4 facteurs qui affectent la délivrabilité des e-mails

Ce qui suit fait partie d'une série de publications d'invités de Windows IT Pro qui examinent en profondeur SMTP. Jusqu'à présent, nous avons découvert l'histoire du protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) et examiné diverses définitions du moment où un e-mail est considéré comme "livré". Dans ce dernier article de Windows IT Pro, ils examinent 4 facteurs clés qui affectent la délivrabilité des e-mails.

De nombreux facteurs peuvent affecter la délivrabilité, notamment avoir une bonne réputation d'envoi, authentifier correctement votre courrier via SPF et DKIM et avoir de solides pratiques d'autorisation. Mais quatre facteurs ressortent vraiment :

1. La santé de l'infrastructure de messagerie
2. Qu'y a-t-il dans le message
3. Qui l'envoie
4. La disponibilité du système récepteur

Intégrité de l'infrastructure des messages

La santé du réseau et de l'infrastructure aura évidemment un impact énorme sur la capacité de livraison des messages. SMTP suppose la présence d'une connectivité réseau fiable et d'une résolution de noms via le service de noms de domaine (DNS). Tout ce qui interfère avec ces fonctions peut empêcher la livraison des messages.

La plupart des administrateurs en sont conscients et prennent des mesures pour protéger leur trafic entrant ; par exemple, il est courant d'utiliser plusieurs enregistrements DNS Mail Exchanger (MX) pour fournir des itinéraires redondants pour le courrier entrant. Cependant, en tant qu'expéditeur, vous ne pouvez pas contrôler les serveurs ou la configuration DNS des destinataires, et si le système d'envoi ou de réception a des problèmes de connectivité ou de DNS, il sera difficile de livrer le courrier de manière rapide et fiable.

Contenu du message

Le contenu du message a une influence clé sur la livrabilité d'un message, pour diverses raisons. Reconnaître un message comme spam ou malware en examinant son contenu (y compris les pièces jointes, les URL, le texte du message et les en-têtes) s'est avéré être un assez bon moyen d'identifier et de bloquer le contenu indésirable ; cependant, les e-mails légitimes concernant les sites de rencontres, les hypothèques et divers types de produits pharmaceutiques peuvent finir par être piégés dans les filtres.

Les premières générations de filtres de messages étaient assez limitées ; ils ne pouvaient correspondre qu'à des modèles et éléments de contenu spécifiques. L'une des principales améliorations de la technologie de filtrage a été l'introduction de filtres collaboratifs, où plusieurs sites et services peuvent contribuer à des rapports de spam à un service centralisé. Le problème avec le filtrage collaboratif est qu'une fois qu'un filtre quelque part décide qu'un message est un spam, d'autres sites qui consomment les mêmes données de filtrage le bloqueront, sans poser de questions.

Historique et filtrage des expéditeurs

Le filtrage collaboratif a été encore amélioré par l'introduction du filtrage basé sur la réputation. Bien que la manière exacte dont la réputation d'un expéditeur est calculée varie d'un filtre à l'autre, l'idée est la même : les systèmes de réputation combinent des informations sur la source du message (y compris l'adresse IP de l'expéditeur et le prétendu domaine), le comportement de l'expéditeur dans le passé (y compris le nombre de messages envoyés par unité de temps et si ces messages étaient considérés comme suspects), le contenu du message et même les commentaires du destinataire lorsqu'il appuie sur le bouton "ceci est un spam".

Par exemple, une entreprise légitime qui envoie normalement 1 000 messages par jour peut être signalée par un filtre de réputation si l'entreprise commence soudainement à envoyer 10 000 messages par jour. Une entreprise qui commence à envoyer des messages au contenu douteux peut également déclencher un filtrage de réputation. Ces filtres sont efficaces, mais ils ont des problèmes.

D'une part, si vos messages commencent à déclencher le filtre, il peut être difficile de savoir pourquoi, car les FAI protègent souvent les algorithmes qu'ils utilisent pour marquer les e-mails afin que les spammeurs ne puissent pas jouer avec le système. D'autre part, les systèmes de réputation qui utilisent l'adresse IP source de l'expéditeur comme entrée peuvent entraîner le filtrage de votre courrier après le changement de votre adresse IP, et la nouvelle adresse provient d'une plage qui a une mauvaise réputation. Ainsi, sans faute de votre part, vous pourriez constater que vos messages sont filtrés après avoir changé d'adresse IP ou déplacé vos serveurs de messagerie vers un autre réseau.

Bien sûr, lorsque vous exécutez vos propres serveurs SMTP, vous assumez la responsabilité d'une multitude de problèmes de délivrabilité. Par exemple, si votre serveur est configuré pour être un relais ouvert, vous êtes susceptible de trouver très rapidement votre serveur sur une liste de refus une fois que cette erreur de configuration est découverte, soit par des spammeurs, soit par les outils d'analyse automatisés que tous les principaux fournisseurs de RBL utiliser. Lorsque vous mettez un serveur SMTP sur Internet, vous avez la responsabilité de le surveiller et de le maintenir.

Disponibilité du système de réception

La délivrabilité dépend également de la disponibilité du système récepteur. Étant donné que SMTP est un protocole de stockage et de retransmission, un serveur d'envoi met généralement les messages en file d'attente pendant un certain temps lorsque le serveur de réception n'est pas disponible. Dans les environnements multiserveurs, le message peut être remis à un serveur de périmètre, mais si la boîte aux lettres du destinataire n'est pas disponible (peut-être parce que la base de données de boîtes aux lettres cible est hors ligne ou qu'un lien intersite n'est pas disponible), le serveur de périmètre peut contenir le message et le livrer plus tard.

Amélioration de la délivrabilité des messages

L'amélioration de la délivrabilité de vos messages sortants contribue à rendre vos communications professionnelles plus efficaces et plus rentables. La mesure la plus importante que vous puissiez prendre consiste à mettre en place de bons processus d'instrumentation et de mesure afin de disposer de données fiables sur le nombre de messages qui ne sont pas livrés. Le suivi de ces mesures au fil du temps vous aidera à identifier rapidement les tendances et les modèles qui peuvent vous donner un avertissement précoce des problèmes avant qu'ils ne deviennent incontrôlables.

L'analyse de ces données vous en dira beaucoup sur la source des problèmes de délivrabilité des e-mails que vous rencontrez. Par exemple, un serveur configuré pour utiliser le mauvais serveur DNS, ou qui contient des enregistrements DNS inversés, SPF ou DKIM incorrects, peut être lent ou incapable de livrer des messages à certaines destinations, et ce changement dans les modèles de livraison apparaîtra clairement lorsque vous regardez les délais de livraison et les longueurs de file d'attente sur le serveur concerné, mais seulement si vous regardez.

Examinez également les journaux du serveur plutôt que la longueur des files d'attente. De nombreux FAI renverront des erreurs spécifiques à la délivrabilité dans leurs codes de retour et celles-ci peuvent généralement être vues dans les journaux du serveur SMTP (MTA). Certaines de ces « erreurs » indiquent qu'un expéditeur doit remplir de longs formulaires encombrants auprès du FAI pour établir son statut d'expéditeur en masse ou vérifier sa légitimité.

Votre surveillance opérationnelle continue doit vous avertir rapidement des problèmes de réseau ou d'infrastructure qui affecteront votre délivrabilité pour les messages sortants. Si vous n'avez pas les ressources à consacrer à ce type de surveillance, SendGrid dispose d'un suivi et d'analyses robustes ainsi que d'une équipe d'experts en messagerie pour vous aider à identifier et à corriger ces problèmes de livraison.

Un grand merci à Windows IT Pro pour cet examen approfondi de l'historique de SMTP et de la délivrabilité des e-mails. Si vous souhaitez en savoir plus sur les meilleures pratiques de livraison des e-mails et rester conforme, vous pouvez lire notre Guide de délivrabilité et notre guide sur L'ABC des FAI .

Ce message est une gracieuseté de nos amis de Windows IT Pro.