Small Business Accounting 101 : Comment configurer et gérer vos livres

Si vous venez de lancer ou êtes sur le point de lancer votre boutique en ligne, félicitations ! Il faut une passion et une persévérance hors du commun pour arriver là où vous êtes aujourd'hui.

Cependant, comme vous le savez, les propriétaires de petites entreprises ont souvent un flot constant d'étapes satisfaisantes, associées à des listes de tâches en expansion. Avec votre lancement, vous devrez maîtriser les tâches comptables qui accompagnent la possession d'un magasin.

Cette liste d'étapes comptables vous donnera la confiance de savoir que vous avez couvert vos bases et que vous êtes prêt à passer au prochain élément de votre liste de tâches financières pour petites entreprises.

Bases de la comptabilité pour les petites entreprises

• Ouvrir un compte bancaire
• Suivez vos dépenses
• Développer un système de comptabilité
• Mettre en place un système de paie
• Enquêter sur la taxe à l'importation
• Déterminez comment vous serez payé
• Établir les procédures de taxe de vente
• Déterminez vos obligations fiscales
• Calculer la marge brute
• Faire une demande de financement
• Trouvez des partenaires comptables de qualité
• Réévaluez périodiquement vos méthodes

1. Ouvrir un compte bancaire

Une fois que vous avez légalement enregistré votre entreprise, vous aurez besoin d'un endroit où stocker vos revenus d'entreprise. Avoir un compte bancaire séparé permet de conserver des dossiers distincts et facilitera la vie au moment des impôts.

Il protège également vos biens personnels dans le cas malheureux d'une faillite, de poursuites ou d'audits. Et si vous voulez un financement sur toute la ligne, de la part de créanciers ou d'investisseurs, des dossiers financiers solides peuvent augmenter la probabilité d'approbations.

Notez que les sociétés à responsabilité limitée (voir nos guides spécifiques aux États pour California LLC , Texas LLC et Florida LLC ) , les partenariats et les sociétés sont légalement tenus d'avoir un compte bancaire séparé pour les entreprises. Les propriétaires uniques n'ont pas légalement besoin d'un compte séparé, mais c'est définitivement recommandé.

Commencez par ouvrir un compte courant professionnel, suivi de tout compte d'épargne qui vous aidera à organiser vos fonds et à planifier vos impôts. Par exemple, créez un compte d'épargne et épargnez un pourcentage de chaque paiement en tant que retenue d'impôt pour travailleur indépendant. Une bonne règle empirique consiste à mettre 25 % de votre revenu de côté, bien que des estimations plus prudentes pour les hauts revenus pourraient être plus proches d'un tiers.

Ensuite, vous voudrez peut-être envisager une carte de crédit professionnelle pour commencer à vous constituer un crédit. Le crédit est important pour garantir un financement à l'avenir. Les sociétés et les sociétés à responsabilité limitée sont tenues d'utiliser une carte de crédit distincte pour éviter de mélanger les actifs personnels et professionnels.

Avant de parler à une banque de l'ouverture d'un compte, faites vos devoirs. Faites le tour des comptes d'entreprise et comparez les structures de frais. La plupart des comptes chèques d'entreprise ont des frais plus élevés que les comptes bancaires personnels, alors faites très attention à ce que vous devrez.

Pour ouvrir un compte bancaire professionnel, vous aurez besoin d'un nom commercial et vous devrez peut-être être enregistré auprès de votre état ou province. Renseignez-vous auprès de la banque individuelle pour savoir quels documents apporter au rendez-vous.

2. Suivez vos dépenses

La base d'une comptabilité d'entreprise solide est un suivi efficace et précis des dépenses. Il s'agit d'une étape cruciale qui vous permet de surveiller la croissance de votre entreprise, d'établir des états financiers, de suivre les dépenses déductibles, de préparer des déclarations de revenus et de légitimer vos déclarations.

Dès le début, établissez un système comptable pour organiser les reçus et autres documents importants. Ce processus peut être simple et à l'ancienne (apportez le Filofax), ou vous pouvez utiliser un service comme Shoeboxed. Pour les propriétaires de magasins américains, l'IRS ne vous oblige pas à conserver les reçus pour les dépenses inférieures à 75 $, mais c'est néanmoins une bonne habitude.

Il existe cinq types de reçus auxquels il faut prêter une attention particulière :

1. Repas et animations. Organiser une réunion d'affaires dans un café ou un restaurant est une excellente option, assurez-vous simplement de bien la documenter. Au dos du reçu, notez qui a participé et le but du repas ou de la sortie.
2. Voyages d'affaires hors de la ville. L'IRS et l'ARC se méfient des personnes qui déclarent des activités personnelles comme dépenses d'entreprise. Heureusement, vos reçus fournissent également une trace écrite de vos activités commerciales pendant votre absence.
3. Dépenses liées au véhicule. Enregistrez où, quand et pourquoi vous avez utilisé le véhicule pour affaires, puis appliquez le pourcentage d'utilisation aux dépenses liées au véhicule.
4. Reçus de cadeaux. Pour les cadeaux tels que des billets pour un concert, il importe que le donateur se rende à l'événement avec le destinataire. Si c'est le cas, la dépense serait classée comme un divertissement plutôt que comme un cadeau. Notez ces détails sur le reçu.
5. Reçus du bureau à domicile. Comme pour les frais de véhicule, vous devez calculer le pourcentage de votre maison qui est utilisé à des fins professionnelles, puis appliquer ce pourcentage aux dépenses liées à la maison.

Démarrer votre entreprise à domicile est un excellent moyen de réduire vos frais généraux, et vous aurez droit à des allégements fiscaux uniques. Vous pouvez déduire la partie de votre maison qui est utilisée à des fins professionnelles, ainsi que votre connexion Internet, votre téléphone portable et votre transport vers et depuis les lieux de travail et pour les courses professionnelles.

Toute dépense utilisée en partie à des fins personnelles et en partie à des fins professionnelles doit refléter cet usage mixte. Par exemple, si vous avez un téléphone portable, vous pouvez déduire le pourcentage d'utilisation de l'appareil à des fins professionnelles. Les frais de kilométrage d'essence sont déductibles à 100 %, assurez-vous simplement de conserver tous les dossiers et de conserver un journal de vos miles professionnels (où vous allez et le but du voyage).

3. Développer un système de comptabilité

Avant de nous lancer dans l'établissement d'un système de comptabilité, il est utile de comprendre exactement ce qu'est la comptabilité et en quoi elle diffère de la comptabilité. La comptabilité est le processus comptable quotidien d'enregistrement des transactions commerciales, de leur catégorisation et de rapprochement des relevés bancaires.

La comptabilité est un processus de haut niveau qui examine les progrès de l'entreprise et donne un sens aux données compilées par le comptable en établissant des états financiers. En tant que nouvel entrepreneur, vous devrez déterminer comment vous souhaitez gérer vos livres :

1. Vous pouvez choisir de suivre la voie du bricolage et d'utiliser des logiciels comme QuickBooks ou Wave. Vous pouvez également utiliser une simple feuille de calcul Excel.
2. Vous avez la possibilité d'utiliser un comptable externalisé ou à temps partiel, local ou basé sur le cloud.
3. Lorsque votre entreprise est suffisamment grande, vous pouvez embaucher un comptable et/ou un comptable interne.

Avec autant d'options disponibles, vous êtes sûr de trouver une solution de comptabilité qui répondra aux besoins de votre entreprise.

Les propriétaires d'entreprise canadiens et américains doivent déterminer s'ils utiliseront la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice. Jetons un coup d'œil à la différence entre les deux.

• Méthode de trésorerie. Les produits et les charges sont comptabilisés au moment où ils sont effectivement reçus ou payés.
• Méthode d'exercice. Les revenus et les dépenses sont comptabilisés lorsque la transaction a lieu (même si l'argent n'est pas encore entré ou sorti de la banque) et nécessite un suivi des créances et des dettes.

Techniquement, les Canadiens sont tenus d'utiliser la méthode de la comptabilité d'exercice. Pour simplifier les choses, vous pouvez utiliser la méthode de la comptabilité de caisse tout au long de l'année, puis effectuer une seule écriture de régularisation à la fin de l'année pour comptabiliser les débiteurs et les créditeurs impayés à des fins fiscales.

Les propriétaires d'entreprises américaines peuvent utiliser la comptabilité de caisse si les revenus sont inférieurs à 5 millions de dollars, sinon ils doivent utiliser la méthode de la comptabilité d'exercice.

4. Mettre en place un système de paie

De nombreux magasins en ligne commencent comme une exposition individuelle. Lorsque vous avez atteint le point où il est logique d'embaucher une aide extérieure, vous devez déterminer si cette personne est un employé ou un entrepreneur indépendant.

Pour les employés, vous devrez établir un calendrier de paie et vous assurer que vous retenez les impôts appropriés. Il existe de nombreux services qui peuvent vous aider à cela, et de nombreuses options de logiciels de comptabilité offrent la paie en tant que fonctionnalité.

Pour les entrepreneurs indépendants, assurez-vous de suivre combien vous payez chaque personne. Les propriétaires d'entreprises américaines peuvent être tenus de déposer des formulaires 1099 pour chaque entrepreneur à la fin de l'année (vous devrez également conserver leur nom et leur adresse dans le dossier pour cela).

5. Enquêter sur la taxe à l'importation

Selon votre modèle commercial, vous envisagez peut-être d'acheter et d'importer des marchandises d'autres pays pour les vendre dans votre magasin. Lors de l'importation de produits, vous serez probablement soumis à des taxes et à des droits, ce qui est à noter si vous exploitez une entreprise de dropshipping. Ce sont les frais que votre pays impose aux marchandises entrantes. Renseignez-vous sur l'importation de marchandises aux États-Unis et au Canada, ainsi que sur les taxes associées, afin de connaître les règles dès le départ.

De plus, si vous importez des marchandises, un calculateur de droits peut vous aider à estimer les frais dans votre propre entreprise et à planifier les coûts.

6. Déterminez comment vous serez payé

Lorsque les ventes commenceront à rouler, vous aurez besoin d'un moyen d'accepter les paiements. Si vous êtes propriétaire d'une boutique nord-américaine sur Shopify, vous pouvez utiliser Shopify Payments pour accepter les commandes par carte de débit ou de crédit. Cela vous évite d'avoir à créer un compte marchand ou une passerelle de paiement tierce.

Si vous souhaitez accepter les paiements par carte de crédit sans utiliser Shopify Payments, vous aurez besoin d'un compte marchand ou vous pouvez utiliser un processeur de paiement tiers, comme PayPal, Stripe ou Square. Un compte marchand est un type de compte bancaire qui permet à votre entreprise d'accepter les paiements par carte de crédit des clients.

Si vous utilisez un processeur de paiement tiers, les frais varient. Certains processeurs facturent un taux d'interchange plus, généralement autour de 2,9 % + 0,30 USD par transaction. D'autres facturent des frais fixes pour chaque transaction, tandis que certains ont un modèle d'abonnement mensuel pour des transactions illimitées. Vous pouvez consulter cette liste pour vous aider à trouver une passerelle de paiement qui fonctionnera pour votre emplacement.

Gratuit : modèle de plan d'affaires

La planification d'entreprise est souvent utilisée pour obtenir un financement, mais de nombreux propriétaires d'entreprise trouvent que la rédaction d'un plan est utile, même s'ils ne travaillent jamais avec un investisseur. C'est pourquoi nous avons élaboré un modèle de plan d'affaires gratuit pour vous aider à démarrer.

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7. Établir des procédures de taxe de vente

Le monde du commerce électronique a rendu plus facile que jamais la vente à des clients en dehors de votre état et même de votre pays. Bien qu'il s'agisse d'une excellente opportunité pour les marques ayant des objectifs de croissance, cela introduit des réglementations déroutantes en matière de taxe de vente.

Lorsqu'un client entre dans un magasin de détail physique, il paie la taxe de vente de l'État ou de la province dans lequel il effectue l'achat, qu'il habite dans cette ville ou qu'il visite quelque part dans le monde. Cependant, lorsque vous vendez en ligne, les clients peuvent être situés dans différentes villes, états, provinces et même pays.

Les propriétaires de magasins canadiens ne doivent commencer à percevoir la TPS/TVH que lorsqu'ils ont des revenus de 30 000 $ ou plus sur une période de 12 mois. Vous pouvez soumettre la TPS/TVH que vous percevez en versements. Si vous le souhaitez, vous pouvez percevoir la TPS/TVH même si vous ne gagnez pas autant de revenus et l'affecter aux crédits de taxe sur les intrants.

Vendre à des clients internationaux peut être plus facile que de vendre sur le marché intérieur. Les propriétaires de magasins canadiens n'ont pas besoin de facturer la TPS/TVH aux clients qui se trouvent à l'extérieur du Canada.

Pour les propriétaires de magasins américains, la taxe de vente devient un peu plus délicate. Vous devrez déterminer si vous exploitez votre entreprise dans un état basé sur l'origine ou dans un état basé sur la destination. Dans le premier cas, vous devez facturer la taxe de vente en fonction de l'État dans lequel vous exploitez votre entreprise. Ce dernier exige que la taxe de vente soit appliquée en fonction de l'emplacement de l'acheteur.

Les achats internationaux sont exonérés d'impôt pour les entreprises basées aux États-Unis. Tout cela peut devenir un peu compliqué, alors consultez votre comptable pour obtenir des informations détaillées sur les réglementations spécifiques de votre état en matière de taxe de vente internationale.

8. Déterminez vos obligations fiscales

Les obligations fiscales varient en fonction de la structure juridique de l'entreprise. Si vous êtes un travailleur indépendant (entreprise individuelle, LLC, société de personnes), vous déclarerez un revenu d'entreprise dans votre déclaration de revenus personnelle. Les sociétés, en revanche, sont des entités fiscales distinctes et sont imposées indépendamment des propriétaires. Votre revenu de la société est imposé en tant qu'employé.

Les travailleurs indépendants doivent retenir des impôts sur leur revenu et les remettre au gouvernement au lieu de la retenue qu'un employeur effectuerait normalement. Pour les propriétaires de magasins américains, vous devrez payer des taxes trimestrielles estimées si vous devez plus de 1 000 $ de taxes cette année. Les Canadiens ont un peu plus de facilité; si votre impôt net à payer est supérieur à 3 000 $, vous devrez payer votre impôt sur le revenu en plusieurs versements.

9. Calculer la marge brute

L'amélioration de la marge brute de votre magasin est la première étape vers un revenu global plus élevé. Afin de calculer la marge brute, vous devez connaître les coûts engagés pour produire votre produit. Pour mieux comprendre cela, définissons rapidement à la fois le coût des marchandises vendues (COGS) et la marge brute.

• CGU. Ce sont les coûts directs engagés dans la production de produits vendus par une entreprise. Cela comprend à la fois les matériaux et les coûts de main-d'œuvre directe.
• Marge brute. Ce nombre représente le chiffre d'affaires total qui est conservé après que l'entreprise a engagé tous les coûts directs pour produire le produit ou le service.

Voici comment procéder pour calculer la marge brute :

Vous pouvez également utiliser notre calculateur de marge bénéficiaire gratuit pour saisir vos chiffres pour un calcul rapide.

La différence entre le prix auquel vous vendez un produit et le montant que l'entreprise rapporte à la maison à la fin de la journée est ce qui détermine vraiment votre capacité à garder les portes ouvertes.

10. Demander un financement

Il existe de nombreux scénarios dans lesquels une entreprise de commerce électronique en pleine croissance pourrait avoir besoin d'obtenir un financement externe, que ce soit par le biais d'une ligne de crédit, d'investisseurs, d'un prêt aux petites entreprises ou même d'un partenaire commercial.

Par exemple, vous pourriez avoir une baisse inattendue des ventes en raison de circonstances externes incontrôlables, ou peut-être avez-vous besoin d'un coup de pouce financier pendant les périodes creuses d'une entreprise saisonnière. Les marques ayant de grands objectifs de croissance ont souvent besoin d'obtenir un financement pour investir dans le développement de nouveaux produits, les stocks, les magasins de détail, l'embauche, etc.

N'oubliez pas que pour obtenir un prêt aux petites entreprises, vous devrez probablement fournir des états financiers - un bilan et un état des résultats à tout le moins, éventuellement un état des flux de trésorerie également.

Mais avant de signer la dette, il est important de s'assurer que les chiffres ont un sens. En d'autres termes, c'est une bonne idée de calculer le retour sur investissement du prêt. Additionnez toutes les dépenses que vous devez couvrir avec le prêt, les nouveaux revenus attendus du prêt et le coût total des intérêts. Vous pouvez utiliser notre calculateur de prêt commercial pour connaître le coût total.

11. Trouvez des partenaires comptables de grande qualité

En tant que propriétaire d'entreprise, vous voudrez avoir une compréhension des principes comptables généralement reconnus (GAAP). Ce n'est pas une règle, mais cela vous aide à mesurer et à comprendre les finances de votre entreprise.

Si vous avez besoin d'un peu d'aide ou de conseils supplémentaires en matière de planification financière, de nombreux comptables et professionnels de la finance pour petites entreprises peuvent vous aider à mieux contrôler votre argent. Il y a quelques personnes que vous pourriez envisager d'enrôler :

• Comptable. Un comptable de petite entreprise peut vous conseiller sur de nombreux points, y compris la structure de votre entreprise, la création d'états financiers, l'obtention des licences et permis nécessaires et même la rédaction d'un plan d'affaires. Vous pouvez rédiger le vôtre en utilisant notre modèle de plan d'affaires gratuit.

• Expert-comptable agréé (CPA). En cas d'audit, un CPA est la seule personne qui peut légalement préparer un état financier audité.

• Comptable. Le comptable gère les registres au jour le jour, rapproche régulièrement les comptes, catégorise les dépenses et gère les comptes débiteurs / créditeurs.

• Préparateur d'impôts. Votre spécialiste en déclarations remplit les formulaires nécessaires et peut les déposer en votre nom pendant la saison des impôts. Certains établiront également vos paiements d'impôts estimés.

• Planificateur fiscal. Ces professionnels vous aident à optimiser vos impôts avant que vous ne les produisiez, vous aidant à apprendre des moyens de réduire votre fardeau fiscal.

12. Réévaluez périodiquement vos méthodes

Lorsque vous débutez, vous pouvez choisir d'utiliser une simple feuille de calcul pour gérer vos livres, mais à mesure que vous grandissez, vous voudrez envisager des méthodes plus avancées comme QuickBooks ou Bench. Au fur et à mesure de votre croissance, réévaluez continuellement le temps que vous consacrez à vos livres et combien ce temps coûte à votre entreprise.

La bonne solution de comptabilité signifie que vous pouvez investir plus de temps dans l'entreprise avec la comptabilité plus dans votre assiette et potentiellement économiser de l'argent à l'entreprise. Gagnant-gagnant !

Meilleur logiciel de comptabilité pour petite entreprise

Chaque propriétaire d'entreprise a besoin d'un bon logiciel de comptabilité pour supprimer la saisie manuelle des données et gagner du temps. Un logiciel de comptabilité est quelque chose que vous utilisez pour accéder rapidement et facilement aux informations financières. Il vous permet de vérifier les soldes bancaires, de comprendre les revenus et les coûts, de prévoir la rentabilité, de prévoir les obligations fiscales, etc.

Une fois que vous avez connecté vos comptes bancaires professionnels et vos cartes de crédit à un logiciel, les transactions s'affichent dans une file d'attente et sont regroupées en catégories. Vous pouvez retrouver toutes ces informations sur votre plan comptable. Une fois que vous avez approuvé les catégories, les transactions sont automatiquement réglées dans vos états financiers.

Certaines fonctionnalités à rechercher dans votre logiciel de compte incluent :

• Intégrations de plateforme. Vous souhaitez que votre logiciel de comptabilité s'intègre facilement à votre plate-forme de commerce électronique, ainsi qu'à des outils tiers tels que la gestion des contrats, etc.

• Rapports larges. La plupart des logiciels de comptabilité fournissent des rapports de base. Vous en voudrez un qui fournit des rapports avancés, tels que l'inventaire et les dépenses, afin que vous puissiez surveiller rapidement la santé financière.

• Configuration de la taxe de vente. Savoir quelle taxe de vente vous devez payer et combien percevoir est source de confusion. Trouvez un logiciel de comptabilité qui facilite la comptabilisation de la taxe de vente.

• Excellent soutien. Vérifiez les avis et les évaluations du support pour voir comment est le support client d'une société de logiciels. Visez des centres d'assistance et de libre-service 24h/24 et 7j/7.

Il existe de nombreuses options logicielles de comptabilité conviviales pour les petites entreprises, allant des modèles gratuits aux modèles payants. Vous pouvez également parcourir la boutique d'applications Shopify pour trouver un logiciel de comptabilité qui s'intégrera de manière transparente à votre boutique en ligne.

Découvrez les logiciels de comptabilité suivants que vous pourriez utiliser pour gérer vos livres.

Xéro

Xero est un système de comptabilité basé sur le cloud conçu pour les petites entreprises en croissance. Vous pouvez entrer en contact avec un conseiller de confiance et gagner en visibilité sur votre santé financière. Il est accessible depuis n'importe quel appareil. De plus, avec les fonctionnalités de comptabilité avancées de Xero, vous pouvez afficher les flux de trésorerie, les transactions et d'autres informations financières de n'importe où.

Avantages:

• Inventaire et gestion des stocks
• Prix ​​abordable
• Se connecte aux principales banques
• Rapports faciles à consulter et personnalisables
• Base de données de contacts et segmentation
• Paie
• Application mobile
• rapprochement bancaire

QuickBooks en ligne

QuickBooks Online est un logiciel de comptabilité pour petites entreprises géré par Intuit. Vous pouvez l'utiliser pour capturer et stocker des reçus de dépenses, suivre vos revenus et vos dépenses, etc.

QuickBooks affiche tous vos coûts, tels que les coûts d'inventaire et de maintenance, et chaque vente effectuée par votre entreprise sur une période donnée. Il offre également une automatisation des stocks à l'aide d'un suivi permanent des stocks, de sorte que vos ventes et le coût des stocks sont mis à jour chaque fois que vous effectuez une vente. Vous pouvez également intégrer QuickBooks à Shopify pour rester organisé et à jour.

Avantages:

• Application mobile
• Basé sur le cloud
• Suivi du kilométrage
• Gestion des sous-traitants
• Suivi des stocks
• Séparer les dépenses professionnelles et personnelles

Vague

Wave est une solution de comptabilité en ligne conçue pour les petites entreprises. Grâce à sa fonction de rapprochement bancaire, vous pouvez lier vos comptes bancaires, vos comptes PayPal et d'autres sources de données pour voir les transactions commerciales en temps réel. Vous pouvez également générer des rapports tels que les comptes clients, les bilans, les rapports de taxe de vente et les comptes fournisseurs.

Avantages:

• Abordable
• Frais de traitement de carte de crédit compétitifs
• Numérisation gratuite de la comptabilité et des reçus
• Aucune limite de transaction ou de facturation
• Nombre illimité d'utilisateurs
• Application mobile

FreshBooks

FreshBooks est un logiciel de comptabilité et de gestion des factures basé sur le cloud pour les petites entreprises. Il offre la gestion des dépenses, la comptabilité de base et tout ce dont vous avez besoin pour vous occuper de la comptabilité de base.

Avantages:

• Facile à utiliser
• S'intègre à Shopify
• Tarification simplifiée
• Factures personnalisables
• Assistance détaillée en libre-service

Connaissez vos chiffres pour développer votre entreprise

Démarrer une entreprise peut être un processus écrasant, mais si vous suivez cette liste, vous aurez les finances de votre nouveau magasin en ordre dès le début. De l'ouverture du bon type de compte bancaire à la détermination du montant que vous rapporterez par produit, ces tâches contribueront toutes au succès de votre entreprise, maintenant et au fur et à mesure de sa croissance.