5 étapes simples pour choisir le bon logiciel, à chaque fois

Depuis le début de l'ère numérique, nous supposons qu'il est difficile de choisir le bon logiciel. Cela n'a pas à être. Mais il est d'une importance capitale. Si vous êtes un spécialiste du marketing, vous choisissez peut-être un système CRM complet ou un outil d'écoute en ligne plus ciblé. Quels que soient vos besoins, l'avenir même de votre organisation peut dépendre de la réussite du processus de sélection.

Il y a de fortes chances que vous l'ayez volé. Si vous ne l'avez jamais fait auparavant, vous ne savez peut-être pas vraiment quand commencer lorsque vous recherchez un nouveau logiciel. Vous allez donc sur Internet pour faire des recherches sans plan en place.

Pour ceux d'entre vous qui ont déjà été impliqués dans une sélection d'outils, repensez au dernier logiciel que vous avez sélectionné. À quel point était-ce simple ? Combien de temps at-il fallu? Les utilisateurs ont-ils été satisfaits ? Résout-il tous vos besoins ? En fin de compte, la mise en œuvre s'est-elle bien déroulée et a-t-elle continué à faire le travail longtemps après que vous ayez tout configuré pour la première fois ?

Si cela fait des années que vous l'avez installé pour la première fois, vous surprenez-vous à retarder le renouvellement ou le remplacement parce que vous avez peur de faire face à un autre processus de sélection fastidieux ?

À mesure que le temps passe et que vous ne renouvelez pas les logiciels, vous pourriez nuire à votre capacité à atteindre plus efficacement vos objectifs commerciaux.

Pour certains, ce parcours de sélection prend tout simplement plus de temps qu'il ne le devrait, et les choix proviennent d'une intuition ou d'un parti pris personnel plutôt que de s'appuyer sur des données ou d'examiner l'impact commercial.

Pour d'autres, un vendeur peut organiser une exposition canine et poney, vendre par le biais d'une démonstration et convaincre l'acheteur que, quelle que soit sa situation, ils sont le seul choix qui mérite d'être envisagé. Les deux scénarios aboutissent au même résultat : les parties prenantes ne sont pas satisfaites, les chances que le déploiement se déroule correctement sont faibles, le taux d'adoption est faible, le taux de satisfaction est également faible.

Source : cadre de sélection rapide d'applications, SoftwareReviews

Mais cela n'a pas à se dérouler de cette façon. Au lieu de cela, permettez-moi de vous présenter un processus simple, en 5 phases – et reproductible – qui vous aidera à rationaliser la façon dont vous sélectionnez un logiciel. En le suivant, vous réduirez le nombre de personnes impliquées, vous le ferez en moins de 30 jours, vous augmenterez la satisfaction et augmenterez le taux d'adoption.

Phase 1 : Sensibilisation

Que ce soit grâce à vos propres recherches, à vos préjugés personnels ou à quelqu'un qui vient vous le dire, vous avez compris que vous aviez besoin d'un logiciel.

Quelle que soit la manière dont vous en êtes arrivé là, cette étape devrait commencer par comprendre « De quoi l'entreprise a-t-elle réellement besoin et pourquoi ? »

Pour ce faire, vous pouvez effectuer une évaluation de l'impact sur l'entreprise, en particulier :

Source : cadre de sélection rapide d'applications, SoftwareReviews

Une évaluation de l'impact sur l'entreprise vous aide à trouver les points faibles réels, à identifier les lacunes en matière de capacités et à réaliser les besoins et les impacts potentiels sur l'entreprise. Ne commencez pas par l'outil, commencez par les besoins, les lacunes et les opportunités. Sinon, vous courez le risque de mettre en œuvre un outil vraiment inutile sans aucun espoir de retour sur investissement.

Ensuite, n'identifiez pas plus de cinq parties prenantes clés ultimes : le sponsor commercial, le responsable informatique, l'expert technique informatique, l'expert en processus et l'utilisateur professionnel. Plus vous impliquez de personnes et de voix, plus le processus prendra du temps et moins les utilisateurs seront satisfaits du produit final.

Phase 2 : Éducation et découverte

Vous êtes probablement submergé et il y a de fortes chances que vous rattrapiez votre retard le soir et le week-end.

Comment pouvez-vous gagner du temps pour faire des évaluations de marché ? Comment passer au crible le bruit des complexités du marché, les sites Web déroutants et les préjugés et messages clairs des fournisseurs ? Qui est le meilleur joueur, quelles sont ses caractéristiques et ses capacités, et qu'est-ce que ça fait vraiment d'être enfermé dans un contrat à long terme avec eux ?

La meilleure décision que vous puissiez prendre est de découvrir des informations sur les fournisseurs à partir d'un large éventail de sources fiables, en tirant parti de sources tierces pour les informations sur les fournisseurs, les informations sur les catégories d'applications et enfin les tendances du paysage logiciel.

Trouvez un partenaire de confiance pour agréger les données clés et vous aider à comprendre ce que ces outils peuvent faire, ce que les clients pensent de ces fournisseurs et à quoi ressemble leur expérience globale. Cela augmentera également vos connaissances sur les applications et les tendances de l'industrie.

Lorsque vous recherchez un partenaire de confiance, évitez ceux qui fonctionnent sur un système d'examen payant ou qui tirent parti des facteurs d'accélération de la présence sur le marché. Recherchez un partenaire qui présente des critiques participatives et indépendantes des fournisseurs, car cela vous fournira une fenêtre pure et pure de ce que les vrais clients pensent de chaque fournisseur particulier.

Mais ne vous arrêtez pas là - essayez de trouver d'autres personnes, qu'il s'agisse d'experts de l'industrie ou de pairs qui ont également utilisé ce logiciel ou ce fournisseur et rassemblez leurs réflexions et leurs expériences.

Source : cadre de sélection rapide d'applications, SoftwareReviews

Phase 3 - Prioriser les exigences et la liste restreinte

Vous ne pouvez pas faire une liste restreinte si vous avez trop d'exigences. Identifiez les cinq principales capacités de différenciation qui répondent à vos besoins les plus critiques et qui ont un lien clair avec la différenciation des fournisseurs, et pas seulement les fonctionnalités de mise de table.

En fin de compte, vous ne serez pas en mesure de répondre à toutes les exigences. Vous devez donc décider objectivement de ceux dont vous avez absolument besoin et de ceux dont vous pouvez vous passer. Si vous avez un nombre étendu d'exigences, envisagez d'utiliser le modèle de hiérarchisation MoSCoW pour le réduire.

Source : cadre de sélection rapide d'applications, SoftwareReviews

Enfin, utilisez ces exigences pour effectuer une comparaison basée sur les données des fonctionnalités et des capacités des fournisseurs. Votre objectif ici est de restreindre le champ à vos meilleurs concurrents.

Ne vous contentez pas d'avoir une liste restreinte du seul fournisseur dont votre ami vous a parlé – une liste restreinte d'un seul est mauvaise, de même qu'une liste restreinte de 15. Priorisez impitoyablement vos besoins afin que vous puissiez affiner une liste restreinte de quatre fournisseurs potentiels ou des solutions.

Phase 4 – Aligner sur un cadre décisionnel clair

Tout d'abord, soyez clair sur vos critères de sélection. Bien que votre évaluation impliquera toujours un peu d'« art » plutôt que de science, votre modèle de notation vous aidera à comparer objectivement votre liste restreinte.

Incluez des critères qui ont du sens en fonction de la complexité et du type d'outil, tels que les capacités fonctionnelles, l'abordabilité, l'extensibilité, l'évolutivité, la viabilité du fournisseur, etc. Et n'oubliez pas d'inclure également des métriques de relation.

Tirer parti des réponses émotionnelles d'autres utilisateurs finaux peut constituer un indicateur fort d'une future relation client-fournisseur solide.

À partir de là, décidez lequel des quatre fournisseurs passera à la phase de démonstration, mais évaluez selon vos conditions, pas selon les leurs. Créez vos propres cas d'utilisation et évaluez comment leur solution peut vous aider à résoudre vos problèmes réels, et non pas sur le nombre de fonctionnalités qu'ils peuvent avoir.

Changez la terminologie d'une démonstration de fournisseur à une interview d'enquête et demandez des références. Bien qu'ils soient susceptibles d'offrir des références qui fourniront des commentaires positifs, n'ayez pas peur de creuser dans les entretiens pour comprendre certaines des limites liées à la solution.

Après avoir terminé cette phase, vous devriez être en mesure de réduire cette liste à deux ou trois fournisseurs.

Phase 5 – Négocier pour gagner

Une fois que vous atteignez ce point, vous devez garder vos options ouvertes. Vous ne devriez pas négocier avec un seul fournisseur ou plus de trois. C'est parfaitement bien d'avoir un favori, mais si vous n'avez affaire qu'à un seul fournisseur, vous perdez probablement une remise ou d'autres incitations.

En parlant de ça, comment gérez-vous les négociations ? Disposez-vous d'un bureau officiel de gestion des fournisseurs ou d'approvisionnement ? Comprenez-vous tous les petits caractères du contrat ? Comment savez-vous que vous obtenez le meilleur prix? Si vous ne pouvez pas répondre à ces questions, vous risquez de signer un contrat défavorable.

Pensez au nombre de fois où votre équipe de vente a conclu un accord ou accordé une remise pour conclure une vente. C'est courant, alors ne vous laissez pas abuser et ne tirez pas parti de plusieurs propositions à votre avantage.

Ne signez pas de contrat si vous ne comprenez pas la langue ou dans quoi vous vous engagez. Les vendeurs placent généralement dans le contrat un langage qui leur convient à long terme - quelque chose d'aussi simple qu'un changement de nom pourrait permettre la renégociation du contrat. Vous appelleriez un électricien pour réparer un système défectueux dans votre maison. Faites donc de même avec vos contrats et faites appel à un professionnel.

En fin de compte, entrer sans plan, c'est, eh bien, entrer sans plan. Notre recherche montre que les personnes qui ont un processus solide de sélection de logiciels finissent par être plus satisfaits du produit final. Vous aurez également besoin d'un plan de mise en œuvre, de formation et d'intégration, mais nous couvrirons ces domaines critiques dans un prochain article.

Choisir un nouvel outil ou logiciel n'est pas difficile, mais une mauvaise décision peut avoir des impacts à long terme sur l'équipe marketing et/ou l'entreprise. Au lieu de sauter à l'aveuglette, en utilisant des décisions instinctives et des intuitions, commencez avec un cadre pour accélérer et améliorer la sélection de logiciels.

N'oubliez pas qu'un plan vaut mieux que pas de plan. Ne restez pas coincé.

Alan Neal est le directeur de la croissance chez SoftwareReviews, un acteur de premier plan dans le domaine de l'examen des technologies B2B. Alan s'efforce d'aider les utilisateurs finaux à prendre les bonnes décisions technologiques tout en permettant aux équipes de vente et de marketing de développer leurs activités technologiques.