6 modèles de rapport de projet gratuits (rapport d'état hebdomadaire inclus)

Tout au long de la vie d'un projet, vous devez rendre compte d'une grande variété d'informations. Ces informations seront compilées dans différents rapports et transmises aux gestionnaires, investisseurs, clients et autres parties prenantes. À partir de là, les rapports peuvent être utilisés pour prendre des décisions et des ajustements de projet.

En utilisant des modèles de rapport de projet, comme un modèle de rapport d'état hebdomadaire, assurez-vous que ces rapports sont créés rapidement et efficacement.

Pourquoi créer des rapports de projet ?

Peu importe à quel point un projet est planifié, l'inattendu est inévitable. Les rapports de projet documentent ces changements, qu'ils soient bons ou mauvais, et éclairent les stratégies futures. Sans remplir régulièrement des rapports de projet, des informations et des idées précieuses sont perdues.

Les rapports d'état sont un exemple de l'impact direct des rapports sur un projet, à court et à long terme. Ces rapports hebdomadaires décrivent de nombreux détails sur un projet, et l'utilisation d'un modèle de rapport d'état hebdomadaire peut vous éviter de laisser des lacunes dans les informations. Les modèles de rapport de projet assurent également la cohérence et l'organisation de ces rapports tout au long de la durée de vie du projet. Les rapports de projet désorganisés ou « désordonnés » constituent un écueil majeur.

L'utilisation d'un modèle de rapport de projet garantit que vous tirez le meilleur parti des données et que vous les présentez aux parties prenantes de la bonne manière.

Modèles de rapport de projet gratuits

Quel que soit le rapport de projet, le document doit transmettre des informations de manière concise, mais cela ne signifie pas que les données doivent en souffrir. Le défi consiste à fournir des informations de la manière la plus efficace. Un modèle de rapport de projet établit un équilibre entre trop de détails et des rapports trop simplifiés qui sont inutiles pour les parties prenantes.

Les modèles de rapport de projet facilitent la création de rapports et rendent les données plus simples. Chacun des modèles de rapport de projet gratuits suivants est conçu dans un but précis et se concentre sur différentes informations.

1. Modèle de rapport d'état hebdomadaire

Un rapport hebdomadaire sur l'état d'un projet fait exactement ce que l'on pourrait penser : documenter des informations spécifiques au cours d'un projet. Ces rapports doivent être créés tout au long de la vie d'un projet afin d'illustrer les changements, qu'il s'agisse de réussites ou d'échecs. Un rapport d'état hebdomadaire est la première étape pour comprendre si un projet se déroule sans heurts.

Notre modèle de rapport d'état hebdomadaire couvre toutes les bases et présente les informations de manière efficace. Ce modèle comprend des détails importants tels qu'un résumé analytique, les étapes du projet, les problèmes, les risques et les projections passées et futures.

Ce modèle de rapport d'état garantit également que les informations sont présentées de la manière la plus logique. Le résumé analytique définit le projet et discute des objectifs et des projections. Cela n'a aucun sens de présenter les risques potentiels et les changements aux parties prenantes avant qu'elles ne soient accrochées au résumé.

2. Modèle de tableau de bord du projet

Un tableau de bord de projet est l'un des outils de gestion de projet les plus utilisés. Notre modèle de tableau de bord est un outil visuel pour afficher l'état actuel du projet, sa santé, son calendrier et plus encore. C'est un excellent complément à notre modèle de rapport d'état hebdomadaire.

Les tableaux de bord de projet peuvent également nuire à la productivité s'ils sont trop compliqués et difficiles à naviguer. Nous supposons naturellement qu'il est préférable d'inclure chaque élément d'information sur un tableau de bord. Vraiment, c'est un aller simple vers un tableau de bord inutilisable.

Un tableau de bord doit inclure les tâches, la durée des tâches, les coûts et la charge de travail, mais il ne doit pas nécessairement en illustrer les détails. Utilisez ce modèle de tableau de bord de projet gratuit pour rester simple sans avoir besoin d'un tableau de bord sursaturé.

3. Modèle d'avancement du projet

Un modèle d'avancement de projet aide les chefs de projet à comparer l'avancement réel aux projections et aux estimations incluses dans le plan de projet. Un rapport d'avancement est un outil de gestion de projet essentiel qui fonctionne à la fois pour le suivi et la création de rapports.

4. Modèle de registre des risques

Au fur et à mesure que le projet se poursuit, de nouveaux risques ne manqueront pas d'apparaître. Il n'y a aucun moyen de prévoir tous les risques potentiels pendant la phase de planification du projet, il est donc nécessaire de signaler les nouveaux problèmes au fur et à mesure qu'ils apparaissent. De cette façon, les problèmes sont identifiés avant qu'ils ne surviennent et vous comprenez mieux ce qu'il faut rechercher dans les projets futurs.

Un registre des risques devrait inclure chaque risque potentiel et l'impact qu'il pourrait avoir. Il doit également catégoriser le risque et décrire les mesures prises pour l'éviter.

Bien que bon nombre de ces risques ne deviendront jamais réalité, il est crucial de les documenter et de les planifier. Les projets sans registres des risques marchent sur la corde raide sans filet de sécurité. Ils n'informent pas non plus les projets futurs. Garder une liste courante avec ce modèle de registre des risques transforme les risques en références pour l'avenir.

5. Modifier le modèle de journal

Un journal des modifications est similaire à un registre des risques. Cependant, dans un registre des risques, ce sont des risques potentiels . Dans un journal des modifications, il s'agit des modifications réelles qui ont eu lieu. Un modèle de journal des modifications est l'endroit où les modifications majeures du projet, les mesures prises pour les résoudre lorsque le problème a été résolu et d'autres détails seront répertoriés.

Pourquoi ne pas ajouter ces informations à un rapport d'état hebdomadaire ? Parce que ce sont des circonstances spécifiques et inhabituelles tout au long de la vie du projet qui doivent être au même endroit.

Un modèle de journal des modifications organise les informations sur les modifications et les mesures prises pour les traiter dans une liste chronologique. N'oubliez pas qu'un modèle de rapport de projet est censé être un point de référence pour les chefs de projet confrontés à des changements dans les projets futurs. Un journal des modifications organisé indique les réponses qui ont fonctionné par le passé et celles qui n'ont pas fonctionné.

6. Modèle de clôture de projet

À la fin du projet, il est temps de conclure et d'obtenir l'approbation des parties prenantes avec un modèle de clôture de projet. Ce rapport est le sprint final du marathon de la gestion d'un projet réussi. Sans cet élan final, tout le travail acharné jusqu'à présent perd de sa valeur.

Un rapport de clôture de projet comprend la documentation de tout ce qui est nécessaire pour terminer le projet, ainsi que tous les éléments en suspens qui n'ont pas été achevés. Ce rapport doit résumer les objectifs, les critères d'achèvement, les réussites, les échecs et les leçons apprises. Il doit également fournir des informations sur le temps passé, le budget, la portée et le calendrier.

Un rapport de clôture de projet demande parfois des informations abstraites. Énumérer tous les principaux points à retenir d'un projet semble difficile, mais ce modèle de clôture de projet gratuit le rend aussi simple que de suivre une liste de contrôle.

La valeur d'un rapport parfait

Trop souvent, les projets sont gérés sans réfléchir aux succès et aux échecs des projets passés. Les meilleurs projets sont informés par les rapports passés et créent des rapports en pensant à l'avenir. L'utilisation de modèles de rapport de projet signifie que chaque rapport créé fait partie d'une référence plus large pour l'avenir.

Qu'il s'agisse de faire des rapports sur des projets agiles, des programmes, des produits ou de gérer tout autre type de projet, il existe un modèle qui profitera à vos rapports et à vos résultats finaux. Cela peut signifier simplifier votre flux de travail et améliorer les livrables.

Allez plus loin dans les rapports de projet avec ProjectManager

L'utilisation de modèles de projet est une excellente première étape dans le processus de création de rapports de projet, mais les modèles ne peuvent vous mener que très loin.

Heureusement, vous pouvez aller encore plus loin dans les rapports de projet en les utilisant en combinaison avec un logiciel de gestion de projet. Un logiciel de gestion de projet en ligne tel que ProjectManager a la capacité de créer et de partager des rapports automatisés avec les données les plus récentes. Faites un essai gratuit de ProjectManager et voyez à quel point nous pouvons améliorer votre expérience de création de rapports de projet.

ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui vous permet de gérer des projets et de créer des rapports où que vous soyez. Importez votre projet en quelques minutes et créez facilement des rapports. Le tableau de bord ProjectManager affiche une vue d'ensemble facile à naviguer de votre projet, et nos outils de création de rapports vous permettent de créer des rapports sur les informations d'un simple clic. Voyez par vous-même en prenant cet essai gratuit de 30 jours dès aujourd'hui.