6 conseils pour développer un flux de travail de contenu efficace [+Modèle]

La rédaction de contenu est à la fois un processus créatif et axé sur les affaires et, en tant que tel, il doit suivre des règles clairement définies pour être efficace et productif. La meilleure façon d'y parvenir est de mettre en place un workflow de contenu et de fournir des informations détaillées sur chaque étape du pipeline.

Alors que l'organisation et la créativité sont le plus souvent considérées comme incompatibles, lorsque leurs forces sont combinées, les entreprises peuvent optimiser et améliorer la production de contenu. Cela permet à toutes les personnes impliquées de se concentrer sur leur travail plutôt que de perdre du temps et de l'énergie à comprendre le processus et leur rôle dans celui-ci. De plus, lorsque le flux de travail est documenté et sans ambiguïté, le risque d'erreurs et de retards est minimisé.

Dans cet article, nous fournirons une liste de trucs et astuces pratiques pour développer un contenu et un workflow éditorial efficaces. Les techniques peuvent être appliquées à la fois au marketing de contenu et au journalisme, et adaptées à tout type de contenu.

Alors lisez la suite pour rationaliser vos efforts et booster vos résultats !

1. Gardez un stock solide comme sauvegarde

Peu importe ce que quelqu'un dit, la règle numéro un pour un flux de travail de contenu efficace et réussi est de conserver un stock solide de contenu.

Même si vous disposez d'un processus à toute épreuve et qu'il n'y a pas un seul fainéant au sein de votre équipe, vous devez être prêt à faire face à d'éventuels revers de production. Celles-ci peuvent être causées par des jours de congé, des problèmes de productivité, des facteurs externes inattendus, le roulement du personnel, etc. La meilleure façon d'éviter ces retards est de disposer d'un stock d'articles en attente et prêts à être publiés.

De cette façon, vous aurez la possibilité de modifier les priorités, d'explorer de nouvelles idées et de gérer les urgences sans nuire à l'intégrité de votre calendrier éditorial. Publier régulièrement et dans les délais est vital pour votre stratégie et, pour fidéliser votre audience et maintenir l'engagement, vous devez être capable de cohérence en toutes circonstances.

De plus, avoir une sauvegarde ou un stock vous permet de maintenir la qualité du contenu car vous n'avez pas besoin de précipiter les étapes du processus de création et vous avez suffisamment de temps pour peaufiner chaque pièce que vous produisez.

Cependant, si vous ne faites que commencer vos efforts de contenu et que vous manquez de personnel, cela peut être difficile à réaliser, car il peut être difficile pour vous de suivre votre emploi du temps de toute façon. Le plan d'action le plus sûr dans ce cas est de constituer un stock avant de commencer à publier complètement. Cela minimisera le stress lié au respect des délais et garantira que votre stratégie ne sera pas compromise lorsque vous manquerez de temps.

2. Cartographiez le processus de création de contenu

Cartographier le processus de création de contenu signifie répertorier les étapes du flux de travail de contenu dans un ordre consécutif et ajouter un bref résumé sur chacune. Fournir ces informations en noir et blanc (ou, pourquoi pas, dans un graphique en couleur) aide les entreprises à rationaliser la création de contenu et garantit que personne ne se méprend sur sa place.

La transparence offerte par la carte peut grandement profiter à la fois à la direction et aux employés, car elle permet aux gens d'accomplir leurs tâches sans manquer d'étapes importantes du processus. En conséquence, la production se déroule sans heurts et les éventuels goulots d'étranglement sont clairement visibles et plus faciles à gérer.

Les étapes à inclure dépendent du type de contenu que vous créez et des membres de l'équipe qui font partie du processus. De plus, vous devez configurer un flux de travail individuel pour chaque type de contenu de votre calendrier.

À la fin de cet article, nous fournissons un modèle de flux de travail de contenu pour créer des articles et des articles de blog. S'y référer peut vous aider à avoir une idée de ce qu'il faut inclure dans le vôtre.

3. Préparez une documentation exhaustive

En plus de résumer ce qu'implique chaque étape du flux de travail de contenu, vous devez fournir une documentation exhaustive sur la façon de l'implémenter. Dans ce document, vous devez décrire ce que l'on attend de la personne à qui la tâche est assignée, où elle peut trouver des ressources supplémentaires et à qui s'adresser si elle a d'autres questions.

En bref, il doit fournir des instructions claires qui permettent à chacun d'accomplir ses tâches sans contretemps ni incertitude.

La documentation peut faire référence aux directives et à la base de connaissances de votre marque, ou être présentée sous la forme d'un pdf autonome.

De plus, assurez-vous de fournir une liste de tous les outils qui peuvent ou doivent être utilisés dans le processus, ainsi que des instructions sur la façon de les utiliser. Si nécessaire, offrez une formation et encouragez les employés à demander de l'aide s'ils n'ont pas confiance en leurs compétences.

4. Répartissez correctement les responsabilités

Chaque personne doit être consciente des étapes dont elle est responsable et qui est responsable du reste. De cette façon, ils sauront à qui confier la tâche lorsqu'ils auront terminé leur partie, et aussi vers qui se tourner en cas de revers.

De plus, il doit y avoir une personne en charge de l'ensemble du processus, cela peut être un chef de projet, un stratège en marketing de contenu, un gestionnaire de contenu ou un propriétaire de projet dédié. Cette personne s'assure que le contenu créé s'inscrit dans la stratégie de contenu de l'entreprise, atténue les problèmes et surveille les performances du contenu une fois publié.

Cependant, gardez à l'esprit que dans différentes entreprises, les rôles de flux de travail de contenu peuvent être combinés pour être mis en œuvre par un expert en marketing, ou il peut y avoir plusieurs personnes au travail.

De plus, pour que le flux de travail de contenu se déroule sans heurts, chaque membre de l'équipe doit savoir à qui il peut déléguer ses responsabilités, au cas où il devrait s'absenter. De cette façon, les jours de vacances sont moins susceptibles de créer des blocages ou des problèmes de production.

5. Définir les délais des tâches

Cette partie du flux de travail de contenu reste souvent négligée, mais elle peut facilement devenir la raison pour laquelle vous la faites ou la cassez.

Dans la documentation, vous devez fournir des instructions claires sur le temps que chaque tâche devrait prendre. Sinon, vous risquez la possibilité que les gens comprennent mal leurs priorités et créent des goulots d'étranglement.

De plus, chacun doit être conscient non seulement de ses propres délais, mais de l'ensemble du processus, afin de pouvoir planifier correctement ses tâches sur une base quotidienne, hebdomadaire et mensuelle.

Cependant, assurez-vous que les échéanciers et les délais prévus sont réalistes et réalisables. Il n'est pas nécessaire que tout le monde ait des dizaines de tâches en retard. Cela démotive les gens. Si vous remarquez que le personnel prend régulièrement du retard, vous devez rechercher pourquoi et revoir votre stratégie si nécessaire.

6. Implémenter un outil BPM

Les outils de gestion des processus métier (BPM) facilitent le suivi et la surveillance des processus, l'identification des problèmes et permettent à chacun de suivre son travail. Ils favorisent non seulement la transparence, mais peuvent également simplifier le flux de travail de contenu pour la direction et les employés.

Il existe de nombreuses solutions SaaS BPM disponibles qui sont accessibles aux petites et moyennes organisations ainsi qu'aux grandes entreprises. En implémenter un dans votre entreprise peut vous donner une meilleure vue d'ensemble non seulement du flux de travail de contenu, mais de toutes les opérations. De plus, cela peut améliorer la communication, permettre à la direction d'avoir une approche plus individuelle de la performance des employés et contribuer à une meilleure productivité.

De plus, cela facilite la fixation et le respect des délais. Le flux de travail peut être organisé en modèles et afficher des notifications à l'approche des dates d'échéance. De plus, il peut être automatisé et ajusté si nécessaire.

Bonus : modèle de flux de travail de contenu

Nous avons créé pour vous un modèle de workflow de contenu qui peut être utilisé lors de la publication d'articles et de billets de blog. Vous pouvez l'adapter aux besoins de votre entreprise en fonction des étapes de votre pipeline et des ressources dont vous disposez.

Carte de création de contenu :

1. Brainstorming et suggestion de titre. Créer une liste de titres de contenu ou de publications piliers qui contribuent à la stratégie de l'entreprise. Ajouter les titres au calendrier éditorial et les attribuer aux rédacteurs. Personne responsable : Stratège et/ou rédacteur Calendrier : Doit être fait au moins une fois par mois pour s'assurer qu'il y a suffisamment de sujets à alimenter dans le pipeline.
2. Recherche de mots-clés. Trouver les meilleurs termes de recherche pour chaque titre afin de faire correspondre l'intention de l'utilisateur aux objectifs de l'entreprise. Fournir une liste des sous-sujets qui doivent être mentionnés pour assurer une couverture approfondie du sujet. Responsable : Stratège et/ou rédacteur Délai : Le mot-clé principal doit être fourni lors de la suggestion de titre. Des termes de recherche et des sujets supplémentaires peuvent être fournis ultérieurement.
3. Mission brève et tite . Fournir des informations sur la manière dont le sujet sera abordé et l'attribuer à un rédacteur. Responsable : Stratège, gestionnaire de contenu et/ou rédacteur Délais : Selon le calendrier éditorial et les délais de traitement. Doit être livré avec suffisamment d'avance pour s'assurer que l'équipe peut mettre en œuvre la tâche à temps.

4. Recherche et aperçu. Faire des recherches sur le sujet et rédiger l'article. En fonction des compétences, de l'expérience et des connaissances de l'auteur sur le sujet, il peut soit soumettre le plan pour approbation, soit procéder directement à la rédaction de l'article et soumettre le brouillon une fois qu'il est prêt. Responsable : Rédacteur Délai : 1 jour

5. En écrivant. Créer le texte, l'optimiser avec des mots-clés et le formater correctement avec des titres et des sous-titres. L'auteur peut également ajouter des liens internes et fournir une liste d'articles connexes, ainsi que suggérer des liens externes vers des recherches, des statistiques et des informations pertinentes. L'écrivain doit également fournir des idées pour les images et les graphiques. Responsable : Rédacteur Délai : 2 jours
6. La revue. Revoir le texte pour s'assurer qu'il correspond au brief et qu'il est conforme aux exigences de l'entreprise. La personne responsable peut également effectuer une vérification du plagiat pour confirmer que le contenu est original et ne crée aucun problème de duplication. Ensuite, ils attribuent la tâche au rédacteur pour mettre en œuvre les modifications et apporter des ajustements, le cas échéant. Responsable : Gestionnaire de contenu ou rédacteur senior Délai : 1 jour
7. Approbation de l'expert en la matière. Selon le sujet, le texte peut être confié à un expert qui peut vérifier les erreurs factuelles et autres problèmes et suggérer des améliorations. Responsable : Expert en la matière Délai : 1 jour
8. Édition. Réviser le texte pour éliminer les fautes de grammaire et d'orthographe et les problèmes de lisibilité. Responsable : Editeur Délai : 1 jour
9. Conception graphique. Mise en forme de toutes les images et captures d'écran fournies, création d'une image vedette et création des graphiques, visuels, infographies, gif, etc. demandés. Une fois les visuels approuvés, le contenu est prêt à être publié.
   
   Responsable : Graphiste Délai : 2-3 jours
10. Téléchargement et publication. Téléchargement du contenu sur le CMS, avec les images. La personne en charge s'occupe de toute optimisation SEO supplémentaire, telle que le balisage de schéma, la méta description, les balises alt d'image, l'optimisation d'URL, etc. Une fois cela fait, le contenu est publié en ligne. Responsable : Responsable du contenu Délai : 1 jour, selon le calendrier du contenu
11. Distribution. Réorienter le contenu pour la stratégie de marketing omnicanal de l'entreprise, y compris le partage sur les réseaux sociaux, les newsletters par e-mail, les podcasts, les vidéos, etc. Cette étape peut inclure des créations et du texte supplémentaires, qui peuvent être soumis à un flux de travail de contenu différent. Responsable : Social media manager, email marketing manager Durée : 1 jour, selon le planning respectif

Documents nécessaires :

• Longueur du contenu (en mots ou en caractères)
• Ton de la voix
• Vocabulaire et style
• Mise en page
• Modèles
• Structure
• Style de titre
• Utilisation de la virgule Oxford
• Outils de rédaction et de référencement

Liste des ressources supplémentaires :

• Conception graphique et directives visuelles
• Lignes directrices sur les médias sociaux
• Directives de marketing par courriel

Conclusion

Bien qu'il soit possible d'exécuter avec succès la création de contenu sans flux de travail, omettre de documenter le processus et de fournir des instructions claires à toutes les personnes impliquées compromet sans aucun doute l'efficacité.

En fournissant des directives et des délais, et en répartissant les responsabilités en conséquence, vous permettez aux gens de faire leur travail sans distractions. Le flux de travail peut être à la fois une feuille de route qui permet aux gens de naviguer dans le processus en toute confiance et un filet de sécurité qui fournit une sécurité sur la façon de procéder en cas de doute.

Cela dit, le plus grand avantage des flux de travail est qu'ils font des merveilles pour la productivité et peuvent transformer une équipe en une machine bien huilée.