12 applications et outils super sympas qui font gagner du temps

La partie surprenante de la gestion d'une entreprise est le temps consacré à des tâches qui ne sont pas essentielles à votre mission principale. Que vous suiviez des dépenses ou recherchiez des numéros de téléphone, le travail administratif peut occuper la majeure partie de votre journée de travail si vous le laissez faire. Gardez les tâches superflues à distance grâce à des outils et des applications qui vous font gagner du temps. Voici quelques-uns de nos choix favoris:

Collaboration

1. Gestion de projet : Basecamp
Coût : à partir de 20 $/mois ; Essai gratuit de 60 jours disponible

Si vous avez l'impression d'avoir réorganisé des listes de tâches pendant des heures et que vous ne vous rapprochez toujours pas de vos objectifs, votre logiciel de gestion de projet peut être le coupable caché. Il y a une raison pour laquelle Basecamp est utilisé par plus de 285 000 entreprises pour terminer des centaines de milliers de projets : il a une interface élégante, des listes de tâches conviviales avec des fonctionnalités de glisser-déposer et la possibilité d'ajouter plusieurs utilisateurs à un projet à partager. fichiers, discuter des détails et même assigner des tâches. Les chefs de projet peuvent sélectionner qui a accès aux informations pour un projet donné dans le système, et les gens peuvent même répondre par e-mail. Tout est stocké ensemble sous le projet pour référence future. Basecamp est un outil Web, mais il existe également des applications sur Android et iPhone.

2. Partage de documents : Dropbox
Coût : gratuit jusqu'à 2 Go

Si vous n'avez pas le temps d'envoyer constamment des documents par e-mail aux personnes qui en ont besoin, Dropbox est un rêve. Créez simplement un dossier partagé, demandez à votre utilisateur d'accepter l'invitation, et le tour est joué - vous aurez un dossier qui se synchronisera avec tous vos ordinateurs et appareils - ainsi qu'avec ceux de vos collègues ou membres de l'équipe. (Qui a besoin de clés USB) ?

3. Édition collaborative : brouillon
Coût : gratuit (ou un abonnement de 3,99 $/mois)

Si vous souhaitez que quelqu'un commente un article de blog ou un e-mail à venir avant d'appuyer sur envoyer, Draft offre une belle interface où vous pouvez voir deux versions d'un article (avec des ajouts et des suppressions clairement mis en évidence) côte à côte. Heureusement, votre collaborateur n'écrase pas votre texte d'origine, vous pouvez donc ignorer les commentaires que vous ne trouvez pas utiles et incorporer ceux que vous aimez. Le brouillon permet également de gagner beaucoup de temps en essayant de lire des commentaires interminables dans une toute petite boîte de commentaires dans Microsoft Word.

4. Discussion de groupe : Atlassian HipChat
Coût : gratuit pour un maximum de deux utilisateurs, 2 $/mois pour plus

Vous voulez communiquer avec toute votre équipe même lorsqu'elle travaille à distance ? HipChat vous offre une salle de discussion, des capacités de partage de vidéos et de fichiers, ainsi que la possibilité de discuter en tête-à-tête. Pourquoi est-ce un gain de temps ? Parce que cela élimine le besoin de décrocher le téléphone, d'envoyer des SMS ou d'utiliser des alternatives chronophages comme le chat Facebook, où de nombreuses distractions abondent.

Argent

5. Facturation : Freshbooks
Coût : forfait gratuit pour un client, les autres forfaits vont de 19,95 $ à 39,95 $/mois

Essayer de créer et de suivre vos propres factures via des feuilles de calcul peut être difficile, alors gagnez du temps en utilisant un logiciel de facturation pour faire le sale boulot pour vous avec la comptabilité cloud de Freshbooks. En plus de vous permettre d'envoyer et de suivre le paiement des factures, Freshbooks a quelques bonus supplémentaires : la possibilité d'importer et d'exporter des données, des notifications tardives qui peuvent être configurées pour informer automatiquement les clients, des rapports commerciaux, la possibilité de suivre le temps et les dépenses, etc.

6. Suivi des dépenses : Shoeboxed
Coût : plan gratuit ou plans payants allant de 9,95 $ à 99,95 $/mois (des essais gratuits et un plan de bricolage gratuit sont disponibles)

Shoeboxed transforme votre pile de reçus en données numériques utilisables. Prenez simplement une photo avec votre téléphone (ou vos reçus par e-mail), et Shoeboxed les numérisera, les organisera et les classera pour vous. Il fonctionne avec Quickbooks et d'autres applications de comptabilité. Un forfait gratuit comprend cinq reçus par mois et un stockage illimité de documents ; 9,95 $ vous permet de soumettre jusqu'à 1000 documents via des enveloppes prépayées et comprend également des conseils fiscaux.

7. Suivi du kilométrage : MileIQ
Coût : gratuit jusqu'à 40 trajets par mois ou 5,99 $/mois pour un forfait illimité)

Si vous savez que vous oubliez de réclamer toutes vos déductions de kilométrage lorsque la saison des impôts arrive et que vous voulez éviter de donner de l'argent supplémentaire à l'Oncle Sam, MileIQ viendra à votre secours. Cette application iPhone vous permet de conduire et de classer chaque trajet comme professionnel ou personnel d'un simple geste. Vous pouvez même classer plusieurs voyages à la fois. Un journal de kilométrage peut être édité facilement pour les notes de frais ou les taxes.

8. Traitement des cartes de crédit : Square
Coût : 2,75 %/balayage

Offrir des services en déplacement? Au lieu de copier les numéros de carte de crédit pour plus tard, utilisez Square. Avec un scanner gratuit qui se fixe à votre tablette ou smartphone, vous pourrez recevoir des paiements via l'application Square pour un petit pourcentage.

Logistique

9. Gestion des contacts : Highrise
Coût : plans gratuits et payants de 24 $ à 99 $/mois

Certaines personnes ont plus de talent que d'autres pour se souvenir des noms et des visages, mais les détails peuvent être perdus pour n'importe qui. Suivez vos clients et prospects, leurs coordonnées et tous les détails pertinents : comment vous vous êtes rencontrés, qui vous a référé, le nom de leur entreprise, leurs profils de médias sociaux, sites Web et tout autre champ que vous aimeriez pouvoir consulter si nécessaire. Chaque contact obtient sa propre page, et vous et votre équipe pouvez ajouter des notes et des détails, et même attribuer des tâches (telles que l'envoi de notes de remerciement) à une personne spécifique. Il est également utile pour suivre les offres, les propositions et les prospects… sans avoir à fouiller dans les messages des e-mails et divers réseaux de médias sociaux.

10. Gestion des voyages : Mynd
Sans coût

Mynd est une application intéressante qui synchronise tous vos calendriers, mais elle a une autre fonctionnalité qui est incroyablement utile : si vous faites partie de ces personnes qui sont chroniquement en retard parce que vous sous-estimez constamment le temps qu'il vous faudra pour conduire quelque part, cette L'application iPhone examinera les conditions météorologiques et de voyage et vous indiquera quand il est temps de partir (tant que l'adresse de votre destination est inscrite dans votre calendrier). Mynd lancera alors votre application de navigation préférée sur votre téléphone afin que vous puissiez vous y rendre. Les réunions qui commencent à l'heure se terminent à l'heure, et Mynd vous aide à y arriver afin que vous ne reteniez pas tout le monde.

11. Contrats : OurDeal
Coût : gratuit jusqu'à 29,99 $+

Si vous avez envoyé des contrats à des personnes par e-mail, puis attendu qu'ils les signent et les renvoient par courrier ou par fax, OurDeal peut accélérer le processus. Il vous permet de créer électroniquement des accords écrits sécurisés et confidentiels, et propose même des modèles à sélectionner si vous n'avez pas votre propre contrat à télécharger.

12. Sauvegarde de fichiers : n'importe quel disque dur externe
Coût : variable

En plus de stocker des fichiers dans Dropbox ou dans le Cloud, vous aurez besoin d'un disque dur externe pour sauvegarder vos données en cas de panne du disque dur de votre ordinateur, car ce n'est qu'une question de temps. N'importe quel disque dur externe fera l'affaire. Certains choix populaires incluent Western Digital My Passport et Seagate Backup Plus. Assurez-vous de sauvegarder vos données au moins une fois par semaine, et vous pourrez récupérer plus rapidement en cas de catastrophe.

Quels sont vos applications et outils préférés pour gagner du temps ? Parlez-nous d'eux dans les commentaires.

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