21 applications pour les télétravailleurs : la meilleure technologie pour travailler à distance

Publié: 2018-01-31

Outils de travail à distance
À distance ou pas à distance, telle est la question. Selon la personne à qui vous demandez, vous obtiendrez forcément des réponses très différentes.
2017 a été marquée par une variété de grandes entreprises comme Yahoo et IBM réduisant ou éliminant leurs politiques de télétravail.
Bien sûr, pour chaque mastodonte comme IBM, il existe des dizaines de petites start-ups agiles dotées d'une main-d'œuvre entièrement distribuée.
Alors que certaines entreprises hésitent probablement à adopter une main-d'œuvre distante en raison de la cybersécurité, la plupart de celles qui l'évitent le font probablement pour des raisons liées à la culture et à la productivité. L'idée est que "mes employés seront plus productifs et innovants s'ils sont au bureau et qu'ils interagissent avec les membres de leur équipe en face à face".
Cependant, ceux qui adoptent une main-d'œuvre distante la voient différemment. En permettant à vos employés de vivre et de travailler où ils veulent, ils seront plus heureux, plus intrinsèquement engagés, et vous pourrez également recruter avec un réseau beaucoup plus large, car vous n'êtes pas limité par la géographie.
Laquelle de ces philosophies est la bonne ? Comme la plupart des choses dans la vie, non plus. Et les deux. Ce n'est pas une de ces questions qui peuvent être généralisées, donc je n'essaierai pas de le faire ici.
Ce que je vais faire, c'est donner quelques conseils aux entreprises qui adoptent le travail à distance. Parce que si vous vous comptez parmi ce groupe, il y a une chose que vous n'avez probablement pas encore maîtrisée. Réunions.
Les réunions à distance peuvent être à la fois douloureuses et improductives. Il est difficile de communiquer, les signaux non verbaux sont essentiellement rejetés et vous vous demandez ce qui vient d'arriver à la dernière heure de votre journée.
Cependant, cela ne doit pas nécessairement être votre expérience de réunion à distance. Bien sûr, nous n'en sommes pas encore au point où une réunion à distance est aussi bonne qu'une réunion réelle, mais nous y arrivons. Jetons donc un coup d'œil à certains outils dont vous avez besoin dans votre boîte à outils si vous voulez tirer le meilleur parti d'une réunion à distance.

Vidéo conférence

Celui-ci est probablement un peu évident. Je suppose que vous pouvez compter strictement sur l'audioconférence, mais il n'est pas nécessaire de courir dans la boue lorsqu'une piste parfaitement fine est disponible. La visioconférence vous permet de voir les personnes à qui vous parlez, ce qui facilite grandement la communication.
La grande majorité des outils de vidéoconférence vous permettent de tenir une conférence avec plusieurs personnes, et tout outil digne de ce nom vous permettra de partager des écrans.
De plus, vous devez déterminer si vous souhaitez ou non que vos vidéoconférences soient enregistrées. Certains pourraient penser qu'une fonction d'enregistrement est un peu intrusive, mais cela peut être d'une grande aide pour garder un enregistrement objectif des choses.

Outils de vidéoconférence populaires

  • Skype
  • WebEx
  • Zoom
  • Aller à une réunion

Tableau blanc interactif

Si vous travaillez dans une équipe créative, l'idée d'une réunion à distance semble probablement être une entreprise téméraire. D'une manière générale, je suis d'accord. Cependant, certains outils permettent aux créatifs de collaborer de plus en plus facilement sans être dans la même pièce.
Les tableaux blancs interactifs prennent les avantages d'un tableau blanc traditionnel et les amplifient. Une fois que tous les participants à la réunion ont rejoint une réunion, tout le monde a accès au tableau blanc et peut écrire et commenter dessus. C'est une solution formidable pour les réunions qui nécessitent un commentaire visuel non restrictif.
L'une des fonctionnalités intéressantes de la plupart des tableaux blancs numériques est la possibilité de commenter ce qui se trouve sur le tableau. Si quelqu'un dessine un diagramme qui nécessite des explications supplémentaires, les utilisateurs peuvent laisser un commentaire qui n'apparaîtra pas sur le tableau et ne l'encombrera pas, mais sera accessible en cliquant ou en survolant.
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Vous voudrez vous assurer de faire vos recherches sur les différents produits disponibles, car certains peuvent limiter le nombre de personnes capables d'interagir réellement avec le tableau blanc.

Tableaux blancs interactifs populaires

  • Tableau en temps réel
  • LiveBoard
  • Tout expliquer
  • Un tableau blanc Web

La collaboration d'équipe

Avez-vous déjà manqué quelque chose lors d'une réunion et vous êtes-vous penché vers la personne à côté de vous pour lui demander ce que vous avez manqué ? Eh bien, c'est un peu difficile à faire quand la seule autre personne dans la pièce avec vous est votre chien endormi Michael (c'est vrai, je donne des noms humains aux chiens).
Bien sûr, les outils de chat comme Slack se sont avérés être des distractions, mais les points positifs l'emportent considérablement sur les points négatifs.
Des outils comme Slack vous permettent de discuter instantanément ainsi que de partager des fichiers, des images, des vidéos et plus encore. Ils vous permettent également d'avoir des conversations de groupe. Un outil comme celui-ci est indispensable pour votre entreprise en général, mais ils sont également nécessaires lors des réunions.
Vous pouvez vous assurer que tous les participants à votre réunion sont sur la même longueur d'onde grâce aux outils de collaboration d'équipe. Par exemple, si vous organisez une réunion et avez besoin que tout le monde accède à une page Web, tout ce que vous avez à faire est de supprimer le lien dans votre conversation de groupe et tout le monde est là.
Ce logiciel est souvent simple d'utilisation, intuitif et ultra-utile.

Outils de collaboration d'équipe populaires

  • Mou
  • Foulée
  • Gchat

Gestion de la prise de notes

Il est difficile de sortir d'une réunion et de se souvenir de ce que tout le monde a dit. Cette tâche devient exponentiellement plus difficile lorsque vous voyez une image statique de votre collègue dont la voix se brise à cause d'une connexion Internet de mauvaise qualité.
La meilleure façon de vous assurer de quitter une réunion sans vous poser la question « que s'est-il passé ? est de prendre des notes. Maintenant, le logiciel de prise de notes n'est pas pour tout le monde. Si vous vous considérez plutôt comme un type analogique, vous pourriez trouver un ordinateur portable numérique digne de ce nom.
Cependant, si vous pouvez éviter que ce logiciel ne soit un signe avant-coureur du monde numérique qui approche à grands pas, il y a de nombreux avantages.
Certains sont simples et vous permettent de prendre facilement des notes textuelles de base, tandis que d'autres vous permettent d'enregistrer de l'audio ou d'écrire directement sur l'écran de votre tablette. Quel que soit l'outil que vous sélectionnez, en utiliser un facilitera l'organisation et le partage de vos notes.

Outils de prise de notes populaires

  • Evernote
  • Quolibet
  • Une note
  • Calmar

Partage de fichiers

Il n'y a pas moyen de contourner celui-ci. Vous avez besoin d'un outil de partage de fichiers. Si vous allez avoir une équipe à distance, vous avez besoin d'un moyen pour que tout le monde puisse accéder aux documents, quel que soit l'hémisphère à partir duquel ils rejoignent la réunion.
Il ne manque pas d'options en matière de logiciel de partage de fichiers, mais cela ne signifie pas que vous pouvez simplement en sélectionner un au hasard.
Certains produits vous permettent d'annoter et de modifier des documents en direct. D'autres vous permettent de versionner des documents (ceci est particulièrement utile pour les projets créatifs). Il y a aussi la sécurité. Il y a de fortes chances que vous ne vouliez pas que n'importe qui accède à vos fichiers, et si vous optez pour un outil établi, la sécurité est probablement de premier ordre. Cependant, essayez une alternative moins chère et vous risquez de jouer avec le feu.

Outils de partage de fichiers populaires

  • Boîte
  • Boîte de dépôt
  • Google Drive

Gestion des idées

C'est une bonne idée pour chaque entreprise d'avoir une sorte de logiciel de gestion des idées. Il sert essentiellement de boîte à suggestions sur la façon dont une entreprise est gérée. Ce logiciel n'est pas conçu pour faciliter les réunions, mais néanmoins, il peut le faire.
Il n'est probablement pas nécessaire d'introduire quelque chose comme ça dans une réunion à distance avec seulement une poignée de personnes, mais si vous avez de grandes réunions avec de nombreux travailleurs à distance, vous constaterez que c'est un must.
Le logiciel permet à toute personne autorisée de faire une suggestion ou de présenter son idée. Vous pouvez créer différentes catégories afin de savoir quelles suggestions s'appliquent à quelles réunions.
Passons en revue un cas d'utilisation expliquant pourquoi ce logiciel pourrait être utile pour une grande réunion à distance.
Vous avez une réunion une fois par sprint pour votre équipe de développement entièrement distribuée de 25 personnes. Lors de la réunion, vous abordez une variété de sujets, mais elle sert principalement de rétrospective du sprint précédent et d'aperçu du sprint à venir.
Vous voulez que la réunion soit collaborative, mais il serait impossible pour tout le monde de pouvoir parler sans que cela ne devienne une cacophonie de personnes essayant de faire entendre leurs idées. Avec le logiciel de gestion d'idées, les membres de l'équipe peuvent exprimer leurs pensées et leurs idées sans le chaos qui en résulte. Non seulement les gens feront entendre leur voix, mais les idées seront enregistrées, de sorte que vous pourrez toujours revenir en arrière et voir quelles idées ont été les plus populaires lors de la réunion.

Outils populaires de gestion des idées

  • Spigit
  • Échelle d'idées
  • Latéralement6