7 conseils pour éviter les dépassements de coûts sur les projets

Éviter les dépassements de coûts est la clé de la réussite d'un projet. La qualité des livrables et une exécution en temps opportun peuvent disparaître si le projet est livré au-delà du budget.

Bien sûr, il est facile de dire que vous allez garder un budget serré. Mais les dépassements de coûts peuvent survenir dans de si nombreux endroits que la maîtrise des coûts peut parfois ressembler à un jeu de taupe.

Qu'est-ce qu'un dépassement de coût ?

Le terme dépassement de coûts fait référence à des coûts imprévus qui finissent par dépasser le budget d'un projet. Les dépassements de coûts peuvent survenir dans n'importe quel projet et sont particulièrement fréquents dans les projets de construction, de fabrication et de développement de logiciels. Le dépassement des coûts est également connu sous le nom d'augmentation des coûts ou de dépassement de budget et peut être causé par plusieurs raisons.

Avant de nous plonger dans les raisons pour lesquelles les projets peuvent dépasser le budget, examinons un logiciel de gestion de projet qui peut vous aider à éviter les dépassements de coûts. ProjectManager est un logiciel qui collecte des données en temps réel pour vous aider à mieux contrôler vos dépenses. Notre tableau de bord en direct collecte et calcule automatiquement six métriques de projet, y compris le coût, et les affiche dans des graphiques colorés et faciles à lire. Contrairement aux outils légers, aucune configuration n'est requise. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd'hui.

Principales causes de dépassement de coût

La gestion des coûts peut être une tâche épuisante. En tant que chef de projet, vous devrez constamment vérifier les coûts de votre projet pour vous assurer que tout se passe bien à tout moment. En plus de cela, vous devrez également surveiller d'autres contraintes de projet telles que le temps, la portée, le risque et la qualité.

Nous avons répertorié ci-dessous les principales causes de dépassement de coûts afin que vous puissiez éviter ce problème et livrer vos projets dans les délais et en deçà du budget.

• Mauvaises estimations de projet : l'estimation des coûts est essentielle au succès de la gestion de projet, car chaque chef de projet doit estimer tous les coûts du projet avant de créer un budget de projet. Assurez-vous d'utiliser tous les outils à votre disposition tels que des données historiques ou un panel d'experts pour vous aider à définir les coûts du projet. Si le budget de votre projet est insuffisant, vous risquez fort de faire face à des dépassements de coûts.
• Fluage de la portée : le fluage de la portée se produit lorsque la portée de votre projet n'est pas bien définie. En termes simples, cela signifie que des tâches inattendues apparaîtront pendant la phase d'exécution. L'exécution de tâches imprévues augmente vos coûts, ce qui risque fort de dépasser le budget de votre projet et d'entraîner des dépassements de coûts.
• Mauvaise gestion des risques : Tout projet est confronté à de nombreux risques potentiels. Il est de la responsabilité du chef de projet et de l'équipe de gestion de projet de créer un plan de gestion des risques qui décrit tous les risques potentiels et les stratégies d'atténuation à mettre en œuvre si nécessaire. Lorsqu'un plan de gestion des risques n'est pas créé, des risques inattendus peuvent affecter votre projet, ce qui augmente les coûts et, par conséquent, entraîne un dépassement des coûts.
• Manque de communication : Un projet est une entreprise qui nécessite un travail d'équipe et de communication. En tant que chef de projet, vous devez être le ciment qui maintient ensemble votre sponsor de projet, votre équipe de projet et les parties prenantes du projet. Le manque de communication peut entraîner des modifications inattendues du plan de projet ou provoquer d'autres problèmes susceptibles d'entraîner un dépassement des coûts.

Comment éviter les dépassements de coûts

Le dépassement de coûts ou toute sorte de dépense qui pousse un projet au-delà du budget convenu est quelque chose avec lequel un chef de projet doit être constamment vigilant. Il existe plusieurs façons d'éviter les dépassements de coûts.

Voici sept conseils pour vous aider à maîtriser votre budget.

1. Planification approfondie du projet

La meilleure façon d'arrêter les dépassements de coûts est de planifier avant d'exécuter un projet. Plus vos estimations sont détaillées et précises, plus vous avez de chances de respecter votre budget. Les risques du projet peuvent être pris en compte avec un plan de gestion des risques exhaustif. Lors de la planification d'un projet, vous devez envisager tous les scénarios possibles et utiliser des données historiques, des entretiens et des expériences. Une fois ce plan détaillé, faites-le signer par les parties prenantes du projet afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde en termes d'attentes.

2. Connaissez vos fournisseurs

De nombreux projets nécessitent de demander l'aide de fournisseurs externes, que ce soit pour aider à des tâches spécifiques ou pour fournir des matériaux et de l'équipement. Une relation avec un fournisseur extérieur expose votre projet à des dépassements de coûts qui sont souvent hors de votre contrôle. Il est donc essentiel de faire preuve de diligence raisonnable avant que les relations ne soient cimentées.

Tout d'abord, comprenez la capacité du fournisseur et s'il va répondre à vos besoins. Lorsque le fournisseur indique un coût, assurez-vous qu'il est exact. Ensuite, avant de signer le contrat, faites une petite vérification des antécédents pour voir si le fournisseur respecte les délais et voyez ce que les autres ont à dire sur le fait de travailler avec eux.

3. Respectez la portée prévue

La dérive de la portée est l'une des plus grandes menaces à l'envoi d'un projet en dépassement de coûts. Les demandes de changement enlisent toujours les bureaux des chefs de projet. Ceux-ci proviennent des parties prenantes ou des clients, mais aussi des membres de l'équipe. Ils ont tous des envies et des besoins. Beaucoup d'entre eux peuvent être appropriés et même bénéfiques pour le projet. Cependant, trop de changements peuvent avoir un impact considérable sur le projet, rendant les dépassements de coûts inévitables. Réfléchissez à la situation dans son ensemble avant d'augmenter la portée du projet.

4. Utilisez un outil de planification de projet

Il va sans dire qu'un outil puissant facilitera le travail d'un chef de projet, augmentera la productivité du projet et augmentera l'efficacité. Il aide également à maintenir les dépassements de coûts au minimum. Un outil de planification comme un diagramme de Gantt peut aider à maintenir le projet sur la bonne voie et à éviter les dépassements de coûts.

5. Tenez les parties prenantes informées

S'il n'y a pas de ligne de communication claire entre les parties prenantes et les chefs de projet, les retards sont inévitables. Les retards entraînent des dépassements de coûts et le risque est trop grand que le travail commence sur la mauvaise tâche au mauvais moment. Ce temps perdu menace de faire dérailler tout le projet.

Les parties prenantes, ainsi que les équipes, ont besoin de communications appropriées, mais chacune doit obtenir les bonnes informations. Les équipes veulent des détails tandis que les parties prenantes veulent des grandes lignes pour s'assurer que le projet progresse comme prévu.

6. Surveiller les progrès

Le tableau de bord en temps réel de ProjectManager est également idéal pour suivre l'avancement d'un projet au fur et à mesure qu'il se déroule. Avant que les problèmes ne deviennent des problèmes qui menacent le calendrier et le budget du projet, ils peuvent être résolus. Le tableau de bord en temps réel mesure non seulement l'avancement du projet, mais aussi la charge de travail de l'équipe et les délais d'exécution prévus et réels, y compris les retards de projet et plus encore.

7. Réaffecter les ressources

Si vous découvrez un projet qui dépense plus que prévu, vous réagirez en réaffectant les ressources. Mais vous pouvez également vous préparer à ce scénario en évaluant les ressources à l'avance et en les plaçant là où elles seront les plus efficaces. Cela est particulièrement vrai avec votre ressource la plus précieuse : votre équipe.

En rassemblant les membres de l'équipe les plus expérimentés et les plus compétents, vous pouvez avoir un projet plus productif et efficace. Ces ressources peuvent coûter plus cher, mais si vous avez fait votre planification et mis de côté des fonds, vous économiserez de l'argent sur le backend lorsqu'il y aura moins de problèmes à gérer.

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ProjectManager est un logiciel de gestion de travail et de projet qui peut vous aider à gérer vos projets, à rationaliser les processus et à collaborer avec votre équipe en ligne. De plus, nous proposons des centaines de blogs, de modèles et de guides de gestion de projet. Voici quelques guides rapides pour améliorer vos compétences en gestion des coûts.

L'analyse coûts-avantages

Avant de démarrer tout projet, l'équipe de gestion de projet doit évaluer les coûts et les bénéfices potentiels attendus du projet afin de convaincre les parties prenantes que les bénéfices dépasseront les coûts et que leur investissement est sûr.

Estimation des coûts en gestion de projet

L'estimation des coûts est l'une des responsabilités les plus importantes d'un chef de projet, car une mauvaise estimation des coûts entraîne un dépassement des coûts et l'échec du projet.

Comment faire un plan de gestion des coûts

Un plan de gestion des coûts est un document qui contient toutes les stratégies, procédures et directives de gestion des coûts à suivre par l'équipe de gestion de projet pour surveiller les coûts et maintenir les projets dans les limites du budget.

ProjectManager est l'outil parfait pour maîtriser vos coûts

ProjectManager dispose d'un diagramme de Gantt en ligne puissant mais facile à utiliser. Il favorise la collaboration et met à jour les statuts instantanément afin que le chef de projet et l'équipe restent informés de l'avancement du projet. Une planification appropriée permet de maintenir des estimations précises et d'éviter les temps d'inactivité qui entraînent un risque de dépassement des coûts.

Les dépendances de tâches peuvent être liées dans le diagramme de Gantt de ProjectManager. Pendant que les autres membres de l'équipe terminent leur travail, ces dépendances empêchent les autres d'être bloqués ou laissés en attente sans rien faire. Les membres de l'équipe peuvent commenter au niveau des tâches pour une exécution plus collaborative et efficace. Chaque tâche peut avoir des fichiers joints, qu'il s'agisse de documents ou d'images.

Tableaux de bord en temps réel de ProjectManager mis à jour instantanément

ProjectManager dispose de tableaux de bord en temps réel qui rendent les rapports aux parties prenantes rapides et faciles. Le tableau de bord en temps réel affiche instantanément les mises à jour de statut à travers une série de graphiques et de tableaux qui reflètent de nombreuses métriques de projet. Les chefs de projet peuvent ensuite filtrer ces graphiques et diagrammes pour afficher les données dont ils ont besoin. L'impression de ces graphiques et tableaux est une option si vous voulez une copie papier à proximité. Lors de la présentation aux parties prenantes, vous pouvez répondre aux questions en trouvant plus de détails en quelques clics.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet qui donne aux chefs de projet les outils dont ils ont besoin pour planifier, suivre et générer des rapports. Les dépassements de coûts sont plus contrôlés et moins susceptibles de se faufiler et de couler un projet grâce à notre logiciel dynamique et collaboratif, y compris les tableaux Kanban de flux de travail visuels et les diagrammes de Gantt interactifs. Essayez-le aujourd'hui avec notre essai gratuit de 30 jours.