9 automatisations d'événements et de divertissements pour commencer la fête

Planifier et exécuter des événements est un travail difficile. Il y a tellement de pièces mobiles qu'on a l'impression d'essayer de faire tourner 8 assiettes dans les airs.

La planification d'événements ne consiste pas seulement à assurer le bon déroulement de l'événement (ce qui est un exploit en soi), il s'agit également de configurer tous les détails des mois à l'avance. Il s'agit d'inviter les bonnes personnes et de promouvoir l'événement. Il s'agit d'élaborer un solide plan post-événement afin de tirer le meilleur parti de l'événement.

Heureusement pour vous, ActiveCampaign peut vous aider à vous assurer que votre événement se déroule sans encombre. Nous avons créé 9 modèles de recettes d'automatisation pour l'industrie de l'événementiel/divertissement.

Avec ces recettes d'automatisation, vous pouvez :

• Annoncez vos événements à venir
• Segmentez les contacts en fonction de leur localisation et de leurs intérêts
• Gérer les bénévoles de l'événement
• Organiser un flux de vente pour les membres vs non-membres
• Exécutez un flux de travail de promotion pour des événements à durée limitée

Dans cet article, nous aborderons les recettes suivantes :

1. Événement : e-mail ou invitation personnelle
2. Événement : segmentation par lieu de contact
3. Événement : série d'e-mails d'annonce d'événements automatisés
4. Série d'e-mails pré-événement et séquence de suivi post-événement
5. Événement : Workflow d'exposition à durée limitée
6. Événement : Séquence d'e-mails pour les membres et les non-membres
7. Événement : série d'abonnements
8. Événement : automatisation des e-mails pour les bénévoles de l'événement
9. Événement : réponse à l'e-mail de demande de remboursement

1. Événement : e-mail ou invitation personnelle

Comment augmenter la notoriété d'un événement à venir ? Comment ajouter une touche personnelle à une invitation à un événement ?

La recette d'automatisation « Événement : e-mail ou invitation personnelle » ajoute de la personnalisation à vos invitations à des événements en demandant à vos propriétaires d'appels et d'inviter personnellement vos prospects ou clients existants, tout en exécutant une série d'e-mails d'événement aux contacts sans accord ouvert.

Cette recette d'automatisation vous aide à :

• Créez une expérience client personnalisée pour les prospects avec une invitation personnelle
• Ajoutez de la valeur à vos relations commerciales tout en ajoutant un autre point de contact avec un client potentiel
• Créez un système pour intégrer des événements dans votre processus de vente
• Intégrez votre outil de gestion de la relation client (CRM) et votre stratégie d'email marketing

Voici comment fonctionne l'automatisation :

1. L'automatisation est déclenchée lorsque vous ajoutez manuellement un contact ou une liste de contacts dans l'automatisation (Remarque : cette automatisation n'a pas de déclencheur de démarrage conventionnel, vous avez donc le contrôle sur le début de ce processus)
2. L'automatisation vérifie si les contacts que vous avez ajoutés ont une offre ouverte dans ActiveCampaign CRM (ou un autre CRM que vous avez intégré à ActiveCampaign)
3. Si le contact a une offre ouverte, l'automatisation ajoute une tâche pour que le propriétaire de l'offre envoie un e-mail d'invitation à l'événement au contact
4. L'automatisation attend 1 jour
5. L'automatisation ajoute une tâche au propriétaire de la transaction pour appeler le contact et l'inviter personnellement à l'événement
6. L'automatisation attend 13 jours
7. L'automatisation ajoute une autre tâche pour envoyer un e-mail de suivi d'invitation à un événement au contact
8. L'automatisation se termine.
9. Si le contact n'a PAS d'offre ouverte, l'automatisation envoie un e-mail d'invitation à un événement automatisé
10. L'automatisation attend 2 semaines
11. L'automatisation envoie un e-mail de suivi d'invitation à un événement automatisé avec des informations supplémentaires sur l'événement à venir
12. L'automatisation se termine

Remarques:

• Vous pouvez modifier la durée des étapes d'attente pour s'adapter à votre processus de pré-événement. Dans notre exemple, nous utilisons une échelle de temps de 2 semaines (14 jours).
• Vous pouvez ajouter/soustraire n'importe quelle quantité de tâches ou d'e-mails à envoyer au cours de l'automatisation. Si vous souhaitez que les membres de votre équipe contactent vos contacts plus/moins fréquemment, vous avez la possibilité de modifier l'automatisation pour l'adapter au processus de votre entreprise.

2. Événement : segmentation par lieu de contact

Comment ajoutez-vous la personnalisation à votre marketing événementiel si vous partez en tournée ? Comment pouvez-vous personnaliser l'annonce de votre événement en fonction de l'endroit où se trouve votre public ?

Dites à votre public quand vous venez en ville avec la recette d'automatisation "Événement : segmentation par emplacement de contact". Cette recette d'automatisation utilise la géolocalisation pour segmenter votre liste de contacts et personnaliser vos e-mails de marketing événementiel.

Avec cette recette d'automatisation, vous pouvez :

• Informez votre public de vos futures dates de tournée
• Tirez parti des informations de contact dont vous disposez grâce à la segmentation automatisée
• Envoyez les bons emails aux bonnes personnes au bon moment pour le bon événement

Avant d'importer cette recette d'automatisation dans votre compte ActiveCampaign, créez un champ de contact personnalisé basé sur la date pour la "Date de la tournée locale"

Voici comment fonctionne l'automatisation :

1. L'automatisation est déclenchée lorsque vous ajoutez manuellement un seul contact ou une liste de contacts à l'automatisation. (Remarque : cet exemple de recette d'automatisation n'a pas de déclencheur de démarrage, mais vous pouvez ajouter un déclencheur qui a du sens pour votre processus)
2. L'automatisation vérifie si l'emplacement d'un contact est au Texas (Remarque : dans cet exemple, les 3 emplacements que nous vérifions sont le Texas, l'Illinois et New York — vous pouvez changer ces emplacements en arrêts lors de votre visite)
3. Si oui , l'automatisation met à jour le champ personnalisé "Local Tour Date" du contact à la date de votre événement au Texas et met fin à l'automatisation
4. Si non , l'automatisation vérifie si l'emplacement du contact est l'Illinois
5. Si oui , l'automatisation met à jour le champ personnalisé "Local Tour Date" du contact à la date de votre événement dans l'Illinois et met fin à l'automatisation
6. Si non , l'automatisation vérifie si l'emplacement du contact est à New York
7. Si oui , l'automatisation met à jour le champ personnalisé "Local Tour Date" du contact à la date de votre événement à New York et met fin à l'automatisation
8. Si non , l'automatisation se termine

Remarques:

• Les emplacements ne doivent pas nécessairement être des états et seront plus efficaces avec des emplacements plus spécifiques. Vous pouvez modifier les paramètres de géolocalisation vers la zone qui convient le mieux à votre stratégie
• Vous pouvez ajouter ou soustraire n'importe quel nombre de conditions If/Else où l'automatisation recherche un emplacement spécifique. Si vous avez 25 arrêts sur votre tour, vous pouvez avoir 25 conditions If/Else dans l'automatisation
• Cette automatisation est un précurseur de l'envoi d'e-mails spécifiques à un lieu à votre public et est conçue uniquement pour segmenter votre public

3. Événement : série d'e-mails d'annonce d'événements automatisés

Comment faites-vous la promotion de votre prochaine tournée par e-mail ? Comment informez-vous votre public des événements à venir ?

Avec la recette d'automatisation "Événement : série d'e-mails d'annonce d'événement automatisés", vous pouvez utiliser l'automatisation des e-mails pour envoyer des e-mails d'événements recommandés et des dates de concerts à votre public !

Cette automatisation vous aide à :

• Envoyez à vos contacts une série de messages automatisés les invitant à votre visite ou à un événement à proximité
• Utilisez l'automatisation des e-mails et le marketing par e-mail pour annoncer les dates de votre tournée ou de votre événement
• Envoyez des invitations exclusives par e-mail à des événements
• Suscitez l'enthousiasme et la notoriété avec le marketing par e-mail pré-événement
• Ajoutez la personnalisation des e-mails dans vos e-mails d'événements recommandés

Avant d'importer cette recette d'automatisation dans votre compte ActiveCampaign :

• Créez un formulaire ActiveCampaign pour les membres du public intéressés par votre prochaine tournée
• (Facultatif) Intégrez votre outil de page de destination existant à ActiveCampaign pour atteindre le même objectif
• Créez un champ de contact personnalisé ActiveCampaign basé sur la date pour les dates de tournée locales

Ainsi, la recette d'automatisation utilise des objectifs d'automatisation basés sur le champ personnalisé basé sur la date pour la date de l'événement à venir. Cette utilisation des objectifs d'automatisation vous permet de profiter d'un calendrier d'e-mails personnalisé pour chaque emplacement, afin que votre public reçoive les e-mails d'invitation et de rappel au bon moment.

Voici comment fonctionne la recette d'automatisation :

1. L'automatisation est déclenchée lorsqu'un contact soumet le formulaire indiquant son intérêt pour votre tournée ou vos dates d'événement à venir
2. L'automatisation envoie un e-mail sur toutes les dates de tournée à venir
3. L'automatisation attend que le contact atteigne l'objectif "3 mois après le concert/événement"
4. L'automatisation envoie un e-mail informant vos contacts que la date de la tournée arrive dans leur ville dans 3 mois
5. L'automatisation attend que le contact atteigne l'objectif "2 mois après le concert/événement"
6. L'automatisation envoie un autre e-mail de rappel indiquant que l'événement est dans 2 mois pour leur emplacement
7. L'automatisation attend que le contact atteigne l'objectif "1 mois après le concert/événement"
8. L'automatisation envoie un e-mail de rappel d'événement informant les contacts qu'il n'y a qu'un mois avant l'événement
9. L'automatisation attend que le contact atteigne l'objectif "2 semaines après le concert/événement"
10. L'automatisation envoie un e-mail de rappel "2 semaines avant l'événement"
11. L'automatisation attend que le contact atteigne l'objectif « jour de concert/événement »
12. L'automatisation envoie un dernier e-mail de rappel d'événement indiquant que l'événement a lieu aujourd'hui
13. L'automatisation attend 8 heures
14. L'automatisation attend que le contact atteigne l'objectif "Billets achetés"
15. L'automatisation se termine

REMARQUES:

• Les étapes d'attente d'objectif ne sont pas fixes, et vous pouvez modifier la durée des étapes d'objectif pour refléter votre processus et la fréquence à laquelle vous souhaitez rappeler à votre public
• Nous utilisons des objectifs au lieu d'étapes d'attente dans l'exemple d'automatisation, car vos contacts peuvent soumettre le formulaire à tout moment avant la date de l'événement. Si un contact soumet votre formulaire 1 mois après la date de l'événement, vous ne voulez pas lui envoyer un e-mail lui disant que c'est 3 mois après la date du concert. Vous évitez ce problème potentiel en utilisant des objectifs d'automatisation et envoyez toujours l'e-mail avec un timing précis.
• L'étape finale de l'objectif "Billets achetés" est en place pour l'intégralité de l'automatisation. Cela signifie que si un contact achète des billets à n'importe quel moment de l'automatisation, ce contact sera supprimé de l'automatisation afin qu'il ne reçoive pas d'invites continues pour acheter des billets pour un événement pour lequel il a déjà acheté des billets .

4. Série d'e-mails pré-événement et séquence de suivi post-événement

Quelles sont vos stratégies pour augmenter la fréquentation des événements ? Vous cherchez de nouvelles façons d'augmenter la fréquentation des événements? Qu'en est-il du suivi des événements ? Avez-vous besoin d'un processus pour demander un témoignage, un avis ou des commentaires ?

La recette d'automatisation "Événement : série d'e-mails pré-événement et séquence de suivi post-événement" fait passer votre programme de marketing par e-mail d'événement au niveau supérieur ! Cette recette vous donne un système pour les e-mails de goutte à goutte avant l'événement, ainsi que les e-mails de suivi après l'événement pour vous assurer que les inscrits et les participants à votre événement ont tout ce dont ils ont besoin.

Avec cette recette d'automatisation, vous pouvez envoyer

• E-mails "Merci pour votre inscription"
• Détails de l'évènement
• E-mails promotionnels
• Examen des e-mails de demande
• E-mails de remerciement après l'événement
• E-mails de demande de commentaires
• Courriels d'annonce d'événements pour les événements à venir
• Courriels de réduction pour les lève-tôt pour les événements futurs

Avant d'importer cette recette d'automatisation dans votre compte ActiveCampaign, créez un champ de contact personnalisé basé sur la date pour "Date de l'événement".

Voici comment fonctionne la recette d'automatisation :

1. L'automatisation est déclenchée lorsqu'une balise "Inscrit à l'événement" est appliquée à un contact
2. L'automatisation attend que l'objectif d'automatisation, « 1 mois avant l'événement », soit atteint (Remarque : vous pouvez modifier l'objectif pour qu'il reflète la durée avant l'événement pendant laquelle vous souhaitez envoyer votre premier e-mail d'information)
3. L'automatisation envoie un e-mail "Nous sommes ravis de vous avoir à notre prochain événement"
4. L'automatisation attend que l'objectif d'automatisation, « 2 semaines après l'événement », soit atteint
5. L'automatisation envoie un e-mail "Informations importantes pour l'événement à venir"
6. L'automatisation attend que l'objectif d'automatisation, "Jour de l'événement", soit atteint"
7. L'automatisation envoie un e-mail d'information "Jour de l'événement"
8. L'automatisation attend 1 jour
9. L'automatisation vérifie chaque contact pour la balise "Événement assisté"
10. Si un contact n'a PAS le tag , l'automatisation se termine
11. Si un contact a le tag , l'automatisation envoie un e-mail "Merci d'avoir participé à notre événement"
12. L'automatisation attend 1 semaine
13. L'automatisation envoie un e-mail "événements à venir" informant les participants à votre événement d'autres événements qui pourraient les intéresser
14. L'automatisation se termine

Remarques:

• Dans cet exemple, nous utilisons des objectifs d'automatisation au lieu d'actions d'attente pour déclencher les e-mails de pré-événement. Nous le faisons parce que vos contacts peuvent s'inscrire à l'événement entre un mois et 2 semaines, ou entre 2 semaines et 1 jour. L'utilisation d'objectifs garantit qu'ils reçoivent le prochain e-mail de la chaîne, plutôt que de recevoir un e-mail contenant des informations incorrectes sur la date de l'événement. Vous ne voudriez pas qu'un contact reçoive un e-mail lui indiquant que l'événement est dans 1 mois alors que c'est en fait la semaine prochaine.
• Vous pouvez modifier la durée de n'importe quelle étape d'attente ou objectif d'automatisation dans la recette pour mieux refléter votre processus et votre entreprise.
• Vous pouvez ajouter ou soustraire n'importe quelle quantité d'e-mails avant ou après l'événement. Les séquences post-événement sont le moment idéal pour demander des avis par e-mail et pour augmenter les ventes de billets ou la participation à vos événements à venir.

5. Événement : flux de travail d'exposition à durée limitée

Comment faites-vous la promotion de votre événement à durée limitée avec des e-mails automatisés ? Comment pouvez-vous accroître la notoriété d'une exposition qui n'existera pas éternellement ?

La recette d'automatisation "Événement : série d'e-mails d'exposition à durée limitée" vous aide à faire connaître et à susciter l'enthousiasme pour votre programme ou votre offre limitée !

Avec cette recette d'automatisation, vous pouvez :

• Augmentez votre visibilité avec un e-mail d'annonce d'événement
• Renforcez la notoriété et l'enthousiasme avec des e-mails promotionnels
• Utilisez l'urgence pour stimuler la participation aux événements
• Augmentez les ventes de billets grâce à l'automatisation des e-mails
• Informez votre public sur votre événement et votre organisation grâce à un e-mail informatif

Voici comment fonctionne la recette d'automatisation :

1. Cette automatisation n'a pas de déclencheur de démarrage - la raison en est que votre exposition n'est là que pour un temps limité. L'idée derrière cela est que lorsque votre exposition est ouverte ou prête à s'ouvrir, vous pouvez ajouter vous-même des contacts à l'automatisation. Vous pouvez choisir des contacts au niveau individuel ou ajouter des contacts par liste
2. L'automatisation attend que la date soit le 1er janvier et qu'il soit 10 h 00 dans votre fuseau horaire. Il s'agit du paramètre par défaut et vous pouvez configurer l'automatisation pour qu'elle attende une date et une heure spécifiques de votre choix.
3. L'automatisation envoie le premier e-mail d'annonce d'événement, invitant vos contacts par e-mail à venir découvrir votre événement à durée limitée
4. L'automatisation attend 1 semaine (Remarque : vous pouvez modifier cette étape d'attente pour la durée de votre choix)
5. L'automatisation envoie un e-mail de rappel, invitant à nouveau vos contacts par e-mail à venir à votre exposition à durée limitée.
6. L'automatisation attend 1 semaine
7. L'automatisation envoie le 3e e-mail de la série. Nous vous recommandons d'utiliser ce troisième e-mail pour créer une urgence pour vos contacts, en leur disant que cette opportunité ne sera pas éternelle et en les encourageant à agir
8. L'automatisation attend 1 semaine
9. L'automatisation envoie un 4ème e-mail indiquant à vos contacts que cette semaine est la dernière semaine où l'exposition à durée limitée est disponible
10. L'automatisation attend 4 jours
11. L'automatisation envoie un 5ème e-mail de rappel automatisé indiquant qu'il ne reste que 3 jours
12. L'automatisation attend 2 jours
13. L'automatisation envoie le dernier e-mail le dernier jour où votre exposition à durée limitée est ouverte
14. L'automatisation se termine

Remarque : Dans cet exemple, l'exposition à durée limitée est ouverte pendant 4 semaines, et les étapes d'attente et les lignes d'objet des e-mails reflètent cette chronologie. Vous pouvez modifier les étapes d'attente et personnaliser les lignes d'objet des e-mails automatisés pour refléter votre propre calendrier pendant la durée d'ouverture de votre événement à durée limitée.

6. Événement : séquence d'e-mails pour les membres et les non-membres

Comment faites-vous la promotion de votre programme d'adhésion ? Offrez-vous des incitatifs aux membres pour les événements à venir ou des récompenses ? Comment utiliser un programme d'adhésion pour augmenter les ventes de billets par e-mail ?

L'« Événement : Séquence d'e-mails pour les membres et les non-membres » vous permet de vendre des billets ou des produits par e-mail, d'envoyer des informations sur l'événement et de promouvoir votre programme d'adhésion.

Cette recette d'automatisation vous aide à :

• Offrir des avantages exclusifs aux membres
• Accorder un accès anticipé aux membres pour la vente de billets
• Augmenter l'adhésion au programme
• Vendre des billets par e-mail pour les membres et les non-membres
• Annoncer des événements à venir ou des offres de produits
• Développer des programmes de fidélité et de récompenses

Avant d'importer cette recette d'automatisation dans votre compte ActiveCampaign, créez une liste de contacts pour vos membres.

Voici comment fonctionne la recette d'automatisation :

1. Cette recette d'automatisation n'a pas de déclencheur de démarrage défini. L'automatisation commence lorsque vous ajoutez manuellement un contact ou une liste de contacts à l'automatisation (REMARQUE : vous pouvez modifier le déclencheur d'automatisation en tout ce qui convient le mieux à votre processus)
2. L'automatisation vérifie chaque contact dans l'automatisation pour voir s'il est membre (existe sur votre liste de contacts d'adhésion)
3. Si oui , l'automatisation envoie un e-mail d'annonce d'événement et un "Aperçu de l'événement à venir"
4. L'automatisation attend 3 jours
5. L'automatisation envoie un e-mail "Early bird pricing and tickets" à vos membres
6. L'automatisation attend 1 semaine
7. L'automatisation envoie un e-mail de rappel pour encourager vos membres à acheter des billets
8. L'automatisation attend jusqu'à 1 semaine ou jusqu'à ce qu'un contact achète des billets.
9. Si un membre n'achète pas de billets, l'automatisation se termine.
10. Si un membre achète des billets, il atteint l'objectif d'automatisation "Billets achetés" et reçoit un e-mail "Merci d'avoir acheté des billets".
11. L'automatisation attend le jour de l'événement et envoie un e-mail contenant des informations utiles ou nécessaires sur l'événement
12. L'automatisation attend 1 jour
13. L'automatisation envoie un e-mail "Merci d'avoir participé à l'événement"
14. L'automatisation se termine.
15. Si non , l'automatisation attend 2 jours (Remarque : cette étape d'attente est en place pour donner à vos membres un accès anticipé exclusif à l'annonce de l'événement ou au lancement du produit et pour inciter les non-membres à devenir membres. Vous pouvez modifier cette attente pas à n'importe quelle durée qui a du sens pour votre entreprise)
16. L'automatisation envoie une invitation par e-mail pour devenir membre, ainsi que l'annonce de l'événement
17. L'automatisation attend 1 jour et vérifie le statut d'adhésion pour chaque contact
18. Si oui , le contact passe à l'étape 5 de cette automatisation
19. Si non , l'automatisation attend 1 jour et envoie un e-mail informant les non-membres que les billets sont en vente (Remarque : dans cet exemple, l'accès aux billets non-membres se produit 4 jours après l'accès des membres)
20. L'automatisation envoie le contact à l' étape 6 de cette automatisation

Remarques:

• Nous utilisons des objectifs d'automatisation pour "Billets achetés" et "Jour de l'événement" dans cet exemple pour nous assurer que les contacts reçoivent un e-mail de "confirmation d'achat de billet", un e-mail "jour de l'événement" et un e-mail "merci d'avoir participé" uniquement s'ils ont acheté billets pour l'événement
• Vous pouvez inclure un e-mail de bienvenue à l'adhésion ou un message "Bienvenue aux nouveaux membres" à l' étape 16 pour les contacts qui se convertissent et deviennent de nouveaux membres.

7. Événement : série d'abonnements

Comment envoyez-vous un accès anticipé aux abonnés de votre événement ou aux membres du programme de fidélité et de récompenses ? Avez-vous un programme de messagerie pour vos membres qui se sont inscrits pour assister à toute la saison des événements ?

La recette d'automatisation "Événement : Série d'abonnements" vous permet d'envoyer des e-mails aux abonnés qui ont des abonnements pour choisir la date et le siège souhaités avant l'ouverture de la vente des billets au grand public.

Cette recette d'automatisation vous permet :

• Accorder un accès exclusif aux membres
• Offrir des incitations à l'adhésion
• Augmenter les ventes de billets pour les lève-tôt
• Envoyer des e-mails de rappel d'événement
• Développez votre e-mail marketing événementiel
• Créer des messages pour les membres tout au long de l'année des événements

Avant d'importer cette recette d'automatisation dans votre compte ActiveCampaign :

• Créez une liste de contacts pour vos membres, abonnés ou abonnés
• (Facultatif) Créez un formulaire ActiveCampaign (ou intégrez votre outil de page de destination) pour que les contacts s'inscrivent pour devenir membres ou abonnés.

Voici comment fonctionne la recette d'automatisation :

1. L'automatisation est déclenchée lorsqu'un contact est ajouté à la liste des abonnés
2. (Facultatif) L'automatisation est déclenchée lorsqu'un contact soumet votre formulaire pour devenir abonné ou membre
3. L'automatisation attend que l'objectif d'automatisation : "Premier événement avant" soit atteint.
4. L'automatisation envoie un e-mail d'annonce d'événement pour l'événement 1 avec un lien pour acheter des billets à l'avance
5. L'automatisation attend que l'objectif d'automatisation « Mener à l'événement 2 » soit atteint
6. L'automatisation envoie un e-mail d'annonce d'événement pour l'événement 2 avec un lien pour acheter des billets à l'avance
7. L'automatisation attend que l'objectif d'automatisation "Préparer l'événement 3" soit atteint
8. L'automatisation envoie un e-mail d'annonce d'événement pour l'événement 3 avec un lien pour acheter des billets à l'avance

Remarques:

• Cette recette d'automatisation est mieux utilisée parallèlement à d'autres efforts de marketing par e-mail pour chaque événement. Cette recette est utilisée comme un moyen d'offrir des incitations à l'adhésion à vos abonnés, et non comme une stratégie complète de marketing par e-mail d'événement.
• Vous pouvez ajouter/soustraire des objectifs d'automatisation et des e-mails en fonction du nombre d'événements à venir que vous organisez au cours d'une saison ou d'une année civile

8. Événement : automatisation des e-mails pour les bénévoles de l'événement

Comment gérez-vous les bénévoles pour votre événement ? Avez-vous un système ou un programme de gestion des bénévoles pour envoyer à vos bénévoles leurs instructions ou des informations supplémentaires sur votre événement ?

La recette d'automatisation « Événement : automatisation des e-mails pour les bénévoles de l'événement » gère votre communication avec les bénévoles à partir du moment où un bénévole potentiel remplit votre formulaire de demande de bénévoles jusqu'au lendemain de l'événement.

Cette recette d'automatisation vous aide à :

• Recherche de bénévoles pour les événements
• Confirmation de bénévolat
• Coordination et organisation des bénévoles
• Gérer les attentes des bénévoles
• Recherche de bénévoles pour les prochains événements

Avant d'importer cette recette d'automatisation dans votre compte ActiveCampaign :

1. Créer un formulaire ActiveCampaign pour les volontaires intéressés
2. Créer un formulaire ActiveCampaign pour la confirmation des bénévoles et demander plus d'informations
3. Créer un champ de contact personnalisé basé sur la date pour la date du bénévolat ou la date de l'événement

Voici comment fonctionne la recette d'automatisation :

1. L'automatisation est déclenchée lorsqu'un contact soumet votre "formulaire d'intérêt pour le bénévolat"
2. L'automatisation envoie un e-mail automatisé "Merci de votre intérêt pour le bénévolat" pour confirmer l'intérêt du bénévolat et contient un lien vers votre formulaire "Plus d'informations sur le bénévolat"
3. L'automatisation attend jusqu'à 5 jours jusqu'à ce que le volontaire potentiel soumette votre formulaire "Plus d'informations sur le volontaire"
4. Après 5 jours, l'automatisation vérifie si le contact a soumis le formulaire de confirmation.
5. Si oui , l'automatisation envoie une notification au membre de votre équipe responsable de l'organisation des bénévoles. Le membre de votre équipe entrera ensuite la date de l'événement dans les coordonnées du bénévole confirmé dans le champ de contact personnalisé « Date du bénévole » que vous avez créé.
6. L'automatisation attend jusqu'à ce que la "Date du Volontaire" soit la date actuelle et que l'heure soit 7h00 heure locale
7. L'automatisation envoie un e-mail aux bénévoles de l'événement avec des informations sur l'événement, leurs rôles et responsabilités, et toute autre information nécessaire dont ils ont besoin
8. L'automatisation attend 1 jour
9. L'automatisation envoie un e-mail "Merci pour le bénévolat", vous pouvez inclure de futures opportunités de bénévolat dans cet e-mail ainsi qu'un calendrier des événements à venir.
10. L'automatisation se termine.
11. Si non , l'automatisation envoie un e-mail de « suivi de confirmation des bénévoles », invitant vos bénévoles potentiels à remplir le formulaire « Demande d'informations supplémentaires sur les bénévoles ».
12. L'automatisation attend jusqu'à 3 jours pour que vos volontaires potentiels remplissent et soumettent ce formulaire
13. L'automatisation vérifie à nouveau si les contacts ont rempli le formulaire.
14. Si oui , l'automatisation envoie le contact vers le chemin du volontaire confirmé (étapes 5 à 10 de cette automatisation)
15. Si non , l'automatisation se termine

Remarques:

• Vous pouvez modifier toutes les étapes d'attente en fonction de la durée qui convient à votre processus de gestion des bénévoles
• Vous pouvez informer les membres supplémentaires de l'équipe d'un bénévole confirmé si nécessaire
• Si vous n'utilisez pas de formulaire, vous pouvez modifier les conditions "Si/Sinon" selon la manière dont vous suivez l'engagement des bénévoles pour l'événement.
• Vous pouvez utiliser votre propre générateur de page de destination au lieu d'un formulaire ActiveCampaign via des intégrations pour le déclencheur de démarrage et le formulaire de demande d'informations supplémentaires

9. Événement : réponse à l'e-mail de demande de remboursement

Avez-vous un processus pour savoir comment gérer un client demandant un remboursement ? Comment répondez-vous à un e-mail de demande de remboursement ?

La recette d'automatisation « Événement : réponse à l'e-mail de demande de remboursement » aide à créer une réponse cohérente par e-mail du service client aux clients demandant un remboursement. Une fois qu'un remboursement est demandé, vous pouvez utiliser l'automatisation des e-mails pour le service client et envoyer une réponse « e-mail de confirmation reçu ».

Un service client solide est un facteur majeur de fidélisation de la clientèle, et les e-mails automatisés du service client aident à répondre immédiatement et à rassurer le client que vous avez reçu sa demande de remboursement et que vous y répondrez bientôt.

Avant d'importer cette recette d'automatisation dans votre compte ActiveCampaign :

• Créer un tag pour les contacts qui demandent un remboursement
• (Facultatif) Créez un formulaire ActiveCampaign (ou une page de destination avec un constructeur de page de destination compatible) pour demander des remboursements et intégrez-le sur votre site Web. Lorsqu'un contact soumet le formulaire, ajoutez une "action de formulaire" qui applique une balise "Remboursement demandé" au contact

Voici comment fonctionne l'automatisation :

1. L'automatisation est déclenchée lorsque la balise "Remboursement demandé" est ajoutée à un contact
2. (Facultatif) L'automatisation est déclenchée lorsqu'un contact soumet votre formulaire de demande de remboursement
3. L'automatisation envoie un e-mail confirmant que vous avez bien reçu la demande de remboursement du contact
4. L'automatisation envoie une notification pour vous informer qu'un contact a demandé un remboursement (REMARQUE : vous pouvez définir l'adresse e-mail qui est notifiée à tout utilisateur de votre compte ActiveCampaign)
5. L'automatisation attend 3 jours
6. L'automatisation envoie un e-mail "Suivi de la demande de remboursement"
7. L'automatisation se termine

Remarques:

• La notification (étape 4) de l'automatisation est conçue pour s'assurer que votre équipe de service client est informée de chaque demande de remboursement
• Les informations du contact peuvent être incluses dans l'e-mail de notification si vous souhaitez envoyer un e-mail/appeler le contact directement
• L'étape d'attente (étape 5) peut être modifiée selon la durée que vous préférez et est conçue pour vous donner suffisamment de temps pour évaluer chaque demande et décider au cas par cas quand accorder un remboursement ou comment traiter chaque client demandant un remboursement