Un guide complet du PMIS

Une abondance d'informations est créée, transférée et stockée tout au long du cycle de vie de la gestion de projet. Sans moyen d'organiser la documentation produite, votre projet peut être voué à l'échec. C'est alors qu'intervient le PMIS, un acronyme pour les systèmes d'information de gestion de projet. Un PMIS permet un flux d'informations organisé et contrôlé afin que rien ne soit détourné ou égaré.

Un logiciel de gestion de projet collaboratif et offrant un stockage de fichiers illimité, tel que ProjectManager, est une évidence. Notre outil peut organiser vos documents et les rendre accessibles à l'équipe de projet sur l'une de nos multiples vues de projet. Par exemple, la vue en liste permet aux équipes de partager des fichiers et de commenter des tâches en temps réel pour favoriser une meilleure communication. Commencez dès aujourd'hui avec ProjectManager gratuitement.

Qu'est-ce que le PMIS ?

Un système d'information de gestion de projet (PMIS) est la façon dont les informations d'un projet sont organisées. Il collecte et utilise les informations du projet via une ou plusieurs applications logicielles. Ces programmes aident les chefs de projet à planifier, exécuter et clôturer leurs projets et leur permettent d'organiser le flot d'informations afin qu'ils ne se noient pas sous les données.

Il existe différents types de logiciels PMIS, mais la plupart partagent des ensembles de fonctionnalités qui incluent des outils de planification, d'autorisation de travail, de collecte et de distribution d'informations, etc. Certains ont également une collecte et des rapports automatisés sur les indicateurs de performance clés (KPI) tandis que d'autres sont simplement une collection de fichiers. .

A quoi sert un PMIS ?

Un PMIS est conçu pour prendre en charge tous les aspects de la gestion de projet, y compris les informations nécessaires au suivi ou à la collecte. Cela comprend la gestion de l'intégration, la gestion de la portée du projet, la gestion des coûts du projet, la gestion du temps du projet, la gestion de la qualité du projet, la gestion des communications du projet, la gestion des risques du projet, la gestion de l'approvisionnement du projet et la gestion des parties prenantes du projet.

Caractéristiques essentielles d'un PMIS

C'est beaucoup d'informations à suivre, et lors de la gestion d'un projet, il est crucial de pouvoir extraire immédiatement les informations requises de toutes ces données. Un PMIS est un outil important qui vous donne un accès instantané au signal dans le bruit. Les informations sont également essentielles pour les projets futurs afin de réduire les risques, d'améliorer l'efficacité et de réduire les coûts.

Si un PMIS capture toutes les données du projet et les stocke de manière organisée, il doit également être récupérable, consultable, catégorisable, partageable et analysable. Pour y parvenir, un PMIS typique dispose d'une série d'outils.

• Calendrier et planification : calcule le calendrier en avance et en retard, les temps morts et le chemin critique
• Gestion des ressources : inclut le chargement, le nivellement, l'allocation des ressources, etc.
• Budget : coûts associés aux tâches individuelles pour une estimation et une génération de budget plus précises.
• Contrôle et performances : analysez et contrôlez les coûts et les performances, mettez à jour les plans existants en fonction des changements de données planifiés et fournissez des scénarios de simulation au chef de projet.
• Rapports et communication : création de graphiques, de rapports et de tableaux de données collectées et analysées pouvant être partagées avec les parties prenantes et les membres de l'équipe.
• Intégration et facilité d'utilisation : certains PMIS accéderont aux données de différents projets pour une analyse multi-projets, en s'intégrant à d'autres systèmes, tels que la paie, l'inventaire, etc. Plus un PMIS est facile à utiliser, moins il faut de temps et d'argent pour former.

Comment fonctionne le PMIS tout au long du cycle de vie du projet ?

Un PMIS a différentes fonctions selon la phase du projet. Au niveau de base, un PMIS devrait offrir la possibilité de suivre la portée, le temps et les coûts de votre projet. Un PMIS robuste doit inclure une grande variété de fonctionnalités logicielles de gestion de projet que vous pouvez utiliser tout au long du cycle de vie de votre projet.

ProjectManager possède des fonctionnalités avancées de gestion des ressources, de suivi du temps, de gestion du travail et de gestion de projet dont vous avez besoin d'un PMIS, ainsi que des fonctionnalités de collaboration en temps réel, des tableaux de bord, des rapports, etc. Voici comment vous pouvez utiliser un PMIS avancé pour gérer le cycle de vie de votre projet.

Lancement du projet

Au cours de la phase de lancement, un chef de projet utilise un PMIS pour établir un budget préliminaire comprenant des estimations de coûts et des ressources. Un PMIS utilisé conjointement avec d'autres outils peut aider à planifier le projet. En termes d'approbation, un PMIS aide à définir la portée des travaux, aide à préparer l'offre et peut être utilisé lors de la présentation des données aux décideurs.

Planification de projet

Lors de la planification d'un projet, PMIS aide à planifier les détails, y compris l'analyse des tâches et du chemin critique. Il prend en charge la planification de la gestion des coûts, y compris l'analyse WBS et l'intégration des processus de contrôle. Le PMIS s'avère également bénéfique pour le chef de projet lors de la planification des ressources en termes de disponibilité et de niveau. Cela peut également aider à établir une base de référence pour la portée, le calendrier et le coût du projet.

L'exécution du projet

Une fois le projet exécuté, le PMIS collecte, organise et stocke les données au fur et à mesure qu'elles proviennent de l'équipe de projet. Ces données peuvent ensuite être comparées aux projections de référence. Le PMIS aide avec les prévisions de coûts et de calendrier pour déterminer si des changements sont nécessaires à mi-projet. La gestion des matériaux, la collecte des coûts, la mesure des performances et, bien sûr, les rapports sont tous pris en charge par le PMIS.

Suivi et contrôle de projet

Un PMIS doit avoir toutes les fonctionnalités de gestion des coûts, de gestion des ressources, de gestion des tâches et de suivi du temps dont vous avez besoin pour vous assurer que l'exécution du projet se déroule comme prévu et que rien n'affecte le calendrier ou le budget de votre projet. Si un problème affecte votre plan de projet, vous pouvez utiliser un PMIS pour trouver toutes les informations dont vous avez besoin pour atténuer ce risque et ajuster votre plan de projet.

Fermeture du projet

Surtout lors de la clôture d'un projet, un PMIS est d'une grande aide. Il aide à examiner les exigences pour s'assurer que le projet a atteint tous ses buts et objectifs. Il organise également les informations collectées au cours du projet pour l'examen des performances, l'analyse de la productivité, les rapports finaux et conserve une archive des données historiques pour les projets futurs.

Avantages de l'utilisation d'un PMIS en ligne

Bien qu'il existe des systèmes d'information de gestion de projet manuels, les avantages de l'utilisation d'un système en ligne ou basé sur le cloud sont nombreux. Avec un système d'information en ligne, la vitesse, la capacité, l'efficacité, l'économie, la précision et la capacité de gérer des projets complexes sont prises en charge. De tous ces avantages, la rapidité est le plus pratique.

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Une fois les données collectées, elles peuvent ensuite être ajustées pour refléter les résultats dont un chef de projet a besoin avec une grande rapidité et précision. Un programme manuel ne correspondra jamais à cela et ne peut pas non plus créer et réviser des plans, des calendriers ou des budgets aussi rapidement. Ce qui prenait autrefois des jours ou plus est maintenant terminé en quelques secondes.

Les chefs de projet et leurs organisations peuvent stocker de grandes quantités de données avec un PMIS. Ces données sont également facilement accessibles, hiérarchisées et résumées selon les besoins. Et contrairement à un système manuel qui est volumineux et nécessite beaucoup de personnel d'assistance, un PMIS en ligne nécessite beaucoup moins d'assistance et d'espace.

Avec ces facteurs, il y a aussi un rapport coûts-avantages. L'avantage de coût du numérique par rapport à un PMIS manuel est généralement important, en particulier en ce qui concerne le stockage et le traitement. Et si les entrées sont correctes, le risque d'erreurs diminue considérablement avec un PMIS basé sur le cloud.

Essayez ProjectManager comme votre PMIS

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet doté des fonctionnalités nécessaires pour créer un excellent PMIS.

Le tableau de bord en temps réel donne une vue à jour des métriques du projet, calcule les chiffres pour vous et crée des tableaux et des graphiques clairs et faciles à lire qui peuvent être imprimés pour des présentations ou partagés numériquement. Ils peuvent également être filtrés pour refléter uniquement les données que vous devez montrer à votre équipe ou à votre partie prenante.

Stockage de fichiers de projet illimité

Étant donné que le logiciel est basé sur le cloud, il existe de nombreux magasins de fichiers pour archiver vos documents, images et autres fichiers. Maintenant, ils sont tous au même endroit, ce qui les maintient en sécurité, organisés et accessibles quand vous le souhaitez.

Gestion efficace des tâches

Les communications entre les membres de l'équipe sont également enregistrées, mais elles ne sont pas envoyées par e-mail ou perdues dans un long texte narratif, ce qui peut faire perdre un temps précieux à la recherche de la bonne information. Au lieu de cela, avec ProjectManager, ces conversations sont organisées au niveau des tâches à l'aide de nos outils de gestion des tâches, y compris en joignant les documents pertinents, afin que chacun sache où les trouver.

Le PMIS est essentiel pour gérer les quantités massives de données qui pullulent autour de chaque projet. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui possède les fonctionnalités dont un chef de projet a besoin pour collecter, organiser, analyser et archiver toutes ces informations. Il est facile à utiliser et toute l'équipe peut collaborer. Qu'est-ce que tu attends? Essayez ProjectManager gratuitement avec cet essai de 30 jours.