15 défis de gestion de projet et comment les surmonter

La gestion de projet consiste à résoudre les problèmes avant qu'ils ne surviennent. C'est pourquoi vous établissez un plan, planifiez des tâches et surveillez le travail pour vous assurer que vous restez sur la bonne voie. Mais même la meilleure planification ne va pas éviter les défis tout au long du projet. Examinons 15 défis de gestion de projet et comment les gérer.

15 défis de gestion de projet auxquels vous devriez vous préparer

Voici les défis les plus courants auxquels les chefs de projet sont confrontés dans leur vie quotidienne. Chaque défi est accompagné de conseils sur la façon de surmonter les obstacles et de faire passer votre carrière en gestion de projet au niveau supérieur.

1. Équilibrer les contraintes du projet

Il y a trois contraintes qui composent le triangle de la gestion de projet : la portée, le temps et le coût. Si vous parvenez à équilibrer ces trois contraintes, vous livrerez un projet de qualité. Pour ce faire, vous avez besoin d'un logiciel de gestion de projet capable de suivre vos progrès et vos performances.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé doté de tableaux de bord en temps réel qui donnent aux responsables une vue d'ensemble de leurs projets avec des graphiques et des tableaux faciles à lire qui suivent les métriques du projet telles que le temps, le coût et plus encore. Contrairement aux logiciels de gestion de projet légers, les utilisateurs n'ont pas à configurer notre tableau de bord en direct. Il suffit de basculer. C'est prêt quand vous l'êtes.

2. Éviter le fluage de la portée

La dérive de la portée se produit lorsque les exigences ou les fonctionnalités augmentent au cours du cycle de vie d'un projet. Cette expansion progressive de la portée d'un projet au-delà de l'accord initial va évidemment avoir un impact négatif sur le budget et le calendrier, c'est donc quelque chose dont il faut toujours être conscient et, s'il y a des changements, les gérer pour éviter autant d'impacts négatifs que possible.

3. Gérer les attentes des parties prenantes

Les parties prenantes ont un intérêt direct dans le projet et vont donc s'insérer dans le projet. Cela peut être l'un des défis de gestion de projet les plus difficiles à surmonter, car l'implication des parties prenantes peut ralentir le travail. La gestion des attentes des parties prenantes peut se faire en déterminant qui sont vos parties prenantes, ce qu'elles ont besoin de savoir et quand elles ont besoin de le savoir. De cette façon, vous pouvez leur fournir ces informations pour les empêcher d'interrompre le travail et également les préparer aux retards ou à d'autres éléments susceptibles d'avoir un impact sur le projet.

4. Estimer les coûts avec précision pour créer un budget de projet

Les projets coûtent de l'argent. Des estimations précises de ces coûts peuvent souvent avoir un impact sur la marge bénéficiaire. Pour créer un budget précis pour le projet, vous voudrez examiner vos coûts de matériel et de main-d'œuvre, vos frais généraux et tout autre coût lié au projet. Il est également utile d'examiner les données historiques de projets similaires et de parler à des experts pour obtenir leur avis sur les coûts réalistes du projet.

5. Assembler la bonne équipe

L'équipe de projet est responsable de l'exécution du projet. Vous devez constituer une équipe qui possède les compétences et l'expérience nécessaires pour faire le travail à accomplir. Chaque membre est important, tout comme la détermination de la structure organisationnelle de l'équipe. Là, le chef de projet doit mettre en place des règles et des procédures, définir les attentes, établir la communication et plus encore.

6. Choisir le bon logiciel de gestion de projet

Vous pourrez peut-être exécuter un projet avec notre logiciel de gestion de projet, mais ce n'est pas recommandé. Un logiciel de gestion de projet vous aidera à exécuter le projet plus efficacement et à surveiller efficacement votre travail pour vous aider à rester sur la bonne voie. Il existe de nombreuses options, c'est pourquoi il est important de connaître les fonctionnalités dont vous avez besoin pour choisir la bonne taille.

7. Identification des risques du projet

Les projets sont des entreprises risquées. Un risque est un événement inattendu qui peut avoir un impact sur votre projet, en bien ou en mal. Les chefs de projet essaient d'identifier les risques avant de démarrer le projet afin qu'ils puissent avoir des plans prêts à les atténuer. Il est également important de hiérarchiser et de suivre les problèmes du projet pour s'assurer qu'ils sont résolus.

8. Estimation de la durée des projets

Un projet, par définition, est quelque chose qui a un début et une fin qui se traduit par un livrable. Être en mesure d'estimer combien de temps le projet prendra pour terminer est la première étape de la création d'un calendrier de projet. Chaque tâche aura une date de début et une date de fin, qui constituent la durée. L'estimation de la durée de vos projets est l'un des défis de gestion de projet les plus critiques pour vous en tant que chef de projet. Mais heureusement, il existe diverses techniques d'estimation du temps que vous pouvez utiliser, telles que la méthode du chemin critique, la technique d'examen de l'évaluation des programmes (PERT), les structures de répartition du travail, etc.

9. Planifier le travail de votre équipe

Un calendrier de projet n'est que le début. Maintenant, vous devez coordonner vos ressources avec ce calendrier, y compris les ressources humaines, qui sont les membres de votre équipe. Ils doivent être affectés à des tâches spécifiques qu'ils sont chargés d'accomplir.

10. Suivi de l'avancement du projet

Pour vous assurer que vous respectez votre emploi du temps, les progrès doivent être suivis. Un logiciel de gestion de projet peut vous donner une vue d'ensemble de votre progression avec des tableaux de bord qui suivent divers indicateurs de performance clés (KPI) et les rapports peuvent vous fournir plus de données pour mieux comprendre si votre progression réelle est alignée sur votre progression prévue.

11. Dissiper les mythes du chef de projet

Les chefs de projet sont souvent perçus comme interférant avec le projet, plutôt que comme aidant. Il est difficile de lutter contre l'impression d'être des pousseurs de papier, des tyrans administratifs, des personnes qui ajoutent un travail supplémentaire inutile à un projet.

12. Suivre les modifications du projet

Le changement est un autre défi de gestion de projet. Les changements peuvent provenir de parties prenantes demandant de nouvelles fonctionnalités à des problèmes avec votre chaîne d'approvisionnement. Quelle que soit l'origine du changement, les chefs de projet doivent avoir un plan en place pour gérer ces changements afin que l'impact sur le projet soit minimisé. C'est ce qu'on appelle un plan de gestion du changement.

13. Rester pertinent avec les tendances de la gestion de projet

Ceci est vrai pour n'importe quelle industrie, bien sûr, mais comme les chefs de projet touchent à de nombreux domaines dans leur travail quotidien, il est important d'être au courant non seulement des tendances pertinentes en matière de gestion de projet, mais aussi des actualités, des politiques et des préoccupations des conséquence pour les fournisseurs et les parties prenantes.

14. Perdre des ressources de projet

Les plans de projet changeront, et cela inclut les membres de l'équipe. Assurez-vous d'avoir un plan d'urgence au cas où les ressources de votre projet deviendraient indisponibles.

15. Rester ferme

Vous êtes le défenseur du projet, après tout, et le défenseur de votre équipe également. Vous devrez être prêt à repousser les impacts sur la portée du projet avec les principaux dirigeants de votre organisation et également à atténuer les réactions négatives de votre propre équipe. La gestion de projet n'est rien sinon un excellent leadership.

Vidéo : Défis du chef de projet

Dans cette vidéo, Jennifer Bridges, PMP, met en lumière quelques-uns des plus grands défis auxquels les chefs de projet sont confrontés au travail.

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