Qu'est-ce que le Scope Creep et comment puis-je l'éviter ?

Avant de pouvoir expliquer comment éviter la dérive de la portée dans vos projets, nous devons comprendre ce que sont la portée du projet et la dérive de la portée.

Quelle est la portée d'un projet ?

En termes simples, la portée du projet fait référence à tout le travail requis pour mener à bien un projet. Vous pouvez utiliser une structure de répartition du travail (WBS) pour vous aider à identifier toutes les tâches, activités et livrables individuels de vos projets. Ensuite, vous aurez besoin d'un énoncé de portée, qui est un document de planification de projet dans lequel vous définissez la portée de votre projet.

Qu'est-ce que le fluage de la portée dans la gestion de projet ?

La dérive de la portée est ce qui se passe lorsque des modifications sont apportées à la portée du projet sans aucune procédure de contrôle comme les demandes de modification. Ces changements affectent également le calendrier du projet, le budget, les coûts, l'allocation des ressources et peuvent compromettre la réalisation des jalons et des objectifs. La dérive de la portée est l'un des risques de gestion de projet les plus courants.

Généralement, la dérive de la portée se produit lorsque de nouvelles exigences de projet sont ajoutées par les clients du projet ou d'autres parties prenantes après le début de l'exécution du projet. Souvent, ces changements ne sont pas correctement examinés. Par conséquent, l'équipe de projet doit accomplir davantage de tâches, de livrables et d'étapes avec les mêmes ressources et dans le même temps que la portée d'origine.

D'autre part, vous pourriez vous retrouver avec un projet avec de nombreuses modifications approuvées et réfléchies, qui ne se terminent jamais car chaque fois que vous pensez avoir terminé, une nouvelle exigence de projet, telle qu'une nouvelle fonctionnalité de produit, arrive dans votre boîte de réception et vous devez faire plus de changements.

Pour contrôler la portée de votre projet et empêcher la dérive de la portée, vous aurez besoin d'un plan de gestion de la portée, des changements et des risques.

Plan de gestion de la portée

Le plan de gestion de la portée est une composante de votre plan de projet qui décrit comment la portée de votre projet sera établie et contrôlée. Ce document comprend votre structure de répartition du travail, votre énoncé de portée et le processus par lequel la portée sera approuvée par les parties prenantes comme référence pour votre projet.

Le plan de gestion de la portée aide les chefs de projet à s'assurer que les parties prenantes comprennent la ligne de base de la portée du projet et comment les modifications apportées à celle-ci affecteront le plan de gestion global du projet.

Plan de gestion du changement

Naturellement, des changements surviennent tout le temps dans les projets, mais il est important d'avoir un plan de gestion des changements en place pour pouvoir contrôler ces changements. Il est très rare que les projets progressent exactement comme cela a été défini dans le plan de projet. Dans la plupart des cas, les chefs de projet doivent ajuster le calendrier, le budget et la portée. Cependant, sans qu'il y ait un certain contrôle sur le processus de gestion des changements, un chef de projet a peu de chances de garder le contrôle du travail et de gérer le projet efficacement.

Plan de gestion des risques

Dans le cas où cette dérive de la portée se produit parce que les parties prenantes, les clients ou les membres de l'équipe n'ont pas suivi les procédures de gestion de la portée et du changement, vous devrez vous référer à votre plan de gestion des risques. Le plan de gestion des risques de votre projet est un document qui établit les stratégies, les rôles, les responsabilités et le financement de la gestion des risques. En termes simples, il s'agit d'un plan qui contient toutes les informations dont vous avez besoin pour prévenir et atténuer les risques tels que la dérive de la portée.

Exemple de glissement de portée

Sur une période de trois mois, un chef de projet a été chargé de livrer un nouveau logiciel. Après quelques semaines dans la phase de planification, le sponsor du projet a ajouté de nouvelles fonctionnalités au produit. Une fois que le chef de projet a inclus les nouvelles exigences dans la portée du projet, le sponsor a apporté encore plus de modifications à la demande des clients du projet.

Bien sûr, le chef de projet a répondu que les nouvelles fonctionnalités du produit ne poseraient pas de problème si des demandes de modification étaient soumises et s'il disposait de plus de ressources pour exécuter le travail supplémentaire qui a été ajouté à la portée. À l'approche de l'échéance de trois mois, le commanditaire était bouleversé et s'est plaint que le projet était en retard et que les clients attendaient des livrables. Le plan de projet initial était trop ambitieux pour que les travaux supplémentaires arrivent dans les délais, a expliqué le chef de projet.

Pouvez-vous deviner ce qui s'est passé ensuite? Ouais. Le chef de projet a été écarté du projet, accusé d'être "trop ​​lent" par le parrain. Il s'agit d'un exemple typique de dérive de portée. Même si les nouvelles fonctionnalités du produit ont été ajoutées via des demandes de modification et qu'il y avait suffisamment de ressources pour exécuter les tâches supplémentaires, la contrainte de temps n'a pas changé et, par conséquent, le chef de projet n'a pas réussi à les livrer dans les délais prévus.

Comment éviter le fluage de la portée

Ne laissez pas la plante grimpante paralyser votre projet. Voici cinq façons de garder le contrôle de la portée de votre projet.

1. Documentez les exigences du projet

La chose la plus importante pour éviter une dérive de la portée est de documenter les exigences de votre projet. Une définition claire des exigences du projet vous permet de définir la portée de votre projet. Discutez avec toutes les parties prenantes et les utilisateurs du projet pour déterminer exactement ce qu'ils attendent du projet. Écris le. Gérer les conflits. Supposons qu'une partie prenante souhaite que son nouveau site Web soit bleu et qu'un client souhaite qu'il soit vert, trouvez quelqu'un pour arbitrer et prendre une décision finale. Prioriser les exigences, car il peut ne pas être possible de toutes les faire.

Il peut être long d'enregistrer tout ce que disent les parties prenantes, mais une fois que vous l'avez fait, capturez toutes les exigences dans un document. Ce document est connu sous le nom de plan de gestion des exigences et doit contenir toutes les informations nécessaires pour gérer les exigences du projet, telles que la manière dont elles seront suivies et le processus pour les modifier. Partagez ce document en ligne afin que tout le monde puisse le voir facilement.

2. Configurer les processus de contrôle des modifications

Le document d'exigences n'est qu'un point de départ. Que se passe-t-il lorsque quelqu'un veut changer quelque chose ?

Il est irréaliste de penser que rien ne changera. Ce dont vous avez besoin pour éviter la dérive de la portée est une modification gérée et contrôlée de votre projet. Pour cela, vous aurez besoin d'un plan de gestion des modifications qui définit les procédures du processus de contrôle des modifications qui doivent être suivies lorsque le plan de projet doit être modifié. De plus, il est important que vous disposiez d'un plan de gestion des risques qui établisse la fréquence à laquelle l'état général de votre projet sera surveillé afin que vous puissiez suivre les risques tels que la dérive de la portée.

Un processus de contrôle des modifications est très simple. Essentiellement, quelqu'un suggère un changement via une demande de changement, il est examiné, approuvé ou rejeté et s'il est approuvé, alors intégré dans le plan de projet. Si votre logiciel de gestion de projet dispose d'une fonctionnalité de gestion des modifications, utilisez-la.

Mettre en place le processus de gestion des changements pour votre projet signifie penser à qui va réviser et approuver les changements. Vous pouvez en discuter avec votre parrain de projet ou lors d'une réunion d'équipe.

Sans processus, le changement ne fait que… se produire.

3. Créez un calendrier de projet clair

Utilisez les exigences de vos parties prenantes pour déterminer la portée de votre projet. Ensuite, vous pouvez utiliser une structure de répartition du travail (WBS) pour créer une liste de tâches détaillée. Le calendrier du projet est le résultat de la connaissance de ce que votre projet livrera ; il doit montrer toutes les exigences et comment elles seront atteintes, sous la forme de tâches, d'activités et de jalons. Ceci est généralement fait sur un diagramme de Gantt.

Vous pouvez croiser votre calendrier de projet avec votre document de plan de gestion des exigences pour vous assurer que vous n'avez rien oublié.

Une fois que vous avez défini le calendrier, assurez-vous d'avoir prévu certaines éventualités. Comme indiqué ci-dessus, le changement se produit. La dérive de la portée du projet ne se produit que si les modifications n'ont pas été gérées comme défini dans votre plan de gestion des modifications.

4. Vérifier la portée du projet avec les parties prenantes

Il est important de vérifier que vous avez bien compris les exigences des parties prenantes. Ce que vous pensez que le parrain du projet veut dire à propos des livrables du projet n'est peut-être pas ce qu'il voulait dire. Souvent, les gens parlent à contre-courant sans s'en rendre compte. Prenez le temps de revenir vers vos parties prenantes telles que les clients, les investisseurs ou les sponsors du projet et partagez avec eux la documentation des exigences. Vous pouvez également leur montrer le calendrier de votre projet et vous assurer que tous les éléments qu'ils s'attendaient à voir sont représentés dans la liste des tâches.

Vous constaterez peut-être qu'ils ont changé d'avis sur des éléments tels que les caractéristiques du produit ou les délais de livraison. Il est important de vous assurer que vous ajustez votre plan de projet au début du processus de planification pour atténuer le risque de dérive de la portée, plutôt que de le découvrir plus tard une fois que le projet a commencé.

Vous pouvez également utiliser ces discussions pour parler à votre sponsor et aux parties prenantes du processus de contrôle des modifications. Expliquez comment vous allez gérer les modifications apportées au plan de projet et de quelle approbation vous aurez besoin pour continuer. C'est un moment utile pour leur rappeler qu'ils peuvent avoir à peu près tout ce qu'ils veulent - s'ils sont prêts à payer pour cela et que le projet prendra plus de temps s'ils incluent de nouvelles exigences !

Si les parties prenantes sont « trop occupées » pour vouloir détailler le calendrier à ce stade, rappelez-leur gentiment à quelle étape vous vous trouvez. Parfois, une mauvaise communication signifie que les principales parties prenantes n'ont pas été informées de la fin du processus de collecte des exigences !

5. Engagez les membres de l'équipe de projet

Lorsque les parties prenantes de votre projet sont satisfaites, n'oubliez pas de vous assurer que les membres de votre équipe de projet le sont également. Ils doivent connaître le processus de contrôle des changements et comment cela les affectera. Ils doivent être des gardiens, des protecteurs de la portée du projet, et non des agents de changement.

Parfois, les membres de l'équipe de projet veulent être utiles et accepteront de changer quelque chose sans appliquer le processus formel de gestion du changement. Expliquez qu'ils ne peuvent pas dire oui aux changements sans que le changement soit approuvé car cela affecterait le plan du projet et pourrait entraîner une dérive de la portée. S'ils veulent aider une partie prenante, la meilleure chose à faire est d'expliquer le processus de contrôle du changement et de proposer de l'aider à documenter le changement.

La dérive du contenu est un vrai problème sur les projets, surtout lorsque le chef de projet, l'équipe et les parties prenantes ne comprennent pas l'impact que les changements peuvent avoir sur les ressources, le budget et le calendrier. Heureusement, cela n'a pas besoin d'être un problème majeur si vous êtes clair sur la portée initiale du projet et que vous gérez soigneusement les modifications apportées à votre plan de projet pendant le cycle de vie de votre projet.

Pour éviter la dérive de la portée et gérer les exigences en constante évolution de votre projet, vous avez besoin d'un logiciel de gestion de projet en ligne à la hauteur de la tâche, qui offre des fonctionnalités de gestion des modifications pour ajouter de nouvelles modifications et les examiner en temps réel. Avec ProjectManager.com, un chef de projet peut hiérarchiser ces changements et attribuer le travail aux membres de l'équipe, et lorsqu'un changement est approuvé, quelqu'un peut se mettre au travail immédiatement.

Scope Creep dans la gestion de projet, expliqué par un PMP

Les chefs de projet sont toujours à l'affût d'une dérive de la portée de leurs projets, mais le problème persiste. Cette vidéo propose sept façons d'atténuer ce risque avant que vos projets ne déraillent.

En revue : le fluage de la portée de la gestion de projet

Jennifer Bridges, PMP, propose ce court tutoriel sur la façon d'éviter la dérive de la portée de vos projets. Elle fournit des techniques de planification qui peuvent être appliquées pour gérer le projet comme prévu ainsi que pour gérer les changements. Elle décrit sept façons de prévenir et de gérer la dérive de la portée :

• Définir le périmètre
• Enregistrez les modifications
• Re-baseline
• Demander plus de financement et/ou de ressources
• Surveillez les signes
• Fixer les priorités
• Evitez les pièges

Il est important de noter que parfois la cause de la dérive de la portée sont vos ressources (cet article vous aidera à déterminer quand votre équipe est hors de contrôle). Qui crée des problèmes dans votre projet entraînant une dérive de la portée ? Ils peuvent aller des membres de l'équipe aux parties prenantes. Vous pouvez utiliser les mêmes techniques de planification décrites ci-dessus pour vous aider à les gérer.

Pro-Tip : N'oubliez pas de garder un œil sur vous aussi ! En tant que chef de projet, vous voulez vous assurer que vous n'étendez pas la portée en ajoutant des fonctionnalités et des exigences supplémentaires. Développer une équipe collaborative libre de discuter et de partager les impacts sur le projet, est la meilleure façon de soutenir le projet.

La vidéo va plus en détail sur tous ces points. C'est une bonne introduction qui aborde un obstacle important sur la voie de la réussite de votre projet.

Comment ProjectManager.com freine le fluage de la portée

Gérer le fluage de la portée, c'est un peu comme gérer un projet. Vous devez contrôler beaucoup de pièces et les faire s'assembler, comme un puzzle. ProjectManager.com est un logiciel de gestion de projet primé qui organise les projets et les équipes pour vous permettre de respecter les délais.

Lorsque des changements sont suggérés par les parties prenantes, vous devez les capturer. Notre logiciel dispose d'un stockage de fichiers illimité, de sorte que des enregistrements détaillés peuvent être enregistrés en un seul endroit. Une fois que vous avez les exigences, vous devez les partager, ce qui est à portée de clic avec notre logiciel.

Lorsqu'un changement survient, l'ajout de contrôles est le meilleur moyen de s'assurer qu'il n'y a pas de glissement de portée. Pour ce faire, nous avons des tableaux kanban qui visualisent le flux de travail. Les colonnes sont entièrement personnalisables, vous pouvez donc en créer des intitulées doing, testing et done. Vous pouvez désormais suivre chaque demande et vous assurer qu'elle n'a pas d'impact négatif sur l'ensemble du projet.

Si le changement arrive dans la colonne Terminé, il est temps de créer un calendrier de projet pour mettre en œuvre ce changement dans la chronologie du projet. Tout comme vous le faites sur votre plan de projet, vous souhaitez planifier les travaux sur l'un de nos diagrammes de Gantt en ligne. À ce stade, vous pouvez configurer des tâches, lier des dépendances et affecter des membres de l'équipe pour effectuer le travail.

Avant de pouvoir exécuter ce plan de projet, les parties prenantes doivent le voir et l'approuver. Heureusement, il est simple de partager vos diagrammes de Gantt avec vos parties prenantes pour obtenir leur approbation. Ensuite, vous pouvez partager le plan avec l'équipe et hiérarchiser vos tâches afin que vos ressources correspondent à votre capacité. Gardez le fluage de la portée à distance avec ProjectManager.com !

Merci d'avoir regardé.

Transcription

Bonjour, je suis Jennifer Whitt, directrice de ProjectManager.com. Bienvenue aux fans de ProjectManager.com. Je pense que vous allez aimer cette session de tableau blanc aujourd'hui, alors merci de nous rejoindre sur Preventing Scope Creep.

Qui cause le fluage de la portée dans votre projet ?

Eh bien, je craque parfois parce que mon inconscient a écrit Preventing Scope Creeps, et je sais que nous avons tous déjà fait l'expérience de Scope Creeps, mais il vaut mieux reconnaître les Scope Creeps. Vous savez, les ressources sur nos projets ou nos parties prenantes, ou peut-être nos clients qui sont les personnes qui injectent les problèmes à l'origine de la dérive de la portée.

J'ai donc l'impression qu'il est important, non seulement de mettre en place des techniques pour gérer la dérive de la portée, mais aussi la dérive de la portée. À quoi ressemblent-ils?
Eh bien, parfois nous pensons que la portée rampe, les gens qui interviennent dans la portée de notre projet sont effrayants. Peut-être qu'ils sont méchants. Mais ce que nous avons appris, c'est qu'ils sont probablement les personnes que vous aimez le plus.

Ce sont les gens qui t'apportent les beignets et t'emmènent déjeuner. Ils sont votre meilleur ami. Vous voulez tout faire pour eux. Ce sont donc eux qui demandent toujours les petits extras. C'est ce dont nous allons parler aujourd'hui. Voici quelques techniques que nous pouvons mettre en place pour aider à gérer cela.

7 conseils pour éviter le fluage de la portée

Voici donc sept conseils que j'ai appris sur la façon de rester sur la bonne voie. Donc, premièrement, définissez la portée. Je suis constamment étonné du nombre de projets sur lesquels je travaille et ils n'ont pas vraiment identifié la portée. Ou peut-être qu'ils ont en quelque sorte une idée de ce que c'est, mais il est important de connaître et de définir la portée avant le début du projet et non après le début du projet. Je sais que vous riez parce que vous l'avez vu aussi.

1. Définir la portée du projet dès le départ

Il est donc important de le définir dès le départ, d'en convenir avec votre comité de contrôle des modifications, vos parties prenantes et vos clients, ainsi que la ligne de base. Il est important de définir la portée avant le début du projet.

2. Modifications de la portée du document

Ensuite, enregistrez les modifications. Encore une fois, en voici un autre. Totalement choqué lorsque les modifications apportées au projet ou à la portée ne sont pas documentées. Nous vous recommandons donc de documenter le changement, d'évaluer le changement, quel changement ou comment cela va-t-il affecter vos projets, et de l'approuver.

Sachez ce que vous allez en faire. Allons-nous le mettre en attente ? Allons-nous l'approuver, mettre en œuvre ce changement, qu'allons-nous en faire ? Il est important que le comité de contrôle des modifications de votre projet fasse cet appel et non vous, le chef de projet, ou autrement, vous allez vous retrouver avec le sac du projet à la fin.

3. Redéfinir votre calendrier de projet ou votre plan de projet

Numéro trois, re-baseline, donc lorsque ces changements sont approuvés ou incorporés dans le projet, il est important de baser soit le calendrier, soit le plan de projet. C'est une chose simple qui peut être faite, alors je ne connais pas la statistique que vous examinez. Je sais que plusieurs organisations, dont Gartner et de nombreuses autres organisations, regardent constamment quel est le nombre de projets qui ont échoué ?

Alors, considérez votre source. Une source affirme que 75 % des projets échouent. Eh bien, la plupart de cela se passe dans ce domaine où les gens ne prennent pas le contrôle du changement. Si seulement une fois que ces changements sont convenus par les parties prenantes et votre comité de contrôle des changements, puis approuvés par ce groupe, puis pour le redéfinir, alors vous n'aurez peut-être pas un projet qui a échoué. C'est une différence entre si vous êtes dans les 75% de projets ratés ou dans les 25% de projets réussis.

Donc, si vous ne regardez que les chiffres, s'il y a dix chefs de projet dans la pièce avec vous, alors 7,5, ou si vous arrondissez, huit d'entre vous gèrent des projets qui ont échoué et deux d'entre vous qui ont réussi. La légère différence peut être quelque chose d'aussi petit que si vous gérez les changements de portée et redéfinissez vos plans.

4. Demander un financement ou des ressources supplémentaires

Quatrièmement, demandez des fonds ou des ressources supplémentaires. Donc, maintenant, les changements ont été approuvés. Vous avez rebasé. Mais parfois, pour certaines personnes, il est difficile de revenir en arrière et de demander des ressources supplémentaires, le financement dont vous avez besoin pour que ces changements se produisent. Si vous êtes d'accord là-dessus mais que vous ne revenez pas en arrière et ne demandez pas les gens, le financement, les ressources dont vous avez besoin pour faire ces changements, encore une fois, nous revenons ici dans la statistique.

5. Communiquez avec votre équipe de projet et suivez les progrès

Numéro cinq, surveillez les panneaux. Donc pour vous en tant que chef de projet, surveillez toujours votre équipe, les comportements de votre équipe. Nous avons l'impression que les signes sont quand les choses deviennent trop calmes, où les gens travaillent mais vous n'obtenez aucun signal de l'équipe ou aucun retour. Ou tout va toujours bien lorsque vous demandez à votre équipe de projet ou aux membres de votre équipe : « Comment ça va ? » et tout est sur la bonne voie. Eh bien, nous pensons que ce sont des signes que quelque chose ne va pas.

Il est donc toujours bon de revenir en arrière, de vérifier les membres de votre équipe, votre projet, de regarder les choses qui sont réellement en cours d'achèvement et de voir et d'évaluer « Êtes-vous vraiment sur la bonne voie ? » Prennent-ils les biscuits, les brownies et les beignets de la chair de poule, mettent-ils en œuvre ces changements et les font-ils tranquillement? Seulement pour que vous découvriez à la fin du projet où votre portée s'était glissée et que vous ne le saviez pas.

6. Établissez des priorités

Numéro six, établissez des priorités. Encore une fois, cela revient aux étapes précédentes, en ayant votre tableau de contrôle des changements pour évaluer et hiérarchiser les changements. Cela se produit lorsque nous voyons généralement plusieurs groupes, parfois avec votre projet et que vous avez différentes parties prenantes de différentes unités commerciales, par exemple, qui vous apportent des changements, puis c'est une querelle. Laissez le comité de contrôle des changements décider quels changements doivent être approuvés. Laissez le comité de contrôle des modifications faire cela, sinon vous serez dans une mauvaise position dans laquelle vous ne voulez pas être.

7. Évitez les pièges de fluage de la portée

Numéro sept, évitez les pièges. Nous les avons tous vus de la portée où les petites phrases qu'ils disent, "Eh bien pendant que vous êtes là-dedans…" Ou, "Pendant que vous faites ça, pourriez-vous faire ça aussi?" Ou, « Tout ce que vous avez à faire, c'est… » Ils ont une solution simple, même s'ils ne l'ont jamais fait auparavant. Ou celui que j'aime le plus, "Hé, ça ne prendra pas si longtemps."

Eh bien, sur la base de quoi? Sur la base de l'évaluation de qui ? Basé sur ceux qui ne l'ont jamais fait auparavant? Basé sur aucun changement ou évaluation ? Ce sont donc de petits pièges dans lesquels nous nous retrouvons dans lesquels nous nous retrouvons dans les 75% ou même plus de projets échoués.

Donc, je dois admettre que lorsque je suis le client, je suis en fait un fluage parce que c'est moi qui prends les cookies, les beignets et la pizza ou toute tactique que je peux trouver pour obtenir les choses supplémentaires que je vouloir. Donc, certains de ces conseils que j'ai appris de moi-même, non seulement de mon projet, mais de moi-même en tant que client sur d'autres projets où je suis le fluage de la portée.

Donc, si vous avez besoin de conseils, d'outils ou de techniques pour gérer votre glissement de portée, ou mieux encore, identifier les glissements de portée, alors rendez-nous visite sur ProjectManager.com.