8 rapports de projet essentiels

Le reporting, c'est ce que fait un chef de projet. Peu importe si vous êtes un compagnon ou un apprenti dans le domaine, vous avez fait un rapport de projet, à la main ou avec des outils de rapport. Cependant, vous ne savez peut-être pas qu'il existe plusieurs types de rapports différents, ou comment adresser spécifiquement ces rapports à des publics particuliers.

Qu'est-ce qu'un rapport de projet ?

Un rapport de projet est simplement un document qui fournit des détails sur l'état général du projet ou des aspects spécifiques de l'avancement ou de la performance du projet. Quel que soit le type de rapport, il est constitué de données de projet basées sur des aspects économiques, techniques, financiers, managériaux ou de production.

Avantages d'un rapport de projet

Ce sont des outils de communication importants pour les parties prenantes afin de les tenir au courant du projet et de son avancement. Mais ils sont également utiles pour les chefs de projet et les assistent lors de l'allocation des ressources et d'autres moyens de gestion du projet pour une conclusion réussie. La plupart des rapports de projet compareront l'effort réel à l'effort prévu afin de maintenir le projet sur la bonne voie financière et aligné sur son calendrier.

Non seulement les rapports de projet aident les gestionnaires et les parties prenantes à suivre les progrès, mais ils peuvent également prévoir les menaces et, ce faisant, travailler à l'élaboration d'une réponse pour les éviter. Ils aident à contrôler les coûts et à respecter votre budget, à surveiller les performances de l'équipe et à augmenter la visibilité sur le projet pour une meilleure compréhension de leur gestion.

En raison de leur niveau de détail, la création d'un rapport de projet prend du temps. Un logiciel de gestion de projet, comme ProjectManager, peut accélérer votre processus de création de rapports. Créez des rapports d'état, des rapports sur les ressources, des rapports sur les écarts et bien plus encore en quelques clics. Ou, regardez simplement notre tableau de bord en temps réel pour un instantané de l'état de votre projet actuel. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd'hui.

Types de rapport de projet courants

Voici un aperçu de huit des types de rapports de projet les plus courants, mais qui sont néanmoins cruciaux pour le bon déroulement d'un projet.

1. Rapports d'état

"Puis-je avoir ce rapport d'état dans une heure ?" C'est le genre de questions que les chefs de projet entendent souvent. Cela vient peut-être du sponsor du projet, de votre responsable de bureau de projet ou d'un collègue. Il s'agit du type de rapport de projet le plus courant et celui sur lequel vous travaillez probablement le plus régulièrement.

Vous pouvez produire des rapports d'état hebdomadaires ou mensuels - et sur un projet récemment, j'ai fini par produire des rapports d'état quotidiens pendant la phase de mise en œuvre. La fréquence dépend de l'endroit où vous vous trouvez dans le projet et de ce qu'il y a à dire. Il ne sert à rien de rapporter quotidiennement si vos tâches prennent toutes plus d'une semaine, car vous n'aurez aucun progrès à signaler au jour le jour.

Comme vous passerez beaucoup de temps à produire des rapports d'état, il vaut la peine d'envisager des moyens d'accélérer leur rédaction. Mieux encore, automatisez autant de rapports de projet que possible.

Créez un modèle de rapport d'état standard ou utilisez celui fourni avec votre logiciel de gestion de projet, et utilisez les données de votre outil de planification pour renseigner l'avancement du projet. Même si vous devez le modifier par la suite, le fait de remplir certains champs pour vous vous fera quand même gagner beaucoup de temps.

Créez un rapport d'état en quelques clics

Pour en savoir plus sur les outils de création de rapports de projet et sur la façon dont ils peuvent vous être utiles, ainsi que votre charge de travail quotidienne, regardez la courte vidéo ci-dessous. Il vous montre comment créer des rapports d'état en quelques clics à l'aide de ProjectManager.com. Grâce à un logiciel de création de rapports facile à utiliser, vous pouvez suivre les projets en toute confiance, proposer des présentations plus efficaces et obtenir de meilleurs résultats.

2. Rapport d'étape

L'un des rapports de projet les plus importants que vous générerez au cours de l'exécution d'un projet est le rapport d'avancement. Il s'agit d'un rapport qui met à jour les informations sur votre projet, en particulier s'il respecte la ligne de base définie par le calendrier et le budget. C'est une autre façon d'informer vos parties prenantes sur l'état d'avancement du projet à ce moment-là.

Vous voulez être précis lorsque vous faites un rapport d'avancement. Notez les données, puis rédigez une brève introduction qui comprend le titre du projet, les coordonnées, un résumé de l'état du projet et des informations générales sur le calendrier, le coût et l'achèvement prévu du projet.

Les rapports d'avancement peuvent être générés avec un logiciel de gestion de projet, mais il existe des modèles qui peuvent être utiles. ProjectManager propose un modèle de rapport d'avancement gratuit pour Word qui contient tout ce dont vous avez besoin pour créer un rapport d'avancement complet, y compris une section récapitulative qui examine l'état du projet, le calendrier, le coût et les risques. Vous pouvez voir en un coup d'œil si vous êtes à l'heure ou en retard et pourquoi. Il y a aussi une section qui explore le statut de chaque tâche.

3. Rapports sur les risques

De nombreux PM font rapport sur les risques au moins une fois par mois, et le rapport est normalement le résultat qui vient après une réunion d'examen des risques. Bien sûr, vous pouvez mettre à jour votre registre des risques à tout moment, et vous devriez encourager tous les membres de votre équipe de projet à ajouter des risques au journal chaque fois qu'ils estiment que quelque chose doit être enregistré.

Le rapport de risque doit inclure un résumé du profil de risque du projet, mais la façon dont vous le présentez dépend de vous. Une bonne approche serait de n'inclure que les détails des risques susceptibles de créer le plus de problèmes pour votre projet. Ensuite, incluez une déclaration sur les risques de niveau inférieur, résumant peut-être comment vous gérez tous ces risques.

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Vous souhaiterez également avoir la possibilité de produire un rapport sur tous vos risques, quelle que soit leur importance. Il est probablement plus facile de le faire sous forme de téléchargement automatisé à partir de votre logiciel de gestion de projet, ou si vous conservez votre journal des risques dans un autre format comme une feuille de calcul, en émettant une copie complète de ce document.

4. Rapports du conseil d'administration/de la direction

Les rapports de projet doivent être adaptés aux personnes qui vont les lire. Ainsi, le rapport que vous produisez pour le comité de projet aura un niveau de détail différent par rapport à la mise à jour hebdomadaire de l'état qui est transmise à votre équipe de projet et aux principales parties prenantes de l'entreprise.

Pour les rapports du comité de projet, pensez à haut niveau. Ils voudront en savoir plus sur les choses qui sont importantes pour eux, comme les problèmes qu'ils peuvent aider à résoudre, un résumé de la position budgétaire et si vous êtes ou non sur la bonne voie pour atteindre les étapes clés.

Assurez-vous que le rapport de votre conseil d'administration est dans un format qu'ils peuvent facilement lire. Par exemple, si vos cadres sont toujours sur la route et utilisent leurs smartphones pour consulter leurs e-mails, ne produisez pas votre rapport sous la forme d'une feuille de calcul compliquée qui ne s'affichera pas correctement, ou n'incluez pas des charges de grands graphiques qui prendront des heures à Télécharger. Un pdf s'affichera sur tous les appareils si vous envoyez un rapport statique par e-mail. Ou vous pouvez accorder des licences aux membres du conseil d'administration ou à la haute direction afin qu'ils puissent voir les rapports du tableau de bord en temps réel lors de leurs déplacements. ProjectManager propose des tableaux de bord en direct qui contiennent toujours des informations à jour.

5. Rapport d'analyse coûts-avantages

Lorsque vous décidez si un projet est viable, l'un des rapports que vous voudrez exécuter est un rapport d'analyse des coûts et des avantages. C'est un moyen de comparer le bénéfice ou l'opportunité que le projet offre à votre organisation par rapport à l'investissement. C'est une étape clé pour décider si le projet a du sens d'un point de vue commercial.

Il s'agit d'un processus important pour déterminer si l'initiative que vous explorez a de la valeur. Cela permettra à votre entreprise de mieux utiliser ses ressources si elle va de l'avant avec le projet et de fournir des documents qui soutiennent l'avancement du projet. Vous pouvez utiliser une analyse des coûts pour suivre vos dépenses et vos dépenses afin de vous assurer que les fonds sont correctement affectés.

L'analyse coûts-avantages montre ce que vous vous attendez à payer pour un projet et le compare aux avantages ou aux opportunités que vous obtiendrez après l'achèvement du projet. À l'aide du modèle d'analyse coûts-avantages gratuit pour Excel de ProjectManager, vous collectez vos coûts quantitatifs, les types de coûts et les comparez aux avantages quantitatifs et aux types d'avantages. Cette analyse coûts-avantages vous aidera à prendre une décision lorsque vous décidez d'aller de l'avant avec un projet ou non.

6. Rapports sur les ressources

Comment savoir qui fait quoi et quand ? Vous pouvez parcourir l'ensemble du plan de projet et déterminer manuellement les allocations de ressources. Cela prendrait beaucoup de temps et serait également ennuyeux. Ou vous pouvez utiliser votre logiciel de planification de gestion de projet pour tout régler pour vous. La plupart des outils logiciels, qu'il s'agisse d'un logiciel de diagramme de Gantt autonome ou d'outils de projet complets avec des feuilles de temps intégrées, auront la possibilité de créer un rapport de ressources.

Le rapport sur les ressources vous montrera la répartition de quel membre de l'équipe de projet est affecté à quelle tâche et à quel jour. Ils peuvent également être utilisés pour identifier les problèmes d'allocation - lorsqu'un membre de l'équipe est affecté à plusieurs tâches. De toute évidence, ils ne peuvent pas travailler sur deux choses à la fois, donc si vous ne résolvez pas ces problèmes, vous constaterez que votre plan de projet prend du retard. Utilisez le rapport sur les ressources pour vous assurer que vous n'avez pas de conflits pour les individus et replanifiez ces tâches si nécessaire.

Dans l'ensemble, les rapports de ressources sont l'un des types de rapports de projet les plus utiles pour un chef de projet, bien qu'ils puissent être un peu difficiles à interpréter au début. Cela vaut vraiment la peine de passer du temps à apprendre à lire les rapports afin que vous puissiez apporter des modifications au calendrier de votre projet, le cas échéant.

7. Rapports sur les écarts

Comment savoir si le projet progresse réellement comme prévu ? C'est la beauté d'un rapport d'écart : il compare le résultat prévu au résultat réel, vous donnant une métrique pour mesurer si vous êtes sur la bonne voie, en avance sur le calendrier ou en retard. Le rapport d'écart collectera et organisera les données sur ce que vous comparez, qu'il s'agisse du budget, du calendrier ou de la portée de la variable de projet que vous mesurez. Le rapport de variance vous donne l'outil pour de nombreuses analyses de variance ou un changement mesurable par rapport à la ligne de base.

Il existe plusieurs rapports d'écart, tels que l'écart de coût, l'écart à l'achèvement (excédent ou déficit budgétaire), l'écart prévu et autres. La plupart du temps, les rapports sur les écarts sont utilisés dans l'analyse budgétaire, les rapports sur les tendances et l'analyse des dépenses.

Le rapport d'écart est un excellent outil pour le chef de projet, qui a besoin d'un aperçu de l'avancement du projet afin de prendre des décisions intelligentes sur l'allocation des ressources. Mais les chefs de projet ne sont pas les seuls à bénéficier du reporting. Les parties prenantes sont intéressées par des rapports de haut niveau, et les rapports sur les écarts leur donnent un pouce vers le haut ou vers le bas quant à l'avancement du projet et s'il respecte son calendrier et son budget.

8. Rapport d'analyse des lacunes

Que vous gériez un projet ou que vous soyez en train de faire passer votre entreprise au niveau supérieur, vous avez besoin d'un rapport qui peut vous montrer comment aller du point A au point B. C'est ce qu'on appelle un rapport d'analyse des écarts. Il vous permet de voir si vous répondez aux attentes et si vous utilisez efficacement les ressources.

Le rapport d'analyse des écarts mesurera l'état actuel du projet ou de l'entreprise en termes de temps, d'argent et de travail, puis le comparera à l'état cible qu'il prévoit d'atteindre. Ensuite, en définissant et en analysant l'écart entre ces deux points, un plan d'action peut être élaboré pour organiser la tâche nécessaire pour y arriver.

ProjectManager propose un modèle d'analyse des écarts gratuit pour Excel. Il dispose d'un espace pour l'état actuel de votre article et l'état futur de votre article. Ensuite, vous pouvez noter le pourcentage d'écart que vous devez combler pour atteindre votre objectif et lister les actions nécessaires pour y parvenir. Identifiez qui dirigera cette initiative et même capturez le statut de l'action.

Rapports de projet automatisés avec ProjectManager

ProjectManager peut créer plusieurs types de rapports de projet en un seul clic. Notre logiciel de gestion de projet primé permet aux responsables de créer des rapports d'état, des rapports de tâches, des rapports de disponibilité, des rapports d'écart et plus encore. Il est facile de les partager en ligne ou de les imprimer au format PDF pour votre prochaine réunion avec les parties prenantes. Nous donnons aux chefs de projet tout ce dont ils ont besoin pour suivre et rendre compte de leurs projets dans un seul logiciel basé sur le cloud.

Le bon logiciel va vous aider en tant que chef de projet. Nous avons développé les fonctionnalités de rapport de projet et de tableau de bord de ProjectManager pour aider les chefs de projet à simplifier cette tâche fondamentale. Les modèles de rapports de notre logiciel fourniront une longueur d'avance nécessaire sur le suivi de vos projets. Si vous avez besoin de ressources pour les voir, pas de problème : vous pouvez accorder un accès direct aux membres de l'équipe, ce qui vous fait gagner du temps en les transmettant régulièrement aux bonnes personnes. Démarrez votre essai gratuit de 30 jours maintenant et commencez à créer des rapports plus intelligemment.