L'embauche d'un assistant virtuel est l'une des meilleures décisions que vous puissiez prendre pour votre entreprise.
Non seulement cela vous donne plus de temps pour vous concentrer sur ce qui compte, mais cela vous donne également accès à un professionnel expérimenté qui sait comment gérer toutes sortes de tâches.
Mais avec tant d'options, comment savoir quelle entreprise répondra le mieux à vos besoins ? Cet article de blog contient des trucs et astuces qui vous aideront à trouver le VA parfait !
Qu'est-ce qu'un Assistant Virtuel ?
Un assistant virtuel est une personne qui effectue des tâches pour vous à distance, généralement à l'aide d'e-mails, de Zoom et d'autres outils en ligne.
En embauchant un assistant virtuel, vous pourrez libérer du temps qui était auparavant consacré à des tâches commerciales afin que vous puissiez vous concentrer sur les aspects les plus importants de votre entreprise.
Si vous souhaitez trouver un assistant virtuel, vous pouvez publier une annonce sur Upwork, Fiverr, Freelancer.com et d'autres sites d'emploi.
Que pouvez-vous externaliser ?
Il est important de réfléchir aux tâches que vous externalisez actuellement lorsque vous embauchez un assistant virtuel.
Si vous travaillez avec plusieurs sociétés VA, plus votre description de poste est précise, mieux c'est, ce qui vous permet de trouver un candidat idéal.
Voici quelques tâches courantes pour lesquelles beaucoup embauchent des assistants virtuels :
De plus, les VA peuvent vous aider avec les médias sociaux, tels que le partage de publications sur diverses plateformes et la recherche d'une nouvelle campagne.
Les VA peuvent vous aider avec votre service client ; cela peut inclure la réponse aux e-mails ou aux messages de chat en direct afin que vous n'ayez pas à le faire.
Les conseillers volontaires peuvent également aider à mener des études de marché en parcourant les données dans une feuille de calcul ou en rédigeant leurs rapports sur un sujet.
Que rechercher dans le bon assistant virtuel ?
Lors de l'embauche d'une entreprise ou d'un individu, il y a certaines choses que vous devez rechercher pour vous assurer d'obtenir la meilleure AV possible :
Entreprise vs Individuel
Il y a de nombreux avantages à utiliser un individu plutôt qu'une entreprise. Par exemple, un individu aura généralement plus de disponibilité pour répondre à vos besoins, et il peut fournir un niveau de qualité supérieur puisque vous ne l'embauchez que pour des projets spécifiques.
Cependant, ce n'est peut-être pas le meilleur itinéraire si vous avez besoin de quelqu'un qui consacrera régulièrement un certain temps.
Lors de l'embauche d'une personne, il est important de considérer comment elle communiquera avec vous. Par exemple, vous voudrez vous assurer que la personne comprend l'anglais puisqu'il s'agit de la langue des affaires internationales - et qu'elle dispose d'une couche de sécurité supplémentaire sur son compte (comme l'authentification à 2 facteurs) en cas de piratage ou de vol.
Horaires flexibles
Il est important de pouvoir communiquer avec votre assistant virtuel. Cela se fait généralement via un bureau virtuel comme Zoom ou Skype, et cela vous permettra de partager des fichiers et d'interagir les uns avec les autres au besoin.
Lors de l'embauche d'une entreprise, l'un des avantages est qu'elle offrira plus de flexibilité d'horaire qu'un individu.
Ainsi, si vous avez besoin de quelqu'un qui peut travailler régulièrement sur des projets spécifiques, cela pourrait être la meilleure voie à suivre.
Projets à l'heure ou à prix fixe
Certaines entreprises proposeront certains projets moyennant un tarif horaire, tandis que d'autres les réaliseront à un prix fixe.
Par exemple, si vous avez besoin de quelqu'un qui peut effectuer régulièrement des tâches de saisie de données dans Excel, vous paierez probablement un tarif horaire.
Cependant, si vous avez besoin de quelqu'un qui peut mener une étude de marché pour un projet spécifique, il peut être préférable de payer un forfait car cela se fera en une seule fois.
La qualité du travail par rapport au prix
Bien sûr, lors de l'embauche d'un particulier ou d'une entreprise, vous voudrez tenir compte de leurs prix.
Cependant, bien que le coût puisse sembler être un facteur primordial dans l'embauche d'un assistant virtuel, vous devez également tenir compte de la qualité de son travail.
Il est important de se rappeler qu'un travail de mauvaise qualité peut entraîner des coûts supplémentaires, car il nécessitera un suivi ou des correctifs supplémentaires qui peuvent dépasser ce que vous payez.
Conseils pour travailler avec des assistants virtuels
Une fois que vous avez établi que vous devez embaucher un assistant virtuel, voici quelques conseils sur la meilleure façon de travailler avec eux :
Créer une liste de tâches et planifier les tâches de manière appropriée
Lorsque vous travaillez avec une personne située dans un autre pays, il peut y avoir un décalage horaire de plusieurs heures. Ainsi, il peut être préférable de configurer une liste de tâches que vous leur envoyez à des moments précis de la journée.
De plus, il peut également être utile de proposer des objectifs quotidiens ou hebdomadaires concernant le nombre d'heures qu'ils doivent consacrer à l'exécution de tâches pour vous.
Cela garantira que tout le monde connaît la charge de travail de chaque jour et à quoi s'attendre pendant certaines semaines.
Communiquez fréquemment
Il est important de vous assurer que vous communiquez régulièrement avec votre assistant virtuel sur ce que vous devez faire et comment le faire. Cela aidera également le VA à fournir un niveau de qualité supérieur, car il saura exactement ce que vous attendez d'eux.
Utiliser un système de gestion des tâches
Étant donné que vous allez envoyer une liste de tâches à accomplir, il est préférable d'utiliser un système de gestion des tâches afin de pouvoir suivre ce qui doit être fait et quand c'est terminé.
Par exemple, un assistant virtuel utilisera probablement un outil comme Trello pour gérer les tâches - et cela vous donnera un aperçu de tout ce qui est fait.
Créer une responsabilité avec des jalons
Outre la mise en place d'un système de gestion des tâches, il est également important d'utiliser des jalons lorsque vous travaillez avec des assistants virtuels. Les jalons sont des objectifs fixés qui doivent être atteints pendant certaines semaines ou certains mois lorsque vous travaillez avec un VA.
Cela vous donne non seulement une responsabilité, mais offre également à l'assistant virtuel une chance de voir ses progrès - et cela peut le motiver à continuer d'avancer.
Gardez tout le monde au courant des changements
Il est préférable de toujours informer votre assistant virtuel de tout changement dans les délais ou les tâches à accomplir. Ceci est important pour s'assurer qu'il n'y a pas de malentendus concernant la charge de travail ou le calendrier.
Selon les circonstances, vous voudrez peut-être même tenir votre assistant virtuel au courant si vous voyagez ou prenez du temps. Cela les aidera à planifier en conséquence puisqu'ils sauront exactement ce qui se passe avec leurs projets.
Entretenir des relations avec des assistants virtuels
Enfin, il est important de se rappeler que les relations en affaires reposent sur la communication et la confiance. Ainsi, pour garantir une relation durable avec votre assistant virtuel, vous devez vous assurer que :
- Vous respectez les délais
- Vous fournissez des mises à jour régulières
- Vous êtes honnête sur ce qui doit être fait
En entretenant ces relations, vous aurez non seulement accès à d'excellents talents qui peuvent faire le meilleur travail pour vous, mais vous pourrez également compter davantage sur eux - faisant des assistants virtuels une excellente solution pour les entrepreneurs et les propriétaires de petites entreprises qui besoin d'accomplir diverses tâches en même temps.
Assistants virtuels vs indépendants
Examinons ensuite les différences entre les freelances et les assistants virtuels :
Un pigiste peut offrir plus de flexibilité et des compétences plus spécialisées qu'un assistant virtuel. Par exemple, un pigiste peut offrir une meilleure communication ou avoir un travail de meilleure qualité qu'un assistant virtuel.
En effet, ils ont une expérience de travail indépendant avec des clients ou sont des experts dans leur domaine en raison d'années d'éducation et de pratique. En conséquence, vous pouvez établir une longue relation avec un pigiste que vous ne le feriez avec un VA.
Un pigiste est plus cher qu'un assistant virtuel et peut nécessiter plus de temps pour construire le travail pour vous. Dans la plupart des cas, il est préférable d'embaucher un assistant virtuel si vous avez besoin d'aide pour effectuer des tâches administratives - et d'embaucher un pigiste si vous avez besoin d'un expert dans votre domaine ou d'un artiste.
Les pigistes sont souvent des travailleurs indépendants - et ce n'est pas toujours le cas des assistants virtuels. De plus, de nombreux pigistes travaillent à domicile ou dans des cafés, et ils peuvent ne pas être en mesure d'offrir un haut niveau de professionnalisme ou de disponibilité en matière de communication.
Les assistants virtuels sont généralement disponibles à tout moment pour répondre aux questions et travaillent depuis leur bureau ou leur domicile. De nombreux assistants virtuels ont des heures fixes lorsqu'ils sont disponibles pour parler avec les clients et les autres employés - c'est pourquoi beaucoup commencent tôt le matin.
Les assistants virtuels offrent de la flexibilité
Dans la plupart des cas, il est beaucoup plus facile de gérer les tâches lorsque vous avez un assistant virtuel à votre disposition. En effet, ils peuvent vous fournir une disponibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ce qui signifie que vous pourrez les contacter à tout moment et vous renseigner sur une tâche ou une mission.
Supposons que votre assistant virtuel ait travaillé pour vous dans le passé. Dans ce cas, il est également possible d'établir une relation plus étroite, ce qui pourrait rendre la communication encore plus facile si votre VA connaît vos besoins et dispose de plus d'informations sur ce que vous recherchez.
En fin de compte, les assistants virtuels sont un excellent moyen de gagner du temps, car ils peuvent s'occuper de tâches régulières qui, autrement, devraient être effectuées par un employé.
Cela signifie que vous avez plus de temps pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise pendant que votre assistant virtuel s'occupe des responsabilités quotidiennes nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise.
Questions fréquemment posées
Combien les assistants virtuels facturent-ils par mois ?
Le montant que vous payez pour les AV dépend des tâches à accomplir. Puisqu'ils fournissent des services au besoin, leurs tarifs sont généralement déterminés par le nombre d'heures nécessaires pour terminer une tâche ou un projet.
Vous pouvez également choisir d'embaucher un assistant en fonction de certains tarifs horaires ou de forfaits, ce qui pourrait être particulièrement utile si vous avez régulièrement besoin d'aide pour plusieurs tâches.
Y a-t-il une forte demande d'assistants virtuels ?
Les assistants virtuels deviennent de plus en plus populaires à mesure que les petites entreprises et les entrepreneurs réalisent les avantages de l'embauche d'aide. Cela peut être dû au fait qu'ils travaillent souvent avec des clients à tout moment, ce qui signifie que les assistants virtuels peuvent s'occuper des tâches lorsque vous êtes occupé ou que vous avez besoin d'une tâche effectuée pendant les heures creuses.
Il est également possible pour les entrepreneurs et les propriétaires d'entreprise d'embaucher des assistants virtuels qui ont de l'expérience dans le même secteur qu'eux, ce qui signifie que votre assistant virtuel connaîtra bien ce pour quoi vous avez besoin d'aide.
Quels types de carrières peuvent être confiées à un assistant virtuel ?
Les assistants virtuels sont généralement embauchés pour s'occuper de tâches administratives telles que la gestion des médias sociaux, la gestion des e-mails, les préparatifs de voyage et la gestion de projet.
Cependant, les propriétaires d'entreprise embauchent souvent des assistants virtuels qui ont de l'expérience dans le même secteur. Ainsi, vous pouvez trouver quelqu'un ayant des connaissances spécifiques sur votre créneau qui peut vous aider à dynamiser votre entreprise ou à atteindre vos objectifs.
Les assistants virtuels sont-ils des sous-traitants ?
Les assistants virtuels ne sont pas toujours des sous-traitants. Certains sont des pigistes, mais de nombreux VA ont des horaires fixes et sont payés chaque mois pour leurs services.
Il est également possible d'embaucher des conseillers volontaires en tant qu'employés. Ceci est particulièrement utile si vous avez régulièrement besoin d'aide pour plusieurs tâches, car vous pouvez trouver un arrangement pour une assistance à temps plein ou un salaire basé sur le nombre d'heures nécessaires pour accomplir les tâches.
Dernières pensées
Votre entreprise est peut-être en croissance et vous avez besoin de plus d'aide pour tout suivre.
Vous envisagez d'embaucher un assistant virtuel pour la première fois, mais par où commencer ? Nous avons élaboré ce guide qui décrit ce qu'est un VA et comment en trouver un qui répondra le mieux à vos besoins.
Lorsqu'il s'agit de choisir entre un individu ou une entreprise, réfléchissez au type de travail que vous souhaitez qu'il fasse.
Si vous avez des tâches administratives telles que la saisie de données ou la planification de réunions, embauchez quelqu'un par vous-même ; s'ils ont besoin d'accéder à des informations sensibles ou à des compétences de haut niveau (comme la conception graphique), optez plutôt pour une entreprise.
Assurez-vous également de prendre en compte les coûts avant de prendre toute décision !