3 types d'applications professionnelles dont votre équipe a besoin

Les applications spécialisées prétendant améliorer l'efficacité et les performances de votre équipe ne manquent pas. Mais lesquels valent la peine et lesquels sont surestimés ? Quand vaut-il la peine de choisir une application professionnelle spécialisée ?

Après tout, il est important de bien peser le pour et le contre de l'adoption d'une nouvelle application. Cela nécessite la dépense de ressources, en termes d'argent et de temps. Il y a forcément une période d'adaptation lorsqu'une équipe s'éloigne d'une application particulière et en apprend une nouvelle.

Ou bien sûr, différentes équipes ont des besoins différents. "La bonne application pour tout le monde" n'existe pas. Cependant, la plupart des équipes gagneront à choisir une application spécialisée à trois fins en particulier.

Aujourd'hui, nous partagerons nos réflexions sur trois catégories d'applications dont la plupart des équipes bénéficieraient, les avantages de choisir une solution spécialisée et des suggestions sur la façon de choisir la bonne option pour votre équipe en particulier.

Gestion et planification des tâches

Obtenir le maximum de productivité d'une équipe est une préoccupation clé pour les managers modernes.

Lorsque la concurrence est féroce, vous souhaitez inévitablement obtenir le plus haut niveau de rendement possible. Souvent, cela signifie travailler plus intelligemment plutôt que plus durement. Ne poussez pas les gens au-delà de leurs limites. Trouvez plutôt des méthodes de travail plus efficaces qui produisent de meilleurs résultats.

Une méthode pour augmenter la productivité de l'équipe consiste à utiliser une application spécialisée de gestion et de planification des tâches. Celles-ci offrent plusieurs avantages par rapport à d'autres méthodes de travail, telles que l'envoi de listes de tâches par e-mail. Des options telles que Trello et Asana sont devenues très populaires.

Alors, quelles sont certaines des principales considérations lors du choix d'une application de gestion des tâches pour votre équipe ?

• Interface. Si une application de gestion des tâches est déroutante ou encombrée, elle pourrait bien finir par nuire à la productivité plus qu'elle ne l'aide . Avant de vous installer sur une application, assurez-vous que l'interface sera intuitive et utilisable pour tous les membres de l'équipe, en particulier ceux qui peuvent être moins alphabétisés en technologie que les autres.
• Mobile. De nombreuses équipes aiment être connectées même en déplacement. Si votre équipe travaille de cette manière, il est important de choisir une application de gestion des tâches avec une version mobile fiable. Assurez-vous que les versions mobile et de bureau se synchronisent de manière transparente et que l'application mobile fonctionne aussi bien que son homologue de bureau.
• Assistance et fiabilité. Vous rencontrerez inévitablement des défis et des problèmes lors du déploiement d'une nouvelle application dans votre équipe. Dans de tels cas, vous voulez vous assurer qu'un support client approprié est en place. L'attente d'une assistance technique peut nuire considérablement à la productivité de votre équipe.

Le fait que la gestion des projets et des tâches soit gérée par une application peut faciliter le déroulement du travail, accroître la transparence et réduire le besoin de réunions et de rapports, car les membres de l'équipe peuvent suivre les progrès en temps réel. Choisissez le bon pour les besoins de votre équipe en particulier, plutôt que de simplement opter pour une option populaire.

Communications internes

Fini le temps où les équipes communiquaient par des chaînes d'e-mails confus à l'infini, ou pire encore, par fax !

Au lieu de cela, les équipes de travail modernes adoptent des tendances telles que l'utilisation de services de messagerie instantanée sécurisés pour la communication interne.

Alors quels sont les avantages de passer à ce type de communication, et pourquoi devriez-vous l'envisager pour votre équipe ?

• Se concentrer. Il est bien préférable d'utiliser un environnement d'application dédié pour la messagerie liée au travail. Lorsque les gens utilisent une application de messagerie instantanée spécialisée pour les entreprises , cela garantit qu'ils sont dans un état d'esprit professionnel. Laisser les gens communiquer par SMS ou par le service de messagerie qu'ils utilisent pour leur vie sociale est source de distraction et de productivité réduite.
• Sécurité. Les méthodes de communication, telles que le courrier électronique, sont vulnérables aux piratages et autres failles de sécurité . Lorsque vous manipulez des informations internes sensibles sur l'entreprise, il s'agit d'un risque que vous ne pouvez pas vous permettre de prendre. Il vaut mieux investir dans un moyen de communication crypté, pour aider à garder vos précieuses données sensibles à l'écart des mauvaises personnes.
• Des équipes à distance. Si vous faites partie d'une équipe de travail à distance, les applications de communication spécialisées peuvent être votre meilleur ami. Ils permettent de garder les personnes dans différents fuseaux horaires connectés et ont des paramètres de notification pour s'assurer que les gens ne seront pas dérangés à des heures insociables . C'est beaucoup plus convivial pour les travailleurs qu'une solution traditionnelle telle que la messagerie SMS.

Il est toujours étonnant que des équipes de travail sérieuses utilisent une solution de communication grand public non adaptée aux besoins de leur entreprise. Il existe tellement de meilleures méthodes de communication interne qu'il n'y a aucune excuse pour ne pas les utiliser.

Collaboration basée sur le cloud

Avez-vous déjà ressenti la douleur d'un disque dur corrompu supprimant un fichier important ? Ou ressenti la frustration d'échanger par e-mail un brouillon de document entre collaborateurs, entraînant des problèmes de contrôle de version ?

Le travail basé sur le cloud est l'un des meilleurs moyens de se débarrasser de ces problèmes. L'utilisation d'une solution en ligne telle que G Suite permet aux équipes de collaborer en toute sécurité dans le cloud.

Alors quels sont les avantages de cette façon de travailler ?

• Transparence. Avec le cloud en ligne, il est facile de voir qui travaille sur quoi et les changements qu'ils apportent. Cela permet d'économiser beaucoup de temps et d'inefficacité par rapport à l'envoi par e-mail de mises à jour de progression.
• Sécurité. Si le disque dur de quelqu'un meurt ou s'il perd son téléphone portable, son travail n'est pas perdu. Comme il est stocké à distance dans le cloud, il n'y a aucun risque de perdre un fichier important en raison d'une panne ou d'une perte matérielle.
• L'intégration. Idéalement, les meilleures applications d'équipe de spécialistes ne devraient pas exister de manière isolée, mais devraient faire partie d'un processus intégré . Les meilleures solutions de travail dans le cloud s'intègrent à d'autres applications, telles que la gestion des tâches ou les communications, pour garantir l'expérience de travail la plus transparente possible.

Le temps et l'énergie que les gens consacrent aux projets de travail sont trop précieux pour courir le risque d'être perdus en raison d'une panne matérielle. Pourquoi ne pas renforcer votre sécurité, ainsi que la productivité de votre équipe, en passant à un mode de travail basé sur le cloud ?

Choisir les bonnes applications pour votre équipe

Maintenant que vous connaissez trois catégories d' applications professionnelles spécialisées dont la plupart des équipes bénéficieront, terminons par quelques réflexions finales sur la façon de choisir celles qui conviennent à vos besoins.

Si vous sélectionnez une gamme d'applications, vous voulez vous assurer qu'elles sont compatibles avec les appareils de votre équipe. Il est également important de vérifier que l'assistance et la documentation technique sont nombreuses, afin que votre équipe puisse apprendre à tirer le meilleur parti des nouvelles applications aussi facilement que possible.

Vous voulez également vous assurer que les applications sont destinées à une équipe de votre taille. Enfin, vous voulez avoir l'adhésion de l'équipe avant de faire le changement.

Il y aura probablement quelques difficultés de démarrage lors du passage à une solution d'entreprise spécialisée. Cependant, lorsqu'ils sont bien mis en œuvre, les avantages l'emportent largement sur les inconvénients, et la productivité de votre équipe sera grandement améliorée grâce aux bons outils.

Bio de l'auteur : Nikola Baldikov est un passionné de marketing numérique et de technologie, spécialisé dans l'aide au succès des entreprises dans ces domaines. Outre sa passion pour le marketing numérique, il est un passionné de football et de danse. Suivez-le sur Twitter et Facebook.