Top 6 des exemples de contraintes de projet

Rapide, pas cher ou bon - choisissez-en deux. Êtes-vous fatigué d'entendre cela? L'un des plus grands défis auxquels chaque chef de projet est confronté concerne les contraintes du projet. Non seulement les contraintes projet limitent un projet, mais elles peuvent rapidement mettre en danger sa réussite. C'est pourquoi il est essentiel de connaître toutes les contraintes possibles, leurs influences les unes sur les autres et les outils de gestion de projet qui répondent à ces contraintes.

Que sont les contraintes du projet ?

Une contrainte de projet dans la gestion de projet est tout ce qui limite la portée d'un projet. Cela menace la rapidité et la qualité d'un projet et peut entraîner un dépassement du budget. Bien qu'il existe de nombreuses contraintes possibles, la plus courante est appelée la triple contrainte.

Le modèle à triple contrainte

Chaque chef de projet connaît (et craint souvent) les contraintes projet classiques en gestion de projet :

• Temps : quel est le délai de livraison de la sortie ?
• Portée : quel est exactement le résultat attendu ?
• Coût : Combien d'argent est disponible pour atteindre ce résultat ?

Si vous changez un côté de ce triangle, cela aura un impact sur les deux autres. Si vous êtes en mesure de couvrir la triple contrainte, vous avez plus de chances de livrer un projet réussi.

Comment couvrir la triple contrainte est délicat, mais le bon logiciel de gestion de projet peut aider. ProjectManager est un outil de gestion de travail et de projet qui capture des données en temps réel pour des décisions plus éclairées. Les chefs de projet peuvent utiliser nos outils de création de rapports pour approfondir les données et filtrer les rapports sur l'état, le portefeuille, les tâches, les coûts et plus encore pour comprendre ce qui est sur la bonne voie et ce qui ne l'est pas. Ces rapports sont faciles à partager avec les parties prenantes pour fournir une mise à jour rapide. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Les 6 contraintes du projet

Un projet est souvent défini comme réussi si les objectifs du projet sont atteints dans les délais et achevés dans les limites du budget. Outre le temps, la portée et le coût, il existe six contraintes supplémentaires qui limitent le processus de réalisation des objectifs du projet.

1. Coût

Votre projet a besoin de ressources telles que la main-d'œuvre, les matériaux et l'équipement, qui coûtent tous de l'argent. En tant que chef de projet, il est de votre responsabilité de vous assurer que vous estimez avec précision les coûts de votre projet pendant la phase de planification et avant l'exécution. C'est alors que vous créerez un budget de projet qui couvrira toutes vos dépenses. Si vous ne parvenez pas à définir un budget de projet suffisant, votre projet pourrait échouer.

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Pour gérer correctement le temps disponible pour exécuter un projet, vous devez créer un calendrier qui définit un calendrier pour l'exécution des tâches de votre projet. Un calendrier de projet définit également les ressources nécessaires pour chaque activité de projet particulière. Le temps est une contrainte critique du projet car s'il n'est pas géré correctement, il peut affecter d'autres contraintes telles que la portée et la qualité. Ne pas garder une trace du temps pourrait entraîner des délais non respectés et une réduction de la portée du projet. Pire encore, cela pourrait réduire la qualité de vos livrables.

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3. Portée

La portée du projet fait référence à l'ensemble des travaux à effectuer dans un projet. Il est important de définir les activités, les livrables et les jalons en plus de ce qui ne sera pas fait pour définir des attentes claires avec les parties prenantes. Les chefs de projet utilisent une structure de répartition du travail pour décomposer la portée du projet en morceaux plus petits et plus gérables.

4. Qualité

Bien que cette contrainte soit assez similaire à la portée, elle est légèrement différente car la portée définit le résultat souhaité spécifique. Par exemple, la portée de votre projet peut impliquer la création de 10 pages Web. La qualité se concentre sur les attributs de chacune de ces pages Web. Lorsque vous pensez à la qualité d'un projet, demandez-vous : « Dans quelle mesure le résultat correspond-il aux attentes ?

Dans notre exemple, la qualité ne définit pas le nombre de pages Web, mais il pourrait y avoir une tolérance de qualité concernant le nombre de mots. Peut-être avez-vous demandé 1 000 mots avec une tolérance de qualité de +/- 100 mots. Si une page Web contient 900 mots, vous l'approuverez, mais si une autre page Web ne contient que 850 mots, vous la rejetterez.

La qualité est en corrélation avec les autres contraintes. Supposons que vous manquez de temps et que vous deviez respecter une certaine date d'échéance. Vous pourriez éventuellement respecter le délai en élargissant la tolérance de qualité et en diminuant le nombre de mots à 800.

5. Risque

La gestion des risques est une tâche importante pour les chefs de projet, mais que signifie réellement ce terme ? Vous pouvez estimer la probabilité qu'un risque ait un impact sur votre projet. Peut-être que vous créez une structure filaire pour votre site Web et que vous décidez d'ignorer l'examen du client parce que vous êtes en retard. Dans ce cas, il y a un risque que le client rejette vos pages Web finales.

Bien sûr, vous pouvez contrôler le risque dans une certaine mesure. Par exemple, vous pourriez décider d'éviter le risque et insister sur l'étape de révision. Mais cette décision affecte votre calendrier et vos coûts associés puisque le client examinerait chacune de vos conceptions et qu'un chef de projet doit superviser ce processus.

6. Ressources

Les ressources sont fortement liées au coût du projet. Le montant d'argent disponible pour atteindre le résultat souhaité peut restreindre l'utilisation et l'acquisition de ressources, ce qui crée une contrainte distincte.

Parfois, même une somme d'argent infinie ne vous permet pas d'acquérir les ressources spécifiques dont vous avez besoin. Par exemple, la réception d'une ressource physique dans le projet (comme une puce) peut prendre plus de temps que prévu, ce qui vous fait manquer la date limite. Si cette ressource est essentielle au projet, vous devrez sacrifier le respect des délais car aucune somme d'argent raisonnable ne pourrait réduire le délai de livraison.

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Comment gérer les contraintes du projet

La gestion des contraintes du projet est fondamentalement la façon dont vous gérez le projet. Vous devez surveiller et suivre les contraintes du projet tout au long de son cycle de vie et détecter les anomalies pour les résoudre rapidement. La gestion des contraintes permet de maintenir votre projet sur la bonne voie et dans les limites du budget. Voici six façons de gérer les contraintes de votre projet.

• Coût : Un plan de gestion des coûts est un plan stratégique pour le budget de votre projet. Il s'agit d'une approche à quatre volets qui prend en compte la planification des ressources, l'estimation des coûts, la budgétisation et le contrôle des coûts. Oui, c'est un plan, mais il est appliqué tout au long du projet pour aider à documenter les dépenses et contrôler vos contraintes de coûts.
• Temps : Un plan de gestion du temps est une méthode de suivi du temps passé sur une tâche et de l'avancement de votre projet. Cela implique de planifier un emploi du temps précis, puis de surveiller et de contrôler l'emploi du temps pour vous assurer que votre temps réel correspond à votre plan de gestion du temps. Le temps est l'une des principales contraintes d'un projet et la clé de la réussite d'un projet.
• Portée : un plan de gestion de la portée implique tous les processus inclus dans l'exécution d'un projet. Le périmètre agit comme une feuille de route pour le projet et définit ses limites. La gestion de la contrainte de portée du projet est importante car les changements ont toujours un impact sur la portée. Sans un plan en place, les projets peuvent rapidement dérailler.
• Qualité : Un plan de gestion de la qualité est en place pour aider le chef de projet et l'équipe de projet à répondre aux attentes des parties prenantes. Vous pouvez livrer un projet dans les délais et même en dessous du budget, mais si la qualité ne répond pas aux attentes, c'est considéré comme un échec. Une partie prenante ou un client examinera le plan pour s'assurer que la retenue du projet est exacte.
• Risques : Un plan de gestion des risques aide à identifier et à répondre aux problèmes potentiels qui pourraient survenir dans le cadre du projet. Ces risques peuvent avoir un impact sur les contraintes du projet, il est donc important d'identifier ce qui pourrait arriver, d'évaluer l'impact sur le projet, de créer un plan d'atténuation des risques ou d'urgence et de toujours surveiller ces risques ou d'autres risques afin de pouvoir les gérer correctement.
• Ressources : un plan de gestion des ressources est utilisé pour guider la façon dont les ressources du projet, telles que les équipes, l'équipement et les matériaux, sont catégorisées, allouées, gérées et libérées. Sans gérer votre équipe et leurs ressources nécessaires, le projet souffre.

Équilibrer les contraintes du projet

En plus de définir des procédures, des directives et des activités pour gérer les contraintes du projet, les chefs de projet peuvent également les équilibrer. Compte tenu de l'importance des contraintes du projet pour la réalisation d'un projet réussi, il est essentiel que le chef de projet comprenne ces étapes pour les gérer.

Tout d'abord, vous devez planifier. Les plans ci-dessus sont développés pendant la phase de planification d'un projet, cependant, vous devez également planifier chaque phase du projet dans le cycle de vie du projet. Cela commence généralement par une structure de répartition du travail (WBS) pour identifier chaque tâche et livrable du projet.

Ensuite, vous devrez examiner chacune des contraintes du projet et déterminer leur impact potentiel sur votre projet. C'est là que la gestion des risques et le nivellement des ressources entreront en jeu. Le nivellement des ressources consiste à ajuster les dates de début et de fin des contraintes de ressources pour équilibrer la demande de ces ressources. Vous devrez également mettre en place votre plan de gestion de la qualité, comme indiqué ci-dessus.

Il est également essentiel de maintenir l'équilibre de la charge de travail de votre équipe. Si vous les surchargez de tâches, ils vont s'épuiser. Cela signifie que vous perdrez la productivité des membres de l'équipe, un facteur essentiel à la réussite globale du projet. La bonne gestion de vos ressources est l'un des aspects les plus importants des contraintes d'un projet.

En dehors des plans de gestion nécessaires pour gérer les contraintes de votre projet, il y a aussi la communication à prendre en compte. Avoir une communication claire, transparente et régulière entre l'équipe de projet peut vous aider à mener à bien votre projet. Il est crucial de connaître les différentes contraintes d'un projet car le seul moyen de les maîtriser est de les comprendre. Lorsque vous prenez des décisions importantes, ne tenez pas uniquement compte du temps, de la portée et du budget, mais tenez également compte de la qualité, du risque, des ressources, de la durabilité, de l'organisation, de la méthodologie et de la satisfaction client.

ProjectManager vous aide à gérer les contraintes

Les contraintes doivent être gérées dans tout projet. Pour ce faire, vous avez besoin d'un logiciel de gestion de projet qui vous donne la possibilité de planifier, de suivre et de vous adapter aux contraintes au fur et à mesure que votre projet se développe. ProjectManager est un logiciel primé qui vous aide à gérer chaque aspect d'un projet, y compris ses contraintes.

Faites des plans plus précis

Si vous ne surveillez pas attentivement votre budget, l'argent saignera un projet à blanc. ProjectManager vous aide à planifier votre projet avec des diagrammes de Gantt en ligne qui planifient les tâches sur une chronologie et suivent le coût associé à chacune de ces tâches. De cette façon, vous n'êtes jamais pris au dépourvu. Vous pouvez également lier des dépendances pour éviter les goulots d'étranglement qui peuvent vous faire dérailler.

Outils de gestion des ressources

Une autre façon pour les coûts de devenir incontrôlables et de nuire à votre emploi du temps est lorsque les ressources ne sont pas correctement gérées. ProjectManager vous donne le contrôle sur vos ressources. Qu'il s'agisse des coûts associés aux fournisseurs et aux vendeurs ou de votre équipe de projet et de leur répartition des tâches, vous verrez toutes les données en temps réel.

En parlant d'équipes, leur temps doit être géré. ProjectManager a des feuilles de temps qui facilitent la soumission et l'approbation des gestionnaires. De plus, des rapports de projet détaillés vous permettent de rester au fait des contraintes de votre projet. Il existe de nombreuses façons d'afficher et de contrôler les contraintes sur ProjectManager.com.

Équilibrer toutes les contraintes au sein de la gestion de projet nécessite des outils robustes de suivi et de reporting. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne avec des tableaux de bord en temps réel et des outils de création de rapports pour surveiller l'avancement du projet, les budgets et plus encore afin de garantir que vos projets aboutissent à des conclusions fructueuses. Voyez par vous-même et profitez d'un essai gratuit de 30 jours.