Présentations de projet : comment préparer et présenter une présentation de projet

Est-ce que quelque chose peut faire chavirer le cœur d'un chef de projet plus rapidement que de se faire dire qu'il doit faire une présentation de projet au conseil d'administration ? La pression. La responsabilité. Bien sûr, vous êtes heureux que les administrateurs de l'entreprise vous fassent suffisamment confiance pour vouloir votre contribution au projet, mais le fait de devoir vous présenter devant ces acteurs puissants fait grimper votre niveau de stress.

Si vous n'avez pas encore rencontré ces demandes de présentation de cadres supérieurs, vous le ferez ! Ces scénarios sont courants sur les projets, en particulier les projets qui introduisent un nouveau produit ou impliquent un changement organisationnel. Mais ne vous sentez pas dépassé. Donner des présentations de projet peut sembler effrayant, mais vous pouvez les planifier et les préparer comme n'importe quelle autre réunion.

Qu'est-ce qu'une présentation de projet ?

Une présentation de projet est l'occasion pour vous d'expliquer les processus et les livrables de votre projet aux principales parties prenantes. Celles-ci peuvent être informelles, comme une mise à jour rapide via des rapports avec quelques personnes, ou formelles. Les présentations de projet formelles nécessitent souvent des heures de réunion appropriées, des diapositives réfléchies, une révision des objectifs et plus encore. Nous passerons la majeure partie de notre temps à discuter de la façon de préparer et de livrer une présentation formelle du projet.

Une présentation formelle du projet nécessite de bonnes données. Un logiciel de gestion de projet peut vous fournir les tableaux de bord et les rapports dont vous avez besoin pour compléter vos points et mises à jour d'avancement. ProjectManager dispose de tableaux de bord en temps réel que vous pouvez partager avec les parties prenantes et de huit rapports de projet approfondis différents que vous pouvez créer en quelques clics. Commencez gratuitement dès aujourd'hui !

Pourquoi une présentation de projet est-elle si importante ?

Une présentation de projet est l'occasion pour vous de souligner l'importance du travail que vous et votre équipe avez effectué. Si vous n'êtes pas en mesure d'articuler vos progrès et vos réalisations, les principales parties prenantes ne comprendront pas pourquoi l'argent, le temps et les ressources sont consacrés à votre projet.

Quand on y pense comme ça, il n'est pas étonnant que les gens passent autant de temps à préparer leurs présentations de projets. Lisez la suite pour voir comment vous pouvez faire sortir votre prochaine présentation du parc.

Comment se préparer à une présentation de projet

La préparation d'une présentation de projet peut être plus importante que la livraison proprement dite. C'est parce qu'une bonne préparation peut vous préparer à réussir le grand jour. Passons en revue quelques techniques de préparation que vous pouvez utiliser pour la présentation de votre projet.

1. Créez une invitation de calendrier pour la présentation de votre projet

Vous ne pouvez pas simplement vous attendre à ce que les gens se présentent – ​​ils doivent savoir qu'il y a un événement important qui nécessite leur présence, alors inscrivez-le dans leur agenda. Les gens planifient leurs réunions et leurs rendez-vous parfois assez longtemps à l'avance, en donnant suffisamment d'avertissement. Planifiez la présentation dès que vous le pouvez et vérifiez auprès des personnes (ou de leurs assistants) si vous n'obtenez pas de réponse sur leur disponibilité.

Si vous avez été invité à la réunion de quelqu'un d'autre pour parler de votre projet, assurez-vous qu'il figure dans votre agenda et réservez du temps pour le planifier à l'avance. Si vous ne le faites pas, vous risquez de manquer de temps pour préparer votre matériel.

2. Sélectionnez un format pour votre présentation

Comment allez-vous faire passer votre message ? Si vous avez prévu une réunion, il est probable que vous vous attendiez à faire une présentation formelle. C'est bien, mais comment ? Utiliserez-vous des diapositives ou des tableaux à feuilles ou refléterez-vous votre iPad sur un moniteur ? Vous attendez-vous à ce que le public participe à une partie de la présentation ? Pouvez-vous parler sans notes ou serait-il préférable d'avoir quelques pointeurs avec vous le jour ?

Vous devriez également considérer où vous ferez la présentation. Par exemple, un format qui convient à une petite salle et à un public limité, comme une mise à jour de projet peu structurée avec quelques diapositives, ne conviendra pas à une salle remplie d'intervenants, aménagée comme un amphithéâtre avec vous à un pupitre à l'avant.

3. Pratiquez votre présentation de gestion de projet

Faire des présentations est une compétence. Pratique, pratique, pratique. Avant la présentation de votre grand projet, portez-vous volontaire pour en faire de plus petites, comme des séances d'information du personnel ou des mises à jour plus courtes lors des réunions d'équipe. Vous voulez vous sentir à l'aise à la fois debout devant la pièce et avec le matériel. Parcourez votre présentation à la maison ou dans une salle de réunion vide afin de vous rappeler où se trouvent les transitions de diapositives. Entraînez-vous à utiliser le projecteur et un clicker pour faire avancer les diapositives. Rédigez plusieurs fois votre tableau à feuilles mobiles pour qu'il devienne une seconde nature.

La pratique et la formation rendront votre prestation beaucoup plus soignée et professionnelle et offriront à votre public une bien meilleure expérience.

4. Écrivez en gros pour que votre présentation soit lisible

Que vous utilisiez des diapositives ou des tableaux à feuilles mobiles, écrivez en gros ou utilisez de grosses polices. Il est souvent difficile de voir ce qu'il y a à l'écran, même dans une petite pièce – et cela signifie que votre message ne passe pas. Et c'est une excuse pour les spectateurs pour vérifier leurs téléphones au lieu de vous écouter.

Un bon conseil est d'imprimer vos diapositives et de les poser par terre. Si vous pouvez toujours les lire clairement en position debout, le texte est suffisamment grand. Si vous ne pouvez pas lire les mots ou si vous devez vous pencher pour les lire, agrandissez la taille de la police !

5. Ayez un plan de sauvegarde pour votre présentation

Les projecteurs tombent en panne, les salles de réunion ne disposent pas de téléphones de conférence, les stylos s'épuisent juste au moment critique. Prévoyez que tout ira mal. Votre public de présentation est composé de personnes occupées et ils ne veulent pas rester assis là à vous regarder jouer avec la technologie. Faites en sorte que tout fonctionne avant qu'ils n'arrivent, et si cela ne fonctionne pas lorsque vous démarrez, assurez-vous d'avoir un plan de sauvegarde (comme une impression de vos diapositives) afin que vous puissiez continuer quand même.

Comment faire une présentation de projet

Lorsque le jour fatidique arrive, il y a des choses importantes à garder à l'esprit lors de la présentation de votre projet. Suivez ces meilleures pratiques et vous présenterez votre projet et votre équipe sous le meilleur jour possible.

1. Parlez clairement et ne vous fiez pas au jargon

Les présentations dépendent de la clarté et d'une bonne communication. Si vous embourbez votre présentation avec du jargon et des raisonnements alambiqués, vous allez perdre votre auditoire. Assurez-vous d'utiliser un langage que votre public comprendra, afin qu'il puisse suivre tous les points clés que vous devez faire valoir.

N'oubliez pas que tout le monde dans cette réunion ne comprendra pas toutes les subtilités de votre projet, en fait, aucun d'entre eux ne le fera probablement. Parlez donc lentement, clairement et assurez-vous de communiquer.

2. Tenez-vous en à ce qui compte et utilisez les données

Lors de la présentation de votre projet, ne perdez pas de vue les objectifs et les exigences initiaux du projet. Vos parties prenantes se sont mises d'accord sur certains objectifs au départ, quelle est votre tendance à atteindre ces objectifs ? Parfois, il est facile de se concentrer sur les revers ou les difficultés, ou sur des choses que vous pourriez trouver fascinantes. Cependant, il est préférable de se recentrer sur les objectifs commerciaux critiques.

Il est important d'utiliser des données pour compléter la présentation de votre projet lorsque vous abordez des objectifs et des initiatives clés. Mais n'utilisez pas trop de données ! Les gens se perdront dans les chiffres et cesseront d'écouter ce que vous avez à dire. C'est un équilibre délicat.

3. Racontez une histoire

Vous avez probablement assisté à quelques présentations dans votre temps, et je suppose que vous avez essayé de vous empêcher de vous endormir dans certaines d'entre elles. Les mises à jour de statut de projet peuvent être ennuyeuses. Si le sujet n'est pas ennuyeux, c'est souvent l'orateur qui l'est. Ne laissez pas cela être vous.

Une façon de garder l'attention du public est de structurer votre présentation de la manière la plus intéressante. Considérez ce qu'ils trouveront intéressant (et ce ne sera pas la même chose que ce que vous trouvez intéressant). Raconter l'histoire de votre projet est une bonne idée. Pensez à un début, un milieu et une fin à votre présentation. Peut-être suivre le cycle de vie du point de vue d'un client.

Concentrez-vous sur les avantages et non sur les processus de gestion de projet. Si vous ne savez pas si votre matériel de présentation a du sens, présentez-le à un ami ou à un membre de votre famille qui ne sait rien de votre projet. S'ils ne s'endorment pas, c'est OK !

4. Demandez des commentaires sur votre présentation

Lorsque votre présentation est terminée, demandez des commentaires. Vous pouvez le faire directement à la fin de la session avant que les gens ne quittent la salle, ou quelques jours plus tard. C'est bien d'avoir des commentaires car cela vous aide à travailler sur ce qu'il faut améliorer pour la prochaine fois.

Demandez aux gens de vous donner leurs impressions à la fois sur vos compétences de présentation et sur le contenu de la présentation. Vous pourriez trouver que le contenu était vraiment bon mais que vous manquiez de confiance pour le diffuser, ou inversement que vous étiez un présentateur engageant mais que le matériel n'était pas pertinent pour eux. Tout cela est utile à savoir et cela vous aidera à améliorer vos compétences de présentation pour la prochaine fois.

Les présentations de gestion de projet prennent du temps à maîtriser

Donner des présentations n'est pas un événement quotidien sur les projets, mais il est probable que vous deviez en donner une ou deux pendant le cycle de vie du projet - plus si votre projet implique de nombreux ateliers ou sessions utilisateur.

Ne paniquez pas - les techniques de présentation sont quelque chose que vous pouvez apprendre et vous vous améliorerez avec la pratique ! Une fois que vous l'aurez craqué, vous vous sentirez en confiance pour faire des présentations et vous constaterez qu'il devient plus facile de s'y préparer à l'avenir.

Les fonctionnalités de planification de notre logiciel peuvent être utilisées pour réserver vos présentations sur le calendrier de l'équipe, qui peut être facilement consulté sur le tableau de bord du projet. Avec lui, vous avez la possibilité de partager des ordres du jour et des diapositives après la présentation avec la bibliothèque de documents en ligne. Ensuite, vous pouvez poursuivre la discussion après la réunion en utilisant l'excellent outil de chat. Essayez le logiciel de ProjectManager gratuitement pendant 30 jours et voyez à quel point il est vraiment utile.