6 choses que nous avons apprises en 2021 en tant qu'agence WordPress

En 2020, nous avons publié un article de blog sur DevriX 2020 en revue qui décrivait les projets passionnants dans lesquels nous nous sommes impliqués et les précieuses leçons que nous avons apprises en tant qu'agence WordPress en pleine croissance. Nous avons fait face à de sérieux défis en 2020, qui nous ont beaucoup appris. Nous avons pris note et restructuré notre processus afin de continuer à faire ce que nous aimons tout en grandissant régulièrement.

Nous sommes presque en 2022, et notre équipe de plus de 50 personnes travaille activement sur plusieurs projets haut de gamme, aidant les entreprises avec le développement Web WordPress, la croissance de l'entreprise, l'architecture des systèmes, le marketing et le travail créatif, tout en fournissant d'excellents résultats et en maintenant un bon portefeuille de projets en cours. projets. Cela a été rendu possible grâce à certaines leçons que nous avons apprises au cours de l'année écoulée, et nous aimerions les partager avec nos collègues consultants et agences WordPress qui s'efforcent également de se développer, de constituer des équipes distribuées diverses et de travailler avec d'incroyables clients à travers le monde.

Il y a beaucoup plus prévu pour 2022, et nous attendons avec impatience les prochains défis. Mais avant de passer au nouveau, réfléchissons à l'ancien. Voici ce qui nous a aidés à améliorer la croissance de notre entreprise et de notre équipe jusqu'à présent.

1. Modèles de proposition et entonnoir de vente

Attirer de nouveaux clients et partenaires est un processus qui nécessite l'implication de tous ceux qui participent à la conversation. Cependant, comprendre les besoins des clients prend énormément de temps. Cela nécessite un certain nombre d'appels, des allers-retours par e-mail et messagerie instantanée, poser toutes sortes de questions, examiner la base de code à ce jour et préparer une longue proposition personnalisée avec un contrat comme étape finale.

Fin 2020, nous avions reçu un bon nombre de demandes chaque mois, mais beaucoup d'entre elles n'ont pas décollé en raison d'un budget insuffisant, d'une mauvaise communication, d'un manque de compréhension de notre modèle de service et d'autres raisons diverses. De plus, tout ce qui précède a pris une éternité à préparer et a même interrompu notre flux de travail de développement. Et lorsque vous passez des dizaines d'heures (ou plus) à préparer une proposition, qui ne fonctionne pas, cela finit par être une énorme perte de temps et de ressources.

C'est pourquoi, fin 2021, nous avons passé du temps à définir nos principales offres de services de développement web WordPress, à esquisser un format de pages de destination incluant la base de nos solutions et à standardiser un questionnaire pour des concerts ponctuels personnalisés.

Les principaux types de travaux que nous traitons comprennent :

1. Mandataires de développement WordPress
2. Solutions de développement d'entreprise
3. Maintenance et assistance continues de WordPress

Nos forfaits et plans de maintenance sont maintenant définis en détail, avec différentes options pour différents types d'entreprises. Étant donné que les solutions Web personnalisées varient et que nous proposons divers services dans le cadre du package - développement, conception, croissance de l'entreprise, gestion des systèmes et marketing. Nous avons préparé un questionnaire d'enquête initial qui répond à la majorité des questions que nous posions à chaque client, réduisant ainsi considérablement le temps de prévente.

Compte tenu des retours de nos clients, nous nous sommes rendus compte que cela a aidé certains d'entre eux à mieux comprendre ce que nous faisons ainsi qu'à définir plus clairement leurs principaux objectifs. Les clients recherchent souvent une solution Web, sans comprendre pourquoi, et notre formulaire se concentre sur des objectifs commerciaux importants, la recherche de la concurrence, la définition de directives d'interface utilisateur, la fourniture de données mesurables et plus encore, ce qui est souvent la base de nos propositions également.

En parlant de propositions, ces trois principales solutions de services étant prêtes à être vendues, nous avons pu préparer des modèles de proposition standard et des contrats pour chacune d'entre elles. Une partie du travail consistait à définir notre accord de niveau de service (SLA), les périodes de maintenance, les détails de propriété et de licence de la base de code, les détails juridiques, les protocoles de communication, les délais de réponse acceptables, ce qui doit être livré à l'avance et quel serait le résultat final lorsque remise du projet (ou mensuellement pour les affaires en cours).

Nos propositions de modèles incluent des sections pertinentes pour l'ensemble de notre expertise. Ceux-ci sont adaptés au projet donné pour inclure les détails spécifiques dont nos clients doivent être conscients.

De plus, nous avons automatisé une partie de ce processus, pour pouvoir parler avec plus de prospects. Ensuite, nous avons mieux identifié nos solutions, réduit le nombre de prospects non qualifiés et réduit les pertes liées aux allers-retours avec des prospects qui n'avaient pas besoin de nos services.

Nous avons également introduit officiellement les plans de sessions de découverte payantes pour les clients qui ne savaient pas encore ce qu'ils voulaient. Pour y parvenir, nous avons travaillé en étroite collaboration avec eux pour définir une stratégie commerciale qui répondrait à leurs besoins uniques.

2. Relations commerciales continues

Le travail continu a toujours été l'un de nos principaux objectifs chez DevriX. Cela a été rendu possible grâce à l'établissement et au maintien de solides relations d'affaires, qui comprennent deux branches différentes :

1. Construire des contrats en cours avec de nouveaux clients qui viennent à nous.
2. Établissez des partenariats avec des fournisseurs de services qui offrent des services complémentaires à ce que nous faisons.

Construire des contrats en cours avec les clients

Auparavant, nous acceptions plus de concerts à prix fixe que nécessaire, et en raison du manque de propositions appropriées, nous avons été confrontés à divers problèmes avec des retards constants, des informations ou des actifs manquants des clients, des solutions d'hébergement problématiques (telles que Yahoo! - oui, ils offrent en fait un hébergement à l'ancienne) et plus encore. En plus de cela, les clients n'étaient pas souvent intéressés par le travail en cours pour leurs sites Web, et un an ou deux plus tard, les problèmes continuaient de se présenter - des sites Web piratés avec une version très obsolète de WordPress, ou des administrateurs installant des curseurs vulnérables et d'autres ajouts qui n'arrêtait pas d'affecter la solution initiale que nous avions fournie.

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Maintenant, nous acceptons très peu de concerts à prix fixe et vendons principalement des contrats de développement en cours. Cependant, même les projets au forfait incluent un contrat de maintenance évolutive qui nous permet de maîtriser au mieux l'avenir de la pile technique, tout en maintenant un haut niveau de sécurité et de performance.

La gestion des changements sur les serveurs de développement, même pour les petits clients, aide avec les incompatibilités et les régressions, quelque chose sur lequel nous travaillons sans passer en production. La gestion des mises à jour, des révisions de code, de la surveillance de la disponibilité et de la gestion des ressources garantit également la stabilité de ces solutions, qui n'étaient auparavant une exigence interne que pour les grandes plates-formes.

Partenariats avec d'autres fournisseurs

Fin 2021, nous nous sommes entièrement concentrés sur les partenariats. Notre service marketing s'occupait du contenu du site Web, de la création de liens ou de la publicité qui apportait des prospects entrants, mais l'équipe de direction a développé une stratégie de partenariats continus.

Nous avons pu conclure plusieurs contrats stratégiques avec des agences en Europe, en Amérique du Nord et en Asie. Certains d'entre eux étaient des agences techniques qui ne pouvaient pas tout livrer et préféraient nous confier le gros du travail, ou se décharger quand il y avait trop de travail dans leur assiette.

D'autres se sont engagés dans différents domaines d'activité - publicité, relations publiques, référencement, marketing, création, sociétés d'hébergement à la recherche d'un partenaire de développement WordPress solide qui s'adapterait à leurs processus, les aiderait à se développer et fournirait des services de développement continus à leurs comptes en cas de besoin.

En plus de générer de bons revenus continus, cela nous a permis d'élargir nos horizons de développement commercial en explorant différentes stratégies de vente, de marketing et de croissance, des processus de gestion de projet et des modèles juridiques qui nous ont aidés à évoluer. Après avoir passé du temps avec les mêmes partenaires, il est devenu possible de leur confier plus de travail, d'obtenir de meilleurs résultats et en moins de temps. Cela a également convaincu certains d'entre eux d'offrir officiellement des services de développement WordPress sur leurs sites Web et de nous décharger de ces pistes.

Les partenariats sont au cœur de notre philosophie chez DevriX, et nous complétons volontiers les portefeuilles de services de nos partenaires avec le travail de développement WordPress tout en les laissant se concentrer sur ce qu'ils font le mieux.

3. Aidez différents publics

Il y a onze ans, lorsque nous avons commencé, notre équipe n'était composée que de quelques personnes. Nous n'avions pas assez de main-d'œuvre pour nous attaquer à de grands projets d'entreprise et nous n'offrions pas de services divers pour vendre un ensemble complet. Avec suffisamment de persévérance, nous avons pu grandir, augmenter nos compétences et constituer une équipe qui travaille désormais sur des projets haut de gamme, notamment de grandes plateformes multisites pour les constructeurs automobiles, de grands portails multimédias, des solutions logicielles en tant que service évolutives et plus encore.

Cependant, cela a également modifié nos processus de gestion, en introduisant des personnes aux compétences différentes de différents pays. Les personnes qui en sont responsables sous la forme de gestion ou de direction d'équipe, d'AQ, d'outils et de systèmes internes, et de coûts supplémentaires pour que tout cela fonctionne à long terme. Cela est rapidement devenu trop coûteux pour les petits clients, et l'absence de portefeuille public en raison des nombreux accords de confidentialité que nous avons signés a rendu plus difficile pour les nouveaux prospects de faire un acte de foi avec des contrats à cinq chiffres (ou plus).

Développement WordPress en tant que service

Afin de devenir plus flexibles dans ces cas, nous avons discuté de ce qui pourrait être fait pour les clients de différents publics. Définir nos buyer personas et classer les différents niveaux de clients était une étape importante pour aller de l'avant.

Nous nous sommes spécialisés dans plusieurs directions, telles que la construction de solutions SaaS (avec différents plans de paiement et de fonctionnalités), de grands multisites, des migrations personnalisées à partir de différentes plateformes (PHP, Java, Python, .NET) et de grands projets personnalisés intégrant toutes sortes d'API tierces. . Cette décision nous a permis de créer des processus distincts pour chacun d'entre eux, d'extraire certains composants réutilisables et d'augmenter le niveau d'expérience des membres de notre équipe, ce qui leur a permis de livrer continuellement plus en moins de temps avec moins de contretemps en cours de route.

Nous avons identifié des moyens de découpler un noyau de service principal de travail que nous devons effectuer pour chaque client, et défini d'autres sous-services que nous pourrions vendre ou combiner en plus.

Par exemple, construire une grande plate-forme technique WordPress et l'héberger sur une infrastructure fiable est généralement notre principal objectif. Cependant, nous pourrions confier l'hébergement à un fournisseur d'hébergement WordPress géré, comme Pagely, déléguer la conception à quelqu'un d'autre et ne pas assumer les efforts de marketing et de croissance.

Nous avons expérimenté en interne différents outils et plugins grâce à notre processus de vérification et ceux-ci peuvent désormais être utilisés dans des projets sans que nous ayons à nous soucier des performances ou de la sécurité (ou à les créer à partir de zéro). Nous avons noué des relations avec nombre de leurs auteurs en contribuant à des correctifs ou en ayant un point de contact direct pour signaler des problèmes ou discuter de nouvelles fonctionnalités potentielles.

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Mise à jour des services complets

La source

Pour les clients qui étaient prêts à payer pour la suite complète de services, mais qui avaient du mal à s'engager sur une grande quantité à l'avance, nous avons peaufiné nos plans de mandat de développement WordPress de manière à leur permettre de s'inscrire à un "essai" et voyez comment nous travaillons, payez mensuellement pour chaque étape au lieu de vous engager sur le montant total dès le début. De plus, cela nous a permis de mettre en œuvre de nouvelles exigences pendant le processus de développement, de redéfinir les objectifs , de construire de manière itérative (laissez le client décider quel composant a besoin de plus de travail ou de fonctionnalités, et lequel est prêt), et généralement leur faire économiser beaucoup d'argent tout en donnant leur donne la possibilité d'ajouter ou de supprimer des éléments pendant le processus de travail.

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Certains de nos clients ont commencé avec un plan de maintenance de 10 heures par mois, qui a rapidement été converti en forfait de 40h/mois, d'autres sont passés de 40h/mois à 100h/mois.

Certaines négociations initiales qui concernaient des projets MVP de 10 000 $ se situent maintenant au milieu des cinq chiffres plus, grâce à la possibilité de fournir un travail continu mois par mois, en montrant des ajouts incrémentiels construits dans un souci de flexibilité et d'extensibilité, en lançant des MVP et en itérant en fonction de l'utilisateur. retour d'information et en apportant constamment des améliorations aux systèmes existants.

4. L'assurance qualité est inestimable

Notre première embauche d'AQ remonte à 2014, mais il n'était impliqué que dans les tests de notre principal projet SaaS sur lequel nous travaillions à l'époque. Alors que le nombre de comptes en cours ne cessait de croître, nous avons réalisé que l'assurance qualité est une unité essentielle de notre processus. Nous avons embauché un autre QA et un assistant pour nous aider à configurer des pages de démonstration ou à répertorier les fonctionnalités, à aider avec les horaires de démonstration, etc.

Avec un personnel d'assurance qualité cohérent, nous sommes désormais en mesure d'attribuer des jalons aux développeurs, de les laisser travailler sur des tâches hautement découplées et d'attribuer le travail de test à nos AQ.

Le processus d'assurance qualité comprend l'extraction locale des dernières versions de Git, le test de différentes branches, la surveillance des journaux et le signalement de toutes sortes de régressions ou de fonctionnalités incomplètes nécessitant le nettoyage des cas extrêmes. En plus de tester différents environnements (y compris le serveur intermédiaire), nous sommes en mesure de détecter divers pièges entre les versions de serveur, les environnements d'hébergement, les limites de mémoire, etc.

Cela a amélioré la qualité globale de nos produits et libéré du temps de développement afin que nos ingénieurs WordPress puissent se concentrer sur la résolution de problèmes et la mise en œuvre de fonctionnalités pendant que quelqu'un essaie constamment de casser son travail entre-temps. QA comprend également des tests mobiles et la lecture avec différents navigateurs, ce qui conduit parfois à des correctifs CSS de suivi ou même à la commutation de bibliothèques entières qui ne prennent pas en charge les médias pour iOS ou certains navigateurs.

5. Communications et documentation

Avoir une équipe de 5 à 8 personnes est gérable, mais à mesure que l'équipe grandit et que des personnes ayant des compétences ou une expérience différentes se joignent à elle, travailler sur plus de projets et les gérer tous devient rapidement un cauchemar sans le bon processus et les bons outils en place.

Nous nous appuyons sur Slack pour la communication interne, où nous avons créé des canaux pour chaque projet et chacune de nos équipes - développeurs, concepteurs, spécialistes du marketing et direction.

Nous avons intégré certains des services que nous utilisons pour chaque canal, tels qu'Asana ou GitHub, en extrayant les derniers commits, tâches, demandes d'extraction et commentaires d'émission, ce qui a permis de conserver le contexte au même endroit et de travailler avec chaque équipe (par compétence ou projet) de manière beaucoup plus organisée.

De plus, nous avons également défini un processus plus propre pour la gestion de projet sur Asana, en utilisant des dates d'échéance, diverses étiquettes de priorité et en utilisant le calendrier de l'équipe afin de surveiller la situation dans son ensemble pour les sprints hebdomadaires. L'introduction de lancements et de discussions régulières permet aux gens de se tenir au courant, de savoir quand les démos approchent, de faire rebondir leurs idées, d'attribuer des tâches aux autres membres de l'équipe et de communiquer en interne. Cela garantit que nous avons plus de temps pour les révisions de code, la gestion du flux de travail, la réponse à des questions architecturales importantes ou l'aide avec des fonctionnalités spécifiques.

Récemment, nous avons également commencé à documenter nos projets, ce qui nous a fourni une manière structurée de décrire la croissance du projet en temps réel, de nouvelles fonctionnalités créées toutes les deux semaines, des éléments en cours qui devaient être gérés à l'avenir. Ces documents sont disponibles pour les personnes qui rejoignent un nouveau projet, afin de réduire la quantité de R&D en ayant un aperçu détaillé du projet, de l'avancement, des objectifs, des membres de l'équipe responsables des fonctionnalités et plus encore.

6. Listes de contrôle

Les grands orateurs disent souvent que « les balles sont mortes », mais elles sont incroyablement utiles dans certains cas, notamment pour définir de longs flux de travail avec un grand nombre d'étapes simples.

Nous avons mis en place un certain nombre de processus différents pour différentes parties de notre entreprise : l'entonnoir de vente, la mise en place d'un nouveau projet, la fourniture d'une solution Web, les déploiements, l'embauche de nouvelles personnes, la présentation des membres de l'équipe à un nouveau projet, etc. beaucoup de départements différents en même temps, répartis sur un certain nombre de projets différents, se sont avérés difficiles - en termes de temps et de suivi des petits détails.

Nous avons creusé plus profondément et décomposé les grandes étapes du processus métier en composants distincts, consistant en une liste de contrôle pour chacun d'eux. Certains sont liés à l'embauche - une liste des compétences non techniques professionnelles et souhaitées, une ventilation des objectifs de l'entreprise - et la mission définie d'une manière que nous pouvons utiliser lors des entretiens pour évaluer les personnes en détail. Il en va de même pour la préparation d'une démo ou la mise en place d'un projet - il y a beaucoup à faire pour chacun d'entre eux à chaque fois, certains étant plus importants que "créer un nouveau référentiel GitHub privé" via "envoyer des documents X, Y, Z au nouveau membres de l'équipe » ou « ajouter ceci à .gitignore ».

L'ajout de listes de contrôle spécifiques pour les tests, la vérification que les dossiers internes ne font pas partie du référentiel, que les e-mails sont modifiés ou que certains scripts sont exécutés partout, garantit que nous n'oublions pas les petits mais importants détails grâce à une centaine de petites étapes que nous faut prendre à chaque fois.

Bonus : automatisation et réutilisation

Ce dernier élément n'est pas vraiment révolutionnaire en soi, mais l'année dernière, nous avons en fait continué à planifier des efforts d'automatisation et de réutilisation. Dans le cadre de chaque processus interne, nous identifions les éléments clés qui doivent être automatisés, ainsi que les composants potentiels que nous pouvons réutiliser ou construire et extraire en tant qu'éléments modulaires à partir de là.

Fondamentalement, la principale différence est que nous passons un temps réel prédéfini à déterminer ce qui peut être réutilisé dans différents scénarios, et quelles sont les étapes qui font perdre beaucoup de temps et peuvent être automatisées. Certains n'étaient pas un problème lorsque nous étions une petite équipe, mais si 8 personnes travaillaient sur un projet et devaient effectuer une action manuelle 5 fois par jour qui prend 6 minutes, alors cela se traduit par un total de 4 heures qui sont perdues chaque jour. . Cela vous fait penser différemment et mieux planifier dès le départ.

Il est également important d'établir combien de temps il faut pour construire chacun, ou combien de temps il faut pour rendre une fonctionnalité Web extensible. Une fois cela établi, nous allouons du temps interne pour les améliorations et la flexibilité qui se fait en dehors des heures payées par un client.

Nous avons introduit des couches supplémentaires d'automatisation et de réutilisation dans nos processus internes et externes. D'un script de provisionnement d'intégration continue standardisé sur une instance cloud personnalisée par projet, jusqu'à des modèles pour différents types de projets ou des données de démonstration pour la livraison. Construire une collection de plugins et de bibliothèques de confiance qui sont bien testés et qui peuvent être réutilisés sans affecter la stabilité ou l'évolutivité, optimiser les processus de communication, automatiser au mieux les rapports, utiliser divers outils pour soutenir notre processus.

Nous utilisons diverses intégrations Zapier sur Asana, GitHub, Slack, WordPress pour certaines actions, y compris les soumissions Gravity Forms, divers outils de création de rapports et autres. Nous avons deux plates-formes de surveillance des applications et du système exécutant et suivant les solutions Web, et avons intégré un bel outil de comparaison d'interface utilisateur exécutant l'analyse d'images sur différents instantanés du même site Web.

Notre CRM est un projet personnalisé construit sur WordPress que nous avons développé au cours de la dernière année et que nous continuons à intégrer avec des outils et des systèmes externes, étendant le mécanisme de rapport pour de meilleures révisions de processus finaux. Notre équipe interagit également via une instance interne BuddyPress que notre CTO Stanko a connectée à Slack pour publier des mises à jour de statut et des commentaires. Nous connectons nos systèmes entre eux et économisons beaucoup de temps grâce au copier-coller ou au changement de contexte, à la création de robots personnalisés déclenchant des activités via des services tiers et à la surveillance automatisée spécifique à l'entreprise pour certains sites Web.

Nous avons beaucoup appris en 2021 et devons agir rapidement afin d'assurer la poursuite de la croissance de l'entreprise. 2022 approche à grands pas et nous avons déjà quelques nouvelles embauches et un million de choses en cours, y compris de nouveaux partenariats, des améliorations de processus supplémentaires, un arriéré de choses prévues au cours des 2-3 prochains mois et bien plus encore.