5 tueurs de productivité pour les équipes de messagerie : enregistrement de webinaire + questions-réponses

Lorsque la productivité est élevée, que votre équipe est synchronisée et que vous respectez facilement les délais, lancer des campagnes peut être, oserais-je le dire ?, amusant. Mais une machine aussi bien huilée est rare.

Pourquoi la plupart des équipes de messagerie sont-elles moins productives qu'elles ne le souhaiteraient ? Nous avons fait équipe avec les experts en productivité de Trello pour examiner les plus grosses erreurs qui tuent la productivité d'une équipe et partager ce que vous pouvez faire pour aider votre équipe à créer de meilleurs e-mails, plus rapidement.

Vous n'avez pas eu la chance de regarder le webinaire en direct ? Ne t'inquiète pas. Vous pouvez accéder à l'enregistrement complet et télécharger les diapositives à tout moment et lire les questions-réponses ci-dessous.

Questions et réponses

Un grand merci à tous ceux qui ont répondu au webinaire avec une question ! Voici un récapitulatif de nos réponses aux questions les plus courantes, ainsi que notre point de vue sur certaines des questions auxquelles nous n'avons pas répondu lors du webinaire en direct. Vous avez des questions supplémentaires ? Veuillez les laisser dans les commentaires.

Comment Litmus et Trello gèrent-ils les approbations ?

Jason Rodriguez : De plus en plus, nous nous appuyons sur des outils centralisés pour collecter les approbations. Pour nous, nous utilisons Litmus Proof pour les commentaires et l'approbation de la campagne avant l'envoi, et Asana pour la gestion de projet, où les membres de l'équipe cochent les approbations en tant que tâches attribuées au début du projet par le propriétaire du projet.

La clé ici est d'utiliser des méthodes convenues pour collecter les approbations au lieu de méthodes ad-hoc. Nous avons parlé à beaucoup trop d'équipes qui utilisent des fils de discussion, des commentaires verbaux et d'autres canaux peu fiables pour essayer de brouiller les approbations de différentes personnes et services, ce qui est presque toujours un énorme tueur de productivité. Nous avons eu des douleurs similaires, c'est pourquoi nous avons construit Litmus Proof en premier lieu.

Chris Kaundat : Chez Trello, nous nous occupons de notre examen et de notre approbation sur les cartes Trello. Nous avons un processus bien défini avec des délais cohérents tout au long de ce qui nous maintient (généralement) sur la bonne voie. Nous avons également tous conçu et construit notre processus ensemble, afin que chaque partie prenante soit sur la même longueur d'onde.

Comment éviter les modifications de dernière minute d'un e-mail une fois qu'il a déjà été approuvé ?

Chris : C'est un problème difficile à résoudre. Si difficile que vous n'échapperez jamais vraiment aux modifications de dernière minute. Cela dit, je pense qu'il existe des approches simples que vous pouvez adopter pour le rendre un peu plus fluide.

Tout d'abord, je recommande d'essayer de changer les mentalités concernant le processus de courrier électronique. J'ai eu du succès en essayant de structurer notre processus comme une expérience collaborative, plutôt que de simplement prendre les demandes et les satisfaire (comme une agence interne). Lorsque j'implique davantage une partie prenante dans le processus, tout se passe beaucoup plus facilement. La plus grande opportunité de collaboration est dès le départ lors de la définition et de la portée d'une campagne.

Deuxièmement, ajouter un peu de rembourrage à vos chronologies peut aller très loin. Pousser et structurer le processus pour laisser un peu de répit entre l'approbation finale et le déploiement peut aider. Par exemple, si vous avez absolument besoin d'une approbation avant 16 heures, essayez de fixer la date limite à 14 heures et voyez si cela vous aide.

Comment pouvez-vous vous assurer que vous obtenez des exigences complètes et précises de votre équipe dès le départ plutôt que de les traquer ?

Jason : Formaliser vos exigences et votre processus de collecte est un excellent moyen d'éviter de les traquer plus tard. La configuration d'un formulaire dans quelque chose comme Google Forms pour collecter des informations, l' utilisation d'un briefing par e-mail ou la création de modèles de carte par défaut dans Trello sont tous de bons moyens de formaliser ce processus. La clé est d'utiliser le même outil pour chaque campagne et de s'assurer qu'il collecte toutes les informations dont vous avez besoin, des objectifs et du public à la conception et à la copie des actifs, des KPI, des parties prenantes, etc.

Chris : Structure est ton ami ici ! Créez un processus de demande cohérent et reproductible pour aider à rassembler les exigences dès le départ. Chez Trello, nous utilisons un formulaire Google connecté à un tableau Trello via Zapier. Les demandeurs doivent remplir chaque question du formulaire afin de faire la demande. Cela conduit à moins de temps à rechercher des informations et à plus de temps pour les campagnes d'expédition.

Comment amener votre équipe de direction à s'engager dans un processus de courrier électronique ?

Chris : Bien que chaque manager et équipe de direction soit différent, je trouve généralement que le leadership est très réceptif à un bon récit basé sur les données. Si vous pouvez commencer à illustrer les coûts réels et les inconvénients de l'absence de processus de courrier électronique, vous pourrez peut-être influencer leur réflexion.

Les diapositives de ce webinaire (en plus du rapport sur l' état du courrier électronique de Litmus ) devraient vous aider à montrer que l'absence de processus coûte cher à votre entreprise.

Quelle est la meilleure façon d'analyser la liste des aperçus d'e-mails que nous examinons ? Comment pouvons-nous savoir quels clients de messagerie sont les plus populaires auprès de nos abonnés ?

Jason : Le meilleur moyen est d'utiliser un outil comme Litmus Email Analytics (ou quelque chose fourni par votre ESP) pour voir quels clients de messagerie et moteurs de rendu vos abonnés utilisent réellement. Nous vous permettons de voir combien d'abonnés s'ouvrent sur le Web, le bureau et le mobile, y compris les clients réels qu'ils utilisent, pour vous assurer que vous ne perdez pas de temps à tester des clients de messagerie auxquels vous n'envoyez même pas. Si vous n'êtes pas un client Litmus, vous pouvez avoir une bonne idée des clients de messagerie les plus populaires en visitant emailclientmarketshare.com . Chaque mois, nous regroupons les données anonymes de notre plateforme d'analyse et classons les dix meilleurs clients de messagerie dans le monde.

Chris : Sur la base de ce que Jason a dit, c'est un excellent endroit pour appliquer le principe de Pareto . L'idée est que 20% de votre effort générera 80% de vos résultats. Utilisez les outils d'analyse à votre disposition pour déterminer comment vos abonnés ouvrent votre courrier électronique. Assurez-vous que vos e-mails ont fière allure chez ces meilleurs clients. Ce n'est pas grave si ce n'est pas parfait au pixel près dans un client de messagerie qui n'est pas fortement utilisé par vos abonnés.

Comment devrions-nous aborder les réunions liées aux e-mails afin qu'elles ne soient pas une perte de temps de productivité ?

Jason : Comme pour toutes les réunions, vous devez suivre quelques règles :

• Limitez la réunion aux seules parties nécessaires pour éviter de faire perdre du temps aux gens.
• Ayez un ordre du jour clair avec des liens vers des ressources (comme des résumés par courrier électronique) et les objectifs de la réunion.
• Soyez explicite quant au résultat que vous attendez de la réunion. Travaillez vers ce résultat sans aller sur des tangentes. Vous pouvez toujours apporter des éléments dans Slack ou dans une autre réunion si nécessaire.
• Ayez une heure de début et de fin claire qui respecte les calendriers des gens. Essayez de ne pas réduire le temps de travail des personnes afin d'éviter le multitâche coûteux .

De nombreuses réunions peuvent être évitées en ayant un processus et des responsabilités clairs, combinés à une source centrale de vérité pour les campagnes par e-mail. Essayez donc d'abord de faire la part des choses.

Chris : Chez Trello, nous parvenons à faire une grande majorité de notre travail de messagerie de manière asynchrone sur Trello. Lorsque nous devons nous rencontrer pour discuter d'un e-mail, nous entrons toujours avec un ordre du jour clair sur ce dont nous devons discuter.

Concevoir un bon processus peut contribuer grandement à réduire le besoin de réunions. Par exemple, si vous vous retrouvez à tenir des réunions pour recueillir les exigences en matière de courrier électronique, mettez en œuvre un processus de demande formelle qui remplit essentiellement un briefing par courrier électronique. Cela seul pourrait probablement réduire ou éliminer le besoin de ces types de réunions.

Où stockez-vous réellement les ressources, la copie et le code ? Utilisez-vous quelque chose comme Dropbox ?

Jason : Nous utilisons deux outils principaux pour les actifs de messagerie : Google Docs et Litmus Builder . La rédaction de textes est un sport d'équipe chez Litmus et Google Docs est l'endroit où nous pratiquons. Une fois la copie hachée, notre incroyable équipe de messagerie conçoit et développe des campagnes dans Litmus Builder avant de synchroniser les choses avec notre ESP (après avoir travaillé sur Proof et Checklist, bien sûr !).

Cependant, de nombreuses équipes utilisent des fournisseurs de stockage cloud comme Dropbox, Google Drive et OneDrive, c'est pourquoi nous avons facilité la synchronisation des e-mails avec Litmus pour les clients avec nos intégrations .

Chris : Je recommande vraiment d'utiliser un endroit centralisé pour stocker les actifs. Des outils comme Dropbox et Google Drive fonctionnent très bien. Chez Trello, nous utilisons beaucoup Confluence, Litmus Builder et Google Docs pour partager et collaborer.

Existe-t-il un moyen plus automatisé d'obtenir des approbations pour les e-mails ?

Jason : Ouais ! Nous avons construit Litmus Proof dans cet esprit. Litmus Proof vous permet de recueillir des commentaires et des approbations dans un endroit centralisé, directement sur cet e-mail lui-même. Le moyen le plus simple d'automatiser ce processus consiste à ajouter des clients ou des parties prenantes en tant que réviseurs Litmus dans votre compte. Une fois ajoutés, vous pouvez les @mentionner dans Litmus Proof et nous déclencherons un e-mail pour les inviter à les examiner et à les approuver. La beauté de Proof est que, s'il y a des problèmes qui doivent être résolus, vous pouvez revenir au code dans Builder pour le corriger et renvoyer ces modifications à Proof pour une deuxième série de révisions.

Chris : Pour une astuce d'automatisation spécifique à Trello, vous pouvez utiliser les commandes Butler pour vous aider à supprimer certaines étapes en cours de route. Par exemple, lorsqu'une liste de contrôle est terminée, vous pouvez déclencher une autre action (comme un commentaire pour demander à l'approbateur final de jeter un œil).

Jetez un œil attentif à tout type de tâche que vous effectuez encore et encore et vous trouverez d'excellentes opportunités d'automatisation !

Existe-t-il un moyen d'éviter que les parties prenantes ne se chargent de lancer une campagne avant qu'elle ne soit prête ?

Jason : Encore une fois, je pense que c'est là que des rôles clairement définis et un workflow entrent en jeu. Assurez-vous que tout le monde connaît les étapes correctes pour envoyer une campagne. Si la partie prenante est consciente qu'il y a un dernier cycle d'assurance qualité avant l'envoi réel, elle est plus susceptible de respecter cette étape au lieu de la sauter et de prétendre l'ignorance. Cela aide également, au moins avec des équipes suffisamment grandes, d'avoir des rôles dédiés pour chaque partie du processus de production d'e-mails, y compris l'envoi de campagnes. Avoir quelqu'un dans l'équipe qui examine les listes d'abonnés, la segmentation, les vérifications de spam, etc. avant d'appuyer sur envoyer arrêtera la plupart des problèmes qui surviennent à la suite de sauter le pas. Si une partie prenante devient régulièrement malveillante et lance des campagnes avant qu'elle ne soit prête, il est probablement nécessaire de limiter sa capacité à envoyer un clic.

Comment puis-je commencer à implémenter des briefs par e-mail dans mon flux de travail ?

Jason : Le meilleur moyen est de télécharger notre modèle de brief e-mail et de l'utiliser pour votre prochaine campagne ! Même s'il s'agit d'un exercice personnel, l'utilisation de notre modèle d'email peut vous aider à identifier les informations dont vous avez besoin dans votre propre brief.

Une fois que vous avez une idée des informations dont vous avez besoin dans votre brief, c'est une bonne idée d'avoir une réunion de lancement avec toute personne qui demande des e-mails pour leur présenter le format, leur montrer comment cela fonctionne, donner des exemples d'informations utiles et inutiles, et montrez-leur comment soumettre correctement un mémoire. Comme pour la plupart des choses dans les e-mails, plus vous pouvez éduquer vos collègues et parties prenantes, mieux c'est.