7 conseils pour une meilleure communication au travail

La communication sur le lieu de travail est l'un des fondements d'une entreprise prospère. Même si vous assemblez une équipe de professionnels motivés et perspicaces, s'ils ne communiquent pas et ne collaborent pas efficacement, votre entreprise en souffrira.

Les entreprises donnent souvent la priorité à la communication B2B et client, mais lorsque les relations internes ne sont pas productives, cela ralentit les processus, affecte les flux de travail et crée des goulots d'étranglement. De plus, lorsque la direction ne réussit pas à transmettre ses messages aux employés, cela crée encore plus de confusion et même de chaos.

En fait, une mauvaise communication fait perdre aux grandes entreprises 62,4 millions de dollars par an et aux petites entreprises 420 000 dollars par an. Le problème est si profond qu'il a été estimé que jusqu'à la moitié de tous les employés ne savent pas ce qu'on attend d'eux au travail et ont du mal à livrer à cause de cela.

Dans cet article, nous fournissons des idées pratiques sur la façon d'améliorer la communication au travail et d'assurer une plus grande productivité. Continuez à lire pour le découvrir!

Comment la communication peut-elle améliorer la productivité ?

Maintenant que nous savons quels sont les dégâts, concentrons-nous sur le positif et voyons comment la communication peut améliorer la productivité :

• Réduit les malentendus . Lorsque tout le monde sait quoi faire et à qui s'adresser pour obtenir des conseils, les gens sont moins susceptibles de faire des erreurs.
• Améliore l'efficacité . Des instructions et des objectifs clairs permettent un flux de travail plus efficace et permettent aux gens d'accomplir leurs tâches plus rapidement.
• Moins de frustration . Lorsque les gens ne savent pas ce qu'on attend d'eux, mais savent qu'ils doivent produire des résultats, ils se sentent frustrés et cela réduit la productivité.
• Meilleure résolution des conflits . Les querelles sur le lieu de travail nuisent à la productivité et créent un environnement toxique. La meilleure façon de résoudre les problèmes est de les communiquer, de dissiper les malentendus et de parvenir à des compromis si nécessaire.
• Collaboration efficace . Les employés qui entretiennent de bonnes relations professionnelles et peuvent communiquer avec une attitude amicale sont plus susceptibles de collaborer efficacement et de travailler de manière plus productive.
• Équipe plus heureuse . Les gens se sentent mieux lorsqu'ils sont capables de communiquer leurs besoins, leurs sentiments et leurs pensées. Être compris nous rend plus confiants et plus aptes à poursuivre notre bon travail.
• Encourage la loyauté et la confiance . La communication est l'une des pierres angulaires de la loyauté et de la confiance. Les employés qui se sentent tenus au courant des mises à jour pertinentes, se sentent valorisés et importants et sont plus fidèles à l'entreprise.

Comment améliorer la communication au travail

Pour réussir à améliorer la communication en milieu de travail, vous devez élaborer une stratégie en collaboration avec votre équipe RH et veiller à la suivre jusqu'au bout.

Voici quelques conseils pratiques sur la façon de le faire :

1. Créer un environnement sûr

Lorsque les gens sont heureux au travail, se sentent appréciés et que leurs besoins sont satisfaits, ils sont plus susceptibles d'exprimer une attitude positive au travail et de communiquer librement sur les problèmes. S'il y a quelque chose qu'ils ne savent pas, ne comprennent pas ou avec quoi ils ne se sentent pas à l'aise, les membres de l'équipe doivent se sentir libres de dire ce qu'ils pensent et d'être entendus. Sinon, les problèmes non communiqués s'accumuleront et affecteront la façon dont les gens performent, et peuvent influencer leur attitude envers le travail.

Cependant, les RH et la direction doivent s'assurer d'écouter ce que les gens disent, de reconnaître et de résoudre les problèmes en conséquence. Même s'il n'y a pas de solution disponible, cela devrait être discuté, sinon la personne peut se sentir ignorée. Les employés qui ont parlé et restent négligés sont encore plus susceptibles de se sentir mécontents que ceux qui hésitent à partager leur mécontentement.

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Voici quelques moyens efficaces de créer un environnement de travail sûr :

• Organisez des séances de rétroaction régulières . Dites aux gens qu'ils sont appréciés, discutez de leur évolution de carrière dans l'entreprise et fournissez des commentaires pratiques sur la façon d'améliorer leur travail.
• Encouragez à poser des questions . Efforcez-vous de créer un environnement où les gens se sentent en sécurité pour poser des questions et ne se sentent pas jugés. Cela devrait faire partie de votre culture de travail que chacun devrait apprendre des autres et être prêt à partager ses connaissances professionnelles et personnelles.
• Promouvoir la communication bidirectionnelle . La communication sur le lieu de travail est une voie à double sens et la direction et les RH doivent également être ouverts aux commentaires. Faites savoir que les gens sont les bienvenus pour vous dire comment ils se sentent et faire des suggestions. Écouter ce qu'ils disent peut vous aider à leur permettre de travailler de manière plus productive et de se sentir mieux au travail.

2. Soyez clair sur le protocole et les règles de comportement

Les gens considèrent certains types de comportement appropriés et ont des limites différentes à la fois dans la société et sur le lieu de travail. Fournir un ensemble de règles sur la manière dont les employés doivent communiquer entre eux, sur le ton de voix approprié et sur les formes de communication à utiliser peut sembler redondant. Cependant, cela peut améliorer considérablement la qualité des relations professionnelles et réduire la tension possible qui survient lorsque les gens dépassent les limites.

Envisagez de créer des séminaires et des didacticiels vidéo sur la communication en milieu de travail et de fournir un ensemble clair de règles et de protocoles de comportement. Cela ne profitera peut-être qu'à une poignée de personnes, mais cela en vaut vraiment la peine.

En faisant connaître les règles, vous contribuerez à un lieu de travail plus agréable et, en plus, vous éviterez potentiellement des complications avec la loi.

3. Établir une culture de travail positive

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Une culture de travail positive permet aux employés de s'épanouir et de déployer tout leur potentiel professionnel. Les entreprises devraient encourager les gens à se soutenir et à s'entraider, plutôt que de se concentrer uniquement sur leur propre travail. De cette façon, ils peuvent créer plus qu'un lieu de travail agréable - ils peuvent constituer une équipe solide.

Les employés qui se sentent édifiés et à l'aise au travail et qui partagent la même vision et les mêmes valeurs que l'entreprise sont plus susceptibles de communiquer ouvertement et de manière productive. De plus, ils peuvent s'efforcer de résoudre des problèmes et d'optimiser les performances, plutôt que de s'attarder sur les problèmes et de ne pas faire leur travail.

Les lieux de travail qui ne gèrent pas les conflits et encouragent la rivalité créent un environnement hostile où la communication toxique engendre une communication plus toxique. Cela pousse les gens à se concentrer sur les aspects négatifs et nuit à leur productivité.

Certains atouts qui peuvent vous aider à améliorer la communication grâce au jeu d'équipe sont :

• Activités de développement de l'esprit d'équipe.
• Aire de loisirs dans le bureau.
• Séances RH régulières.
• Projets de groupe.
• Coaching interne et mentorat.

4. Comprendre les besoins individuels des employés

Différentes personnes ont besoin de différents types de motivation. Alors que certains prospèrent lorsqu'un leader les pousse à en faire plus, d'autres sont motivés et ont besoin de voir leur travail acharné et leur valeur appréciés.

Une direction qui ne parvient pas à comprendre les employés individuels et à communiquer avec eux risque de les perdre au profit de concurrents qui valorisent davantage leur main-d'œuvre.

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Par exemple, si une entreprise pousse continuellement ses employés à atteindre des objectifs impossibles, elle risque de créer un lieu de travail où les gens se sentent comme des sous-performants même lorsqu'ils font de leur mieux. Certains employés peuvent s'efforcer de faire leurs preuves, en dépassant leurs propres limites, ce qui conduira à l'épuisement professionnel. D'autres sont susceptibles de se sentir sous-estimés et démotivés. Dans les deux cas, la productivité chute.

Ne pas communiquer les problèmes rendra difficile la fidélisation des employés et entraînera des revers de processus.

5. Définir un workflow de communication clair

Les entreprises doivent créer un processus clair, étape par étape, expliquant comment la communication concernant les tâches et les missions doit se dérouler et ce qu'elle implique. Les gens sont enclins à collaborer plus efficacement s'ils disposent d'un protocole indiquant comment communiquer l'avancement de leur travail, quels détails partager et quand.

Le flux de travail doit permettre aux membres de l'équipe de fournir à leurs pairs des instructions claires et un accès à tous les actifs pertinents. Il convient également de souligner que ces informations doivent être demandées si elles ne sont pas fournies.

En supposant que le processus est facile à suivre et simple, la direction et les employés peuvent rapidement s'habituer à le suivre et il peut être intégré à leurs activités quotidiennes.

6. Encouragez la résolution productive des problèmes

Que les gens soient dans une relation personnelle ou professionnelle, les disputes et les malentendus sont toujours possibles. Lorsque les employés occupent un espace partagé, il y a de fortes chances que les différences personnelles deviennent la raison de désaccords, de querelles et même de querelles.

La direction doit rester à l'affût de tels développements, et si les personnes ne sont pas capables de communiquer et de résoudre ces problèmes entre elles, elles doivent être transmises aux RH.

7. Choisissez des outils de communication intelligents

De nos jours, beaucoup d'équipes sont partiellement distantes. Cependant, même si vous êtes au bureau, il peut être difficile de maintenir une communication active et de rester au courant de toutes les mises à jour pertinentes du projet. De plus, même les professionnels les plus diligents arrivent parfois à oublier et à mal communiquer les choses.

L'utilisation d'outils modernes de communication, de gestion de projet, de gestion des processus métier et de flux de travail permet aux équipes de rester connectées et d'organiser leur travail. Que ce soit Slack, Asana, Zoom ou une autre solution, cela permet aux membres de l'équipe d'échanger et de demander des informations, de collaborer et de suivre l'évolution des tâches.

En fait, la recherche montre que la mise en œuvre des technologies de communication peut améliorer la productivité de la direction et des employés jusqu'à 25 %.

Par exemple, un outil de communication comme Slack est idéal pour les échanges quotidiens, les synchronisations rapides et les mises à jour personnelles. Asana, d'autre part, optimise la communication de gestion des tâches - les gens ont toutes les informations sur une mission en un seul endroit, ils peuvent partir ou demander des mises à jour de progression, ajouter des collaborateurs et toujours garder une trace de leurs tâches et projets en attente. Zoom permet aux équipes d'organiser des réunions, des webinaires et des didacticiels en temps réel, et de communiquer en face à face, même à distance.

Dans l'ensemble, les outils intelligents permettent d'améliorer la qualité de la communication sur le lieu de travail et de connecter les gens. Le reste dépend de votre culture de travail positive et de la bonne attitude.

Conclusion

La communication est un élément important de la gestion d'une entreprise. Cependant, alors que la plupart des entreprises se concentrent sur une communication efficace avec leurs clients, beaucoup oublient d'améliorer la communication en interne.

Les entreprises doivent s'assurer que les membres de l'équipe se comprennent bien, échangent suffisamment d'informations sur leurs tâches et les processus dont ils sont responsables, et communiquent efficacement sur les problèmes.

Une meilleure communication sur le lieu de travail est la première et la plus importante étape vers un environnement de travail positif et productif et son succès.