pueden tener una reunión inicial sin una demostración o presentación.

Una cosa es común, independientemente del tipo de reunión inicial que sea; la agenda. La mayoría de las veces, la agenda de inicio presenta los siguientes elementos, todos los cuales son cruciales para una reunión de inicio bien hecha.

1. Antecedentes del proyecto

Parte de la propuesta del proyecto, los antecedentes del proyecto son la historia del proyecto y cómo llegó a ser. Muestra la investigación que condujo a la aprobación y por qué el proyecto es necesario.

Esto incluye el por qué, dónde y cómo de la implementación de su proyecto. Has detallado la situación actual, cuál es el problema y cómo lo resuelve el proyecto. Todo esto está respaldado por datos confiables. Los antecedentes del proyecto se utilizan en una propuesta de proyecto para obtener la aprobación de las partes interesadas. También ayuda a poner el proyecto en contexto durante el inicio del proyecto.

2. Descripción general del alcance del proyecto

La descripción general del alcance del proyecto es una descripción detallada del trabajo del proyecto que su equipo debe completar para tener un proyecto exitoso. Los términos de este trabajo están definidos por el cronograma y el presupuesto del proyecto.

Al comprender los objetivos y requisitos necesarios para completar el proyecto, los gerentes de proyecto pueden pronosticar con mayor precisión el costo y el tiempo. Al explicar el alcance del proyecto al equipo del proyecto, tienen una mejor idea de las limitaciones de las tareas que se les asignará ejecutar.

3. Descripción general del cronograma del proyecto

Los entregables del proyecto se presentan en una línea de tiempo cronológica, que actúa como una hoja de ruta para el proyecto. Esta es la columna vertebral de cualquier cronograma de proyecto y debe incluir hitos, tareas, dependencias y fechas de vencimiento como mínimo.

La descripción general del cronograma del proyecto es fundamental para el equipo, ya que tendrán la tarea de cumplir con esos plazos y realizar esos entregables. Por lo tanto, esta información debe ser comunicada claramente. No debe haber confusión por parte de nadie en el equipo del proyecto sobre lo que se debe hacer.

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4. Descripción general de la gestión de riesgos

Al hacer el plan del proyecto, un gerente de proyecto también deberá desarrollar un plan de gestión de riesgos. Este es el proceso de análisis de riesgos que podrían ocurrir durante el proyecto. Luego, determina qué pasos serán necesarios para responder a estos problemas cuando surjan.

Prioriza el riesgo en función de cómo impactan en el proyecto. Así es como desarrolla una estrategia de mitigación de riesgos, que incluye quién será responsable de qué riesgo si ocurre. El equipo del proyecto debe ser consciente de quién es el propietario de los riesgos y detectar estos problemas rápidamente.

5. Funciones y responsabilidades

El director del proyecto es responsable de definir las funciones y responsabilidades del equipo del proyecto. Es decir, la posición del miembro del equipo en el equipo, las tareas que se le asignan y los deberes de su función particular en relación con el equipo más grande y el proyecto.

Esto es básicamente una descripción del trabajo. Debe ser difundido al equipo del proyecto durante la reunión inicial. Da una visión general del trabajo, una lista de responsabilidades y lo que esa persona está autorizada a hacer. También se incluye a quién le reportan, por lo que hay una cadena de mando clara.

6. Métodos y herramientas de gestión de proyectos

Hay muchas formas de gestionar un proyecto. Eso incluye una metodología más tradicional como cascada, un enfoque ágil iterativo o un híbrido que conecta a la perfección diferentes estilos de gestión del trabajo. También debe elegir una herramienta de gestión de proyectos que se ajuste a la metodología utilizada.

El equipo del proyecto debe saber cómo se gestiona el proyecto y cuál será su parte, incluida la herramienta de software de gestión de proyectos que utilizará. En algunos casos, esto requerirá un período de capacitación para que el equipo entienda la metodología y cómo usar las herramientas del proyecto. Todo esto se discutirá en la reunión de lanzamiento.

Cómo realizar una reunión de inicio de proyecto

Esa es mucha información para pasar al equipo del proyecto. ¿Cómo puede asegurarse de que todos salgan de la reunión inicial con ese conocimiento intacto? Aquí hay algunos consejos para asegurarse de ejecutar una reunión de lanzamiento del proyecto con éxito:

• Prepárese: investigó y documentó a fondo el proyecto durante la fase de inicio para venderlo a sus partes interesadas, ahora debe hacer lo mismo con el equipo del proyecto. Eso incluye asegurarse de que todos asistan, tener a alguien que tome notas para compartirlas más tarde y tener una agenda para asegurarse de no olvidar nada importante.
• Preséntese usted mismo y al equipo: esta es la primera vez que se reúne todo el equipo del proyecto, así que tómese un tiempo para que todos se presenten. No es mala idea reservar un poco de tiempo para algunas preguntas rompehielos que faciliten la intimidad necesaria para un mejor trabajo en equipo.
• Defina el proyecto: asegúrese de que el equipo tenga claro cuál es el propósito del proyecto y cómo la declaración de la misión del proyecto se relaciona con las metas y objetivos de la empresa en general. Para asegurarse de que todos entiendan, tómese el tiempo para responder cualquier pregunta que el equipo pueda tener.
• Entregue el plan del proyecto: el plan del proyecto debe ser un folleto en la reunión inicial, incluido el cronograma del presupuesto, pero ahora puede repasarlo en detalle y asegurarse de que todos entiendan la información principal, como el cronograma del proyecto, hitos clave y entregables.
• Defina el alcance del proyecto: asegúrese de que el equipo conozca el alcance del proyecto y la información clave del proyecto. Esto ayuda a evitar el aumento del alcance mediante la gestión de las expectativas del equipo.
• Comparta roles y responsabilidades: si el equipo tiene un historial juntos, este paso puede no ser tan importante, pero es crucial para que los nuevos equipos entiendan sus relaciones entre ellos.
• Explique la fuente central de la verdad: tenga una fuente central de la verdad para que el equipo conozca el estado del proyecto. Es decir, el equipo necesita un lugar compartido con datos en tiempo real para que todos siempre tengan claro el estado del proyecto y su lugar en él.
• Haga preguntas, próximos pasos y listas de tareas pendientes: antes de terminar, abra la palabra para cualquier pregunta para asegurarse de que todos tengan claro lo que se compartió en la reunión inicial. Tómese un tiempo para explicar lo que sucederá a continuación, incluidas las listas de tareas pendientes posteriores a la reunión inicial para el equipo. Nuestra plantilla de elementos de acción gratuitos puede ayudar.

Próximos pasos después de la reunión de lanzamiento de su proyecto

Hablando de esos próximos pasos, son un trampolín importante después de la reunión inicial para poner al equipo en acción. Es entonces cuando comienza la fase de ejecución del proyecto. Es un hito que probablemente ha sido anotado en el plan del proyecto.

Si bien habrá reuniones frecuentes a lo largo del proyecto, la reunión inicial es única porque involucra a todo el equipo del proyecto. Es poco probable que todos se reúnan al mismo tiempo y en el mismo lugar nuevamente. Por eso es tan importante contar con el software de gestión de proyectos adecuado.

Como se señaló anteriormente, una fuente central de la verdad es clave para mantener conectados a todos los miembros del equipo del proyecto. Debe actualizarse en tiempo real y proporcionar transparencia al proceso. Esto significa que todos saben lo que hacen los demás y cómo encajan en esa imagen. Es la mejor manera de evitar cuellos de botella, bloquear a otros miembros del equipo y mantener el proyecto en marcha.

Cómo puede ayudar ProjectManager después de su reunión inicial

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Planifique con anticipación en diagramas de Gantt interactivos

Los gerentes tienen las funciones que necesitan para planificar con anticipación la misión del proyecto en diagramas de Gantt interactivos que organizan tareas, vinculan dependencias y agregan hitos. Pero también pueden filtrar por la ruta crítica y establecer una línea de base para rastrear la variación del proyecto en tiempo real. Luego, el plan del proyecto se puede compartir con los equipos y las partes interesadas para que todos siempre sepan lo que están haciendo y cómo encaja en el panorama general.

Administrar trabajo en tableros Kanban

Los miembros del equipo pueden usar la lista de tareas, el calendario o las vistas del proyecto del tablero kanban para administrar su propio trabajo y mantenerse productivos. Los tableros Kanban visualizan el flujo de trabajo para el equipo ágil que necesita administrar su trabajo pendiente y planificar los sprints. Mientras tanto, los gerentes obtienen visibilidad del proceso de su equipo y pueden reasignar recursos según sea necesario para evitar cuellos de botella y demoras costosas.

Realice un seguimiento del rendimiento en tiempo real

El progreso y el rendimiento siempre están en pantalla con paneles en vivo. No se necesita una configuración que consuma mucho tiempo. Los datos se recopilan y los números se procesan automáticamente. Luego, se muestran en gráficos y cuadros fáciles de leer que muestran los costos, el tiempo y otras métricas del proyecto.

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